Сколько стоит переход на удаленку?

Автор: Татьяна Пискарева, руководитель группы бухгалтерской практики BDO Unicon Outsourcing

Пока в Москве ужесточают карантинные меры, многие компании отчаялись в ближайшее время вернуться в офис. А кто-то еще во время первой волны пандемии оценил преимущества дистанционного режима работы: встречаться можно и онлайн, сотрудники прекрасно справляются с задачами без пристального надзора руководителя, а время на дорогу до офиса больше тратить не нужно, что способствует росту лояльности к работодателю. Однако все не так просто. Рассказываем, с какими подводными камнями могут столкнуться организации при переходе на удаленку.

С переходом на дистанционную работу первое, от чего хотят отказаться компании, – это арендованные площади. Но тут есть нюансы. Договор аренды имеет свои условия и штрафные санкции. Обычно, арендатор должен сообщить о своем намерении расторгнуть соглашение не менее, чем за два месяца до начала переезда. Соответственно все это время придется оплачивать ненужные пространства.

Еще одна проблема, с которой могут столкнуться арендаторы, – неотделимые улучшения. К ним можно отнести двери, окна, новую электропроводку – то есть любые преобразования, которые нельзя использовать отдельно от помещения. Арендодатель вряд ли позволит вам съехать, оставив дыры в стенах, но если вы оставляете эти изменения в качестве подарка, вам придется уплатить дополнительный налог.

Как не лишиться своих средств? Идеальный сценарий: арендодатель согласился на внесение неотделимых улучшений, например, возведение перегородок, и на последующую компенсацию расходов на этот ремонт. Данная договоренность фиксируется в акте приема-передачи с указанием стоимости изменений. Тогда арендатор признает сумму амортизации за период использования таких улучшений в расходах, а компенсацию, полученную от арендодателя, – в налогооблагаемых доходах. Если же арендодатель отказался компенсировать вам расходы на подобные изменения, то неотделимые улучшения вам придется передать безвозмездно и уплатить НДС со стоимости передаваемых улучшений. Размер налога напрямую зависит от рыночной стоимости неотделимых улучшений, определить которую поможет профессиональный оценщик. А это еще одна дополнительная статья расходов.

Отказавшись от офиса, вам также придется найти место для своего железа. Стоимость услуг транспортной компании, аренды мощностей дата-центра на время переезда (чтобы не приостанавливать бизнес-процессы), размещения вашего серверного и сетевого оборудования дата-центре зависит от размера и специфики компании, а также надежности и отказоустойчивости дата-центра. Так стоимость хранения оборудования для средней компании с численностью сотрудников до 500 человек начинается от 400-500 тысяч в месяц.

После переезда компании предстоит избавиться от ненужной мебели и техники. Тут у компании есть несколько вариантов. Первый: оставить все это в подарок арендодателю или раздать сотрудникам. Но тут возникает проблема, о которой мы говорили ранее, – уплата НДС со стоимости рыночной цены передаваемого имущества.

Второй вариант – это продать сотрудникам или другим покупателям, например, разместив объявления на сайтах типа «Авито», «Юла», ненужную офисную мебель и технику. Но здесь вам понадобится кассовый аппарат – согласно письму Минфина России от 25.01.2019 № 03-01-15/4355, ситуации, когда работодатель продает сотруднику собственное имущество, контролирующие органы квалифицируют как реализацию за наличный расчет.

За отсутствие кассового аппарата налоговая может оштрафовать предпринимателя до 50% от суммы, полученной за период торговли без онлайн-кассы, но не менее 10 000 рублей. Юридических лиц ждет штраф до 100% от суммы товара, но не меньше 30 000 рублей.

Установка онлайн-кассы потребует некоторое время. Чтобы зарегистрировать аппарат, нужно зарегистрировать фискальный накопитель и кассовый аппарат на сайте nalog.ru, получить электронную цифровую подпись. Кроме этого вам потребуется подписать договор о сотрудничестве с оператором фискальных данных и оператором мобильной связи или интернет-провайдером для бесперебойной передачи чеков в регулирующий орган.

Согласно 54-ФЗ[1], в заявлении о регистрации контрольно-кассовой техники (ККТ) должно нужно указать:

• полное наименование организации или ФИО в случае регистрации от лица индивидуального предпринимателя;
• ИНН;
• адрес и место установки кассового аппарата;
• заводской номер и модель контрольно-кассовой техники;
• заводской номер и модель фискального накопителя.

Стоимость самого аппарата начинается от 2 тысяч рублей.

Если ККМ больше не потребуется, ее необходимо снять с налогового учета, чтобы не тратить средства на обслуживание. Это можно сделать самостоятельно или через законного представителя по заверенной у нотариуса доверенности. Для этого потребуется от 1300 рублей, а также необходимые документы. Также можно обратиться за соответствующей услугой к провайдеру. Это займет один рабочий день и будет стоить 2-3 тысячи рублей, не считая расходов на ЭЦП.

Затем ККМ, бывшую в употреблении, можно продать. Как быстро и по какой стоимости, зависит от состояния рынка и находчивости продавца.

Сколько стоят новые условия сотрудничества?

Итак, если вы уже избавились от офиса и ненужного оборудования, вам предстоит переоформление сотрудников. Чтобы официально перевести работников на новый режим работы, вам нужно будет расторгнуть текущий и заключить новый трудовой договор или составить дополнительное соглашение к уже имеющемуся документу.

Важно: в договоре нужно указать, в каком городе будет находиться сотрудник, так как это может влиять на оплату его труда. Например, раньше сотрудник снимал квартиру у офиса в Москве, но теперь он решил от нее отказаться и уехать в свой родной город – Череповец. Прописав это в договоре, компания будет платить ему районный коэффициент в значении 1,25 (Постановление Правительства РФ от 16.07.92 № 494). Поэтому обязательно стоит проверить, не планирует ли сотрудник работать из региона с особыми климатическими условиями. В противном случае вам придется оплачивать его труд в повышенном размере. Кроме этого укажите в договоре, как часто вам нужно будет встречаться с сотрудником лично, кто оплачивает командировки, если ваш коллега решил переехать в другой город или страну. Так вы обезопасите себя от дополнительных компенсаций за оформление визы и дорогостоящие авиабилеты.

Также необходимо решить вопрос с электронной цифровой подписью. Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя и дистанционного сотрудника обмениваться электронными документами при помощи усиленной квалифицированной электронной подписи.

Однако законодательство не регламентирует, за чей счет должна быть оформлена эта подпись. Поэтому работодателю и работнику предстоит договориться в индивидуальном порядке об ответственности за данный пункт и прописать это в договоре или дополнительном соглашении. Стоимость базового сертификата квалифицированной электронной подписи для юридических лиц стоит 1900 рублей.

Все мы помним один из самых обсуждаемых указов президента во время пандемии о нерабочих днях, которые работодателю предстояло оплачивать. Компании, чьи бизнес-процессы это позволяли, отправили сотрудников работать из дома. Однако далеко не у всех оказалась возможность оборудовать свое рабочее место, поэтому эти расходы легли на плечи предприятий.

Простой калькулятор по организации рабочего места на одного сотрудника: покупка мебели (офисный стол и компьютерный стол) от 10 000 руб., + покупка компьютерной техники от 30 000 руб. + оплата Интернет-соединения от 500 руб. в месяц + оплата мобильной связи от 200 руб. в зависимости от необходимого размера тарифного пакета.

Кроме этого стоит учитывать увеличение нагрузки на ИТ-системы и необходимость создания удаленных подключений – это один из самых сложных и ресурсозатратных проектов. Здесь ИТ-специалистам организации предстоит анализ существующей инфраструктуры, сбор и анализ информации, для реализации поставленной цели. После составления проекта модернизации существующего оборудования приступать к планированию закупки необходимого оборудования, найму сотрудников для внедрения нового оборудования и новых сервисов. Также важно помнить, что ИТ-специалистам предстоит сопровождение нового оборудования и сервисов. Очень сложно спрогнозировать стоимость такого проекта, так как она зависит от размера компании, ее компьютеризации, количество специалистов в отделе ИС. Ориентировочная стоимость такого проекта начинается от нескольких миллионов рублей.

Прежде чем резко переходить на дистанционную работу, я рекомендую просчитать потенциальные расходы: стоимость отказа от офиса и ненужного оборудования, перехода на ЭДО и командировок, которые могут потенциально лечь на плечи работодателя. Возможно, компании будет выгоднее оставить за собой офис, договорившись о скидке или отсрочке платежа за аренду, чем тратить большие средства на переход на новый режим работы.

[1] http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_42359/