Даже работу юристов можно перенести в онлайн, хотя иногда это будет непросто.
Ведение задач
С начала существования нашей компании «Гейн и Партнеры» я и мои сотрудники используем «Битрикс 24», чтобы наглядно видеть всю текущую работу. Однако из-за невозможности собираться в офисе мы поняли, что он не закрывает главной потребности — в живом общении.
То, что раньше можно было обсудить втроём за пять минут, теперь требовало созвонов в Zoom. Получалось, те же пять минут уходили только на то, чтобы все подключились, настроили микрофоны и т.д.
Чтобы повысить эффективность работы на удалёнке, мы перетянули практики из Scrum и ввели проведение ежедневного митинга — стендапа. В начале дня мы писали в общий чат:
- как прошёл предыдущий рабочий день, что было сделано или отложено;
- чем каждый участник стендапа будет сегодня заниматься;
- какая информация нужна для этого от коллег или что он сам узнал по их просьбе.
Если кто-то не мог выйти или опаздывал на утренний стендап, он предупреждал об этом в общем чате.
Но стендап был не для контроля — он просто помогал нам оставаться на одной волне. Я знаю, что юристы крайне консервативны, в том числе и в стиле управления и большинство компаний имеют строго вертикальную структуру управления. У нас, наоборот, холакратия.
В нашей относительно небольшой команде каждый берёт на себя задачи, которые ему интересны и попадают в его специализацию, и ведёт свой проект. У нас нет строгого рабочего графика, при этом каждый может делать свои дела в классическое рабочее время, предупредив команду. Если сроки поджимают или предстоит большой объём работы, каждый член команды готов потратить личное время для решения рабочих вопросов.
У меня тоже есть свои проекты, я практикующий юрист. Но основная моя функция (не должностная обязанность!) — это руководство общим процессом работы, контроль ключевых узлов, развитие компании и т.д.
Кроме того, мы организовали общение в Zoom, где обсуждали не только проекты, но и темы, далёкие от работы. Труд юриста требует полной интеллектуальной и эмоциональной отдачи. Без этого просто никак. После 5—6 часов, проведённых в суде, или после сложных переговоров мы с коллегами сразу отправлялись на офисную кухню пить чай с конфетками, делиться новостями и восполнять энергию.
Поэтому для нас такие созвоны были попыткой сохранить маленькую традицию офисных чаепитий и обсуждений.
Взаимодействие с клиентами
Все встречи автоматически перенеслись в Zoom, особенно с теми, кто по разным причинам «застрял» за границей. Как ни странно, это время помогло нам и нашим доверителям сплотиться. Мы совместно решали все вопросы, помогая и поддерживая друг друга. Один из моих клиентов из сферы строительства даже сказал: если что, он поможет, и вместе мы прорвёмся. Это было, конечно, приятно.
В начале самоизоляции мы плохо понимали, как выкрутимся из ситуации с задержкой платежей от наших клиентов из пострадавших отраслей. Но поскольку наших клиентов из IT-сектора локдаун затронул в меньшей степени и они стабильно платили за наши услуги, мы смогли предоставить отсрочки по платежам остальным компаниям.
Документооборот и работа с ведомствами
В эпоху электронных цифровых подписей и документооборота в целом с этим проблем не возникло. Российские ведомства достаточно быстро сделали доступными удалённое предоставление услуг. За счёт этого и экономии времени на очередях вырос и КПД нашей компании, и её обороты. А в банковском отделении я ни разу не была за последние 10 лет. Вся работа с банками у нас была удалённой и до пандемии.
С чем было действительно тяжело, так это с иностранными организациями. Они сильно ограничили приёмы, из-за чего информацию получить было сложно. А к лету появились вопросы по статусам налогового резидентства.
Одни клиенты из-за закрытых границ вынуждены были перейти в этот статус в РФ, а вторые, наоборот, его лишились и стали платить налоги в соответствии с требованиями другого государства. При этом на уступки ни одна страна не пошла.
Правило 183 дней, в течение которых нужно оставаться территории страны, чтобы быть её налоговым резидентом, действует и сейчас.
Суды
Поскольку мы работаем с арбитражными судами и делами, подразумевающими гражданско-правовую и административную ответственность, нас «ждали» полностью закрытые на карантин суды. Дела такого толка было решено не рассматривать во время самоизоляции. Отсюда возникли вопросы со сроками подачи документов, если их окончание приходилось на период пандемии. Верховный Суд РФ в срочном порядке начал выдавать разъяснения, позиция в которых менялась в течение месяца.
Однако позже мы были даже рады такому стечению обстоятельств. Закрытие судов дало возможность заняться делами, которые требовали большого количества времени у компьютера.
Потом начались онлайн-заседания, они длились весь апрель. Поскольку по ним не было закреплённой процедуры, у всех его участников появлялись вопросы. Нужно ли вставать, когда обращаешься к суду, как это положено по закону? А кто должен отключать тебе звук, когда суд удаляется в совещательную комнату?
Без забавных случаев тоже не обошлось. На одном из заседаний наши оппоненты, отворачиваясь, курили перед компьютером, на другом — имитировали плохую связь для переноса заседания, на третьем у представителя второй стороны был типичный кухонный интерьер с чайником…
Несмотря на все нелепости, что происходили за время онлайн-заседаний, мы их оценили. У нас появилась возможность знакомиться с материалами дела в Интернете и не ходить в суд, чтобы их фотографировать. Мы участвовали не только в заседаниях суда, но и антимонопольных служб по всей стране, экономя время и деньги на поездки.
Сейчас, кстати, онлайн-заседания остались как дополнительная функция, которой мы успешно пользуемся по делам в арбитражных судах Москвы.
Мой вывод
Удалёнка для юристов, которая занимается делами компаний, в плане документации и работы с разными ведомствами возможна. Тут я могу похвалить российскую цифровизационную программу, потому что она значительно облегчила жизнь не только нам как юристам, но и как гражданам.
Точно так же реальна и работа с клиентом только в онлайне. Тем более работа юристов из Казани — это дешевле и точно не менее эффективно, чем юристов Москвы.
Но вот распределённую работу внутри юридической команды выстраивать на удалёнке неудобно.
Юристы — это не автономные роботы, которые заполняют договоры и несут их в суд. Это творцы, чьи знания и навыки во многом определяют направление развития бизнеса. Отчасти по этой причине в нашей сфере один в поле не воин.
Дело здесь не столько в тенденции найма узкоспециализированных сотрудников, сколько в том, что юридическое творчество лучше создаётся в коллективе. Мозговые штурмы, фокус-группы и т.д. позволяют рассмотреть проблему под разным углом зрения, и их гораздо эффективнее и проще проводить вживую, чем в мессенджере или программа для конференций.
Если вдруг нам снова понадобится перейти на удалённую работу, мы уже знаем, как это сделать. Но мы ощущаем гораздо большую продуктивность во время работы в офисе. Поэтому, как только это стало возможным, и я, и мои коллеги тут же вернулись туда.
Интересный опыт. Жаль все же, что скриншот заседания посмотреть нельзя))
До последнего колебалась чтобы не выложить) Ну реально прикольно когда юрист на камеру курил, видимо мы внушаем страх оппонентам и заставляем их нервничать)
ага, крайне интригует, что же там был за кухонный интерьер ))))
Есть опыт / данные о том, как на удаленные заседания перешли суды и юристы в Европе и США, если перешли?
Да, в США тоже онлайн суды реализованы. Вот только если у нас арбитражные суды сухо и черство судят по документам и выступление в суде - это лишь 40% успеха, судиться онлайн можно достаточно эффективно. В штатах, каждый процесс - это ток-шоу, которое развернуть онлайн достаточно сложно. Поэтому у них онлайн - это проблема для выстраивания позиции адвокатами.
Нам показалось самым сложным на удаленке поддерживать внутреннюю культуру и сплоченность команды. Реально не хватает кухни или кулера, где можно случайно встретиться и поболтать.
о да, обсуждение кейсов, практики и судей - это отдельное удовольствие для юристов)
Просматривала вчера твои статьи, думаю у нас много общего, можно придумать какую-нибудь коллаборацию)
Благодарю за статью! Онлайн-суды и вправду очень удобно и бывают смешные казусы) Теперь главное пожелание, чтобы Арбитражный суд г. Москвы наладил техническую возможность проведения онлайн-судов)
Неплохая идея со стендапами для команды, сейчас это остаётся актуальным
Думаю и в офлайн и в онлайн есть свои плюсы. Главное их выделять и создавать гибридную систему.
Пандемия показала ,что порядок работы юристов гибче, чем кажется. Теперь знаем, что можем вести переговоры, судиться и консультировать с любой точки мира, но, правда, рабочую атмосферу в команде удаленно поддерживать все-таки сложнее. В любом случае, спасибо 2020 за такой необычный опыт.
Я не поняла, а где юристы на фотке? Не верю, что вы юристы, так как вы без костюмов :))
это статья про корпоративную культуру, поэтому мы выбрали неформальную фотку. Фото в костюмах можно увидеть на сайте https://it.gains.company/
Нифига себе, у вас что правда костюмы есть? Да вы мажеры :)
Имитация плохой связи позабавила) Можно взять на заметку.
Вообще, конечно, было бы здорово взять лучшее из текущих реалий, как, например, суды по удалёнке, подачу заявлений в электронном виде и так далее. Конечно, это можно организовать пожеланию сторон - если никто не против, значит проводим удаленно. Даже можно где-нибудь в Сколково за грант в стопятьсот миллионов создать программу, похожую на Зум, чтобы звук выключался, когда надо, и расшифровка нейросетями велась, и запись.
Связь в онлайн заседаниях конечно оставляет желать лучшего;( Да и процесс идентификации представителей происходит путем выставления на камеру паспорта и доверенности
Т.е., если постараться, и качество изображения будет достаточно посредственным - можно посадить другого человека на время заседания. А можно ли этим потом воспользоваться, сказав, что на заседании не присутствовал - всё ложь и клевета.))) Ответственность за корректную идентификацию же возложена на представителя суда?
конечно так сделать можно, но это бессмысленно