Я ничего не успеваю. Что делать?

Две глобальных проблемы, с которыми я столкнулась в разное время:
1. Я не знаю, чего хочу
2. Я знаю чего хочу, но ничего не успеваю
Сегодня хочу поговорить о второй, на следующей неделе — о первой. Я не знаю, что делать вам, но расскажу, что помогло мне.

народное творчество

Признать свою ограниченность

Я работаю продакт-менеджером в продуктовой ИТ-компании. Я влюблена в свою работу и потому количество моих идей превышает количество часов в сутках. Раньше я стрессовала от ограниченности своих возможностей, но потом поняла:

Нельзя успеть всё и сразу, но можно успеть главное и по очереди.

Основная причина: человек способен всего на 3-4 часа концентрированной работы в день, о чем поведал Андерс Эриксон в своей книге "Пик: как достигать сверхрезультатов". Многие исследования позже вторили ему, да и мои наблюдения подтверждают эту теорию.

Я не знаю людей, которые все 8 часов рабочего дня вкалывают с одинаковой продуктивностью без потери концентрации и внимания.

Поэтому задача "всё успеть" сводится к грамотному распределению своих 4-х часов концентрации и построению дня вокруг них.

Если же вы или ваш работодатель хотите выжать из себя 12 продуктивных часов день, то эта статья вам ничем не поможет. Я считаю это невозможным и опасным для здоровья.

с просторов интернета

Взять ответственность за приоритеты

4 часа в день — не так уж много. Логично поместить сюда самые мозгоёмкие и приоритетные задачи. Однако, как часто мы:

а) расставляем приоритеты и

б) действительно следуем им?

Проблема в том, что расстановка приоритетов — сама по себе сложная задача, требующая вдумчивого анализа и ответа на вопросы:

  • Какую цель я хочу достичь?
  • Какая задача из списка максимально приблизит меня к цели?
  • На основании чего я решил, что именно эта задача принесет наибольший эффект?
  • А что, если я не прав?

В реальности, никто не может гарантировать, что выполнение любой задачи принесет успех и оправдает возложенные на нее ожидания.

Поэтому самое сложное — даже не расставить приоритеты, а принять на себя ответственность за возможность ошибочных действий. Делать все подряд — гораздо проще. Да, задач много, но их можно механически делать, а не анализировать и принимать сложные решения — мозг такое не любит и пытается соскочить.

Научиться игнорировать задачи

Даже если удалось взять себя в руки и расставить приоритеты, встает следующая проблема: как поступать с не приоритетными задачами?

Т.к. я работаю в ИТ, каждый день я вижу как лихо пополняется бэклог. Он настолько огромен, что мне страшно представить, каких размеров бэклог у Google, Apple и иже с ними. Что делать с бесконечным списком, который никогда не закончится?

После того, как мы с коллегами расставили приоритеты на ближайшие полгода, я стала заниматься только приоритетными задачи и обнаружила, что:

Если долго игнорировать не приоритетные задачи, можно увидеть как их выполняет кто-то другой. Или как о них забывают.

Это приятное открытие. Потому что с меня-то спросят за приоритетные задачи, операционка мало кого волнует.

Конечно, у нас есть регулярный пересмотр приоритетов в связи со вновь поступившими запросами, есть и "вторая очередь" — куда попадает всякая мелочёвка, поэтому всё это как-то движется и обрабатывается. Но это не доставляет стресса лично мне, потому что я всегда помню о главном и строю свой день вокруг этого.

Снизить свою значимость

Я часто вижу, как люди сами взваливают на себя кучу задач, потому что:

  • больше некому;
  • это очень важно;
  • мне не сложно помочь;
  • я не могу это никому доверить;

И захлебываются в операционке, будучи уверенными в такой необходимости. Однако, когда такие люди уходят в отпуск — мир не рушится, а бизнес продолжает существовать. Более того, даже когда увольняются "ключевые сотрудники" — в 99% бизнес продолжает существовать и как-то справляется. Поэтому какими бы важными не казались задачи — скорее всего, если вы не успеете часть из них — не случится ничего страшного.

Следовать плану

На каждый день я составляю план работ, исходя из своих ограничений — 3 часа концентрированной работы и еще 3 — на рутину и общение с коллегами. Мой план изначально адекватен и выполним.

Если вдруг в течение дня мне прилетает что-то еще, требующее более 2 минут моего внимания — то эти задачи уходят под черту текущего дня — сегодня я ими заниматься не буду, иначе не успею выполнить план на сегодня.

Этому правилу очень трудно следовать. Постоянно кажется, что прилетевшая задача — мелочь и быстрее ее сделать, чем записать и потом отдельно обдумать, но нет. Практика показывает обратное. За день таких мелочей прилетает слишком много в итоге мои 6 часов неконтролируемо раздуваются и силы тратятся не на приоритеты, а то, что "влезло без очереди".

Если вы обнаружили, что ничего не успеваете, первое, что стоит сделать — прекратить докидывать задачи в список.

Не делить время на рабочее и на личное

Это сомнительный совет, и он не для всех. Поскольку я работаю на удаленке и работу свою люблю, у меня нет четкого разделения на "рабочий день" и "личное время". Все вокруг пишут, что это плохо и неправильно, но для меня это отлично работает.

Я работаю спринтами по 40 минут и делаю 20-минутные перерывы. В эти 20 минут я вписываю домашние дела: принять душ, помыть посуду, убраться. Это хорошо переключает от работы, а также экономит личное время, которое я трачу на быт.

Если вдруг в середине рабочего дня я понимаю, что хочу спать или гулять — я иду спать или гулять. Если в субботу вечером я понимаю, чтобы было бы неплохо добавить графики в новый личный кабинет партнера, я иду и пишу ТЗ. У меня нет чувства, что я перерабатываю, или наоборот недорабатываю, я чувствую себя органично в этом режиме.

Также я много учусь, и хотя все новые навыки я использую в работе, нельзя сказать, что я делаю это только ради работы — обучение также решает и мои личные цели.

В таком режиме я впервые почувствовала, что перестала воспринимать работу как работу — некий волевой акт, к которому себя нужно принудить ради пропитания, а настоящую жизнь — отложить до выходных.

Я стала относиться к этому как делу, которое я делаю, и хочу сделать его хорошо, и потому оно достойно чтобы я думала о нем не только с 9 до 18.

Такой подход позволяет больше успевать на работе, т.к. я не выпадаю из рабочего процесса после 18:00 и многие задачи осмысляю в фоновом режиме. И это позволяет больше успевать в личной жизни — потому что я вписываю ее в перерывы между работой, а не жду вечера или выходных.

Итого

1. Нельзя успеть всё, но можно успеть главное

2. Расставлять приоритеты — сложно, потому что нужно думать и принимать риски

3. Если игнорировать не приоритетные задачи — их сделает кто-то другой или о них забудут.

4. Мир не рухнет, если вы чего-то не сделаете, можно расслабиться.

5. Все, что сыпется сегодня — нужно отложить на завтра. А сегодня — делать только то, что запланировано на сегодня.

6. Если вам это близко и условия позволяют — можно попробовать вписать работу в общую канву своей жизни и сэкономить время за счет синергии.

Если вам понравилась статья — приглашаю вас в свой телеграм-канал @annakopyrneva

Пишу о продукте, ИТ и софтскиллах: верю, что softskills — наше всё, ибо роботы и искусственный интеллект скоро отнимут наш хлеб))

0
22 комментария
Написать комментарий...
Serge Sokolov

На Хабре в свое время была любопытная статья, где человек довольно подробно  описывал собственное психическое заболевание. Скорее всего это было начало биполярности. Так вот началом была чудовищная работоспособность и уверенность в возможности свернуть горы. Была полная уверенность, что теперь можно решить даже те вопросы, которые раньше казались совершенно неразрешимыми. То есть там человек действительно трудился совершенно спокойно по 12 часов и больше, и неадекватность у него стала заметна уже позже. Он не очень точно описывал, что собственно произошло, но видимо этого оказалось достаточно, что бы отправить его на стационар. 

Ответить
Развернуть ветку
Serge Sokolov

Но кстати я допускаю подобную работоспособность в американских стартапах по принципу психологии толпы. То есть как некий массовый психоз, в котором впрочем задействованы вполне адекватные люди. 

Ответить
Развернуть ветку
Анна Копырнева
Автор

Я тоже допускаю работоспособность по 12 часов в день, в том числе за счет использования стимуляторов. Но считаю это опасным для здоровья в долгосрочной перспективе.

Я раньше пила фенотропил - спасение всех студентов на время сессии. С ним действительно можно в два раза больше, но слезать с него тяжело((( Побочка в виде усталости, апатии, отсутствии сил, иногда проблемы с ЖКТ. 

Теперь стараюсь обходиться чаем и шоколадкой :) 

Ответить
Развернуть ветку
Serge Sokolov

Фенотропил? Жаль, что я про него ничего не знал! Представляю себе, чего бы я смог достичь, если бы не спал во время учебы! 

Ответить
Развернуть ветку
Alex Chernyshev

'Однако, когда такие люди уходят в отпуск — мир не рушится, а бизнес продолжает существовать'

Насчет мира не знаю, но как рушится бизнес из-за пропадания первых лиц - видел и не раз.   Уход в отпуск у руководителя без замены это всегда гарантированный бедлам и раздрай. Всегда, гарантированный. До попоек на рабочем месте.
Особо наблюдательные могут отследить уход в отпуск руководителей разных компаний из отделов  маркетологов, сейлов, тех.поддержки - просто по всплеску негативных отзывов тут. 

Ответить
Развернуть ветку
Анна Копырнева
Автор

Ужас какой, я с таким не сталкивалась, если честно. Но верю, что где-то и такое может быть.
Ну то есть, все немного расслабляются, когда босс в отпуске, но чтобы до попоек - не встречала))

Ответить
Развернуть ветку
Alex Chernyshev

Ну так вы фрилансер, это принципиально другой тип и работы и жизни.

По поводу управления временем. 
Сейчас доступно много литературы по воспоминаниям людей, участвоваших в каких-то сверхбольших проектах: БАМ, запуск человека в космос, постройка первых самолетов-невидимок, манхеттенский проект и тд. 
Там много пищи для размышлений на тему собственной эффективности, в том числе явно описано как все успевать. 
Ну и минимум пафоса и самолюбования, как в 'бродвейских историях' про фейсбук и амазон.

Ответить
Развернуть ветку
Art

можете пожалуйста пару примеров такой литературы дать? интересно почитать.

Ответить
Развернуть ветку
Art

это же просто означает, что весь процесс держится на этих "первых лицах" = херово работающая система

Ответить
Развернуть ветку
Alex Chernyshev

Скажем так: есть две категории людей, одни могут строить системы, другие же  - только работать в рамках уже созданной.
Ничего плохого в том чтобы 'работать в рамках' нет, просто это другой тип деятельности, который ведет в итоге к развитию другого типа мышления - 'пользовательского'. 
Все эффекты что я описал - результат именно такого мышления. 

Ну и все выше -  про частный бизнес и зарабатывание денег как основную идею, это не государственная служба, не армия и тд.
Есть куча примеров когда социальные службы функционировали просто из-за чувства ответственности, без ресурсов: в осажденном Ленинграде ходили трамваи, на Донбассе, в Косово/Карабахе чинили линии электропередач под обстрелами - много такого.
Но в случае частной компании, условный Хиро Онода не пойдет выполнять поставленные задачи партизаня  из леса 30 лет, если корпоративный офис взорвут враги  - какие бы процессы вы не ставили.
 
Поэтому да, весь процесс зарабатывания денег в частной компании держится строго на первых лицах и только на них. 
Ходить на работу сотрудники без руководства могут, зарабатывать деньги - нет.

Ответить
Развернуть ветку
Art

Согласен с вами, что зарабатывание денег это не про гос.службу и подобное. Но мне всё-таки кажется, что это сильно зависит от культуры в конкретной частной организации. Вспомним цветовую дифференциацию развития культуры компании, например из книги "Открывая организации будущего". Я больше чем уверен, что в рамках (низших) уровней типа янтарного всё действительно держится на "первых лицах", потому что без них ничего не работает (потому что все решения завязаны на них и они всем раздают пи*люлей).
Но если мы рассмотрим современные организации, стремящиеся к зеленому и бирюзовому уровню, где ответственность и принятие решений распределены, и люди имеют уже тоже более высокий уровень развития сознания/мышления, то, наверняка, в этом случае система работает намного лучше и без конкретного одного "главного"/"первого" человека, который принимает все решения и раздает всем пинки "чтобы все сотрудники работали".

Ответить
Развернуть ветку
Art

спасибо большое за статью!

вот это особенно классно:

Если вдруг в середине рабочего дня я понимаю, что хочу спать или гулять — я иду спать или гулять.
Ответить
Развернуть ветку
Анна Копырнева
Автор

Гровс Л. "Теперь об этом можно рассказать" - про манхэттенский проект
Хобты А.В. "БАМ: люди, которых я знаю" 
Крюков А.М "БАМ - трасса мужества"

А вот про космос и самолеты что-то с ходу ничего не нагуглилось) Не подскажите названия книг, пожалуйста..?

Ответить
Развернуть ветку
Alex Chernyshev
Ответить
Развернуть ветку
Анна Копырнева
Автор

Благодарю!

Ответить
Развернуть ветку
Dennis Vdv

А мне понравилось... Ждем вторую часть про первую проблему.

Ответить
Развернуть ветку
Mercator

Так все-таки с 9 до 18 или 6 часов в день?

Ответить
Развернуть ветку
Анна Копырнева
Автор

И то, и другое утверждение является верным :) Я работаю 6 часов чистого времени преимущественно в диапазоне с 9 до 18.
Но это не строгое правило - я часто подстраиваю свой день под свои потребности))

Ответить
Развернуть ветку
Mercator

Тогда не надо мимикрировать под людей со стандартным 8-часовым графиком. Если вы ничего не успеваете при 6 часах работы из дома, без мужа и детей, то советы, конечно, давать рано. И вы очень счастливый человек при таком малом количестве обязанностей и таком количестве свободного времени.

Ответить
Развернуть ветку
Анна Копырнева
Автор

Не ставила себе целью ни под кого мимикрировать и давать советы, лишь поделилась своим опытом.
PS. Муж и ребенок есть.
И да, я счастливый человек :) 

Ответить
Развернуть ветку
Mercator

Когда вы пишете про график 9-18 - вы создаете впечатление, что этот стандартный 8-часовой рабочий день с часовым обедом имеет к вам какое-то отношение. А на самом деле нет. Это и назвала мимикрией.

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Настя Каргаполова

Если муж с ложечки ест и сам палец о палец не ударит по быту - конечно ничего не успеешь.Если муж нормальный взрослый человек - это наоборот большая помощь в делах! Вдвоем быть вести сподручнее и быстрее. 

Ответить
Развернуть ветку
19 комментариев
Раскрывать всегда