Метод постановки задач HD-RW-RM 🏌
Дорогие, меня зовут Вова и я менеджер. Делюсь заметками из Notion, которые использую ежедневно. На тему постановки задач создано достаточно контента и не заявляю о новой методике, а делюсь своей инструкцией. Она тесно пересекается со SMART, но, как показала практика, проще в понимании и более универсальна -- описывает алгоритм как для стандартных задач с четким результатом, так и для задач развития с понятийными вводными.
В названии метода HD-RW-RM, заглавные буквы соответствуют первым буквам названия блоков, а дефис служит для запоминания, как считалочка (пропел про себя: «эйч ди — ар дабл ю — ар эм»).
Буду рад, если контент поможет кому-либо.
Структура блоков HD-RW-RM
H1 — Header 1 (заголовок)
Заголовок задачи, начинающийся с глагола, указывающий на завершающее действие (результат). Заголовок передает суть задачи.
Зачем так подробно? Когда задачи скапливаются, то подобные заголовки помогают быстрее ориентироваться, а также по одному взгляду примерно понятно что требуется.
Пример: выслать презентацию Brand Lift клиенту по email.
D — Description (описание)
Введение в задачу или описание в свободной форме.
Пример: Костя, привет! Командой получили, проанализировали данные, оформили в слайды и зафиналили презентацию Brand Lift для клиента, осталось перепроверить на орфографию с пунктуацией и можно высылать.
Далее либо описание задачи развития или конкретного результата.
R — Result (результат)
Описываем точные и исчисляемые критерии выполнения задачи или выставляем более абстрактные понятийные критерии сдачи задачи (обычно, задачи развития).
Result — конкретный результат
Когда мы понимаем точные критерии успешности выполнения задачи.
Пример: у клиента должна быть презентация Brand Lift в 16:00 13 марта в формате PDF (не более 5 mb), а также залить на Google Drive и продублировать ссылкой на случай, если скаченный файл не откроется.
Goal — задача развития
Выставляется по целе, когда примерно понятно куда двигаться и рамках данной задачи необходимо понять критерии результата.
Пример: необходимо разработать лучший шаблон презентации Brand Lift на рынке.
Абстрактно, да? Поэтому обязательно добавляется следующий блок.
W — Way (путь)
Далее два варианта заполнения блока: направить — дать понять с чего начать или выставить конкретные маяки, которые будем контролировать.
Разница в сложности задачи и уровне исполнителя. Эксперта можно направить и дальше сам разберёшься, а сотруднику уровня Junior требуется подробно расписать и, вероятно, необходимо «пинать». А в задачах развития сам постановщик может не понимать критерии успешности конечного результата и требуется периодический синк.
Путь
Общее понимание понимание направления движения.
Пример: начни с анализа конкурентов, далее найди и посмотри лучшие работы в открытом доступе по всему миру.
Или более подробно про точки контроля.
Маяки (точки контроля)
Синхрон осуществляется на маяках, которые инициатор должен себе занести отдельно в таск-менеджер, а исполнитель не приступать к следующему этапу без промежуточного согласования (опционально).
Пример:
1) Выявить потребности клиентов по визуальному оформлению отчета.
2) Проанализировать работы конкурентов, выписать плюсы и минусы.
3) Проанализировать лучшие примеры по всему миру и зафиксировать тезисы по точкам роста.
4) Сформировать гипотезы по критериям лучшего визуала отчета.
5) Создать новый шаблон, разослать 4-5 клиентами и собрать фидбек.
6) Создать инструкцию и масштабировать новый документ на все команды.
R — redline (время и приоритет)
Время к которому должен появиться результат = сдана задача.
Приоритет задачи = важность.
Ключевое 1 — инициатор выставляет не предельную точку после которой все сгорает (отсутствует возможность корректировки), а Redline — время к которому должна быть выполнена задача с запасом. Именно поэтому я не использовал более привычную формулировку Deadline.
Ключевое 2 — инициатору нужно понимать на кого ставит задачу и не включать излишнюю формальщину. Если исполнитель срывает сроки, но отдаёт работу с результатом — заложите это время. Если 10 из 10 задачи были OK — не давите на минуты.
Важно понимать — приоритет должен быть в синхроне между постановщиком и исполнителем, между отделами и командами. Приоритет нужен на случай ситуаций, когда необходимо двигать задачи или сроки. Если с приоритетами в команде не очень, то поможет матрица Эйзенхауэра.
Пример:
Выслать отчёт в пятницу 13/02 17:00 (если пишите день недели или «завтра», уточняйте датой, так как «завтра» может быть у каждого своё).
Или
Закончить исследование до конца марта (28/03). А в середине месяца (14/03) организовать созвон и свести статус по промежуточным результатам.
Приоритет задачи: high.
M — motivation (мотивация)
Отвечает на вопрос — для чего это все?
Пример:
Нам необходимо разработать инструмент контроля оперативности ответов в клиентском сервисе ДЛЯ повышения уровня лояльности, чтобы поддерживать текущий индекс удовлетворённости сервисом при росте штата в 2 раза — тогда получим по ящику пива.
В заключении три правила и два примера.
Важно 1: 1 задача — 1 ответственный. Если в рамках задачи есть подзадачи — у них могут быть свои ответственные, но оунер всегда один.
Важно 2: чтобы не идеализировать и не закапываться в задачах (особенно развития), не забывайте принцип Парето — 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Поэтому, если результат нужен общий и быстро, не закапывайтесь в критериях результата :)
Важно 3: кто не делегирует — тот лох. "Мне быстрее самому сделать, чем это расписывать Косте". Да, но супер задача менеджера — создание системы. 2-3 раза вы сделаете сами, а 10 уже бьет по времени, а 20? Почему бы тогда не описать один раз качественно повторяющуюся задачу, завернуть в шаблон и не юзать?
Пример задачи по результату
H: Протестировать новый шаблон отчета и выслать фидбек
D: Лена, привет! Разработали новый шаблон отчета для клиентов, который обсуждали с тобой в январе. Перед анонсом для клиентского сервиса необходимо собрать фидбек по нему от клиентов и скорректировать. Без тебя мы не справимся и подключаем. Задача не срочная, но важная.
R: Результатом задачи будет фидбек 4-6 клиентов по визуальной составляющей отчета. Форма свободная.
W: Давай возьмём 2 самых крупных клиента, 2 самых продолжительных по сотрудничеству и 1 или 2 новых. После парочки первых полученных клиентов, продублируй инфу в рабочий чат.
R: Если успеем за 2 недели (до 14 марта) — будет круто. Не успеем — давай точно зафиналим так, чтобы 28 марта у нас были фидбеки.
M: Команда клиентского сервиса получит крутой обновлённый отчёт, уверен, клиенты будут рады, что частично повлияет на исследование индекса NPS.
Пример задачи развития
H: Разработать и внедрить новый шаблон отчёта для клиентов
D: Ребята, привет! В клиентском отделе посовещались и поняли, что давно не обновляли шаблоны отчетов. Команда R&D круто исследует рынок, потребности и тренды, хотели, чтобы вы помогли в разработке новых и современных визуалов.
G: Нужен самый крутой отчёт на рынке, сами не очень понимаем всех критериев, давайте по ходу задачи синхронизироваться. Пример понравившегося отчета во вложении.
W: Давайте начнём с анализа присланных примеров.
R: Планируем начать высылать обновлённые отчеты в следующем месяце. OK с таким ДЛ?
M: Уверены, подобные исследования еще не проводили и получите новый опыт.
Спасибо за внимание к контенту! Буду рад ответить в комментариях 🤘
Комментарий недоступен
Понятие "четко" слишком неоднозначно
Из цикла: нужно делать правильно, а неправильно не делать
Шаблон помогает не забыть основные моменты, на которые нужно обратить внимание, запомнить порядок их описания
Комментарий недоступен
прочитал, как CD-RW
Олдфаги тут :) На это и был расчет, круто!)
Задача, которую записал и стер другой задачей
Лучше сразу уточнять, какой менеджер. Менеджер по продажам? Менеджер на телефоне? Офис-менеджер? PR-менеджер?
Благодарю за комментарий) Классический менеджер в digital - AstraLab :)
Контроль, развитие, структура, бизнес-процессы и "чтоб все качественно работало, были счастливы клиенты и команда"
"классический менеджер"? интересная формулировка... новая.
отличная статья и методика, спасибо!
Спасибо, приятно! Следом пойдет статья - как принимать задачу. Это не менее важная точка во взаимодействии
Жги :)
по описанию сильно усложненная методика OKR получилась, плюсом для подобного есть youtrack, jira, trello и прочий софт постановки задач на исполнение
Я не представляю, что во всяких мнемонических подсказках кто-то в голове W произносит как "дабл ю", а не "вэ".
Когда узнал, что иностранцы называют марку БиЭмДаблЮ, а не бээмвэ, я аж переживать за них начал ))
Привет: статья классная, возьму себе на вооружение.
Единственный вопрос, который появился - "А где собственно Исполнитель, который будет эту задачу делать"?
Надеюсь, Исполнителя вы в джире назначаете
Ann, здравствуйте! Не так важно: Жира, Трелло, Monday, Notion, Битрикс или портянкой в Слаке :)
Методику закинул в закладки, как только дорвусь до власти - начну использовать, спасибо!
Однако, один момент мне показался интересным:
Задача:
выслать презентацию Brand Lift клиенту по emailОписание:
зафиналили презентацию...осталось перепроверить на орфографию с пунктуациейНадеюсь это просто какой-то прикол, потому что это прям классика постановки неэффективных задач
Постарался приводить примеры наиболее реальные. Чаще всего, так же и пишут :)
Вы немного не так поняли этот блок, D - это описание в вольной форме, то есть трансляция мыслей из головы, то как мы общаемся в офисе.
А следующий пункт R - зафиксированная конкретика результата для исключения недопонимания, "постановщик имел в виду одно, исполнитель другое" и тд
Пример:
Вы ко мне лично подходите и говорите: презу сделал, давай высылай клиенту завтра, только пробегись сам, вдруг у меня взгляд замылился.
А далее вы в таск-менеджере или чате или в каком-либо другом сервисе конкретизируете, чтобы ничего не упустить.
Я понимаю и сделал на это скидку, однако тут выходит две задачи:
1. Проверить на грамотность и соответствие
2. Отправить клиенту
Понятно, что это гемор, мелочи и снобизм в какой-то степени, но чем проще задача - тем лучше