Как автоматизация нашего склада помогла нам сэкономить 1 000 000 рублей в год и открыть новый бизнес

На написание этого поста нас сподвиг личный опыт оптимизации склада одного из пользователей. Точнее, 150 восторженных комментариев к его статье о том, как он повысил эффективность склада в два с половиной раза.

Вкратце: они провели на складе уборку, купили скотч, фломастеры, тележки, изменили рабочее время, распечатали красивую бумажку для сбора заказов. И этим повысили эффективность склада. Однако в плане оптимизации коллега не пошел дальше. Жалко, получился бы прекрасный кейс и отличный гайд по работе со складом.

Мы решили восполнить сей пробел. Самое сладкое при работе на складе — это автоматизация процессов. Дело в том, что мы — оптовая компания, опыт 10+ лет, основное направление — опт одежды, обуви и аксессуаров. Так же есть розница. Не забываем экспериментировать с новыми направлениями.

Склад для нас это практически сердце бизнеса, так как с продуктом (товаром), именно на складе происходит больше всего взаимодействий от поступления до отгрузки. И каждая операция рано или поздно должна быть оптимизирована и автоматизирована. Несколько лет назад решили воплотить это в жизнь.

После того, как на складе решились детские проблемы с уборкой, скотчем и фломастерами, приступили к автоматизации. Ну как приступили. Подумали, что было бы неплохо начать оптимизировать процессы. Чтобы прям по-взрослому. Исходные данные на старте:

• гео Москва.
• 500 кв м площадь склада.
• 6 складских душ.
• оборот 10-15 млн в месяц.
• рабочие компы, принтеры и тп все в наличии средней степени износа.
• никаких вспомогательных электронных устройств (терминалов и тп), кроме ноута.
• вся рутина (сборка, сверка данных приемки) велась на бумаге.
• 350 000 — 400 000 рублей расходов на содержание всего склада без учета арендной платы.
• перепиленная 1С, было написано несколько десятков доработок.
• невозможность обновить 1С, приходилось все время вести доработки и тратить на них по 20 000 — 50 000 рублей ежемесячно.
• жесткая привязка к конкретным сотрудникам, только они знали где лежит товар и как его собирать. Новый сотрудник вникал в работу месяц.
• постоянные переработки сотрудников обходились в 40 000 — 70 000 рублей ежемесячно.
• товар долго принимался, были задержки с отгрузками.
• недовольные клиенты заваливали жалобами на пересорты и недогрузы.

Мы не знали, с чего начать оптимизацию склада. Гугл так же не выдавал никаких инструкций и готовых решений. До нас доходит, что мы толком не понимаем, как сформулировать свои хотелки и что получить на выходе. Впоследствии этот момент окажется ключевым.

Попытки найти специалиста не увенчались успехом. Нам нужен был начальник склада-внедренец. На собеседования приходили люди, которые примерно знали, как должно все выглядеть. Как все это внедрить, не знал никто. Однако, кое-что мы получили.

Из собеседований мы узнали, что:

• если стеллажи поставить поперек, а не вдоль, то увеличится полезная площадь склада. Мы переставили стеллажи и действительно, полезной площади стало больше.
• в первую очередь нужно озадачиться терминалом сбора данных (ТСД) «а то вы как лохи по бумажке заказы собираете» (цитата соискателя).
• все нужно делать самим.

Предприняли следующие шаги:

• зачем-то решили начать с безопасности. Все видели в криминальной хронике: врываются силовики в масках, кладут всех на пол, изымают компы. Тем самым вся работа компании полностью парализуется. Мы понимали, что не похожи на крупную птицу, работаем в белую и вряд ли будем преследуемы. Тем не менее, ребята, специализирующиеся на услугах по безопасности бизнеса, поместили наш сервер с основными данными в подвал какого-то зоомагазина чуть не в клетку с питоном и выдали нам кнопку аларма. В случае чего, по нажатию кнопки сервер выключается и ищи-свищи наши данные. С рабочих компов можно было извлечь разве что пару накладных.
• на рынке решений по автоматизации было не очень много. Клеверенс, Дата Мобайл или уже огромные WMS. Приезжали и «советчики» от различных интеграторов. Стоимость смет колебалась от 150 000 до 400 000 рублей. Поиски продолжались полгода. В итоге нашли подрядчика, который выполнил работы по нашему ТЗ за 75 000 рублей.
• месяц подбирали оборудование. Имеющиеся на тот момент у подрядчика ТСД не подходили по разным параметрам (низкая скорость работы, малое время работы аккумулятора, отсутствие драйверов). В итоге остановились на ТСД от Atol, но лишь по причине того, что подрядчику было с ним проще работать.
• внедрили допиленное решение на базе Клеверенс. Тестирование, обкатка и доработка заняли еще 3 месяца. Какие-то процессы так и не удалось автоматизировать по причине необходимости больших доработок со стороны 1С и ограниченности функционала Клеверенса.
• в связи с увеличением обьема продаж понадобились доработки, но мы не смогли найти программистов на Клеверенс. Компания, которая занималась внедрением ранее, отказалась это делать, так как единственный разбирающийся программист уволился из компании.
• обратились в Клеверенс. Те озвучили ценник от 250 000 до 500 000 рублей, тянули 3 месяца, сказали, что программистов вообще нет и никто вашу проблему не решит. Так мы поняли, что привязываться к определенному разработчику не вариант. Нужно такое решение, чтобы вносить правки мог любой сторонний программист.
• поиски нормальных программистов затянулись примерно на полгода. Каким-то образом нам удалось выйти на ребят, которые нам сделали именно то, что мы хотели и именно так, как мы хотели. Причем быстро и недорого. Это реально казалось чудом. Самым прекрасным в этой встрече оказалось то, что ребята 10 лет занимаются разработками приложений для терминалов сбора данных, а так же автоматизацией. Но они очень хотели, чтобы сторона заказчика им рассказывала, что именно они хотят. Тогда продукт получался бы более интересным. Но никто внятно хотелки заказчика не мог озвучивать. А мы наоборот — могли озвучить все хотелки, но не могли найти исполнителя.

Наконец пазл сложился. Коллаб напрашивался сам собой. И, собственно, быстро состоялся. На выходе получился мощный симбиоз. Мы знаем проблемы склада, можем внятно донести их до программистов, а они могут их решить.На все про все у нас ушло почти 3 года.

Вот что у нас получилось в результате автоматизации:

• сократили 2 сотрудников склада, что суммарно вылилось в экономию 1 000 000 рублей в год на их зарплате. На самом деле автоматизация разгрузила нас на 2,5 человека. Мы без труда нашли применение освободившейся половинке.
• буквально все процессы ускорились на 50-70%. Сбором заказа ранее занималось двое. Один собирал, другой проверял. Теперь все делает один человек на 70% быстрее, чем двое. Та же инвентаризация занимала несколько дней. Теперь — считанные часы. Не говоря уже о менее времязатратных процессах.
• новый сотрудник обучается за 10 минут. Как-то срочно понадобились рабочие руки, выдернули из общей курилки первого попавшегося, всунули в руки терминал и сказали идти собирать заказы. На третьем заказе он уже ничем не отличался по скорости сборки от наших опытных сотрудников.
• все делается через терминал сбора данных. Исключились ошибки при приемке, сборке, инвентаризации. Появилась возможность инвентаризировать не только весь склад, а отдельную ячейку хранения за пару минут.
• появилась точная информация об остатках. Более точный и быстрый сбор заказов увеличил оборот, что дало +5% прибыли.
• практически уничтожилась «бумажная работа». Никаких сборов заказов по бумажкам, никаких бумажек на скотче, опять же меньше мусора и фломастеров.
• налажена работа с маркировкой.
• всякие приятные мелочи, удобства и тд.

Понятно, что можно улучшать процессы до бесконечности, но на данном этапе этого более, чем достаточно. Мы выдохнули, и решили посмотреть, что нам еще дала автоматизация-оптимизация.

Оказалось, бонусом мы получили то, чего совсем не ожидали получить. И оно того стоило.

Когда мы более-менее разобрались в наших хотелках, потребностях и смогли их реализовать, то поняли, что это могут сделать не только лишь все. Мы еще не встречали человека, который бы смог:

- понять, как он видит нормальную работу своего склада

- сформулировать потребности своего склада

- перевести все это со складского языка на программистский

- реализовать быстро и недорого

- рассказать и показать любому интересующемуся, как это все работает на практике.

А мы все это уже умеем.

- Мама дорогая, так это же УТП! — подумали мы.

Прям готовый новый бизнес. Как там у БМ? Запаковывай, пили лендос, настраивай контекст и собирай лиды. Нам, конечно, не привыкать к открытию экспериментальных бизнес-направлений, однако мы ни разу не продавали ПО и понятия не имеем, как это делается. Но всегда интересно попробовать себя в новом, особенно если это кажется перспективным.

С такой вот кашей в голове начинаем подготовку к новому бизнесу.

Первым драйвером успеха является закон о маркировке. Точнее, неизбежность его исполнения. Предпринимателям просто необходимо воспользоваться услугами типа наших.

Легально продавать можно только промаркированный товар, данные о котором передаются в Честный Знак. К 2025 году, скорее всего, будет промаркирована вообще вся товарка. Сейчас маркировке подлежат только некоторые сегменты.

До кучи МВД получило полномочия штрафовать за отсутствие маркировки. С 1 января 2021 года любой полицейский может парализовать работу и в конце концов заставит закрыть бизнес, просто приходя каждый день и штрафуя продавца за торговлю немаркированным товаром.

Обязательность исполнения этого закона плюс боязнь штрафов и возможность вообще лишиться бизнеса должны подстегнуть спрос на наши услуги.

На самом деле нет. Собственно, мы тоже тянули до последнего. Но успели подготовиться к сроку. В полях же гуляет ветер. Маркировкой озадачились единицы. Остальные, по древней традиции, ждут, когда клюнет петух.

Второй драйвер успеха - это широкий фронт работы. Мы понимаем, что, обратившись по, скажем так, мелкой дешевой проблеме, клиент обнажает свои крупные, более дорогие проблемы. И часто клиент про них просто не знает. А показать и рассказать об этих проблемах клиенту — уже дело техники.

Третий драйвер - у крупных клиентов есть своя база мелких клиентов. Например, цепляя одного производителя, и выполнив работу по нему на 150 000 рублей, мы получаем его клиентскую базу в 200-300-500 мелких предпринимателей. А это потенциально до 5 000 000 прибыли.

Здесь вроде все ок, пора определяться с продуктом.

Есть продукт, точнее несколько. Кому и как продавать, непонятно. Вордстат полупустой. Решили остановиться на приложении (программе) для терминала сбора данных. Так же программа встает на любой смартфон на Андроид. Ориентировано больше на розничных продавцов. Чтобы продавец мог принять маркированный товар, и его продать на законных основаниях без риска быть оштрафованным.

В процессе подготовки контента для лендинга поняли, что это решение годится и для оптовиков. Стали править текст, сняли пару коротких видео о программе.

В итоге вся каша из головы перенеслась на лендинг. Но даже она смогла отработать в плюс.

Изначально ЦА у нас была — владельцы розничных магазинов, торгующих маркированным товаром. Точнее, одеждой и обувью. Нам эта тема близка. Мы в этом сегменте более 10 лет и сами прошли весь процесс маркировки обуви.

В дальнейшем с ЦА пришлось переориентироваться: с розничных магазинов на производителей и крупный опт. По итогу наша ЦА — производители, дистрибьюторы, розничные магазины, торгующие товаром, который либо уже, либо вот-вот должен быть промаркирован. Это верхняя одежда, шины, постельное белье, спецодежда, парфюм. Сегмент — средний, средний минус, ну и мелочь.

C конкурентами было более-менее понятно. Это крупняк типа Клеверенса, они работают с клиентами такого же уровня. Клеверенс и иже с ними начинают разговаривать с клиентом, если у него есть хотя бы 500 000 рублей. Наши клиенты уровнем ниже, поэтому насчет конкурентной войны мы особо не парились. До момента, когда стали настраивать РК.

Ключевые фразы-то одни и те же, что для крупного, что для малого бизнеса. Самый дорогой клик, который мы нашли, стоил 4 500 рублей в спецразмещении. При чеке в 500к это еще как-то оправдано, тем более 500 000 рублей это, так сказать, стоимость стартового пакета. На выходе клиенту вся история обходится примерно Х5-10.

Но нам кровь из носа надо было заполучить первых клиентов, чтобы разработать нормальное КП. Решили обойтись ключевыми фразами не дороже 150 рублей за клик в Яндекс Директ.

Ключевых фраз насобирали 80 шт, засунули в общую РК, запустили РК на поиске. 50 фраз отвалилось сразу по причине превышения лимита в 150 рублей за клик. Из оставшихся 30 более-менее активных было 3.

В день получалось около 10 кликов. Примерно из 10 кликов 1 лид. На первых 100 кликов получили 3 клиентов. Стоимость 1 клиента порядка 3 000 рублей. Клиентом на данном этапе считается тот, от кого мы уже получили первые деньги.

Предварительный вердикт: тема рабочая, нужно пообщаться с клиентами, перепилить лендинг, РК и продолжать. Нас устроит 10 клиентов в месяц со средним чеком 130к.

Лиды были неинтересные, приходили в основном непрофильные или просто спросить.

Интереснее был холодный обзвон. Насобирали базу московских производителей и крупных оптовиков верхней одежды (она подлежит маркировке уже с Нового Года), поначалу обзвонили 30 компаний. На ЛПР выходили достаточно легко. Те либо вообще не в курсе маркировки, либо не в курсе, кто в компании этим занимается. Скорее всего, никто. Думаем, как их раскачать.

Из живых клиентов один собственник производства одежды, второй — программист дистрибьютора шин, третий — начальник склада. Последний — единственный, кто четко знал, что хочет.

В целом сложилось впечатление, что обратиться к нам может человек, занимающий в компании любую должность — от генерального до бабы Зины судомойки. Кого назначат ответственным, тот и будет заниматься. Чем обратившийся дальше от вершины карьерной лестницы, тем больше геморроя (дольше принимаются решения и согласования).

Работа с клиентами выстраивается сама. Договариваемся о встрече, беседуем. В процессе выявляем проблемы, предлагаем решения. Предлагаем съездить к нам на склад посмотреть, как все это работает. Соглашаются.

Далее составляем план работ, считаем смету. Оплата происходит поэтапно. Как правило, мы выполняем свою работу, далее работают программисты заказчика на своей стороне. Как заработает, приступаем к следующему пункту.

Вся работа по открытию нового бизнеса происходит прямо сейчас, практически в прямом эфире. По результатам первых недель работы перепилили лендинг, перестроили РК. Только-только запустили.

Наш первый лендинг, наш перепиленный второй лендинг. Ближайшие планы — сделать полноценный сайт и плотно поработать с контентом. Если сообществу будет интересно, будем выкладывать здесь.

В любом случае уже готовим фото, видео, как работает наше ПО, отзывы клиентов, работу с клиентами пошагово как есть и тд.

Тем, кто работает с маркированным товаром — ребята, готовьтесь к маркировке. Не успеете же к Новому Году, может быть чревато. Ну, кроме тех, кто планирует работать в черную.