Кейс: когда договор — не приговор

Мы решили поделиться одним кейсом, который был в нашей практике. Эмоции уже улеглись, поэтому мы можем рассказать историю спокойно.

Начиналось все, как в сказке: пришел клиент с запросом на пресс-конференцию, причем не простую - а в другом регионе, с большой разницей по времени. Повод был коммерческий, но нас это не смутило ни разу - и не такие пресс-конференции проводили. Разница более 3 часов во времени - не испугала тем более, так как рабочие графики коллег позволяют организовывать мероприятия хоть в Панаме, хоть в Австралии.

После получения ТЗ мы отправились собирать информацию про залы, кейтеринг и прочие сопутствующие. Посчитали работу, посмотрели региональные СМИ - и на основе собранной информации предложили клиенту 4 формата с полным расчетом мероприятия: от совсем гуманного по стоимости онлайн-формата до большой и дорогой пресс-конференции на 50 журналистов. Тут стоит указать отдельно, что главным критерием оценки качества работы (читаем KPI) - было количество журналистов, которые должны присутствовать на мероприятии, так как клиент был абсолютно непробиваемо убежден, что присутствие журналиста равно публикации.

Стоимость клиенту не понравилась, смета пошла под очень острый (или очень тупой?) нож. Экзекуция над сметой продолжалась 5 дней. Порезав все возможные и невозможные опции - клиент согласился. Условия оставались достаточно рабочими, чтобы выполнить требуемые KPI. Искалеченная смета отправилась на согласование к руководству со стороны клиента, после чего был подписан договор, счет на выплату аванса передан в бухгалтерию и дана отмашка о том, что можно приступать к работе по непосредственной сборке конференции. До конференции оставалось 2 недели - прекрасный срок, чтобы спокойно все успеть, учитывая, что зал и кейтеринг стояли на предброни.

И все было бы прекрасно, если бы не одно но… Совершенно случайно нам позвонили коллеги и сказали, что наш клиент проводит тендер на проведение того самого мероприятия, о котором уже подписан договор. Наше удивление не знало границ, и даже число Гугол не могло хоть как-то их описать. В последнюю секунду, буквально поймав финансовую службу за руку, чтобы не вносить оплату за зал для мероприятия и прочие платные составляющие - мы начали разбираться.

И узнали, что наша согласованная смета, подписанный договор и отмашка собирать конференцию - как бы в силе, но и тендер на мероприятие среди других агентств - тоже. То есть получилось так, что клиент не только нам не отказал, а дал добро на работу, но при этом начал параллельно выяснять стоимость организации подобного мероприятия на рынке. Счет на аванс, естественно, не был оплачен. А время шло...

После нашего обращения по этому вопросу к клиенту, была дана обратная связь, что смета (согласованная и подписанная) слишком большая, поэтому они проводят мини-тендер. Нам об этом сообщить - не посчитали нужным. Время до конференции стремительно уменьшалось…

В итоге, клиент начал еще сильнее урезать смету, пытаясь добиться от нас стоимости, сопоставимой с ценами коммуникационных агентств региона, где планировалось мероприятие. В какой-то момент стало понятно, что сроки не то что горят или полыхают: они успели обуглиться, остыть и разлететься по ветру. Нам ничего не оставалось, как отказаться от проведения мероприятия, поскольку в оставшиеся до мероприятия дни собрать нужное количество журналистов и организовать публикации в крупных СМИ было уже просто невозможно.

Самое интересное, что регламентировать как-то оплату за все подготовительные работы в случае отказа клиента от дальнейшей работы - не получится, потому как каждый хочет видеть сразу итоговую цену, без формулировок типа “Наша работа - ХХХ, плюс стоимость зала/кейтеринга и тд, и тп”.

А договор… Видимо, не договор.

*Основано на реальных событиях - все совпадения случайны.