Перейти в онлайн, сохранив атмосферу конференции, — возможно или не очень

COO игровой конференции DevGAMM о том, как перенести ивент с 12-летним стажем в онлайн.

Конференция DevGAMM была основана в далёком 2008 году как ивент для Flash-разработчиков. За 12 лет из небольшого мероприятия она выросла в самую крупную игровую b2b-конференцию в СНГ.

До пандемии DevGAMM каждый год собирал более 5000 профессионалов индустрии в Москве, Минске и Киеве, чтобы познакомить регион с лучшим международным опытом в создании игр. У нас выступали EA DICE, Gearbox Software, CD Projekt RED, Wargaming, King, Google, Xbox, Nintendo, Facebook, Guerrilla Games и многие другие. Конечно же, в 2020 все пошло немного не так, как мы планировали.

С января 2020 года мы начали активную подготовку к ежегодному мероприятию в Москве — оно было назначено на середину мая. Но уже в начале марта конференция оказалась под вопросом: сначала отменили GDC, крупнейшее профессиональное игровое мероприятие в Сан-Франциско, а затем пошла волна отмен/переносов других конференций.

За одну неделю в марте, ту самую, когда ВОЗ объявил коронавирус пандемией, мы прошли этапы от «давайте сделаем гибридное мероприятие» до «офлайн-мероприятий этой весной уже не будет, идем в онлайн». Созвонились с ключевыми партнерами, которые планировали поддержать нас в Москве, пересмотрели бюджет, оценили риски и начали подготовку.

Обычно DevGAMM длится два дня и включает большое экспо компаний-спонсоров, выставку игровых проектов, 6-8 параллельных треков с 80+ докладами, мастер-классами, круглыми столами и другими форматами, зоны для встреч, короткие встречи разработчиков и издателей, церемонию награждения DevGAMM Awards, активности для рекрутинга, вечеринки и не только. Нужно было придумать, как переместить все это в онлайн.

Один из важнейших шагов при организации мероприятия — выбор экспо-площадки. При переходе в онлайн он сменяется выбором платформы для хостинга ивента. Вот основные критерии, по которым мы ее выбирали:

• Несколько сцен (для проведения параллельных потоков докладов).
• Виртуальное экспо для спонсоров и партнеров.
• Внутренняя система назначения встреч с видеозвонками.
• Инструменты для нетворкинга (чаты, Q&A и т.п.).

За месяц мы посетили более 20 профильных и непрофильных онлайн-мероприятий (одно из них –— по легализации марихуаны в Европе 😅). И главный вывод — все должно быть в одном месте: и доклады, и расписание, и встречи, и нетворкинг.

В итоге мы выбрали PINE Tool. Почему?

• У ребят очень сильный инструмент для назначения встреч, который они разрабатывают не первый год.
• Они сделали анализ рынка конкурентных продуктов лучше, чем мы, и понимали, чего мы хотим.
• У них уже была реализована видеотрансляция докладов на той же технологии, что и у Hopin — нашего второго основного кандидата.
• PINE согласились доработать часть фич специально под наше мероприятие.
• Они быстро реагировали на наши запросы и внедряли новую функциональность.
• Гибкая система цен.

Чтобы протестировать платформу, мы провели онлайн-ивент об удаленной работе в геймдеве — DevGAMM Talks From Home. Он прошел 10 апреля: 6 докладчиков, 500+ регистраций, 300+ постоянного онлайна.

Это помогло нам:

• Отработать механику запуска выступлений и понять, как готовить спикеров.
• Увидеть, каких функций не хватает, и обсудить с командой PINE их разработку.
• Собрать фидбек от участников.

Все прошло нормально, и мы, уверенные и спокойные, продолжили подготовку к DevGAMM Online.

Вот как в итоге прошел наш ивент:

• 1303 участника;
• 647 компаний;
• 43 страны;
• 886 онлайн-встреч;
• 1,326 встреч в рамках Random Networking;
• 81 доклад;
• 92 игры подано на все игровые активности.

Полная инфографика у нас на сайте.

А теперь подробнее о сложностях и неожиданностях.

Мы сразу сделали билеты гораздо дешевле, чем на обычную конференцию: цены начинались от $40. Но даже при такой стоимости, дополнительной рекламе, сильном спикерском составе и доступности, интерес к мероприятию оказался меньше, чем мы ожидали.

Возможно, это связано с общим недоверием к онлайн-ивентам, но так или иначе, мы решили в следующий раз делать билеты для просмотра докладов бесплатными, чтобы собрать достойную аудиторию и побеждать недоверие к онлайну.

Мы предложили спикерам два варианта:

• Выступить полностью вживую.
• Предзаписать доклад, а после него провести живой Q&A на платформе.

Записанных и живых докладов оказалось примерно поровну.

Пришлось с нуля писать гайды, которые помогли бы выступающим хорошо подготовиться. С теми, кто выступал в лайве, мы провели демо-звонки, где показывали платформу и отвечали на вопросы.

Сложнее было помочь подготовиться тем, кто хотел записать доклад. В качестве инструмента мы выбрали OBS и даже сделали базовый гайд по записи доклада для тех, кто никогда этого не делал.

Одна сцена в PINE – это полноценная трансляция. У каждой сессии есть бэкстейдж, где готовится докладчик, а запуск доклада в лайв делается одной кнопкой. Правда, сцен у нас было 5, и мы поняли, что команда не справится своими силами.

Поэтому мы запустили поиск модераторов, которые бы вовремя выпускали докладчиков «на сцену» и помогали с сессиями вопросов-ответов. С каждым провели отдельный демо-звонок и сделали для них личные расписания.

Конечно, нам пришлось полностью переписать спонсорское предложение. В этот раз все опции брендинга зависели от возможностей платформы, поэтому мы включили креативное мышление и создавали комбинации исходя из потребностей спонсора.

Самыми популярным оказались рекламные ролики в перерывах между докладами, брендинг потока докладов и спонсорство с виртуальным стендом.

Виртуальные стенды и стали главной особенностью конференции. Это собственные онлайн-комнаты компаний, где они могли провести открытые сессии Q&A со своими представителями, показать трейлеры продукта или прочитать доклады вне основной программы. На стендах слушали питчи разработчиков, играли в игры, проводили дискуссии и даже варили пельмени.

В целом, по нашему опыту, онлайн позволяет спонсорам более эффективно собирать лиды, смотреть подробную аналитику и вовлекать аудиторию в общение. Правда, контента требуется больше, чем на офлайн.

У команды PINE уже много лет была система для назначения встреч на офлайн-мероприятиях. Они перестроили ее, чтобы участники могли проводить встречи-видеозвонки прямо внутри ивента.

А чтобы сохранить дух случайных знакомств за кофе или возле стенда компании, добавили в систему Random Networking — своего рода чат-рулетку, где вас соединяют по видеосвязи со случайным участником конференции.

Встреч на платформе прошло достаточно много, но мы заметили, что люди часто отменяли или пропускали их, не заполняли информацию о себе в профилях, не подтверждали встречи. Все-таки к офлайн-мероприятию участники готовятся, как правило, основательнее и ответственнее.

Еще одним интересным челленджем стал перенос вечеринок в онлайн. Мы рассматривали несколько вариантов, а потом осознали, что онлайн позволяет попробовать все, а еще разрешить коммьюнити организовать вечеринку самостоятельно!

В итоге мы получили вечеринки в Discord и Zoom, концерт на YouTube и даже внутри игры Roblox. Но самой успешной оказалась тусовка в spatial.chat — она стала официальной вечеринкой конференции.

Как работает SpatialChat:

• Пользователи заходят в комнату и отображаются в виде кружочка-аватара с видео (или без, если нет камеры).
• Можно перетаскивать свой кружок-аватар, перемещаясь по всему пространству.
• Чем ближе вы находитесь к другому аватару, тем громче вы его слышите — это помогает объединяться в группы и вести кулуарные беседы, как на офлайн-ивентах.
• Есть функциональность, чтобы добавить стрим музыки, и пользователи сами регулируют громкость для себя.
• Каждая комната вмещает 50 человек, но можно сделать несколько комнат и переключаться между ними.
• Любой участник может переместиться к другому пользователю, кликнув по нему в общем списке.

Вечеринка оказалась настолько интересной, что вместо планируемых 2–3 часов наша аудитория тусила в ней до двух часов ночи. Более того, некоторые участники самоорганизовались и провели там семичасовое афтепати на второй день конференции! Всего на вечеринках в Spatial побывали 230 человек, а на пике онлайн составлял 90 человек.

Когда адаптируешься к новым условиям, появляется большое количество внезапных идей. На брейнштормах внутри команды мы пытались ответить на вопрос: что еще полезного мы можем сделать в онлайне?

Когда список разросся, мы поняли, что надо заканчивать, и ввели бан на новые идеи. При этом команде постоянно приходилось напоминать о нем друг другу, так как креатив было не остановить — в Slack даже появился отдельный канал #online_event_ideas

Но некоторые новые форматы все-таки пошли в жизнь. Функциональность Random Networking позволил провести мини-встречи между разработчиками и издателями — на офлайн-мероприятии мы называем их Speed Game Dating. Public Pitch дал возможность показать игру «со сцены», для всех участников, и получить обратную связь.

А на Streaming Showcase опытные стримеры играли в заранее отобранные проекты на Twitch и YouTube, с трансляцией в PINE. Благодаря этому формату еще не вышедшие игры были доступны не только профессионалам индустрии, но и будущим игрокам.

Хоть мы и пытались все предусмотреть, вживую многое пошло не по плану. В первый же день с утра начались обрывы связи. Как потом выяснилось, дело было в технологии tokbox, которая использовалась для трансляции, — она очень популярна среди платформ для онлайн-мероприятий, а в наши даты проходило немало ивентов.

Система попросту испытывала огромные нагрузки. Благодаря оперативной работе нам удалось в итоге выровнять качество трансляции, и ни одна запись не потерялась.

Проанализировав, как прошло мероприятие, пиковый онлайн, вовлеченность и фидбек аудитории, мы пришли к таким выводам:

• Участники открывали все сцены одновременно в разных вкладках, чтобы быстро переключаться на интересный контент, и это увеличивало нагрузку. Да, мы все так делаем в интернете, но в следующий раз стоит проверить, выдержит ли система.
• Конференция конкурировала с работой и другими занятиями, и без физического присутствия вовлеченность падает – доклады ведь можно посмотреть в любой другой момент. Это надо учесть в маркетинге и действиях по возврату.
• Чтобы снизить нагрузку, нам стоило растянуть контент больше чем на два дня, сделать меньше параллельных треков и больше перерывов.

Разница офлайн- и онлайн-мероприятия ощутима, ведь во втором случае «потушить пожары» самостоятельно не выйдет. Нужно было работать в плотной связке с командой платформы. Очень важно оставаться на связи, оперативно реагировать на проблемы, успокаивать участников, собирать и обрабатывать фидбек.

Опыт получился интересный, но мы поняли, что в классическом виде мероприятия в онлайне не работают. Аудитория совершенно иначе взаимодействует с контентом, вовлеченность гораздо ниже. В будущем хотим поэкспериментировать с более короткими, таргетированными форматами, как, например, ярмарка вакансий или день воркшопов, чтобы занимать у участников меньше времени, но приносить больше пользы.

Бонус для тех, кто дочитал: чтобы вам не пришлось повторять наши усилия, вот список платформ, которые мы просмотрели. Многие из них добавляют новый функционал быстрее, чем успевают обновлять собственные сайты, так что пишите разработчикам напрямую и тестируйте сами.