Как проводить удаленные совещания

В апреле увеличилось количество жалоб от руководителей и сотрудников на то, что совсем нет времени на работу, все время тратится на совещания. Только и получается, что переключаться от одного звонка на другой. Как сократить время совещаний и сделать виртуальные встречи более эффективными, рассказываю в этой статье.

Явление, в принципе, закономерное. Переход на удаленную работу дается нелегко многим компаниям, еще больше компаний страдают от того, что удаленные совещания занимают больше времени и быстрее выматывают участников. Статистика безжалостно говорит, что если вы обсуждаете один и тот же вопрос в оффлайн формате и в онлайн, то последний формат займет на 30% времени больше, первый. При этом за 30 минут онлайн совещания люди устанут больше, чем за те же 30 минут офлайн совещания.

Понятно, что в сложивших условиях крайне важно изменить сам подход к проведению совещаний. Нужно делать что-то такое, что сократит время совещаний и сделает их более эффективными. Как бы банально это не звучало.

В этой статьи расскажу о том, что поможет изменить ситуацию и свершить чудо – получить свободное от совещаний время, в которое вы сможете и отдохнуть, и поработать.

Подготовка к совещанию становится критично важной. О подготовке к стандартным совещаниям расскажу чуть позже. Помимо общих шагов для виртуальных совещаний нужно будет:

- за 15-20 минут подготовить виртуальную комнату

- проверить все оборудование (камеру, микрофон, наушники и пр)

- проверить, что участники могут зайти в виртуальную комнату

Обеспечьте себя запасными средствами связи.

В условиях массовой удаленной работы техника начала сыпать быстрее, поэтому позаботьтесь о том, чтобы у вас были дополнительный ноутбук, телефон и расходные материалы в виде наушников.

Количество поломок достигает 3-5 в день – то компьютер в синий экран выпадает, то микрофоны начинают хрепеть. Чтобы не пропасть на самом интересном месте, обеспечьте себе дополнительные средства связи.

Когда совещание началось, применяйте следующие приемы, которые сделают вашу встречу более структурированной и управляемой:

- нарисуйте подкову и в начале встречи определитесь, кто где сидит. Таким образом у всех будет план рассадки, вы сможете передавать слово по очереди (по часовой стрелке или против), и никто не будет никого перебивать

- пока слушаете, выключайте свой микрофон, чтобы пожалеть уши других участников и оберечь их от посторонних шумов

- чтобы ваши коллеги лучше вас понимали, включите камеру, если позволяет качество связи. Невербальный канал коммуникаций очень важен для восприятия информации, не лишайте своих собеседников возможности лучше вас понять

- чтобы никто не отвлекался, не бегал за чаем, пропуская важную информацию, заранее оговорите перерывы

- поднимайте руку или ставьте в чатике знак вопроса, если хотите высказаться. Это позволит не перебивать говорящего, при этом обозначить свое желание высказаться

Разморозка в начале встречи

В самом начале встречи потратьте 3-5 минут на то, чтобы участники отвлеклись от предыдущих дел и настроились на вашу встречу. Поверьте, это время окупится. Задавайте участникам вступительные вопросы «слышно ли/видно ли», «как себя чувствуете?», «как удалось настроить рабочее пространство?» и т.д. Отвечая на них, собеседники выдохнут, сконцентрируются на «здесь и сейчас» и более продуктивно включатся в работу.

Заранее подготовьте презентацию

Если вы хотите, чтобы участники встречи вас понимали и не теряли нить происходящего, подготовьте для них презентацию, которая наглядно будет подтверждать ваши слова. Это могут быть тексты, картинки, графики – все, что поможет подключить визуальный канал коммуникаций. За последние 10-20 лет аудиальный канал стал гораздо слабее визуального. Помогите другим вас лучше понять с помощью визуального контента, облегчив при этом жизнь собеседникам. Понаблюдайте за собой – наверняка, вы меньше напрягаетесь, если есть и аудио, и визуальное сопровождение информации.

Эти простые подсказки помогут сократить время совещаний, сделать их более эффективными. Попробуйте сами и уже через неделю увидите, как изменилось отношение к вашим совещаниям со стороны участников. Поверьте, они будут гораздо больше включены в работу и с большим удовольствием участвовать в именно ваших встречах.