Как считать сметы и не растерять подрядчиков

Сметы съедают твоё время, большую часть рабочего дня — даже на те заявки, которым никогда не суждено стать заказами. Большой клиент или куча мелких — считать приходится постоянно. Это может делать кто-то другой, но в частной практике «осмечивание» — твой ежедневный ритуал.

Когда я работал руководителем проекта, мне часто приходилось считать самому: компания небольшая, отдельного специалиста не нанимали. Одно хорошо — я вёл крупного клиента и работал только с его заявками. Их было немного: тут тебе и фото, и видео, и графика разного толка. Переход в частную практику поменял всё: рекламу включил — заявки потекли рекой.

Вообще процесс работы над заказами очень прост: пришла заявка — посчитал — запустил в работу — проконтролировал — вручил заказчику — получил деньги. А в реальности всё ещё проще: пришла заявка — посчитал. Всё. Делов на пять минут. Но есть нюанс.

Как я и сказал — большую часть времени нужно считать. Поэтому первое, что я сделал, — собрал калькулятор — обычную таблицу с функциями. Он не только даёт цену для клиента, но и позволяет понять, сколько останется мне. Он исключает ситуацию, когда один и тот же предмет стоит по-разному для разных людей. А ещё он экономит часы и спасает от глупых ошибок.

А вот в других сферах операции подчиняются логике мастерской. У каждой — своя логика. Тут два момента. Во-первых, не у всех мастерских есть прайсы или калькуляторы. Правда, наличие последнего не означает, что доступ к нему откроют. На моей практике только два производства давали данные: одно — сам калькулятор, другое — цены, на базе которых я и собрал свой. Остальные не слишком делились. Во-вторых, мастерам неинтересно возиться с пустыми заявками — они от своих-то расчётов устают, а тут ещё я.

Бывали случаи, когда расчёты заканчивались потерей контакта. Заказал у ребят пару небольших работ, но засыпал их заявками — и они просто перестали отвечать. Другой мастер прямо сказал: «Мне кажется, вы не хотите заказывать, а хотите мной считать» — и отказался. Логика понятна: ресурс ограничен, время дорого — никто не станет тратить его на чужие эксперименты.

А что делать, чтобы производства считали и не отваливались? Я проверил на себе и вывел простую систему. Работает она, увы, не в 100 % случаев:

Коммуникация. Нашли подходящую мастерскую? Скажите прямо: мол, так и так, планирую сотрудничать на регулярной основе. Большие объёмы не обещаю и скидок не прошу (если не обещаете и не просите). Собираюсь присылать заявки для расчёта стоимости — в таком духе. Если подрядчика это не устраивает — лучше знать сразу. Не надо хитрить — себе дороже.
Распределение нагрузки. Не стоит считать одновременно у всех подряд. Пощадите их: считаем по очереди, чтобы не злоупотреблять. Одну заявку у одной мастерской, другую у другой и так далее. Да, у каждого своя цена — но лучше чуть потерять в марже, чем лишиться контакта.
Совместные усилия. Если у мастера нет калькулятора, предложите создать общий. Мотив: не отвлекать его от работы пустыми заявками. Не всегда работает, но попытаться стоит.
Чёткое ТЗ. Чем конкретнее ТЗ, тем быстрее и точнее смета. Размеры, материалы, количество, чертежи, референсы, приоритеты по срокам — всё это здорово помогает мастерским. Спросите у них, какая конкретно информация им нужна, чтобы оперативно посчитать приближенную к реальности стоимость. Создайте шаблон ТЗ, наконец.
Нейтралитет. Есть рыночная стоимость и есть несогласие клиента с ней. Но мало ли кто с чем не согласен. С другой стороны, если цена не в рынке из-за вашей маржи — разберитесь сначала с ней. Торговаться с подрядчиком можно, но просто так никто не уменьшит себестоимость. Это всегда компромисс. Если клиенту «дорого» — это уже вопрос не к мастеру.

Эти пункты работают только в связке. И всё равно — подрядчики будут время от времени отваливаться. Такова реальность, если работаете без собственного цеха. Чтобы этого не происходило — приносите им заказы. Тогда вам будут считать охотнее. По идее.

И не надейтесь, что сможете объяснить каждому ремесленнику или мастерской, как важно считать все заявки и что это обязательная часть работы. Большие производства это и так понимают, а мелким мастерским эта наука нахрен не нужна. Особенно если, по их мнению, ты «дармоед», который решил «наживаться на их труде».

Так что считать сметы — это не только математика. Это коммуникация, управление ресурсом и гибкая стратегия взаимодействия. Делайте калькулятор, составляйте чёткие ТЗ, распределяйте расчёты, честно говорите о намерениях, а главное — приносите реальную прибыль подрядчикам. И они будут более заинтересованы с вами работать. По идее.