Как выстроить систему личной эффективности, если ты руководитель в большой распределенной команде

Руководители отделов компании Surf Максим Туев и Григорий Бернгардт рассказали, какие инструменты и техники помогают им быть продуктивными.

Максим Туев — технический директор Surf. Он ведет стратегические проекты студии, отвечает за наем, адаптацию и развитие новых сотрудников, контролирует руководителей технических отделов. В подчинении у Максима более 40 человек, и около половины его рабочего времени — это коммуникации.

Григорий Бернгардт занимается стратегическим и тактическим планированием iOS-отдела и компании, руководит 7 лидами и 16 разработчиками, отвечает за ресурс-менеджмент отдела и качество проектов, работает над развитием технического бренда iOS-команды.

Эта работа требует полного включения. Чтобы все успевать, нужна гибкая система планирования. Как ее построить?

Зачем нужна система? Наш мозг не успевает настолько быстро эволюционировать, чтобы самостоятельно справляться с большим объемом разноплановых задач и растущим потоком информации.

Нам нужны дополнительные инструменты и знания, как работает наш разум. Хорошая система личной эффективности должна быть заточена под тебя, и в этом помогает выбор гибких инструментов. Я остановился на Trello и «Google Календарь».

С их помощью я настроил 6 компонентов, необходимых для организации рабочего процесса:

• персональный таск-трекер;
• планировщик целей;
• базу знаний;
• инструмент для изучения новой информации;
• трекер привычек;
• календарь.

Большинство инструментов сосредоточены в Trello. Его применяю для решения рабочих и личных задач. Это проще, чем использовать разные сервисы. Мне удалось автоматизировать часть своих процессов и добавить важную для меня функциональность, которая изначально не была заложена в Trello, за счет API и разных плагинов. К тому же у приложения дружелюбный интерфейс.

На отдельной доске в Trello ежедневно планирую задачи. Есть несколько ключевых моментов, которые позволили мне сделать ее более удобной:

• добавил собственные автоматизации с помощью API и расширения Butler, что помогло не тратить время на поддержание порядка и сконцентрироваться на задачах;

• настроил быстрое добавление задачи/заметки в колонку Inbox с телефона;

• связал эту доску с планировщиком целей, чтобы оттуда подтягивались цели на текущую неделю — это позволяет держать фокус на ближайших целях.

Этот инструмент использую как для рабочих (митинги, постановка целей), так и для домашних регулярных задач (медитация, ранний подъем, тренировка). С его помощью настраиваю повторяющиеся действия и ретроспективно отслеживаю их выполнение.

А затем корректирую свои привычки. Еще у трекера есть одна неочевидная особенность: факт того, что «будущий ты» будешь смотреть на завершенность задач, добавляет мотивацию их выполнять.

Не найдя подходящего, я создал собственный Habit Tracker, который доступен в магазине плагинов для Trello. У него есть одна важная и крайне удобная особенность – он интегрируется в доску персонального таск-трекера, и все повторяющиеся задачи создаются в виде карточек на ней.

На другой доске в Trello я ставлю цели на жизнь, 5 лет, год, квартал, месяц, неделю. Создание карточек автоматизировано, мне только остается в нужное время вписать цели. Также в каждую карточку подтягиваются долгосрочные цели за предыдущий период. Это помогает не забывать о них и держать курс планирования.

На отдельной доске организовал базу знаний, где храню важную информацию и всегда имею быстрый доступ к ней. Она представляет собой древовидную структуру, узлы которой являются карточками. В каждой из них ссылки на дочерние узлы, а также полезная информация, идеи, проблемы.

Конечно, есть более интересные альтернативы для создания базы знаний в виде Mind Map (TheBrain или Obsidian), но для меня важнее тесная интеграция с другими моими инструментами. Например, заметка, добавленная через телефон на доску персонального таск-трекера, при разборе Inbox легко связывается с определенным разделом в базе знаний.

Поскольку я люблю изучать что-то новое, причем из разных сфер, выделил отдельную доску для организации этого процесса. Для удобства использую метки по типу контента: книги, статьи, подкасты, аудиокниги, видео. В зависимости от того, чем сейчас занят, выбираю подходящий формат: еду в машине – слушаю подкаст. Можно также разделить информацию по темам: разработка, менеджмент, личное совершенствование и другое.

Google Calendar помогает синхронизировать мой график с работой других людей, туда я заношу встречи и созвоны. Также он интегрирован в доску персонального таск-трекера, и я могу быстро посмотреть все запланированные на сегодня встречи.

Это вспомогательный инструмент, реализованный на Google Sheets. В нем я слежу за тем, на что у меня уходит время. Дважды в год в течение двух недель я заношу всю свою активность, а затем анализирую получившуюся диаграмму. Если результат не устраивает, то меняю подходы в работе.

Чтобы эффективно организовать рабочий процесс, я перепробовал множество идей и техник. Большинство из них я черпал из книги Максима Дорофеева «Джедайские техники». Брал и пробовал приемы, трансформировал их под себя и свои цели. В итоге сформулировал принципы, которые помогают мне в работе.

• Держи систему в порядке, чтобы мог ей доверять. Смысл в том, чтобы в конкретный момент концентрироваться только на чем-то одном. Не пытайся удержать в голове будущие задачи, встречи, проблемы.
• Используй минимум инструментов. 1–2 рабочих инструмента, на которых можешь делать все, но не так хорошо — лучше, чем множество программ, где каждая функция доводится до идеала. Так потратишь лишние ресурсы на переключение между приложениями, или возникнут проблемы с интеграцией данных между ними.
• Делай перерыв после завершения задачи, не прерывай состояние рабочего потока. Мне не подошла техника Pomodoro, где работа бьется на промежутки по 25 минут с перерывами по 5 и 10 минут. Лучше закончу задачу и отдохну. Смена контекста — не очень приятная вещь.
• Любые обращения и идеи сразу заноси в Trello. На переключение с одного материала на другой тратится много энергии. Отключи уведомления и регулярно выделяй время на обработку входящей информации.
• Ставь конкретные и измеримые цели. Лучше потратить время на продумывание, чем потом двигаться не в том направлении. Проводить ретроспективы тоже важно: когда я планирую следующий рабочий блок, всегда смотрю, что получилось или нет в предыдущем, почему это произошло и как это изменить. Корректировать цели в процессе полезно, наш мир изменчив.
• Не пытайся спланировать весь день. Выбери ключевые вещи, которые хочешь успеть за сегодня. У меня с утра наибольшая производительность, поэтому мелочь, которая не требует концентрации, я оставляю на конец дня.
• Настрой регулярные задачи. Это хорошая основа для self-менеджмента и любых процессов в компании. Система должна напоминать о ретроспективах, постановке целей, перерывах, потому что человеку сложно самостоятельно это удержать в голове. Если процессы автоматизированы, продуктивность серьезно увеличивается. Неплохо иметь систему для отслеживания, чтобы смотреть за соблюдением регулярных задач.

Для планирования работы я перепробовал много таск-менеджеров и разные техники, в том числе GTD (Getting Things Done). В итоге получился микс из того, что мне подходит. Изначально всю входящую информацию определяю в инбокс. Им служит отдельный проект в TaskPaper. Любые ссылки и разрозненные данные идут в стандартные заметки Apple. Так поток новых дел не влияет на текущий контекст и не забивает голову.

Как построена моя работа с задачами? Раньше для их оценки я использовал матрицу Эйзенхауэра, теперь больше определяю по наитию: важно/неважно и насколько трудоемко. Задачи из рабочего инбокса перебираю и сортирую раз в неделю, из личного — раз в месяц. Небольшие дела с тегом «15 минут» стараюсь выполнить сразу. Большие дроблю на мелкие, а те, что пришли «не по адресу» – делегирую.

Мой основной таск-менеджер — TaskPaper. В нем нет никаких сложных структур: данные хранятся в виде текстового файла, которым легко поделиться или открыть любым текстовым редактором. Задачи ставятся с помощью сценария (графического представления потока задач) в утилите Alfred.

Сочетанием клавиш вызываю командную строку, вбиваю действие «do...» или «talk with...», а дальше Alfred сам активирует соответствующий скрипт и ставит задачу в TaskPaper. Сценарии можно составить самостоятельно или использовать готовые от сообщества.

Приложение подойдет не только программистам, здесь можно из готовых кубиков собрать что-то свое. Например, у меня есть сценарии для адаптации нового сотрудника, он формирует задачи и напоминает о них: познакомить с отделом, назначить встречу 1:1 по итогам первого месяца, а после двух поговорить о прохождении испытательного срока.

В TaskPaper три вида сущностей: проект — строка с двоеточием на конце; задачи — строка с дефисом в начале; заметка — это сущность без всего, как дополнение к задаче.

Сила инструмента в том, что он строит иерархию из этих сущностей и позволяет сфокусироваться на конкретном срезе. Поэтому можно смотреть на проекты и задачи с разных сторон: фильтр Planning помогает спланировать и оценить загрузку на неделю, Not Done Today — сфокусироваться на задачах текущего дня, а Week — взглянуть ретроспективно на выполненные задачи за неделю.

За счет языка запросов простой инструмент становится более гибким, чем специализированные таск-менеджеры, такие как Things или OmniFocus. В них удобно работать только по предложенной схеме, которая сводится к GTD: захочешь что-то изменить, нужно будет доделывать разные «костыли».

Из-за технического бэкграунда и области интересов я предпочитаю простую командную строку и голый текст таск-менеджерам с графическим интерфейсом. Пока та парадигма, которую предлагает инструмент, совпадает с моей, все отлично.

Но когда нужно настроить какой-то процесс под себя, ты больше сосредотачиваешься на адаптации инструмента, чем на работе. Поэтому при выборе сервисов я обращаю внимание на их простоту, расширяемость, и тяжело ли их будет заменить.

Важно смотреть на опыт других людей и стараться под другим углом взглянуть на стандартные инструменты. Тот же Google Календарь у меня раньше использовался исключительно для встреч, а превратился в инструмент планирования рабочей недели.

Использую его в паре с TaskPaper, в котором содержаться все задачи и сроки, а в календаре — распределение их по рабочей неделе. В таск-менеджере не видно загрузки и легко запланировать больше, чем реально выполнить.

Еще плюс в том, что календарь шарится между всеми в отделе. Чтобы организовать встречу или поставить созвон, коллеги просто находят свободный тайм-слот для всех.

Недавно сделал бот через сервис Integromat, который берет события из Календаря и постит мне в Telegram-чат. Прошло немного времени, но удобство я уже оценил.

Trello, который для многих служит таск-трекером, у меня перерос в базу знаний по моим активностям внутри компании. Каждая колонка в приложении объединяет информацию одного типа, а не отражает статус и стадии выполнения задачи, как это было бы при стандартном использовании. Например, в первой собраны все чек-листы, в другой — карточки моих текущих активностей в компании, в третьей хранятся карточки сотрудников.

Для личной эффективности большое значение имеет, как ты построишь свой день. Выработанные привычки упрощают рабочий процесс не хуже функциональных инструментов. Вот несколько, которые помогают мне:

• Работу, которая требует сосредоточенности и состояния потока, делаю по утрам, а рутину, текучку и коммуникации оставляю на вторую половину дня.
• Каждый день посвящаю одному направлению деятельности. Например, в понедельник я занимаюсь всем, что связано с моим отделом, во вторник — с людьми и планированием проектов, среда — это про стратегические проекты, четверг уходит под встречи, синхронизации и созвоны, пятница — уже работа с задачами и целями студии. По каждому из направлений в конце недели смотрю, чего удалось достигнуть и как продвинулся по ним. Ничто так не поднимает настроение, как осознание того, что эта суматошная неделя не прошла без побед.
• Составляю краткое описание проектов (речь про персональные проекты): (1) зачем этот проект нужен, (2) какая итоговая цель проекта, (3) какой следующий шаг нужно сделать и как его сделать. Его можно без редактуры скинуть кому-нибудь, и он быстро поймет суть. Не всегда получается придерживаться, но это работает очень круто и позволяет после длительного перерыва войти в контекст проекта. Особенно такая схема выручает, когда нужно делегировать проект кому-то другому.
• Не гонюсь за скоростью выполнения задач. Стараюсь измерять продуктивность в том, удалось ли добиться поставленных результатов, сделать работу над ошибками, прокачаться в чем-то и приблизиться к целям по персональным проектам.

Как уже говорил, за каждым днем недели закреплены активности одного направления моей деятельности. Такое планирование позволяет избежать перекосов. Ты точно знаешь, что продвинешься по проектам отдела в понедельник и не волнуешься об этом всю неделю.

Когда так не делалось, запросто уходили недели на работу по задачам определенного проекта, а другие простаивали. Но к такой организации рабочего процесса я пришел не сразу, а после регулярных ретроспектив.

В рефлексии мне подошла техника «спусковых крючков» из книги Максима Дорофеева «Джедайские техники». Есть ментальная карта, где собраны все зоны твоей жизнедеятельности, проходишься по ней и выписываешь все дела, которые нужно сделать. Это позволяет найти баланс между сферами работа и развитие, работа и семья и так далее.

Скорректировать систему планирования мне помогает анализ ретроспектив. Раз в месяц я оцениваю, что было сделано и что можно улучшить. Использую трекеры активности (например, Timing), которые показывают, с какими программами и сколько ты работаешь. Треки дают понять, насколько полезно потрачено рабочее время. Если я вижу по отчету, что долго боролся с каким-то приложением, то задумываюсь о смене инструмента.

Вообще часто пробую новые приложения, понравившиеся интегрирую с другими. Идеи по оптимизации времени черпаю из книг, например Дэвида Аллена про технику Getting Things Done и в «Джедайских техниках». В книгах много воды, но у Дорофеева сборник разных техник и методов, объединенных одной системой, и ты просто пробуешь, выбираешь. Нет серебряной пули и универсальных сценариев, каждый сам приходит к своей системе личной эффективности.

#продуктивность