Этот вопрос мне часто задают мне сотрудники. Я объединила свой опыт и опыт моей команды здесь.
1. Используйте календари
Утром при планировании своего дня я первым делом смотрю календарь. В нем я фиксирую несдвигаемые встречи - с командой, клиентами и партнерами. Во время встречи я не смогу заниматься ничем другим, это помогает понять сколько времени остается на другие задачи.
Полезная опция - подписаться на календари коллег. Тогда, если вам нужно назначить общую встречу, не нужно будет писать в чат каждому удобно ли ему в это время.
2. Планируйте в первую очередь те задачи, которые вы делегируйте
После просмотра календаря и составления списка задач на день (мы в компании используем для этого ASANA), я выбираю те, которые планирую делегировать. Чем раньше вы поставите задачу - тем больше у исполнителя будет времени на ее выполнение. Поэтому все такие задачи я ставлю утром.
3. Не откладывайте неизбежное
У каждого из нас есть задачи, которые мы не любим делать. У меня это составление заявок в бухгалтерию и все, что связано с документооборотом. Коллеги, извините=) Поэтому такие задачи я делаю сразу с утра, выделяя на них строго определенное время. Если оставить на потом - вечером в менее ресурсном состоянии они займут больше времени и скорее всего будут или перенесены или выполнены после рабочего дня.
4. Пользуйтесь таск-менеджером регулярно
Программ для контроля задач существует огромное количество. Доя отдела продаж это может быть AMO CRM, для ведения проектов Trello, Bitrix, ASANA, Redmine и другие. Суть в том, что когда я слышу жалобу о том, что работа в такой программе занимает много времени, в 90% случаев это значит, что человек ее ведет время от времени. Если при этом открыть его программу, там обнаружится куча уже выполненных, но незакрытых вовремя задач, нечетко сформулированные задачи без дедлайнов и т.д.
В таком случае таск-менеджер, действительно, становится помехой, а не помощником.
5. Планируйте реальные сроки
Еще одна любимая ошибка начинающего менеджера проектов - планировать все задачи на один день. В итоге он или не успевает, потому что распланировал 100% своего времени, а его отвлекли, позвонили и т.д. или задерживается после работы, устает, перегорает.
В планировании может помочь календарь. Вместе со встречами обозначайте там время на решение задач. Не менее 20% рабочего времени оставьте свободным - в течение дня там обязательно появятся срочные задачи.
6. А как же личная жизнь?
Утром я всегда строю планы на вечер. Встреча с друзьями, спорт, прогулка - не важно, но личные дела, также, как и рабочие требуют планирования. Назначьте время, даже если вы не опаздываете в кино, а просто идете прогуляться в одиночестве. Это простимулирует вас закончить рабочие дела вовремя.
Надеюсь, что мой опыт будет полезен.
Иметь работы на 8 часов в день, а не на 16
Они 100% все срочные и ничего нельзя делегировать и автоматизировать?
У меня 3 компании и около 50 сотрудников, есть личный ассистент фултайм. То что можно делегировать я делегирую.
Но не всё можно делегировать, это утопия. Для каких-то тасков нужна глубокая экспертиза. Для других - big picture фаундера. Некоторые быстрее сделать чем обьяснить.
Делегирование это круто конечно, это основа роста любой организации, но не надо забывать что для того чтобы делегировать какой-то процесс, снять с себя его, нужно его систематизировать и подготовить переход.
Простой пример. У вас маленькая компания, 3 человека, вы занимаетесь продажами но они вас перерастают, а значит нужно нанять сейлза и передать ему этот процесс. Это не фигня, нужно разместить вакансии везде, прособеседовать кучу людей, принять решение, заключить договор, сделать онбординг, прописать должностные инструкции и правила работы с CRM (вам-то они не были нужны, вы сами знали что куда). Короче говоря пока ты делаешь что-то сам, это ez pz, а когда нужно процесс передать, это обрастает кучей всего. Передать продажи и удостовериться что они не просели после передачи это история на 1-3 месяца как правило.
Конечно если ваши таски сводились к тому чтобы открывать окна в офисе когда жарко, то да, делегировать такие задачи быстро :)
Все верно, делегирование и обучение занимает время. Но если этим не заниматься, бизнес не получится масштабировать. Конечно, есть компании, где такой задачи нет - тогда можно оставить процессы как они есть, и остановиться на текущем этапе развития.
Мой опыт говорит о том, что если собственник занят операционкой - у него не остается времени на креативное мышление и стратегические задачи. Кому-то помогает найм операционного директора.
Касательно отдела продаж - искренне считаю, что это самый сложный в построении работы отдел, потому что никто не будет так гореть продуктом и рассказывать о нем с блеском в глазах, как собственник бизнеса. Мне чуть упростило процесс написание подробного плана адаптации для сейлза - что в какой момент он изучает, в какой форме аттестация, сколько у меня займет это времени в течение дня.
Быстро делегировать получается далеко не все задачи=)
Никто не говорит этим не заниматься. Я только говорю что чтобы успевать всё делать за 8 часов, надо иметь работы на 8 часов.
Какие бы методологии не применялись, хоть на голове стой, при условии что ты эффективно расходуешь своё время, не зависаешь в фейсбучике, умеешь в JTBD и не занимаешься перекладыванием бумажек с места на место, за 8 часов можно успеть только 8 часов работы, не 9+
Согласна. Задача оптимизировать процессы так, чтобы работы было именно на 8 часов
А потом грамотно этими 8 часами распорядиться, а не прокрастинировать полдня, а потом в ночи доделывать все.
Тогда не те пункты в статье.
1. Поставьте LeechBlock екстеншн и заблочьте всё что не работа
2. Не работайте на работе которой не можете заниматься 8 часов к ряду
профит
Тут то, что было эффективно для моих сотрудников.
У нас нет проблемы нелюбви к продукту и компании, скорее, есть часть сотрудников, которые более креативны, чем организованы. Поэтому блокировать "не работу" нет необходимости. Вопросы обычно по приоритизации задач.
Да-да, я тоже сотрудникам задвигаю о приоритизации задач :D
Интереснее было бы прочитать как работать 15 часов в день и все успевать. 8 и сами умеем.
это, возможно, Дима вам расскажет=)
У меня нет задачи удлинить рабочий день. Я от 15 часового рабочего дня избавилась 2 года назад, считаю абсолютно неэффективным. Невозможно быть продуктивным 15 часов в день, чистая физиология.
Поэтому и у своих сотрудников переработки не поощряю.
Когда ты предприниматель - выбора порой не бывает.
Согласна. Особенно на старте. Но для развития бизнеса лучше, если у собственника иногда бывает свободное время. Надо его стараться освобождать.
Мне помогло в свое время осознание, что не только я могу учить сотрудников, но и они меня. Поэтому лучше переплатить, но взять профи, чем тратить мое время на обучение. Работает не для всех позиций, но, возможно, вам тоже поможет.
Планировать надо с вечера.
Можно и с вечера. Вам почему вечером удобнее?
Утром можно исправить ошибки.