Как пинговать руководителя, подчиненного или клиента, чтобы не показаться навязчивым

В детстве я мечтала стать ведьмой. Из-за Булгакова: потому, что я сто раз прочитала роман «Мастер и Маргарита». Ведьма-Маргарита ушла от мужа к талантливому любовнику, украла его из психушки, разгуливала с желтыми цветами и была дофига оригинальной.

Все люди вокруг Маргариты были жадными и глупыми, а она — умной, а в исполнении товарища следователя Анны Ковальчук ещё и красивой (даже в голом виде). Тогда я ещё не знала, что красивой в голом виде делает спортзал, а не крем.

В этом романе Воланд говорит фразу, которая большую часть сознательной жизни мне казалась классной:

А потом я выросла и стала руководителем, т.е. тем, кто в большинстве случаев сильнее кого-то. И такая: нуууу да, нууу да, не просите, а как же. Сама предложу и дам, ага. Я вам что, гребанный телепат?! Откуда я знаю, что вам нужно, если вы ничего не просите?

Сейчас мозг и навыки подсказывают мне, что попросить — лучше, чем не просить. А реальность подсказывает, что даже если ты попросишь и тебе пообещают, это не значит, что ты получишь нужное. И это не потому, что люди — мерзавцы и мечтают обмануть твои ожидания.

Просто они забывают выполнить просьбу. Или не хотят. Или искренне думают что рано или поздно сделают все что нужно, но чёт пока не делают.

Тема сегодняшнего поста — «Как пинговать».

Этот способ пинговать я считаю заботливым и подходящим для разных ситуаций: когда вы с пингуемым человеком находитесь в равных ролях (попинговать коллегу) или в неравных (попинговать руководителя). Для отношений «исполнитель — клиент» схема тоже годится. Да и в личной жизни будет ок.

Итак. Вы набрались смелости и о чем-то попросили, но результата пока нет и хз когда. А надо.

Любая просьба по умолчанию приравнивается к задаче. Поэтому прежде чем пинговать, убедитесь, что вы не криво поставили задачу. Вот пост про то, как правильно ставить задачи, — пройдитесь по пунктам и проверьте, что упустили. В большинстве случаев, если кто-то игнорирует вашу просьбу, достаточно нормально поставить задачу и передоговориться.

Если вы проверили задачу на полноту и она поставлена правильно, но результата все равно нет — время пинговать.

Иногда люди из вежливости пингуют размытыми формулировками:
«Как дела?», «Как дела по задаче?» или вообще задают какой-то другой вопрос, надеясь, что человек увидит последние сообщения в чате. Такое вежливое сообщение очень комфортно писать, особенно когда нужно про что-то напомнить незнакомому человеку, начальнику или клиенту: так ты не выглядишь будто пингуешь, ты же просто вежливо написал, а человек сам вспомнил.

С такими вежливыми пингами есть 4 проблемы.

1. Вежливость ≠ забота. Такие сообщения засыпают человека вежливой, но абсолютно бесполезной и отвлекающей коммуникацией. Если человек правда чем-то занят, то в ответ на «вежливость» вы получите раздражение и нежелание вообще для вас что-то делать.
2. Эти вопросы не решают проблему.Человек (в смысле адекватный человек) обычно отвечает на тот вопрос, который у него спросили. Если ты спрашиваешь «как дела?», то тебе ответят как дела. Если ты спрашиваешь «как дела?», но на самом деле ждешь, что тебе дадут статус задачи (статус = информация о готовности и дедлайн, когда всё будет готово), то это твои проблемы. Придется задавать уточняющие вопросы, чтобы узнать нужную информацию. И тогда тот, у кого ты спрашиваешь, выбесится: зачем ходишь вокруг да около и отвлекаешь людей вопросами, которые на самом деле тебе не интересны?
3. Ответ на такие вопросы можно интерпретировать как угодно (и каждый интерпретирует так, как выгодно ему). Дела нормально — это в смысле «уже сделал», «делаю, и сложностей не возникает», «делаю, и есть сложности (иначе было бы отлично)», или «не делаю и мне это ок»?
4. Этот вопрос помогает вами манипулировать. Допустим, исполнитель правда профакапил срок по задаче и хочет это скрыть. Вы у него спрашиваете как дела (подразумевая задачу, конечно же). Он говорит «все норм». Про какие дела он вам ответил? Вы не узнаете, пока не перестанете спрашивать про дела и не начнете спрашивать «когда будет готово?».

Возможно, человек забыл про вашу просьбу. Или не забыл — запланировал себе задачу и сделает ее, когда время планов подойдет, а вы не знаете про его планы и дергаетесь.

На что обратить внимание: на этом этапе вам нужно уточнить дедлайн или договориться на новый. Обязательно задайте вопрос «когда». Уточните этот срок — вам нужно получить конкретную дату и время, позже которого договоренность считается просроченной.

Вы узнали статус задачи, но она все равно не готова. Это значит, что исполнителю не хватает мотивации ее сделать. Или, проще говоря, это вам нужно чтобы задача была сделана, а ему это никуда не уперлось.

Что делать: переформулируйте просьбу «в мире исполнителя» и попросите еще раз. Здесь не нужно притвориться, что вы не получите никакой выгоды: достаточно найти выгоду исполнителя, даже если единственная его выгода — что когда всё будет готово вы от него отстанете.

Окей, вы нашли выгоду исполнителя. Он её осознает, но задачу все равно не делает (возможно, чувствует от этого муки совести, но вам от этого не легче). Что делать?

Узнать, что мешает исполнителю выполнить вашу просьбу, и можно ли решить задачу другим способом.

Возможно, вы пишете в неподходящий момент — и он бы рад помочь, но релиз, и риск получить люлей от менеджера более веский, чем риск получить «эх, что ж ты, мы же договаривались, как же так» от вас. Или у него месяц распланирован, и новые задачи он берет только от руководства. Или это вообще не его зона ответственности, вы ему — никто, и просить нужно не его. Или произошло что-то еще, что вас вообще не касается, но мешает сделать задачу.

или

или

Не упирайтесь в конкретного исполнителя — важно помнить, что обходной путь может быть разным:

• сделать задачу частично или по-другому;
• сделать задачу другим человеком;
• нажаловаться руководителю этого человека («эскалировать»);
• сделать все самому, раз попросить кого-то оказалось так сложно;
• понять, что задачу вообще не нужно делать (или найти, при каких условиях её не нужно делать).

Главное — не сидеть на попе ровно, не замалчивать ситуацию и не надеяться, что оно как-нибудь само организуется. Чтобы найти правильное решение, представьте, что будет, если в этой вселенной этот конкретный исполнитель никогда не сможет сделать вашу задачу? Что тогда?

Если предыдущие пункты не сработали, и исполнителя поменять никак нельзя, то нужно перейти в режим «безнадежный пинг» и просто изредка напоминать о себе. Обычно в этот момент портятся остатки отношений, потому что у просящего человека незаметно включается режим коллектора, и он начинает «отжимать» договоренности.

Тот, кого пингуют, чувствует что сорвал сроки и сделал что-то плохое. Никто не любит быть плохим, самый простой способ избавиться от этого чувства — вообще избегать коммуникации.

Что не работает:

• упреки: «Ну мы же договаривались! А ты нарушил договоренности!»;
• молчаливые обиды;
• демонстративный разрыв отношений: «Раз ты такой ненадежный, то я больше не буду с тобой работать!».

Что работает: честность. Вы скорее всего оба понимаете, что были какие-то договоренности, которые по любым (уважительным или не очень) причинам нарушились. И понимаете, что сейчас один из вас будет пинговать другого. Этот процесс неловкий для обеих сторон, в особенности для того, кто пингует — в роли просящего всегда быть неприятно. Не нужно это замалчивать:

Так мы устанавливаем новый дедлайн договоренностей и показываем, что несмотря на неприятную ситуацию не считаем человека говнюком, видим его заботу и его желание не подводить (хоть и такое кривое, выраженное в неназывании сроков).

Да, это довольно медленный способ решать задачу. Но если до этого момента не ждать, что оно все само рассосется, то до фазы «безнадежный пинг» дойдет очень мало задач. И даже если какие-то дойдут, то вы не будете себя чувствовать говно-коллектором, а отношения с людьми сохранятся.

Если вам понравился мой подход, то подпишитесь на мой блог в Инстаграме – там я пишу про менеджмент и про то, как быть эффективным без насилия над людьми и собой.

Если подход вам не понравился, то давайте обсудим в комментариях — а как вы пингуете людей?

#задачи