Как доделывать запланированные дела на день до конца

Всё началось с того, что я понял: «Так жить дальше нельзя! Нельзя сидеть с 8 утра до 2 ночи, практически не вылезая из-за компьютера, пока глаза не выпадут на клавиатуру!».

Сначала я стал искусственно ограничивать время работы: внедрил помодоро-доску, начал планировать вечера и выходные так, чтобы уходить куда-то из дома (в пандемию выходил на крышу, там у меня небольшое патио).

Помодоро-доска — основана на технике Помодоро и логика в том, чтобы в день работать не больше определенного числа помидорок, скажем хотите работать 6 часов, значит в день не более 12 стандартных 25-минутных отрезков. Как только сделали 12 помидорок — отдыхаем.

Помодоро-доска помогла вернуть мне выходные, из-за этого я повысил свою эффективность — стал лучше делать свои задачи, но у меня стали накапливаться завалы задач.

Когда список задач, которые переносились из дня в день перевалил за пару десятков — я вспомнил о «закрытых списках» от Марка Фостера, в книге «Сделай это завтра», книгу можно купить в издательстве «Поле».

Закрытый список задач — это обычный список задач, который может быть сделан где угодно, от обычного он отличается тем, что в него нельзя добавить новые задачи.

Представьте, вы заходите в кафе и видите в меню кучу разных блюд и напитков. Даже если вы очень голодны и хотите попробовать всё — вы знаете, что попробовать всё не получится, придется сделать выбор «это я буду есть, а вот это я есть не буду». Возможности нашего кошелька и живота не безграничны, нужно об этом помнить, если мы не хотим, чтобы нам потом было плохо. С задачами все также. Наше время и возможности — ограничены, а открытые списки это шведский стол в мире управления задач.

Физически это выглядит так:

• Составляете план задач на день
• Пересматриваете список дел и оставляете в нем только то, что вы точно сделаете и не оставите на завтра.
• Обещаете себе, что больше ни одной задачи в список не занесёте.
• Работаете.
• Концентрируйтесь только на задачах в списке.
• Все что выполнили — зачеркивайте.

Я пробовал закрытые списки в Тудуисте, с помощью невыполнимой задачи, с помощью специального тега и теперь экспериментирую с блокнотом. Пока бумага выигрывает. Я использую формат А7 — четвертинка обычного тетрадного листа. Это наиболее удобный для меня формат — маленький, помещает в себя 5-6 пунктов и я при всем желании не смогу дописать что-то новое.

При использовании закрытых списков, есть несколько важных правил:

• обязательство сделать — всё что в списке, должно быть сделано, как правило «всё что на тарелке, должно быть съедено, иначе не встанешь», с той лишь разницей, что список наполняем мы сами, сами выбираем над чем будем работать и сколько.
• не отвлекаться и делать только то, что запланировано — делать только то, что есть в списке, если что-то «прилетело» или забыли, нужно записать в отдельный список и приступить к этим вещам потом, если останется время (за исключением форс-мажоров: дети в больницу попали; сайт упал; форма оплаты вдруг не работает, но по-настоящему таких незапланированных ситуаций, в нашей жизни мало).
• геймифицировать процесс — это необязательное правило, но оно мне помогло, за каждую выполненную задачу, нужно присваивать себе 1 балл, если запланировали 7 дел, то к концу дня у вас 7 баллов, будет здорово, если вы закроете 7 задач, получите 7 баллов и потом получите награду (пива вечером выпить). Но есть один подвох, баллы вы получите только если сделаете все 7 запланированных дел. Это приучает делать только то, что запланировали и не отвлекаться, а все «неожиданные задачи» записывать в инбокс, ну и быстро приучает точно оценивать свои ресурсы и не брать больше, чем вы способны сделать.

Когда я только начал применять списки, я понял, что часть задач всё равно в пролёте — я до них не успеваю дойти, а время заканчивается.

• Флексить задачи — не все задачи нужно сделать на 100 баллов из 100, многие прекрасно работают и на 70. При этом, чтобы сделать задачу на 70 нужно потратить условную помидорку, а чтобы сделать на 85 — нужно потратить две помидорки, а на 100 все четыре помидора займёт. Когда задач слишком много, отказаться и делегировать нельзя — флексим. Подробнее о том как флексить задачи можно прочитать в советах Николая Товеровского на сайте бюро Артёма Горбунова.
• Увольнять задачи — не все записанные задачи имеет смысл выполнять, кто-то применяет для этого матрицу Эйзенхауэра, я обычно спрашиваю себя, насколько конкретно эта задача приблизит меня к моей текущей цели, если написать статью на ВиСи не сильно приближает к цели — то и не пишу, увольняю её.
• Делегировать — классика тайм-менеджмента, некоторые задачи можно отдать кому-то.
• Группировать — в некоторых случаях похожие задачи можно группировать, скажем, мне нужно написать три статьи, я могу их писать с нуля и до дистрибуции по одной: придумать структуру, подобрать иллюстрации и примеры, набросать черновой материал, переписать, отредактировать, сверстать, дистрибутировать. И так с каждой статьёй. А могу сначала написать до чернового варианта три статьи. Потом отдельно их редактировать и заодно отредактировать еще другие статьи. После сверстать их все разом. И все разом запустить в дистрибуцию. Это напоминает поход в магазин: сначала сходил в магазин, потом вспомнил, что забыл хлеб, опять идешь в магазин за хлебом, из-за этой «прогулки» теряешь кучу времени.

Закрытые списки помогают сделать все запланированные дела, а следовательно помогают разобраться с завалами.

Закрытый список задач — список задач, в который нельзя добавлять новые задачи.

Работаем только над теми задачами, которы записаны, все что не записано — будет сделано завтра или сегодня, если будет желание и время.

Если будут вопросы — задавайте, я только рад буду на них ответить. А так с вами был Слюсарев Илья, контентный маркетолог, работаю в сервисе отложенного постинг — SMMplanner и в компании по автоматизации учёта и бизнес-процессов Интерлогика.