Учёт и контроль деятельности НКО: люди, ресурсы, программы, финансы

В России зарегистрировано порядка 250 тысяч общественных движений, товариществ, благотворительных фондов и других видов некоммерческих организаций. Многим из них нужны собственные системы управления и контроля процессов, современные способы коммуникации и с собственными участниками, и с гражданами/организациями, с которыми НКО сотрудничают.

Сегодня мы расскажем, как помогаем благотворительным организациям наладить системы контроля и учёта.

Я – Ольга Павленко, партнёр бизнес-спецназа Амивео, службы перестройки операционных и бизнес-процессов, директор по работе с клиентами. Занимаюсь также сферой цифровых услуг и курирую направление работы с некоммерческими организациями.

В своих статьях на vc.ru мой коллега Кирилл Тихонов уже рассказывал, как мы увольняли сотрудников, которые точно не сделают бизнесу лучше.

А сегодня я хочу рассказать, как наш бизнес-спецназ Амивео помогает некоммерческим организациям наладить внутренние коммуникации и работу с клиентами.

Что мы, спецы по операционным и бизнес-процессам, забыли в отрасли некоммерческих организаций? Нас зовут, чтобы наладить бизнес-процессы и починить то, что поломали другие – причём тут НКО?

На самом деле, в деятельности коммерческих и некоммерческих организаций много общего. Как мы помогаем бизнесу, так же помогаем НКО – с настройкой операционных процессов, созданием и доработкой IT-систем, аналитикой, отчётностью, контролем деятельности. Мы приходим быстро, действуем с военной чёткостью, решаем проблемы самостоятельно. Оплату берём за результат и отвечаем за него по договору.

НКО? Это же мошенники!

Есть и такие. Если быть более точными, то мошенники – это в основном даже не НКО, а люди, которые прикрываются именем благотворительных организаций. Сшибают «денежку на лечение» по электричкам и рассылают в Сети баннеры: «Помогите спасти, перевод на карточку».

Но есть, конечно, и фонды-однодневки, нечистые на руку.

Мы работаем только с официально зарегистрированными компаниями. Проверяем их историю, реализованные проекты и добрые дела. Становиться крупной компанией и нести добро, чтобы потом начать мошенничество – просто нет смысла. Есть много более простых способов отмыть деньги или сделать ещё что-нибудь нехорошее.

И мы точно знаем, что наши подопечные фонды – действительно работают и помогают людям. А мы помогаем фондам – наладить коммуникацию, отчётность, контроль процессов.

Ой, ла-адно, какие отчёты-контроль у благотворительной организации!

Да-да, конечно. НКО живёт по ещё более сложным законам, чем коммерческая организация. Ведь в деятельности НКО вовлечены не две, а три заинтересованные стороны! Это:

  1. сама организация,
  2. благополучатель, которому НКО помогает,
  3. жертвователи, на средства которых НКО функционирует.

Так что контроля и коммуникаций нужно ещё больше, чем у коммерческих компаний. Вот что получается в самом общем приближении:

  • НКО работают с благополучателями (это лица или организации, которым НКО помогают) – значит, нужно создать и поддерживать клиентскую базу: кто благополучатели, какие волонтёры с ними работают, за счёт каких донаторов обеспечиваются потребности, каких специалистов нужно привлекать и так далее.
  • Волонтёры работают бесплатно, но их нужно обеспечивать питанием, формой, материалами, проводить обучение – это тоже статья расходов, требующая своих расчётов, планирования и учёта.
  • НКО оперирует денежными средствами – для начала требуется обеспечить их получение (это фандрайзинг), потом управление и распределение, учёт и контроль расходов.
  • НКО должна где-то брать донаторов, волонтёров и специалистов – для их привлечения нужно проводить различные активности и маркетинговые мероприятия, а это снова люди и деньги.
  • Все показатели нужно контролировать, материальными и человеческими ресурсами – управлять.
  • Перед учредителями и донаторами необходимо отчитываться – значит, всё вышеперечисленное требуется собирать воедино и каким-то образом структурировать.

И всё это – только в первом приближении!

Цифровизация – переупаковка громоздких процессов в компактную форму

Что такое цифровизация – это перевод компании на современные рельсы. На основе современных технических решений и информационных технологий перестраиваются коммуникации, повседневные процессы, базы знаний, способы сбора статистики и формирования отчётности. Всё это организуется в единую цифровую систему.

В результате и действия, на которые раньше уходило полдня, выполняются за пару минут, ничего не теряется и не забывается, вся информация доступна в структурированной и наглядной форме, появляются «быстрые» способы коммуникации, развёрнутые статистические отчёты, способы контроля сотрудников, финансов, процедур и многое другое.

В зависимости от направления деятельности и потребностей конкретного НКО, цифровизация может, и должна решать разные сопутствующие задачи: эффективно управлять услугами, помогать в выполнении административных функций, создавать обширные базы знаний, структурировать информацию для партнёров НКО. Ну и, конечно, банально автоматизировать процессы, на которые прежде уходила прорва времени. Обработка информации происходит значительно быстрее, гибкость процессов повышается, становятся видны точки роста, ускоряется взаимодействие внутри организации и с внешней средой.

Сейчас я хочу показать, как это может работать на примере конкретной организации и определённого круга задач.

Как мы налаживали контроль и учёт для благотворительной организации со сложной системой работы

Один из самых непростых случаев в нашей практике. Мы гордимся решениями и результатом, а ещё на основе этого кейса мы выработали целый ряд постулатов для работы с НКО, о которых расскажем ниже.

Исходные данные. НКО с широкой темой поддержки благополучателей, в год через неё проходят десятки тысяч людей с особенностями, их родители и опекуны. Доноры – частные и корпоративные, также компания подаёт заявки на гранты. Разрабатывает собственные программы коррекционного обучения.

Задача. Наладить систему контроля и учёта всех процессов и каналов коммуникаций. Получать статистику по эффективности методик. Внедрить систему интерактивного представления методик, оказывать больше дистанционных услуг.

Что было сделано. Мы построили цифровую экосистему, которая содержит данные о благополучателях, специалистах, волонтёрах, донаторах + организовали в Сети просвещение широких масс по тематике организации и привлечение доноров.

Организовали систему хранения данных, чтобы они не валялись на листочках у сотрудников под мониторами, а были собраны в единой базе.

Создали наглядную систему коммуникаций.

Представили услуги в виде цифрового каталога, разделили их по целевым аудиториям, завели отдельные разделы под мероприятия для волонтёров и семей благополучателей. Для каждого сегмента благополучателей определили точки контроля.

Разработали схему анализа прогресса благополучателей. Она учитывала динамику развития, программы обучения. В систему были заложены эталоны соответствия и профиль среднестатистического благополучателя, чтобы оперативно определять отклонения и корректировать методики.

Сроки: 1 год. Самым сложным была работа с персоналом: люди привыкают действовать по накатанным схемам, даже если эти схемы громоздкие, и убедить их вдруг начать действовать иначе – очень сложно. Тем более что волонтёры благотворительной организации – это не сотрудники предприятия, к ним нужен совсем другой подход с упором на нематериальную мотивацию. Изменения происходят медленно (хотя бывали в нашей практике случаи, когда требовалось быстро поменять структуру НКО, и мы это делали, но такое случается редко). Чтобы цифровая система работала, сотрудники не должны её бояться, избегать, откладывать внесение данных и вот это всё. Система должна гармонично встроиться в повседневную работу с данными, стать удобным инструментом для сотрудников. Нередко доносить до них эти тезисы приходится, проводя длинные лекции и месяцами буквально водя их за ручку по новому цифровому миру. Но результат того стоит.

Но всем ли НКО нужна цифровизация?

Скажем так: с ней удобнее, чем без неё, но не во всех случаях овчинка стоит выделки.

Пример 1. Благотворительная организация существует на средства единственной коммерческой компании. Занимается помощью людям с редкими генетическими заболеваниями, всего благополучателей - около двух десятков. Через НКО обучается в год до ста специалистов.

Это простая в управлении компания, она не нуждается в дополнительных источниках финансирования и правительственных грантах. Клиентскую базу и базу специалистов такого размера можно вести в офисных программах.

У такой компании просто нет настолько масштабных задач, чтобы затевать внедрение цифровизации.

Пример 2. НКО помогает людям с особенностями физического и ментального развития, разрабатывает собственные коррекционные методики, обучает благополучателей по специальным программам, вовлекает в процесс их семьи и опекунов. У благотворительной компании множество источников финансирования, она постоянно подаёт заявки на гранты (а для этого нужны документы, цифры, кейсы, результаты), вовлекает в свою деятельность волонтёров, частных инвесторов, корпоративных донаторов. Планирует расширить дистанционные программы обучения, анализировать каналы коммуникаций с благополучателями и собирать статистику по эффективности методик. Вот этой компании цифровизация нужна.

Ключевые тезисы для НКО, которые хотят организовать систему учёта, контроля и коммуникаций

  1. Чтобы эффективно взаимодействовать с внешним миром, нужно сначала построить эффективную цифровую коммуникацию внутри компании. Для этого требуются единые почтовые сервисы, налаженная структура хранения документации с определёнными правами доступа, проектная документация и отчётность, общие для всех процедуры и правила, а также способы их контроля и управления.
  2. Все виды помощи, которые предоставляет благотворительная организация, должны быть каталогизированы и разнесены по группам. Каждая группа – это целевая аудитория, которой предназначены услуги и мероприятия (волонтёры, благополучатели, семьи благополучателей).
  3. Данные должны быть оцифрованы и чётко структурированы. Всё, что сейчас хранится в блокнотах, на стикерах, в головах и личных почтовых ящиках, нужно перенести в единую информационную среду. Заодно соберётся база знаний, которая поможет новым волонтёрам и специалистам. Соответствующие материалы можно систематизировать в виде галерей, статей, роликов.
  4. Необходимо создать общие для всех алгоритмы принятия решений и ведения процедур, внедрить систему мониторинга.

Типичные проблемы при взаимодействии с НКО и способы их решения

Благотворительные организации требуют цифровой трансформации в той же мере, что и бизнес-сегмент, если не в большей. Но в этом сегменте есть серьёзные проблемы с финансированием, из-за чего особенно трудно построить понятный и прозрачный кейс и показать донатору, каким образом вложенные в IT-проект деньги пойдут на пользу благополучателям. Но даже если донаторы хотят помочь – экономическая ситуация сейчас нередко вынуждает их сворачивать даже относительно недорогие благотворительные программы.

Что мы можем сделать в этом направлении?

Во-первых – показывать максимально прозрачные кейсы и скрупулёзно исполнять бюджет.

Во-вторых, мы глубоко погрузились в особенности работы НКО и мониторим на рынке IT-решения, которые могут оказаться перспективными в этом направлении.

В-третьих, мы постоянно ведём переговоры с IT-корпорациями – некоторые согласны предоставлять благотворительным организациям свои продукты на льготной основе.

И, наконец, во время карантина мы разработали доступную систему CRM на базе Битрикс24 для НКО, она подходит для небольших организаций и как первый шаг к цифровизации благотворительного общества.

А тут есть информация для НКО, которые хотят перемен, но не понимают, что именно нужно делать и как.

В комментариях я готова обсудить ваш опыт построения цифровой экосистемы, структурирования бизнеса или узнать про ситуации, когда цифровизация была очень нужна компании, но что-то не сложилось.

А может быть, у вас есть опыт взаимодействия с благотворительными организациями и другими НКО?

0
64 комментария
Написать комментарий...
Мартин Ефремов

Не очень понятно, какие процессы надо настраивать в НКО, если их принцип (не берем мошенников) - максимальная прозрачность и минимум сотрудников и вообще телодвижений.

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Павленко
Автор

Процессы жизнидеятельности те же, что и в бизнесе. Оптимизация, автоматизиция применимы и дают эффект.

НКО не рождается с готовой оптимальной структурой.

Ответить
Развернуть ветку
Mercator

Мы мелкая нкошка и у нас никогда на будет денег на подобные услуги, но читать было интересно.

Ответить
Развернуть ветку
Кирилл Тихонов

По-первых, можно выиграть грант. Это тоже непросто, но однако вполне реально. 

Во-вторых, не факт что вам нужен весь комплекс услуг. Начать можно с чего-то небольшого. 

В-третьих, причинно-следственная часть другая. Если вы будете расти и развиваться, то и услуги такие понадобятся на определенном этапе, и деньги под такой проект получить будет проще.

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Павленко
Автор

Решать, конечно, вам. Но познакомиться и поговорить о ваших потребностях и способах их решения всегда можно. 

Ответить
Развернуть ветку
Оксана Самойлова

Вы целый год вели работу с НКО?? Видимо, это было что-то очень крупное, потому что большинство нкошек живет сильно меньше этого срока)

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Павленко
Автор

Есть организации с деятельностью 10-20 лет в этой сфере, но иногда к нам обращаются и относительно молодые НКО 2-5 лет. 

А вот официально сделать благотворительный фонд-однодневку не так легко, закрыть такую организацию можно через суд, насколько мне известно. Поэтому и случаются истрии и разбирательства с недобросовестными директорами фондов. К счастью, это не наша история. Мы за порядок в делах.

Ответить
Развернуть ветку
3 комментария
Станислав Домодедов

Из статьи понял один большой плюс: с вами удобно договариваться для получения скидок у айтишников))

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Павленко
Автор

с нами вообще удобно, но это был слоган другой компании )) 

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Андрей Гутарев

А можете привести примеры НКО с которыми вы работали? Был кто-то известный?

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Павленко
Автор

На нашем сайте https://amiveo.com на главной странице есть раздел "наши клиенты" - разверните и увидете основные НКО.  В новостях мы публикуем некоторые проекты для таких организаций. 

Собственно, простой запрос в поисковике "павленко амивео благотворительность" отведут вас к некоторым площадкам и СМИ, которые рассказывают про нашу деятельность в этом направлении

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Елена Миненкова

Может и не по теме вопрос, но поясните, пожалуйста: если к вам придет представитель НКО, которого вы заподозрите в мошенничестве, обратитесь ли вы в органы? Маловероятно, конечно, что мошенники захотят воспользоваться вашими услугами, но тем не менее..

Ответить
Развернуть ветку
Кирилл Тихонов

Ну во-первых, основной массе таких мошенников мы не нужны. Но были пара случаев. Обратился человек из региона с просьбой сделать сайт с платежной системой для сбора пожертвований. Мы попросили оформить этот запрос на одной из волонтерских площадок, которые перед регистрацией проверяют организацию. Человек тут же слился.

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Гаврилов Семен

Блин, а я-то думал, что там (у нко) всё проще. Открыл, собрал деньги, зарегистрировал поступление, перевел. Откуда столько сложностей?

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Павленко
Автор

А в магазинах что сложного: купил - продал, даньги - в карман... но в реальности все сложнее: налоги, регуляторы. Так и с НКО.

Ты обоснуй для начала, что деятельность некоммерческая при открытии, а потом на твою деятельность (и в первую очередь, финансовую) будут пристально смотреть. А грант возьмешь из ФПГ, наприме (хотя их много больше) - отчитаться надо. Все по законам бизнеса.

Ответить
Развернуть ветку
7 комментариев
Vasilisa Petr

Еще б «просто» рекламное агентство!
И продвинутые аналитики, и оптимизаторы.. искрометный юмор, зажигательные танцы, акробаты, фокусники, метатели ядра, дрессированные гуси и шоу со львами))
Что не пост, то мастера на все руки. 

Ответить
Развернуть ветку
Кирилл Тихонов

Строительством не занимаемся. И доставкой грузов. И выращиванием овощей. И еще 100500 видами деятельности.

А! Да. И не учим еще никого как стать успешными

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Павленко
Автор

очень приятно, что вы в рядах нашего фан-клуба )) 

Ответить
Развернуть ветку
Сurly Bitch

"организовали в Сети просвещение широких масс по тематике организации" - то есть, вы еще и своего рода рекламное агентство?

Ответить
Развернуть ветку
Кирилл Тихонов

Мы предоставляем полный сервис. Еще и юридическое сопровождение, и бухгалтерские и финансовые услуги можем. И отвечаем за качество работ.

Ответить
Развернуть ветку
Henry Lawerence

Здравствуйте. С удовольствием читаю и эту, и прошлые статьи, спасибо вам за них! Но у меня сложилось впечатление, что сотрудники в компаниях, с которыми вы работаете, в большинстве своем какие-то клинические идиоты. Из прошлых статей точных цитат не приведу, но и в этой есть: "...Нередко доносить до них эти тезисы приходится, проводя длинные лекции и месяцами буквально водя их за ручку по новому цифровому миру".

Как-то это слишком преувеличено, нет?

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Павленко
Автор

Природа человека такова, что сложно ему меняться. Если упростить любую мечту человека, то звучать она будет примерно так: "я хочу получить качественно иной результат, но при этом хочу продолжать жить так, как привык" Типа, взмах волшебной палочки - я и самая успешная и богатая. Но так бывает только в сказках.

Нет, с идиотами мы не работаем, но понимаем, что перемены болезненны и неприятны. Однако, большинство адекватных  людей их принимают при должной мотивации и объяснении. 

Ответить
Развернуть ветку
Margarita Gavrilenko

" Через НКО обучается в год до ста специалистов. " - обучается чему, если благополучателей пара десятков и цели/механизмы известны и понятны

Ответить
Развернуть ветку
Виктор Махотин

Тоже об этом подумал. 100 специалистов - это новый каждые три дня. Для чего они нужны если организация небольшая?
А она небольшая, исходя из другого текста... 

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Павленко
Автор

Здесь нет ошибки. Поясню специфику именно этой организации. Это фарма, выделяющая грант на изучение узконаправленного генетического заболевания и оказывающая поддержку таких благополучателей. Генетичекая "поломка" настолько редка, что в России таких случаев зафиксировано всего десятки (раньше были единицы - не могли диагносцировать). А вот врачей, генетиков  учить надо многих - вот сотни специалистов и проходят курсы повышения квалификации на базе этого фонда. 

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Prikhodko

Инсайт, который подчерпнул лично для себя что бизнес-кейс на примере нко, априори выигрышный для начинающей консалтинговой компании:)
- отсутствие бюджетов на повышение не то чтобы опер эффективности, а вообще какой либо превращает их в постоянно отстающий по всем вертикалям процессов сегмент;
- удобный скорее всего клиент с тз внедрения инициатив, не будут особо спорить
- очевидные гэпы, которые скорее всего бросаются в глаза на входе обеспечивают quick wins
- можно юзать провайдеров ит решений для обкатки пилотов новых продуктов за бесплатно, в итоге win win partnership, хороший бизнес кейс, потенциальный кросс сел, скидки и все дела

Ответить
Развернуть ветку
Vlad Kruglov

То есть, серьезно? Где-то всё настолько плохо, что даже сервера почтового нет?

Ответить
Развернуть ветку
Кирилл Тихонов

Гораздо хуже когда он есть. Физически есть. В подвале. Установленный 15 лет назад. 

А так-то почта обычно в облаке лежит, один-два адреса. 

Кстати, вот смешной случай. Один руководитель решил, что персонифицированная почта у сотрудников - зло, потому что ее невозможно контролировать. И посадил всех на один адрес. Результат - прорва почты в одном ящике, понять кому пришло письмо - невозможно, а главное всегда можно сказать - а я думал это письмо не для меня, а для Васи. В общем письма теряются, задачи не делаются, вся организация перманентно на ушах и в дедлайнах по горло. Такая себе операционная эффективность.

Ответить
Развернуть ветку
Mercator

Да не будем мы расти) Наша деятельность вообще никого не интересует и не приоритетна. Наши «благополучатели» с лапами и хвостами. Они даже в определении не прозвучали. Так что я просто послушаю и пойду отчетик о поступлениях в экселе клепать.

Ответить
Развернуть ветку
Кирилл Тихонов

Воля ваша ) Но с лапами и хвостами мы работали - с ассоциацией благополучие животных

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Павленко
Автор

очень грустно, когда представитель благотворительной организации считает, что они никому не интересны, не важны и расти не будут.. выгорание.

Ответить
Развернуть ветку
8 комментариев
Борис Васильев

Сначала боль (две части):
- обратились в несколько крупных НКО, из тех, что на слуху/на ТВ, так что не буду пиарить ещё, с предложением своей продукции (есть рекомендации для их нездоровых клиентов); один в один - замотали в бюрократии, даже образцы не разрешили доставить, в меняемых причин не привели;
- поступает много запросов от НКО с просьбами нашей  продукции (есть рекомендации для их нездоровых клиентов); один в один: обещают горы пиара, приезжают, получают, сливаются.
Вот как с этим жить?

Теперь суперболь.
Большинство упомянутых в первой части НКО занимаются сложными, редкими, орфанными заболеваниями.
Вот вводится новый налог (15% НДФЛ), который полностью планируется направить на борьбу с орфанными заболеваниями.

А есть ли  исследования, показывающие статистически достоверный сравнительный эффект от каждого рубля, направляемого на лечение (громких) орфанных заболеваний и на элементарное лечение простуд/насморков/ангин/миндалин/аденоидов/гриппов/мелких ран или переломов, на создание ФАПов (не хватает), на прививки, и пр., то есть помощи среднездоровым детям и взрослым:
- рост продолжительности жизни населения;
- увеличение трудоспособности (по годам и за весь период трудоспособности);
- увеличение фертильности обоих полов, и т.п.

Уверен, что таких исследований нет.
А были бы результаты, пиариться отдельным персонам, фотографируясь с вылеченным ОДНИМ ребенком за жалкие, например 15,000,000 рублей - было бы сложнее.
Поскольку за 15,000,000 рублей можно обеспечить сотням деревенским женщинам безопасные роды, помочь улучшить качество жизни тысячам людей доступными (сейчас не всем) лекарствами и прививками.

Ответить
Развернуть ветку
Кирилл Тихонов

Борис, безотносительно вашего продукта, история о котором хорошо известна на разных сайтах.

Безответственность очень часто бывает и в коммерческих структурах, но в НКО, в целом, ее больше, к сожалению.

Второе. Есть НКО, реализующие адресную помощь, а есть системную. Наши услуги востребованы как раз для вторых

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Юлия Левицкая

Ну может амивео тоже благотворительностью занялся)

Ответить
Развернуть ветку
Кирилл Тихонов

Скорее мы яркий пример социально ответственного бизнеса. Пока остальные только рассуждают на тему благотворительности, мы реально помогаем сектору.

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Павленко
Автор

 "Услуга, оказанная бесплатно, услугой не является и ценности в себе не несет".  Сначала мы предлагали ряд вещей для НКО бесплатно, но во внедрение и эксплуотацию попадало лишь 5-10% таких инициатив. Мы тратили ресурсы и - бестолку!
Сейчас  ввели специальное ценовое предложение для благотворительных организаций и утвердили внутри себя правила работы с таким клиентом. И успешных проектов стало 80-90% сразу.

 Однако,  консультации или доклады продолжаем оказывать НКО бесплатно по проектам - у нас за эти годы накоплен огромный материал по ситуации и проектам в НКО РФ и Европы.  В этом наша социальная обтветственность и благотворительность.

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Ника Жуковская

А что вы глобально понимаете под цифровизацией? Умение условной тети Гали-бухгалтера пользоваться электронной почтой тоже входит в это понятие?

Ответить
Развернуть ветку
Кирилл Тихонов

Тети Гали неумолимо уходят в прошлое. Наше настоящее - это профессиональные сотрудники и сервисы.

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Павленко
Автор

Если бухгалтер Галя все еще ведет дела на счетах, а деловую переписку ведет через личный ящик,  то ее пора отправить на пенсию или к внукам, а бухгалтерию передать  в более надежные руки - финансы как-никак. Правда, такой катастрофы мы пока не встречали.

А вот администратору дать АРМ вести запись благополучателей  и контролировать расписание консультаций, занятий, наличие помещений и свободного времени у валонтера или сотрудника-специалиста, заменив бумажный толмуд или  5 экселек - запросто входит.  

Ответить
Развернуть ветку
61 комментарий
Раскрывать всегда