Как доделывать дела и запускать проекты вовремя Статьи редакции

На примере домика. Материал издания «Кинжал».

Есть такие проекты, у которых и команда крутая, и никто не филонит, и все технологии передовые, а итог всё равно грустный. Проект не сдаётся в срок, у менеджера нервный срыв, работа доделывается в убыток, ещё и клиент обижен.

Возможно, сегодня покажем одну из причин.

Представьте, что одному человеку нужно построить дом за три месяца. Этот человек приходит в строительную компанию, которая специализируется на быстросборных домах и готовых панелях. Клиенту назначают менеджера.

Менеджер прикидывает, что три месяца — это достаточно большой срок для такого проекта, поэтому нужно выложиться по полной. Ему кажется, что клиент ждёт вау-решение, а если вау не предложить, клиент уйдёт в другую строительную фирму. Менеджер решает, что главное сейчас — выложить все козыри, договориться, а потом разберёмся.

Менеджер садится составлять смету, а дальше всё как в тумане: окна сделаем во весь пол, добавим башни с винтовыми лестницами, на нижнем этаже сделаем пять комнат и обнесём замок изящным забором — так делаются дела у настоящих профи.

Заказчику всё нравится.

Начинается строительство. Сначала выяснилось, что для окон в пол нужно заказывать специальные рамы. Это отодвинуло сдачу проекта на две недели.

Потом поставщик привёз неправильные окна, нужно было возвращаться на фабрику и переделывать. А бригада, которая должна была устанавливать, уже должна была уехать на другой объект. А новая бригада не владела нужной технологией.

Короче говоря, проект съехал на месяц, потом ещё на два. Сначала заказчик злился, потом потребовал выплатить неустойку и пригрозил судом.

Может показаться, что этому проекту просто не повезло: если бы никаких накладок не было, то дворец построили бы вовремя и всё было бы хорошо. Но это иллюзия. На самом деле…

• Во всех проектах всегда что-то идёт не по плану.
• Во всех проектах случаются задержки, нестыковки и ЧП.
• Нет ни одного проекта в мире, который проходил бы на 100% в соответствии с планом.

Причина простая: жизнь бесконечно сложнее, чем любые наши планы. Мы принципиально не можем предсказать, что произойдёт в ближайшем будущем.

Менеджер вместе с клиентом не могут на старте проекта предугадать всё, что случится дальше. Если бы они заранее знали о проблемах с поставщиком, они бы не обратились к нему. Но тогда возникли бы другие проблемы — например с другим поставщиком.

Вообще пытаться составить идеальный, учитывающий всё план — это утопия. Гораздо полезнее будет договориться, что клиент и менеджер будут пытаться на каждом этапе принимать лучшие решения, исходя из ситуации.

Например, во время стройки мы узнали, что привезли неправильные окна. И теперь мы с клиентом принимаем решение: отправить эти окна на переделку, заказать другие, попытаться вставить эти и так далее. Именно этот момент принятия решений и сделает наш проект успешным (или провалит его):

Самый правильный вопрос в этой ситуации — а по какому принципу принимать решения на развилках? Ведь у всех вариантов есть плюсы и минусы. Например, если отправить окна на переделку, на это уйдёт месяц; а если заказать на другой фабрике, то не факт, что сразу сделают то, что нужно. И чем больше об этом думаешь, тем сложнее принять решение.

Иными словами, при прочих равных отдавай предпочтение тем решениям, которые помогут тебе сделать работу в срок. Даже если для этого потребуется передоговориться с клиентом насчёт объёма работ.

Возьмём нашу ситуацию с окнами. Одно из решений — поставить в дом те окна, которые есть на складе. Это самый быстрый вариант, но это не совсем то, чего хотел клиент. Два других варианта — сделать именно те окна, которые хотел клиент, но в одном случае сдача дома сдвинется на две недели, а во втором — на месяц.

Что будет, если выбрать один из вариантов со смещением срока:

• Смещённый срок на одном участке работ повлияет на сроки других участков. Там бригада не дождалась; тут начались дожди и повредилась открытая часть стены; без окон нельзя переходить к отделке, а отделочники уже ушли на другой проект.
• Чем дольше идёт проект, тем больше других новых обстоятельств может вскрыться. Архитектор может уволиться или заболеть, у клиента могут кончиться деньги или против него возбудят уголовное дело, произойдёт скачок курсов валют. Можно представить, что чем дольше тянется проект, тем больше рисков он на себя собирает.
• Клиент не получит полезный результат в оговорённый срок. А для него это могло быть важно.
• Компания потратит больше времени на проект, а время — деньги.
  

Поэтому полезнее и безопаснее всего будет договориться с клиентом, что мы сейчас ставим стандартные окна и сдаём проект в срок.

И тут любой менеджер совершенно справедливо скажет: «Ни один клиент не согласится поставить стандартные окна, если мы пообещали ему авторские! Невозможно продать клиенту работу на 100 миллионов, а сделать только на 80!». Это справедливо.

Вот что на это можно сказать:

Клиент в итоге имеет право финального слова. Отличный способ начать общение — подчеркнуть, что в любом случае мы сделаем так, как решит клиент. Если после рассмотрения всех аргументов он решит, что нужны авторские окна и дополнительное время, мы уважаем это решение и сделаем проект так, как ему нужно.

Сделать вовремя — в ваших общих интересах. Клиент тоже должен понимать, что риски проекта вы с ним несёте одинаково. Даже если он вас засудит за несданный вовремя дом, у него всё равно будет несданный дом. Выбирая между никаким домом и домом с неидеальными окнами, большинство людей выберут неидеальные окна.

Переплата? Мы вернём. В случае с окнами очевидно, что авторские будут стоить дороже, чем стандартные. Мы вернём эти деньги, никаких проблем.

Мы хотим сделать вам хорошо, а не отлынивать от работы. Клиент должен осознавать, что мы на его стороне. Мы предлагаем стандартные окна не потому, что нам лень возиться с авторскими. Мы знаем, что с авторскими окнами проект под гораздо большей угрозой, чем со стандартными.

Но вообще замечание справедливое: отказываться от классных штучек и решений в пользу срока всегда больно. Только лучшие из нас умеют договариваться о таких вещах.

Главное, что даёт любовь к несдвигаемым дедлайнам, — возможность доделать работу после запуска. Это применимо не везде: в частности, нельзя заменить стандартные окна на авторские, когда уже закончен ремонт. Но в некоторых случаях применимо.

Например, если клиент хотел сразу открыться с идеальным домом и великолепным забором, можно предложить разделить эту работу на два этапа. Сначала построить дом и поставить временный забор, потом сосредоточиться на заборе.

Это значит, что за время проекта клиенту станет актуально что-то новое — что-то, о чём вы понятия не имели на старте. Например, жена забеременела, и теперь к дому нужно добавлять новые комнаты, а то и целый этаж. Или дом планировался для родителей, а теперь его будут сдавать для туристов. И уже исходя из этих вводных можно принимать новые решения.

Строительство дома не лучшая метафора для этой ситуации, потому что там грязь, стройматериалы и фундамент просто так не положишь. Дома, наверное, действительно нужно строить по проекту, а не как получится.

А вот сайты и мобильные приложения можно запросто запускать по частям. Статьи выпускать кусочками и «склеивать» в циклы. Длинный видеоурок можно нарезать на несколько коротких и выпустить каждый в срок.

Договориться об этом с клиентом всегда сложно, но это всегда того стоит. И у вас это получится.

Материал подготовили в издании «Кинжал». В нём пишут о том, что даёт преимущество в жизни: работе, саморазвитии, переговорах и отношениях в коллективе, деньгах, личном счастье и психическом здоровье.

Другие материалы «Кинжала»:

• Почему сложно совмещать работу и хобби.
• Как не дать эмоциям всё испортить. Комикс о сообразительности и самонаблюдении.
• Один из способов избавиться от вредных привычек. Или хотя бы меньше на них вестись.
  

#планирование #дедлайн