Сначала вопросы, потом код: как оцифровать любой бизнес-процесс

Исполнительный директор ALP Group Александр Казеннов показывает, как по-разному можно подойти к решению задачи автоматизации в типовой конфигурации на примере процесса брендирования топлива.

Когда перед нами стоит задача автоматизировать бизнес-процесс, важнейший первый шаг — понять, какие данные и в какой детализации бизнес хочет видеть в своей учетной системе. Это не просто техническая задача, а основа для эффективной автоматизации. Важно не только разобраться в логике процесса, но и задать правильные вопросы, чтобы бизнес действительно получил нужную информацию в нужном виде. Без этого внедренное решение может оказаться попросту бесполезным.

Прежде чем погружаться в программирование и настройку учетной системы, необходимо распределить зоны ответственности между разработчиками и бизнесом. Задача методологов и бизнес-экспертов — назвать все данные, которые необходимо учесть при отображении операции в системе. Это могут быть, скажем, определенные аналитики (как непосредственно для самого отражения процесса, так и для последующего анализа для принятия управленческих решений), спецификации, итоговые отчетные либо печатные формы.

Для примера возьмем реальную задачу из нашей практики: автоматизировать в 1С брендирование нефтепродуктов — процесс, когда на выходе из обычного бензина и присадок мы получаем готовый продукт под торговой маркой. И хотя кажется, что задача узкоспециализированная, на самом деле это отличный кейс, чтобы показать, как типовые механизмы 1С можно адаптировать под нестандартные задачи.

Чтобы верно отразить брендирование топлива в системе, необходимо учитывать несколько аспектов, начиная с того, как бизнес определяет этот процесс (и какие данные при этом нужны), до того, какие результаты система должна предоставить в виде отчетов и аналитики. Ответы на эти вопросы прямо влияют на выбор подхода к автоматизации. Вот как это может выглядеть:

1. Самый простой вариант: «Набор-комплект» в номенклатуре.

Если нужна быстрая и минимально затратная реализация, можно задействовать стандартный механизм «Набор-комплект», который присутствует в типовых конфигурациях вендора «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP Управление предприятием». Такой подход позволяет создать товарную позицию брендированного топлива, указывая, из чего она состоит, и на основании этого автоматизировать процесс списания бензина и присадок в требуемых пропорциях. Когда идет продажа или отгрузка, система автоматически списывает не брендированный продукт, а все составляющие по отдельности. Это удобно и не требует доработок, но есть нюанс: мы не видим промежуточных остатков уже смешанного топлива или не можем наглядно распределить сопутствующие расходы (если требуется). Если учет таких остатков или распределение доп. расходов нужны — этот способ не подойдет.

2. Чуть более сложный подход: спецификация и комплектация.

Если бизнес требует большего уровня детализации и учета всех этапов процесса (например, при необходимости отслеживать расходы на производство и смешивание), можно завести спецификацию для учета брендированного топлива. В этом случае в 1С создается отдельный документ или справочник, а затем формируется документ комплектации, который списывает остатки бензина и присадки и формирует остатки уже брендированного продукта в нужных пропорциях. Это решение дает больше гибкости, но нередко требует доработок для автоматизированного формирования комплектации — иначе операционный персонал утонет в рутине.

3. Для более сложных процессов: кастомизация под бизнес-процесс.

Когда процесс слишком сложный, а стандартные механизмы 1С уже не дают нужной автоматизации, остается один вариант — разрабатывать индивидуальные решения. Это чаще всего касается больших бизнесов с нестандартными схемами учета, которые зависят от оборудования, рецептур или схемы продаж. В таких случаях важно не только правильно собрать данные, но и продумать, какие показатели нужно выводить на разных этапах.

В нашем случае заказчик — крупный нефтяной холдинг со сложными бизнес-процессами, поэтому мы пошли по третьему пути и реализовали 14 (!) различных схем брендирования топлива. Каждая из них имела свои особенности, и типовые механизмы 1С стали лишь базой, на которой мы построили полноценный «конструктор» производственных схем. Да, это уже проект с серьезным бюджетом и архитектурой, но бизнес получил максимально прозрачный и точный учет, который масштабируется и адаптируется под развитие.

Ошибки, которые могут возникнуть при внедрении учетной системы, зачастую происходят не из-за плохого кода или недостатка функционала, а из-за неверного понимания потребностей бизнеса. Неправильно интерпретированные требования или упущенные детали могут привести к тому, что система будет выдавать не те данные или не в том формате, который нужен для принятия управленческих решений.

Автоматизация — это всегда диалог. Бизнес должен четко понимать, что и зачем он хочет видеть в системе, а задача ИТ-команды — не просто «перевести» требования бизнеса в частное техническое задание, но и задать правильные вопросы, которые позволят «извлечь» из заказчика его ожидания. Например:

Чем более точными и емкими будут ответы на эти вопросы, тем более правильной и гибкой окажется автоматизация.

P. S. Если вы хотите получить систему, которая по-настоящему отразит бизнес-логику и закроет потребности вашего бизнеса, мы готовы помочь.