Если вы пользуетесь мессенджерами для работы, то не сможете быть продуктивными

Стандартный руководитель среднего звена и менеджер в офисе, как правило, напоминает загнанную лошадь. Наш герой героически работает двенадцать часов в день и шесть, а то и семь, дней в неделю. Разумеется, он думает, что на нем все держится и какой он красавчик.

Когда такие люди видят меня, человека который работает тридцать часов в неделю, то обычно думают, что я бездельник. Мне таких людей откровенно жаль. Формула «если ты не работаешь много часов, то не будешь успешным и ничего не достигнешь» навязана обществом и прочно засела в нашем сознании.

В этом материале я расскажу о своих принципах управления временем, объясню, почему мессенджеры — это главное зло современного мира и «работать много» не всегда необходимо.

Если вы, к примеру, дизайнер, у которого на целый день максимум три задачи, то ваша система планирования поместится на одном листе блокнота. Вы даже можете использовать бумажный ежедневник, прости господи. А вот если у вас висит сотня задач, и в этот момент приходит еще одна сотня, то тогда вам нужна система планирования.

Иначе вы будете работать в несколько раз больше, при той же либо худшей продуктивности. Возможно, что в определенный момент просто не вывезете и ляжете в дурку. Я не шучу. У меня есть два знакомых, которые все-таки доехали до Мичурина. В какой-то момент и я был на грани)

Когда все распланировано и лежит по полочкам:

• На вас не давит этот груз дел, так как вы четко понимаете что и когда будете делать.
• У вас нет шансов что-то забыть, исчезает волнение по поводу того, а не забыли ли вы чего важного.
• Вы способны сконцентрироваться на действительно важном, избегая хрени, которая не дает вам ничего.
• Вас не третирует вышестоящий менеджер, так как вы помните больше, чем он.

Я научился тайм-менеджменту еще на заре своей трудовой деятельности. Однажды я осознал, что в моей компании количество бездельников стало превышать количество действительно здравых ребят, и я уволил 40% коллектива одним днем. Затем в течение шести месяцев мне одному пришлось работать за пять человек.

Буквально через несколько дней я осознал, что переживу этот период только если я стану суперэффективным. И так же как и с похудением, полученные навыки стали привычкой, закрепились на всю жизнь и стали основой, которую я дальше только развивал. Скажу одно: если бы тогда я не разработал четкие принципы распределения своего времени, то точно бы не справился.

Ими я пользуюсь до сих пор, вот они:

• Если мне прилетает любое дело, я просто записываю его. Независимо от того, насколько оно срочное. Я не делаю его сразу же.
• Я планирую свое время недельными циклами. Сначала не менее половины времени распределяется между действительно важными вещами. Важные вещи — это в первую очередь построение системы, которая сама себя воспроизводит и контролирует, старается максимально не допустить сбоя.
• Необходимо четко описать принципы задач, которые для вас приоритетны и следовать им. Вы должны четко понимать, что вам нужно сейчас и как к этому двигаться.
• Я никогда не работаю после 18:00 (а последний год после 17:00) и в выходные и праздники. Сейчас я думаю перейти на 4-х дневную рабочую неделю.
• Любая задача выполняется так, чтобы максимально исключить возможность появления такой задачи в будущем.
• Если я могу делегировать — я делегирую. Даже если я на 100% уверен что задача будет выполнена в худшем качестве в более длинные сроки.
• Я должен понимать, куда я иду. Это значит, что у меня есть план на 5 и 25 лет по любому проекту, которым я занимаюсь.

Если вы начнете использовать эти принципы, любая мелочь для вас моментально станет огромной проблемой. Но если упорно следовать этим принципам, количество авралов и действительно серьезных проблем со временем снизится на порядок, но совсем, конечно, не исчезнут.

Мобильник стал частью нас, а мессенджеры — главным инструментом коммуникации. И поэтому о них стоит поговорить отдельно. Очень часто я наблюдаю следующую картину: сидит человек, что-то делает в своем ноутбуке и каждые 20–30 секунд видит уведомление в телефоне.

Он его берет, иногда отвечает иногда нет, но каждый раз он отвлекается. В этот момент он выглядит героем, потому что весь такой в делах, что-то решает, с кем-то постоянно общается и так далее.

На деле же, в таком режиме просто невозможно работать продуктивно. Мессенджеры очень назойливы и их очень сложно игнорировать. Уведомление найдет вас на экране смартфона, планшета, компьютера, часов и скоро наверное будет приходить напрямую в мозг. Пожалуй, главная их проблема — сообщение нельзя отметить непрочитанным, вы вынуждены реагировать моментально.

Когда вы погружаетесь в задачу вам необходимо 10–15 минут, после них следуют 30–40 золотых минут продуктивности, в которые ваша производительность кратно умножается. Я работаю только так. В полной концентрации и без отвлекающих факторов. Когда я работаю в шумном месте, где невозможно избежать посторонних звуков, например, аэропорт, я использую наушники, в которых слушаю исключительно шумоподавление))

Если у ваших коллег есть привычка просто прийти к вам и начать что-то говорить, забудьте о продуктивности. Это еще хуже мессенджера, потому что полностью выбивает вас из задачи. Каждый раз, когда к вам кто-то подходит, он полностью переключает вас на обсуждение того, зачем пришел.

Когда-то давно, когда у меня не было своего кабинета, я ставил на стол табличку, на которой было написано «Меня нет, даже на секундочку, вообще нет». Через пару недель все привыкли к тому, что если я ставлю эту табличку, то я погружен в какую-то задачу. Конечно, есть риск того что окружающие вас рас***дяи поднимут вас на вилы, но вы быстро забудете об этом после очередного повышения и отдельного офиса)

Ооо, это мои любимые. Они обклеивают весь монитор стикерами разных цветов, а в случае, когда место закончилось, они перекидываются с ними на клавиатуру и стол. Скорее всего, у них есть бумажный ежедневник и даже не один. Для них главное — чтобы все видели, как они загружены работой, ведь если у них двести стикеров на мониторе, то только так они действительно работают.

Они в восторге от своей системы планирования и считают себя очень организованными ребятами. Как по мне, так это худший пример неудачного планирования, который только может быть и от таких людей надо избавляться.

Ладно, давайте я расскажу почему это не работает. Ваша система организации времени — это живой организм. В нем постоянно исчезают, появляются, передвигаются дела, поэтому храните все в одном месте. В современном мире дело не может быть записано на клочке бумаги и вот почему: к нему часто добавляется, время, место, ссылка, несколько ссылок, предварительная переписка, другой человек и т.д.

Даже если вы смогли записать все это в вашем гребанном ежедневнике, то когда событие переносится, вам придется все это переписывать. Многие события будут повторяться раз в неделю, каждый второй вторник, раз в год, по приезду в какое-то место, при возникновении другого события и так далее. Это просто невозможно организовать в виде стикеров и бумажных ежедневников!

Также у вас должен быть доступ к своему календарю из любой точки мира и с любого девайса. Ваш календарь и вся ваша работа должны быть полностью автономны и не привязаны ни к чему. В январе у моего ноутбука умер экран и мне пришлось экстренно переезжать на другой. Это заняло 5 минут, причем старый ноут мне вообще не понадобился!

В моей системе планирования календарей несколько. Личный и для сына отдельные, рабочий, который в свою очередь делится по проектам. Все это легко включается и выключается одной галочкой в «Google Календаре».

В моем случае все особенно сложно, потому что я живу на две страны, у меня пять разных бизнес-проектов, люди, с которыми я общаюсь, живут в пяти городах в США, даже не знаю, в каком количестве городов в России, Австралии, Украине, Вьетнаме, Индии и т.д. Моя система позволяет никогда ничего не забывать и всегда все делать вовремя как минимум.

Итак, вы решили что планирование — это не для вас, вы и так отлично справляетесь. Ваша выверенная система стикеров работает отлично и не нуждается в модификации. Вам это просто не нужно, вам и так нормально.

Правда, недавно вы забыли сдать отчет вовремя, потому что забыли записать пару задач, которые вы посчитали неважными, а для вашего непосредственно руководителя они оказались ключевыми. Он, конечно, самодур и вообще непонятно, как оказался в роли вашего руководителя. И совершенно по непонятной причине следующий крутой проект, премию и повышение отдал не вам. Естественно, я сильно утрирую, но думаю, ключевую мысль вы уловили.

Увы, большая часть людей просто не способны работать эффективно и не смогут никогда. Именно от них будет первый десяток густо заплюсованных комментариев под этой статьей))

Я так понял, что сейчас это прям модно. Появилась какая-то проблема/задача/проект, и руководитель в ту же секунду создает группу в телеге, сразу туда что-то накидывает, добавляет всех, кто должен работать над этой задачей, и еще тех, кто должен быть в курсе, и тех, кого он считает нужными, короче максимум народа.

После чего, если ты не отписался о чем-нибудь в ближайшие пару часов, ты просто ничто, тебе зря платят з/п. В итоге это приводит к огромному количеству бестолковых обсуждений любых малозначительных задач. Мне это больше всего напоминает планерку на 10–15 человек, где два человека разговаривают, а остальные сидят и втыкают. Это идеальный пример демонстрации работы при полном отсутствии таковой.

Чат по задаче в мессенджере — это просто поток несвязанной информации, которую невозможно структурировать и контролировать. Эта хрень идеальна только для того, чтобы рисоваться и потом кого-то обвинить в том, что он не прочитал в какой-то момент какой-то комментарий и не сделал этого сразу же.

У меня есть несколько знакомых москвичей, которые в любой момент времени втыкают в телефон, так как искренне считают, что если они ответили в 6 утра в субботу, то они с гордостью носят флаг трудоголика и естественно на них все держится. Часто такие действия совершаются под соусом сбора и учета мнений разных заинтересованных сторон. Это бред.

Зачем вам вообще знать мнение других людей? В современной корпоративной культуре мнение очень часто высказывается не для того, чтобы действительно что-то решить быстрее или лучше, а для того, чтобы просто обосновать нужность этого человека.

В итоге мы получаем кучу бесполезных идей, с которыми придется считаться. Давайте сравним их с водорослями на винте катера. За результат всегда отвечает один человек. Если больше одного человека, то за результат не отвечает никто. Любая задача делается одним человеком, если в ней участвуют два человека, это уже две разных задачи.

Если в проекте участвует команда из пяти человек, это пять разных задач, а если человек десять, это уже две команды и между ними коммуницируют только тимлиды.

Естественно, все, что я написал — это утопия. Все это работает для меня. Если вы пройдетесь по офису нашей Direct Line Digital, то гарантированно найдете стикеры и людей, которые втыкают в телефоны каждые несколько минут. И с каждым следующим кругом от меня таких людей будет больше.

Плохо, когда наоборот. Такие люди в сорок лет просыпаются и не понимают, почему они все еще не зарабатывают, им не доверяют крупных проектов, их бизнес развалился и т.д.

На все это очень легко забить и быть Лобановым, а потом жаловаться на жестокость окружающего мира и обвинять всех и все вокруг. Если вы прочитали этот текст и решили, что это все не для вас, то пусть оно так и будет. Мир состоит не только из высокоэффективных людей которые двигают горы. Если вам понятно то, что я описал, то напишите мне в личку, я всегда ищу хороших управленцев.

#продуктивность