Нужна ли автоматизация и цифровизация компаниям? Когда и зачем их внедрять?
Меня зовут Евгений Вальтер, я директор компании "Байт Код" и сертифицированный специалист ПМ-Стандарт. В своей работе я постоянно сталкиваюсь с вопросами цифровизации и автоматизации, поэтому хочу поделиться личными наблюдениями и опытом.
Когда и зачем необходимо внедрять ИТ-решения в бизнес?
Когда речь заходит об автоматизации бизнеса, важно понимать, что разные отделы нуждаются в разных ИТ-решениях:
- HR-отдел использует системы для ведения базы соискателей, автоматизации собеседований и управления процессами найма.
- Отдел продаж работает с CRM-системами, управляет заказами, контролирует дебиторскую задолженность и ведет коммуникацию с клиентами.
- Финансовый отдел применяет инструменты для учета, бюджетирования и анализа денежных потоков.
- Бэк-офис использует системы электронного документооборота и управления архивами.
Когда мы говорим про "систему", мы имеем в виду специализированное ПО для конкретного отдела и его задач. Например, руководитель отдела продаж подумает о CRM, а специалист по документообороту – о системе управления архивами.
Этапы эволюции бизнес-процессов
Любая компания и ее подразделения проходят определенные стадии развития процессов. Давайте рассмотрим их:
1. Неструктурированная работа
На этом этапе процессы хаотичны, сотрудники действуют интуитивно, без четкого понимания, как и куда двигаться. Это характерно для стартапов, новых подразделений и компаний, находящихся в стадии становления.
2. Структурированная, но неосознанная работа
Постепенно вырабатываются эффективные алгоритмы, но нет единого понимания всех процессов. Сотрудники действуют по сложившимся, но не всегда оптимальным схемам. Результат нестабильный, и многие компании застревают на этом уровне на годы.
3. Организованные и контролируемые процессы
На этой стадии:
- Определены бизнес-процессы.
- Разработаны регламенты и модели.
- KPI сотрудников связаны с процессами.
- Налажен контроль и обучение.
Если в вашей компании нет четко описанных процессов, архитектуры и инструментов контроля, значит, вы еще не на этом этапе. Для перехода сюда стоит изучить книгу Джона Джестона "Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов".
Важное замечание: не стоит внедрять автоматизацию, пока процесс не стал организованным и контролируемым.
На этом этапе полезна цифровизация – оцифровка процессов без радикальных изменений. BPM-системы помогут структурировать деятельность с минимальными затратами.
4. Автоматизация и роботизация процессов
Когда процессы полностью организованы, можно переходить к автоматизации. Важно соблюдать последовательность:
- Опишите и структурируйте процессы.
- Внедрите контроль и аналитику.
- Только затем переходите к автоматизации.
Если автоматизировать хаотичные процессы, это лишь усилит хаос, а не решит проблемы.
Вывод
Автоматизация – мощный инструмент, но внедрять ее нужно осознанно. Если процесс неорганизован, автоматизация лишь усилит хаос. Подготовьте процессы, структурируйте их, внедрите контроль – и только затем переходите к ИТ-решениям.
Если вам нужен анализ текущих процессов и помощь в их организации, обращайтесь. Разберем задачи и предложим эффективные решения.
Автоматизируйте осознанно!
Для связи: info@bytecodecrm.ru
Телефон: 8495-927-69-63