Как организаторы развлечений выживают в пандемию

Карантинные мероприятия весной 2020 года посадили всю страну по домам, лишив людей живого общения, радости встреч и культурного отдыха. Отменились не только дружеские пикники, корпоративы и детские праздники, но и выставки, спектакли, конференции. Компании, которые развлекали и вдохновляли людей, сейчас находятся на грани вымирания.

Еще в середине марта стало понятно, что люди перестали думать о праздниках оффлайн: новых заказов на весну не было, а имеющиеся висели на волоске. Общество разделилось на два лагеря: паникующих и протестующих. Первые отказались от мероприятий, вторые смеялись опасности в лицо. В итоге и тех, и других принудили соблюдать самоизоляцию.

Праздники в оффлайне официально похоронили. Как с этим справилась Questoria, рассказывает Алексей Корсун, директор по развитию. «Наша компания 10 лет проводила сюжетно-ролевые игры оффлайн в 68 городах и 6 странах. Участники на несколько часов перевоплощались в шпионов, полицейских, гангстеров или просто пациентов психушки. Атмосферу мы создавали сами: декорировали пространство, выдавали костюмы, подбирали музыку. Могли превратить офис в ковбойский салун — и заказчикам это нравилось. Когда оффлайн стал невозможным, мы поняли, что самые «жаркие» дни 2020 года — майские праздники и летние тимбилдинги — не принесут прибыли. У нас была подушка безопасности: ресурсы, которых хватило бы на пару месяцев продуктивной работы, чтобы спасти бизнес. И мы придумали, как за 2 недели выйти в онлайн».

Что мы сделали:

1. Аналитика и прогноз. Прикинули расходыпри самом худшем развитии событий — нулевой прибыли. Спрогнозировали, на сколько хватит имеющихся средств и получили время до «дедлайна» — шанс, чтобы подстроиться под ситуацию.

2. Клиенты.

• Отдел продаж и маркетинг поработали с целевой аудиторией: проанализировали ее изменившиеся потребности и возможности.
• Нашли новые сегменты, заинтересованные именно в онлайн мероприятиях — например, друзей, которых жизнь разнесла по разным городам.
• Штаб Квестории собрался на брейншторм. Обсудили, как изменить оффлайн игры, чтобы дать возможность людям играть и не скучать на самоизоляции.

3. Сокращение расходов.

• В первую очередь пришлось договориться о снижении платы за аренду складов под реквизит и ивент-площадок. На первый взгляд, арендодателям это было не выгодно. Но новых клиентов в условиях кризиса найти было бы сложно, и они пошли нам навстречу.
• Еще одна затратная часть — реклама. Мы с осторожностью продумывали, от чего отказаться, а что оставить: ведь человек должен узнать о новом продукте. Мы остановили контекстную рекламу, сделав ставку на таргетированную, попросили агентство сделать скидку. По максимуму использовали возможности соцсетей: репосты, сториз, бесплатные публикации у блогеров или в дружественных сообществах, упоминания компании «по бартеру» — в обмен на пост предлагали бесплатные места на премьерных играх.
• И самый грустный и тяжелый момент — сокращение сотрудников. Ведущие, координаторы, все, кто были задействованы в оффлайн мероприятиях, остались не у дел. Из 40 человек полноценной команды нам пришлось сохранить минимум — маркетолога, специалиста по продажам, сценариста игры, программистов и несколько ведущих. С остальными пришлось договариваться на снижение ставки или даже подыскивать другую работу.

4. С удаленной работой проблем не возникло, потому что с самого начала в компании все работали удаленно. Мы строили рабочие процессы согласно методологии Agile, а конкретно — Scrum. Ежедневные 5-и минутные летучки, планерки, демо, ретроспектива. Все это очень важно в оффлайн работе, а в удаленной — просто бесценно. Простейшая доска (у нас она реализована в Google Spreadsheets), на которой видно, кто и над чем работает в данный момент. Структура таблицы такая: в первом столбце «То Do» представлены задачи на неделю в порядке приоритетов. Дальше статусы — «In Progress» и «Done». Последняя колонка — ответственный за выполнение. Каждый участник «передвигает» свою ячейку с задачей, и на летучках видно, что уже реализовано, а что зависло. Если мы видели, что приоритетная задача застопорена, то перераспределяли силы и выполняли то, что важно.

Карантин посадил на «удаленку» менеджеров, дизайнеров, учителей, IT-специалистов и бухгалтеров. На собственном опыте мы понимаем, каково это — пребывать в изоляции. Не всем удается работать дома и оставаться эффективными — людям нужна разрядка. Квестории удалось выйти в онлайн и организовать полезный досуг на карантине. Но на этом действия не закончились.

Квестория адаптировала 3 сценария под проведение игры в онлайн-кабинете по видеосвязи. «Мы не изобретали ничего нового, и это позволило нам работать в ускоренном темпе. На разработку и запуск сайта ушло 2 недели. Параллельно мы отбирали ведущих, прописывали им новые регламенты, тестировали игры, особое внимание уделили модерации участников во время игры. Квестория — это игра-общение, и очень важно было устроить процесс так, чтобы участники не перебивали друг друга, не выкрикивали. Для проведения онлайн-квесторий выбрали платформу Zoom. Zoom позволяет выбрать фон и создать атмосферу квеста — это немного заменяет костюмы, которые мы выдавали в оффлайне».

После запуска онлайн-квестов для чисто дружеских посиделок, Квестория пошла дальше и начала проводить открытые игры по расписанию. Теперь можно не набирать самим группу из 7-10 человек, а присоединяться к другим, и заодно знакомиться. Также стало возможным проведение корпоративов и тимбилдингов онлайн на 10-100 человек.

Быть предпринимателем — это талант. Это умение прогнозировать, подстраиваться и выкручиваться. Мировой коллапс, вызванный COVID-19 — не первый спад: вспомните, как вы преодолевали предыдущие кризисы.

«В 2014 году, когда были введены санкции, мы поняли, что очень важно было диверсифицироваться по странам, чтобы уменьшить риски. Стали искать партнеров в Израиле, США, Эстонии, Азербайджане, Узбекистане. В Беларуси и Казахстане у нас уже был партнер, и, конечно, мы продолжили работать с Украиной.

В 2018 году был кризис эскейп-румов (квест-комнат). Их открылось очень много в 2015-2016 годах, но этот вид досуга приелся аудитории, и квест-комнаты из-за бешенной конкуренции начали закрываться. Квестория — это не квест-комната, поэтому мы не особо росли с эскейп-румами, но зато и не падали потом.

Конечно же, чтобы не упасть, мы не просто спокойно сидели. С 2016 году в нашей компании внедрена система сбалансированных показателей и ведется четкая аналитика, чтобы понимать, что эффективно, а что нет. Мы загружаем в систему аналитики Power BI все данные из CRM, Google Analytics, рекламных кампаний, оценки продажников. Благодаря этому можем статистически сравнивать между собой эффективные города в нашей франшизе и неэффективные, определять причины, хорошее — масштабировать, плохое — убирать. Это нам очень сильно помогло», — вспоминает Алексей Корсун.

Мир и экономика не будут прежними, но ивенты вернутся, и сейчас главное — дотянуть до этого момента.

• Не подпускайте панику близко.
• Развивайте способность думать трезво и холодно.
• Будьте уверенным в своих способностях: четко руководите и планируйте.

#онлайнквест #квестория #онлайнигра #квест #сидимдома #бизнесонлайн