Умный шаблон для малого бизнеса: как я за вечер создал инструмент для полного контроля над финансами

За один вечер я создал инструмент, который автоматизирует финансовую отчётность и даёт рекомендации на базе ИИ. Делюсь опытом и приглашаю протестировать.

Я всегда считал, что вести бизнес — это что-то типа рыбалки. Только не той, что с термосом и складным стульчиком на берегу озера, а с неустойчивого SUP-борда в мангровых зарослях. К тому же в малознакомом месте, кишащем змеями и пауками. Приливы могут быстро изменить ландшафт, оставив рыболова на мелководье или, наоборот, подняв воду так, что путь обратно станет сложнее. По этой причине обычный навигатор здесь не всегда эффективен.

И вот в один прекрасный день, когда я анализировал свои затраты и поступления, мне пришла в голову идея. Я решил, что должен быть простой способ усовершенствовать свой "навигатор" (известно, своеобразным "навигатором" для предпринимателя является финансовая отчетность) так, чтобы лучше ориентироваться на местности. Мне нужен был ИИ, который бы давал больше информации, чем типовые отчеты. Но прежде я должен был модернизировать свой предыдущий шаблон.

Итак, я включил ПК и открыл пару вкладок в браузере с Deep Seek и Google Sheets. Я поставил себе цель сделать новый инструмент за вечер, поэтому также открыл вкладку с GitHub Copilot. С помощью Deep Seek сверстал техзадание, непосредственно в Google Sheets набросал структуру таблиц, а Copilot по ТЗ написал JS и HTML-скрипты для реализации форм ввода. Немного пришлось повозиться с исправлением допущенных мной и ИИ ошибок, заполнить справочники, настроить сводные таблицы, и... шаблон работает!

Перед началом работы настраиваются справочники, которые обеспечат согласованность и валидность данных в шаблоне. С помощью справочников также настраивается методология построения отчетности ОДДС и ОПиУ.

Затем я вношу в специальную форму ввода поступления и расходы. Форма ввода данных — это верный компаньон, который проверяет валидность данных и обеспечивает согласованность. Например, не ввел ли я символ вместо цифры или не сделал ли опечатку в категории затрат.

Введённые данные попадают в своеобразную базу данных, защищенную от непреднамеренного изменения, которая затем служит источником данных для отчетов и анализа с помощью ИИ.

Ключевых отчетов два: "отчет о прибылях и убытках" (ОПиУ или P&L), "отчет о движении денежных средств" (ОДДС Cash Flow). ОПиУ помогает мне оценить прибыльность бизнеса и понять, какие факторы влияют на доход. ОДДС показывает движение денежных средств, помогая планировать расходы и инвестиции.

ИИ-анализ. Это вишенка на торте. Я использовал одно из расширений для Google Sheets, использующее Gemini AI для анализа таблиц с данными. Работает как персональный финансовый советник. Только этот не намекает на то, что пора "инвестировать в крипту" ) Например, Gemini подскажет у каких статей затрат есть тенденция к росту или ожидается ли кассовый разрыв. Ответ будет зависеть от того, как сформулирован промпт.

• Достаточно внести данные через простую форму

• Все проверки и расчеты выполняются автоматически

• Отчеты обновляются мгновенно

• Выявляет тренды в расходах

• Предупреждает о возможных кассовых разрывах

• Дает рекомендации по оптимизации затрат

Моя жизнь определенно изменилась с этим инструментом. Теперь время на финансовый анализ уходит меньше, а качество выводов выше. Учитывая, что популярные ИИ становятся с каждым релизом умнее, то, полагаю, качество анализа будет только лучше.

Сейчас шаблон находится в финальной стадии тестирования для широкого использования. Я ищу первых 5 пользователей, которые опробуют его в работе и поделятся обратной связью. Взамен вы получите:

• Бесплатный доступ к шаблону

• Приоритетный доступ к будущим обновлениям

Ссылка на шаблон -