Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали

Рассказываю и показываю как.

Всем чмоки в этом чате! Меня зовут Настя. Я не люблю постоянно делать одни и те же действия. А еще я мечтала пожить на Бали.

Поэтому однажды оптимизировала свой бизнес так, чтобы при первой же возможности (как только откроются границы) эту мечту исполнить. Теперь бизнес-процессы отнимают у меня не больше 2-х часов в неделю. Я пожила на Бали.

И у меня настолько много свободного времени, что я могу поделиться своим опытом с вами, потратив на этот кейс несколько часов: ) Конечно, это шутка. А вот кейс серьезный и полезный. Наверняка разработанный мной инструмент пригодится и вам для оптимизации бизнеса (причем любого бизнеса!).

Маленькая предыстория

Прошел почти год с тех пор, как я уволилась с работы и занялась бизнесом вместе с мужем. Полет, надо сказать, нормальный. Мы начали торговать разными товарами на маркетплейсах (в основном Wildberries и Ozon) и уже через 3 месяца вышли на доход в 1 млн рублей. Чистыми. Меньше этого уровня – нет, не выходили. А вот больше – да, хочется. Так что сейчас мы в стадии активного роста. Ближайшая цель – 10 млн рублей в месяц.

Ну да мы здесь не для этого собрались.

Проблема

Да, столкнулись мы с проблемкой. Первое время наш товар отгружался со склада Wildberries. Т.е. мы формировали поставку и отвозили товар на склад Wildberries. Товар там хранился, потом клиенты делали заказ, а сотрудники ВБ его (заказ, а не клиента) собирали, стикеровали и отправляли клиенту.

Спустя несколько месяцев мы полностью перешли на отгрузку со своего склада. Чтобы снизить комиссии, доп.расходы и сократить время приемки.

Тут же выяснилось, что при таком самостоятельном формате работы Wildberries плохо отдает данные по заказам. Во-первых, с задержкой до 3-х дней. Во-вторых, с (откровенным враньем) ошибками. А как управлять бизнесом, если ты даже не в курсе, сколько товара продал?

Практически весь день я тратила на операционное управление бизнесом. Лично контролировала остатки товаров, рассчитывала нужное количество товара для заказа и прочее. Стоило отвлечься на другие задачи – сразу начинался хаос и армагеддон. Потому что товар заканчивался.

А при торговле на маркетплейсе задача № 1 – обеспечить бесперебойное наличие товара. Особенно если товар в ТОПе или ваш план – выйти на эти позиции.

Цель

  • Автоматизировать все процессы, которые приходилось отслеживать лично (остатки товаров, расчет нужного кол-ва товара для заказа и т.п.).
  • Отслеживать динамику заказов несколько раз в день. В идеале – получать прямо на телефон уведомления с количеством заказов и прибылью.

Тернистые поиски решения

Я помониторила предложения на рынке и поняла, что все инструменты для решения наших задач несовершенны. Какие-то сервисы отдают неверные данные по заказам, какие-то – по остаткам. В каких-то сервисах метод планирования закупок был негибким и не подходил под мои товары.

Собственно, решение

И решила я разработать свой собственный инструмент. Самостоятельно собрать данные и вывести их нужным для себя образом – так, как это нужно для моих бизнес-задач.

Забегая вперед скажу, что всё гениальное, как и всегда – просто. И свои задачи я решила с помощью всего двух инструментов:

  • Google-таблицы.
  • Сервиса связки Apix-Drive

А теперь переходим к самому интересному. Что и как я сделала, сколько мне это стоило, и какой результат получился.

Этап 1 – сбор данных

Первое, что нужно для планирования закупки и получения уведомлений о заказах и остатках – сбор этих данных.

Я разместила задачу на kwork и нашла прекрасного специалиста (с которым, к слову, мы работаем до сих пор). Он смог выгрузить по API заказы с Wildberries, Ozon и остатки с МойСклад (это программа складского учета, в которой мы работаем) на сервер. А затем с помощью скрипта настроил забор данных в Google-таблицы. Данные обновляются каждые 5 минут.

Смотрите, как это выглядит (я забрала все данные, которые отдают маркетплейсы).

P.s. Здесь и далее все числа в таблицах изменены и НЕ являются нашими реальными показателями.

Заказы с Wildberries:

P.s. Для тех, кто шарит в теме: мы торгуем со своего склада по модели FBS. Данные по заказам со склада FBO я подгрузила немного позже.

Заказы с Ozon:

Остатки с МойСклад:

Всё. Исходные данные получены, главная задача выполнена. Двигаемся дальше.

Этап 2 – формулы в Excel

Дальше дело техники, а именно – формулы в Excel. Можно писать формулы сразу в Google-таблицах, а можно делать файл в Excel. Кому как удобнее. Лично мне ближе второй вариант.

Я собрала лист с данными по каждому дню и по каждому товару. К товару в таблице указаны все нужные численные значения – баркод, артикул, код размера. Это необходимо, поскольку WB отдает заказы по коду размера, а Ozon – по артикулу.

Мне хотелось знать прибыль с каждого товара, поэтому я вынесла в столбцы «Заказы» + все необходимые параметры для расчета прибыли: логистику, комиссию, себестоимость.

Смотрите, какая каша получилась:

Очень подробная, но не очень удобная для восприятия таблица. Перегружена информацией.

Поэтому я создала на отдельной вкладке дополнительную сводную таблицу, которая удобна для быстрого изучения.

Уже красивее, правда?: )

Исходя из таблицы мы видим, что сегодня было:

  • 6 заказов по категории 1,
  • 65 заказов по категории 4,
  • а итоговая прибыль на данный момент составила 28 330 руб.

В этих расчетах не учитывается процент выкупа. В среднем он у нас составляет 98%, поэтому я не заморачивалась этими расчетами. В одежде и обуви, конечно, необходимо еще и заложить процент.

Этап 3 – получение всех данных на телефон

Для этой цели я использовала сервис Apix-Drive. Это интегратор различных сервисов.

Меня в нем интересовала вот такая связка: Google-таблицы + Телеграм.

Как настроить:

Регистрируемся в apix-drive

Нажимаем "+ Связка"

Выбираем Google Sheets -> загрузить все строки. Выбираем Аккаунт Google и таблицу.

Фильтр нам тут не нужен, поэтому переходим к следующему шагу.

Дальше нужно настроить Прием Данных (данные в Телеграм):

  • Телеграм – Отправить сообщение.
  • Настраиваем, куда отправлять данные (в какой чат).

… Вообще, подробная инструкция есть у сервиса. Можно почитать: )

Пишем сообщение и указываем, какие строки будут нам приходить:

С помощью настройки указываем периодичность:

Готово. Каждый час в указанное время мы получаем такие данные в Телеграм:

Этап 4 – таблица с остатками товара

Нам очень важно отслеживать остатки и заранее знать, что товар заканчивается. Поэтому я собрала еще одну таблицу на отдельной вкладке.

Просто вывела данные: Товар – остаток.

И с помощью Apix-drive сделала 2 связки:

  • Уведомление 3 раза в день, если осталось менее 10 единиц товара.
  • Уведомление 3 раза в день, если Товар закончился.

Сделала это с помощью такой настройки:

В чат с этими уведомлениями я добавила ответственного сотрудника склада. Если проблема с остатками и возникала, то теперь решалась очень быстро.

Этап 5 – расчет закупок

Теперь пора бы реализовать задачу по расчету закупок. Мы закупаемся 1 раз в неделю (это обусловлено еженедельными выплатами от WB), и нам нужно было рассчитать всё так, чтобы товара хватило для следующей закупки.

И тут опять проблемка. Товары у нас разного формата. Поэтому пришлось делать несколько таблиц.

Категория 1

Это товар, который мы собираем из 10 разных пачек от поставщика.

То есть мы покупаем 10 разных пачек, берем из каждой по 3 шт., соединяем и получаем 1 готовый для продажи товар.

Для начала я вывела все значения, необходимые мне для принятия решения о количестве готовой продукции. Здесь:

  • остаток готовой продукции,
  • заказы за предыдущие 7 дней,
  • заказа за последние 7 дней (чтобы понимать динамику),
  • расчет среднего кол-ва заказов в день,
  • данные за вчерашний день.

Далее есть 2 столбца для изменения расчета:

  • На сколько дней у меня должен быть остаток готовой продукции. Среднее значение – 14 дней (чтобы товар успел дойти до склада и мы его упаковали).
  • Коэффициент для прогнозирования. Если видим, что заказы растут, и я знаю, что они продолжат расти, ставлю коэффициент 1,5. Или 2 – в зависимости от роста.

В столбце «Нужно готовой продукции» мы получили число нужной нам в итоге продукции.

Далее нужно убрать из этого расчета неупакованный материал, который есть на складе.

В столбце ИТОГО ЗАКАЗ получаем цифру, которую нужно заказать у поставщика. Для удобства добавила цену. Чтобы знать, сколько будет стоить закупка.

Категория 2

Это товары из 2-х компонентов.

При этом второй компонент первого товара продается также и отдельным товаром.

Тут все аналогично.

Категория 3

Здесь ассортиментный бренд. Мы его не переупаковываем. Т.е получаем от поставщика и сразу пускаем в продажу.

Так как артикулов у нас около 60-ти (в общем, дофига), собрала все в отдельную таблицу.

Итог – готовый заказ для поставщика.

Этап 6 – план упаковки для склада

Я сделала отдельную вкладку и настроила в ней формулами количество товара, которое нужно упаковать.

Добавила критичность для данных, которые высылаются мне в Телеграм первыми и с пометкой срочно. Это означает, что товар не продается, хотя материалы для него на складе – в наличии.

Теперь каждый день в 9 утра склад получает вот такой план на день:

Естественно, в реальности план намного больше.

Итог

Мы получили автоматически обновляемую таблицу, в которой содержатся все важные данные для бизнеса. Что изменилось с тех пор?

  • Мы – собственники бизнеса – получаем данные о заказах и прибыли каждый час, понимая динамику.
  • Сотрудники склада получают уведомления о товаре, который скоро закончится, и вовремя это исправляют. Мы, естественно, тоже видим все уведомления. И если сотрудники склада не решили проблему, имеем возможность вовремя достать кнут принять меры.
  • Сотрудники склада получают актуальное задание каждый день и эффективно тратят свое время.
  • На закупку товара уходит всего 5 минут. Нужно просто зайти в таблицу и отправить данные поставщикам. А я чуть не наняла для этого отдельного человека.

Такое решение может повторить для себя любой собственник бизнеса.

Можно даже не делать автоматизированные выгрузки, а просто обновлять по утрам данные. Буквально за 2 минуты (у нас в начале так и было).

Сколько стоит?

  • Стоимость разработки для меня – 5000 руб. за настройку данных по API.
  • Формулы и разработка – только мое время.
  • Сервис APIXDrive – в зависимости от количества данных. Я выбрала максимальный тариф, поскольку каждый день отправляется очень много данных.

На прощание – пара ласковых

У меня есть шаблон на автоматически обновляемую таблицу. Так что если вам приглянулась моя идея, и вы тоже хотите автоматизировать свои бизнес-процессы подобным образом (ну или просто посмотреть, чё за таблица такая) – пишите в Instagram, поделюсь на неё ссылкой. Мой акк: @nasya_ok

Спасибо за внимание, всем успехов!

0
28 комментариев
Написать комментарий...
Leon Feldman

Очень круто, мы в данный момент делаем тоже самое)

Ответить
Развернуть ветку
Антоха Веселый

Крутое решение)

Ответить
Развернуть ветку
Агна

Спасибо что поделились. Сначала не поняла, как вы считаете прибыль с заказов, потом увидела что в одежде вы предлагаете решить это процентом выкупа. Но в одежде эта величина не постоянная и на мой взгляд некорректно от заказов будет считать. Но это можно решить такой же таблицей по выкупам) обязательно обращусь к вам в Инстаграм))

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Нечитайло

Очень круто! спасибо за ценный опыт)

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Новосельцев

Мы для решения такой же задачи использовали Grafana, данные получаем по api, писал про это в facebook 

Ответить
Развернуть ветку
Татьяна Симочихина

Очень интересная статья и отличное решение для малого бизнеса! 
Обращусь к вам в Инстаграм за таблицей)

Ответить
Развернуть ветку
Кирилл Романенко

Не плохо, очень даже не плохо. Молодец

Ответить
Развернуть ветку
Nasya727
Автор

спасибо)

Ответить
Развернуть ветку
Shel Vi

Нормалёк однако. Я за 30 тыщ на во🙄 пятидневке фигачу, а кто то лям в месяц зарабатывает ещё и за 2 часа в неделю 😂😂😂😂Вы серьёзно, люди???? Как????🤔🤔🤔

Ответить
Развернуть ветку
Артемий Левинский

Я тоже поржал 

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Красс

Что будете делать, когда ваш товар попадет под обязательную маркировку Честный знак ( вопрос года-двух максимум) ?  

Если вы хотите вырасти в 10 раз, то склад ( площади, линейный персонал) тоже должен расти и автоматизация склада неизбежна. Начнется текучка персонала и это нормально.  Адресное хранение, приемка товара, штрих кодирование и тд. Ни одна гугл таблица и даже " Мой склад" не поможет. 

Как вы сейчас сидя на Бали отслеживаете KPI сотрудников по текущим бизнес-процессам на складе?

90% работы с прогнозированием и формированием заказов поставщикам уже реализовано 8 лет назад в 1С. 

Ответить
Развернуть ветку
Nasya727
Автор

Будем подключать другие инструменты/менять по мере задач. Сейчас сделали х3 пока, текущие инструменты справляются. 1С с его доработками обходятся в немалую сумму (предполагаю) и подключать будем тогда, когда будет необходимость.В общем, решение не вечное - но позволило решить много сложностей для малого бизнеса.Дальше будет что-то круче

Ответить
Развернуть ветку
Илья Слюсарев

зависит от задач, но в общем-то, подход верный, сначала понять зачем, а потом разбираться, как дорабатывать и как окупаться будет новое решение автоматизации склада.  По крайней мере, я сейчас вот тоже гуглю, нашел дико сложную статью на похожую тему — понравилось и ваш кейс тоже! На всякий случай, увидел это. https://interlogika.ru/blog/tpost/mudt6bg471-avtomatizatsiya-uchyota-sklada 

Ответить
Развернуть ветку
Nasya727
Автор

Кстати, сейчас мы выросли х10 с текущими инструментами автоматизации. Склад сменили да, площадь выросла в 2 раза. Этого хватит, чтобы еще х5 сделать. Не усложняйте заранее.

Ответить
Развернуть ветку
Эдик Фатхуллов

Уведомления в телеграм из гугл таблицы можно реализовать еще через Google App Script, это бесплатный инструмент и нет помесячной подписки как в ApiX Drive, то есть настроил один раз и пользуешься каждый день. Если не разбираетесь в коде, также можно найти спеца на одноразовую работу, но я сделал себе сам

Ответить
Развернуть ветку
Nasya727
Автор

Да, у нас сейчас конечно без подписки)
Давно скрипт гугловский

Ответить
Развернуть ветку
Наталья Кислицына

Анастасия, можно приобрести у Вас готовое решение?

Ответить
Развернуть ветку
Nasya727
Автор

Да, напишите мне в телеграмм @nasya727

Ответить
Развернуть ветку
Oleg Dubovitskiy

Круто! 

Ответить
Развернуть ветку
Nasya727
Автор

спасибо за комментарий :)

Ответить
Развернуть ветку
Александр Сорокин

Спасибо;) очень ценный кейс! Попробую реализовать у себя

Ответить
Развернуть ветку
Nasya727
Автор

обязательно! проще, чем всякие СРМ) и все под контролем

Ответить
Развернуть ветку
Ляля Ива

Молодцы, успехов вам! 

Подскажите, сколько времени заняло вот эти все процессы? Собирать все в таблички, формулы делать, настраивать интеграции?  

Пошла подписываться на ваш канал :DDD

Ответить
Развернуть ветку
Nasya727
Автор

По времени - пару дней на интеграцию API и около недели на формулы. Так долго - потому что я придумывала все с нуля, что хочу видеть и как это реализовать (какой вид таблиц). Ну и гуглила формулы. У меня там миллион ЕСЛИ в формулах :) Прописала все возможные события) Сейчас но новую таблицу при наличии всех данных уходит гораздо меньше. 
Я, например, добавила еще % выкупа, заказы со склада WB, план/факт по каждому товару (по заказам и позициям).

Ответить
Развернуть ветку
Елена Банных

Очень круто! Мощь!

Ответить
Развернуть ветку
Nasya727
Автор

Спасибо!)

Ответить
Развернуть ветку
Maxim Syabro

Реферальные ссылки запрещены правилами, уберите.

https://vc.ru/about/rules
2.1.8.

Ответить
Развернуть ветку
Nasya727
Автор

убрала

Ответить
Развернуть ветку
25 комментариев
Раскрывать всегда