100 000 рублей прибыли на бесплатном городском мероприятии

Или как за счет авторского event-мероприятия увеличить трафик на свои услуги?

Развивая бизнес школу для подростков, я поняла, что лучшее знакомство с детьми и родителями происходит на публичных мероприятиях. Где можно продемонстрировать свои возможности и выстроить доверительные отношения. Так, родилась идея сделать авторский проект семейного мероприятия.

Семейный фестиваль «PROДети» – коммуникативно-образовательная бесплатная площадка для родителей и детей, объединяющая образовательные лекции по темам - здоровье, психология и предпринимательство от федеральных и региональных экспертов, мастер - классы по организации совместного досуга с ребенком и возможное участие в активностях (дегустации, конкурсы, творческие номера, настольные игры, фотозоны и др.).

Цель мероприятия: популяризация семейного института, повышение образованности в сфере здоровья, психологии и бизнеса, сплочение родителей и детей.

Ожидаемый результат от мероприятия:
- возможность для семей города посетить интересное бесплатное мероприятие;
- объединение родителей и детей;
- повышение грамотности населения в различных сферах жизнедеятельности;
- возможность познакомится с полезными для родителей и детей городскими и региональными организациями, предпринимателями, спикерами;
- посещение развлекательных активностей на площадке;
- получение призов;
- получение ярких фотографий с мероприятия;
- привлечение и знакомство с новыми партнерами и спонсорами;
- повышение статуса организатора мероприятия;
- сбор контактов и привлечение новых потенциальных покупателей товаров и услуг.

Срок на реализацию идеи: 45 дней. Для оперативной работы мы выделили следующие этапы:

1) Выбор концепции мероприятия.
2) Выбор площадки для понимания локализации предполагаемых зон.
3) Создание визуализации концепции мероприятия (презентации) для партнеров и составление спонсорских и партнерских пакетов.
4) Составление сметы мероприятия.
5) Выбор потенциальных спонсоров и партнеров к участию.
6) Загрузка локаций.
7) Ведение социальных сетей.
8) Работа с дизайнером.
9) Составление сценария мероприятия и распределение активностей по зонам.
10) Сбор команды и распределение зон ответственности.

Команда проекта состояла из 5-х человек: администратор школы, дизайнер и педагоги школы

Наиболее важным пунктом к подготовке к семейному фестивалю «PROДети» - являлся выбор площадки, на которой будут проводиться все предполагаемые активности. Интересовали площадки, на которых можно проводить одновременно несколько активностей. К сожалению, в городе Калуга маленький выбор и нам пришлось остановиться на "Инновационном культурном центре". Нам предоставили 1 этаж и территорию на улице.

Что площадка должна была включать в себя:
- Холл. В холле, обязательно должны располагаться: стойка с информацией и регистрацией посетителей мероприятия, навигация, приветственная зона с официальным баннером события, гардероб и свободный вход в туалет. Также, в холле возможно расположение зон с различными активностями (мастер-классами, дегустациями, презентациями, выставками и прочим);
- Комната отдыха (гримерная комната). Требуется для хранения личных вещей команды организаторов мероприятия, отдыха и перекуса;
- Комнаты для проведения лекций и требующих закрытого помещения мастер-классов, презентаций, практических занятий. Запрашиваемое минимальное количество комнат – 4. Данные комнаты, в обязательном порядке, должны быть оснащены светом, иметь розетки с подключенным электричеством, мусорным ведром, питьевой водой (бутилированной или кулером), пластиковыми стаканчиками, флипчартом и оборудованием для показа видео-материалов. Минимальное количество посадочных мест - 25;
- Концертный зал со сценой (альтернативная площадка с пьедесталом). Требуется для проведения торжественной части мероприятия – открытия и закрытия, награждения участников активностей, конкурсов и прочего. Должен быть оснащен розетками с подключенным электричеством, возможностью подключения музыкального оборудования (микшер, микрофон, ноутбук, колонки), хорошим освещением. Минимальное количество посадочных мест – 200.

Несмотря на то, что мероприятие имиджевое, делать его за свой счет абсолютно не хотелось. Поэтому было принято решение разработать спонсорские пакеты и выстроить коллаборацию с партнерами.

Мы выделили 4 пакета для сотрудничества:

1) Генеральный спонсор – это организации или частные лица, оказывающие материальную поддержку (банки, страховые компании, мед центры и т.д.).
2) Информационный партнер – это СМИ (местные паблики и интернет ресурсы).
3) Партнер – это организация или частное лицо, возлагающая на себя часть обязанностей и выполняет их наравне с организаторами, при этом принимает на себя часть финансовых обязанностей (детские центры и клубы с развлечениями).
4) Партнер по бартеру – это организация или частное лицо, возлагающее на себя часть обязанностей и выполняет их наравне с организатором, при этом не принимает на себя часть финансовых обязанностей (фотографы, видеографы, педагоги, психологи).

Стоит отметить, что мероприятие бесплатное и чтобы не тратить бюджет на рекламу и максимально пригласить гостей на него, лучше использовать административные ресурсы. Могу сказать, очень хорошо идут взаимодействия с городом и нам активно помогли в освещении мероприятия.

Нам удалось вовлечь следующие организации:

- Администрацию Губернатора;

- Министерство внутренней политики и массовых коммуникаций;

- Управление образования;

- Министерство труда и социальной защиты;

- Аппарат Уполномоченного по защите прав ребенка Калужской области;

- Диаспоры различных национальностей;

- Партии

Самое сложное и нервное было ускорить процесс принятие решения партнеров. Так как многие принимали участие в городских мероприятиях и был отрицательный опыт, участвовать мало кто хотел. Еще, основным камнем преткновения стало то, что я это мероприятие делаю впервые и нет четких цифр по количеству гостей. Мы намеренно взяли высокую планку и озвучили, что наше мероприятие посетят 1500 человек. За неделю до начала, нам уже сами звонили партнеры и предлагали свои подарки и просили место для реализации продукции. Но мы, к сожалению, уже взять никого не могли, так как все было занято. За счет активной информационной поддержки нам удалось о себе заявить на весь город.

В итоге мероприятие посетили - 1721 человек.

Выручка мероприятия - 135 000 рублей

Затраты - 35 000 рублей.

Прибыль - 100 000 рублей.

Работало на мероприятии 33 локации (дегустация разных вкусняшек, мастер-классы по выпеканию пиццы, приготовлению роллов, столярная мастерская, художественная студия, робототехника, квест от писательницы, игры виртуальной реальности, конкурсы от детского журнала, театральная студия, спортивные соревнования и прочие)

Можно было еще больше заработать, если минимизировать партнеров по бартеру и дороже продавать места участия.

Это был первый опыт имиджевого мероприятия. Что могу сказать, мы просчитались, что придут к нам подростки и мы заживем прекрасно. Факт показал, что 95% аудитории были дети от 3-12 лет, и только 5% - нашей целевой аудитории. Как оказалось, это стало настоящим пиаром для нас на весь следующий год, мероприятие до сих пор вспоминают, так как такого уровня и масштаба не было.

0
7 комментариев
Написать комментарий...
Айдар Галиуллин

Благодарю что так подробно расписали все тонкости и ключевые моменты. Это можно использовать как план к организации таких же мероприятий любом другом аналогичном городе!

Ответить
Развернуть ветку
Елена Цветкова
Автор

Статья как раз является планом. Его легко можно под себя скорректировать.

Ответить
Развернуть ветку
Айдар Галиуллин

Благодарю за ответ🙌🏼

Ответить
Развернуть ветку
Татьяна Михайлова

Елена, спасибо что делитесь своим опытом. Уверена, что многим будет познавательно!

Ответить
Развернуть ветку
Елена Цветкова
Автор

Благодарю!

Ответить
Развернуть ветку
Kamil Garipov

Отличная статья! 

Ответить
Развернуть ветку
Елена Цветкова
Автор

Благодарю!

Ответить
Развернуть ветку
4 комментария
Раскрывать всегда