60 дней фильмов и сериалов
по промокоду:
VC60
Забрать
60 дней подписки Яндекс Плюс бесплатно для новых пользователей, ранее не оформлявших подписку Яндекс Плюс либо подписки, её включающие, при условии привязки банковской карты. Далее — автопродление: 199 ₽/месяц. Действует на территории РФ. Активировать до 31.10.2021 г. https://hd.kinopoisk.ru/gift. Условия: clck.ru/FMQND.
Личный опыт
Nasya727

Оптимизировала бизнес с помощью Google-таблиц, чтобы тратить на него не больше 2-х часов в неделю и пожить на Бали

Рассказываю и показываю как.

Всем чмоки в этом чате! Меня зовут Настя. Я не люблю постоянно делать одни и те же действия. А еще я мечтала пожить на Бали.

Поэтому однажды оптимизировала свой бизнес так, чтобы при первой же возможности (как только откроются границы) эту мечту исполнить. Теперь бизнес-процессы отнимают у меня не больше 2-х часов в неделю. Я пожила на Бали.

И у меня настолько много свободного времени, что я могу поделиться своим опытом с вами, потратив на этот кейс несколько часов: ) Конечно, это шутка. А вот кейс серьезный и полезный. Наверняка разработанный мной инструмент пригодится и вам для оптимизации бизнеса (причем любого бизнеса!).

Маленькая предыстория

Прошел почти год с тех пор, как я уволилась с работы и занялась бизнесом вместе с мужем. Полет, надо сказать, нормальный. Мы начали торговать разными товарами на маркетплейсах (в основном Wildberries и Ozon) и уже через 3 месяца вышли на доход в 1 млн рублей. Чистыми. Меньше этого уровня – нет, не выходили. А вот больше – да, хочется. Так что сейчас мы в стадии активного роста. Ближайшая цель – 10 млн рублей в месяц.

Ну да мы здесь не для этого собрались.

Проблема

Да, столкнулись мы с проблемкой. Первое время наш товар отгружался со склада Wildberries. Т.е. мы формировали поставку и отвозили товар на склад Wildberries. Товар там хранился, потом клиенты делали заказ, а сотрудники ВБ его (заказ, а не клиента) собирали, стикеровали и отправляли клиенту.

Спустя несколько месяцев мы полностью перешли на отгрузку со своего склада. Чтобы снизить комиссии, доп.расходы и сократить время приемки.

Тут же выяснилось, что при таком самостоятельном формате работы Wildberries плохо отдает данные по заказам. Во-первых, с задержкой до 3-х дней. Во-вторых, с (откровенным враньем) ошибками. А как управлять бизнесом, если ты даже не в курсе, сколько товара продал?

Практически весь день я тратила на операционное управление бизнесом. Лично контролировала остатки товаров, рассчитывала нужное количество товара для заказа и прочее. Стоило отвлечься на другие задачи – сразу начинался хаос и армагеддон. Потому что товар заканчивался.

А при торговле на маркетплейсе задача № 1 – обеспечить бесперебойное наличие товара. Особенно если товар в ТОПе или ваш план – выйти на эти позиции.

Цель

  • Автоматизировать все процессы, которые приходилось отслеживать лично (остатки товаров, расчет нужного кол-ва товара для заказа и т.п.).
  • Отслеживать динамику заказов несколько раз в день. В идеале – получать прямо на телефон уведомления с количеством заказов и прибылью.

Тернистые поиски решения

Я помониторила предложения на рынке и поняла, что все инструменты для решения наших задач несовершенны. Какие-то сервисы отдают неверные данные по заказам, какие-то – по остаткам. В каких-то сервисах метод планирования закупок был негибким и не подходил под мои товары.

Собственно, решение

И решила я разработать свой собственный инструмент. Самостоятельно собрать данные и вывести их нужным для себя образом – так, как это нужно для моих бизнес-задач.

Забегая вперед скажу, что всё гениальное, как и всегда – просто. И свои задачи я решила с помощью всего двух инструментов:

  • Google-таблицы.
  • Сервиса связки Apix-Drive

А теперь переходим к самому интересному. Что и как я сделала, сколько мне это стоило, и какой результат получился.

Этап 1 – сбор данных

Первое, что нужно для планирования закупки и получения уведомлений о заказах и остатках – сбор этих данных.

Я разместила задачу на kwork и нашла прекрасного специалиста (с которым, к слову, мы работаем до сих пор). Он смог выгрузить по API заказы с Wildberries, Ozon и остатки с МойСклад (это программа складского учета, в которой мы работаем) на сервер. А затем с помощью скрипта настроил забор данных в Google-таблицы. Данные обновляются каждые 5 минут.

Смотрите, как это выглядит (я забрала все данные, которые отдают маркетплейсы).

P.s. Здесь и далее все числа в таблицах изменены и НЕ являются нашими реальными показателями.

Заказы с Wildberries:

P.s. Для тех, кто шарит в теме: мы торгуем со своего склада по модели FBS. Данные по заказам со склада FBO я подгрузила немного позже.

Заказы с Ozon:

Остатки с МойСклад:

Всё. Исходные данные получены, главная задача выполнена. Двигаемся дальше.

Этап 2 – формулы в Excel

Дальше дело техники, а именно – формулы в Excel. Можно писать формулы сразу в Google-таблицах, а можно делать файл в Excel. Кому как удобнее. Лично мне ближе второй вариант.

Я собрала лист с данными по каждому дню и по каждому товару. К товару в таблице указаны все нужные численные значения – баркод, артикул, код размера. Это необходимо, поскольку WB отдает заказы по коду размера, а Ozon – по артикулу.

Мне хотелось знать прибыль с каждого товара, поэтому я вынесла в столбцы «Заказы» + все необходимые параметры для расчета прибыли: логистику, комиссию, себестоимость.

Смотрите, какая каша получилась:

Очень подробная, но не очень удобная для восприятия таблица. Перегружена информацией.

Поэтому я создала на отдельной вкладке дополнительную сводную таблицу, которая удобна для быстрого изучения.

Уже красивее, правда?: )

Исходя из таблицы мы видим, что сегодня было:

  • 6 заказов по категории 1,
  • 65 заказов по категории 4,
  • а итоговая прибыль на данный момент составила 28 330 руб.

В этих расчетах не учитывается процент выкупа. В среднем он у нас составляет 98%, поэтому я не заморачивалась этими расчетами. В одежде и обуви, конечно, необходимо еще и заложить процент.

Этап 3 – получение всех данных на телефон

Для этой цели я использовала сервис Apix-Drive. Это интегратор различных сервисов.

Меня в нем интересовала вот такая связка: Google-таблицы + Телеграм.

Как настроить:

Регистрируемся в apix-drive

Нажимаем "+ Связка"

Выбираем Google Sheets -> загрузить все строки. Выбираем Аккаунт Google и таблицу.

Фильтр нам тут не нужен, поэтому переходим к следующему шагу.

Дальше нужно настроить Прием Данных (данные в Телеграм):

  • Телеграм – Отправить сообщение.
  • Настраиваем, куда отправлять данные (в какой чат).

… Вообще, подробная инструкция есть у сервиса. Можно почитать: )

Пишем сообщение и указываем, какие строки будут нам приходить:

С помощью настройки указываем периодичность:

Готово. Каждый час в указанное время мы получаем такие данные в Телеграм:

Этап 4 – таблица с остатками товара

Нам очень важно отслеживать остатки и заранее знать, что товар заканчивается. Поэтому я собрала еще одну таблицу на отдельной вкладке.

Просто вывела данные: Товар – остаток.

И с помощью Apix-drive сделала 2 связки:

  • Уведомление 3 раза в день, если осталось менее 10 единиц товара.
  • Уведомление 3 раза в день, если Товар закончился.

Сделала это с помощью такой настройки:

В чат с этими уведомлениями я добавила ответственного сотрудника склада. Если проблема с остатками и возникала, то теперь решалась очень быстро.

Этап 5 – расчет закупок

Теперь пора бы реализовать задачу по расчету закупок. Мы закупаемся 1 раз в неделю (это обусловлено еженедельными выплатами от WB), и нам нужно было рассчитать всё так, чтобы товара хватило для следующей закупки.

И тут опять проблемка. Товары у нас разного формата. Поэтому пришлось делать несколько таблиц.

Категория 1

Это товар, который мы собираем из 10 разных пачек от поставщика.

То есть мы покупаем 10 разных пачек, берем из каждой по 3 шт., соединяем и получаем 1 готовый для продажи товар.

Для начала я вывела все значения, необходимые мне для принятия решения о количестве готовой продукции. Здесь:

  • остаток готовой продукции,
  • заказы за предыдущие 7 дней,
  • заказа за последние 7 дней (чтобы понимать динамику),
  • расчет среднего кол-ва заказов в день,
  • данные за вчерашний день.

Далее есть 2 столбца для изменения расчета:

  • На сколько дней у меня должен быть остаток готовой продукции. Среднее значение – 14 дней (чтобы товар успел дойти до склада и мы его упаковали).
  • Коэффициент для прогнозирования. Если видим, что заказы растут, и я знаю, что они продолжат расти, ставлю коэффициент 1,5. Или 2 – в зависимости от роста.

В столбце «Нужно готовой продукции» мы получили число нужной нам в итоге продукции.

Далее нужно убрать из этого расчета неупакованный материал, который есть на складе.

В столбце ИТОГО ЗАКАЗ получаем цифру, которую нужно заказать у поставщика. Для удобства добавила цену. Чтобы знать, сколько будет стоить закупка.

Категория 2

Это товары из 2-х компонентов.

При этом второй компонент первого товара продается также и отдельным товаром.

Тут все аналогично.

Категория 3

Здесь ассортиментный бренд. Мы его не переупаковываем. Т.е получаем от поставщика и сразу пускаем в продажу.

Так как артикулов у нас около 60-ти (в общем, дофига), собрала все в отдельную таблицу.

Итог – готовый заказ для поставщика.

Этап 6 – план упаковки для склада

Я сделала отдельную вкладку и настроила в ней формулами количество товара, которое нужно упаковать.

Добавила критичность для данных, которые высылаются мне в Телеграм первыми и с пометкой срочно. Это означает, что товар не продается, хотя материалы для него на складе – в наличии.

Теперь каждый день в 9 утра склад получает вот такой план на день:

Естественно, в реальности план намного больше.

Итог

Мы получили автоматически обновляемую таблицу, в которой содержатся все важные данные для бизнеса. Что изменилось с тех пор?

  • Мы – собственники бизнеса – получаем данные о заказах и прибыли каждый час, понимая динамику.
  • Сотрудники склада получают уведомления о товаре, который скоро закончится, и вовремя это исправляют. Мы, естественно, тоже видим все уведомления. И если сотрудники склада не решили проблему, имеем возможность вовремя достать кнут принять меры.
  • Сотрудники склада получают актуальное задание каждый день и эффективно тратят свое время.
  • На закупку товара уходит всего 5 минут. Нужно просто зайти в таблицу и отправить данные поставщикам. А я чуть не наняла для этого отдельного человека.

Такое решение может повторить для себя любой собственник бизнеса.

Можно даже не делать автоматизированные выгрузки, а просто обновлять по утрам данные. Буквально за 2 минуты (у нас в начале так и было).

Сколько стоит?

  • Стоимость разработки для меня – 5000 руб. за настройку данных по API.
  • Формулы и разработка – только мое время.
  • Сервис APIXDrive – в зависимости от количества данных. Я выбрала максимальный тариф, поскольку каждый день отправляется очень много данных.

На прощание – пара ласковых

У меня есть шаблон на автоматически обновляемую таблицу. Так что если вам приглянулась моя идея, и вы тоже хотите автоматизировать свои бизнес-процессы подобным образом (ну или просто посмотреть, чё за таблица такая) – пишите в Instagram, поделюсь на неё ссылкой. Мой акк: @nasya_ok

Спасибо за внимание, всем успехов!

{ "author_name": "Nasya727", "author_type": "self", "tags": ["\u043f\u0440\u043e\u0434\u0443\u043a\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e\u0441\u0442\u044c","\u0438\u043d\u0441\u0442\u0440\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u044b","\u0430\u0432\u0442\u043e\u043c\u0430\u0442\u0438\u0437\u0430\u0446\u0438\u044f","excel"], "comments": 24, "likes": 7, "favorites": 32, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 267449, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Wed, 07 Jul 2021 16:49:24 +0300", "is_special": false }
0
24 комментария
Популярные
По порядку
Написать комментарий...

Нормалёк однако. Я за 30 тыщ на во🙄 пятидневке фигачу, а кто то лям в месяц зарабатывает ещё и за 2 часа в неделю 😂😂😂😂Вы серьёзно, люди???? Как????🤔🤔🤔

1

Я тоже поржал 

0

Что будете делать, когда ваш товар попадет под обязательную маркировку Честный знак ( вопрос года-двух максимум) ?  

Если вы хотите вырасти в 10 раз, то склад ( площади, линейный персонал) тоже должен расти и автоматизация склада неизбежна. Начнется текучка персонала и это нормально.  Адресное хранение, приемка товара, штрих кодирование и тд. Ни одна гугл таблица и даже " Мой склад" не поможет. 

Как вы сейчас сидя на Бали отслеживаете KPI сотрудников по текущим бизнес-процессам на складе?

90% работы с прогнозированием и формированием заказов поставщикам уже реализовано 8 лет назад в 1С. 

0

Будем подключать другие инструменты/менять по мере задач. Сейчас сделали х3 пока, текущие инструменты справляются. 1С с его доработками обходятся в немалую сумму (предполагаю) и подключать будем тогда, когда будет необходимость.В общем, решение не вечное - но позволило решить много сложностей для малого бизнеса.Дальше будет что-то круче

1

зависит от задач, но в общем-то, подход верный, сначала понять зачем, а потом разбираться, как дорабатывать и как окупаться будет новое решение автоматизации склада.  По крайней мере, я сейчас вот тоже гуглю, нашел дико сложную статью на похожую тему — понравилось и ваш кейс тоже! На всякий случай, увидел это. https://interlogika.ru/blog/tpost/mudt6bg471-avtomatizatsiya-uchyota-sklada 

0

Кстати, сейчас мы выросли х10 с текущими инструментами автоматизации. Склад сменили да, площадь выросла в 2 раза. Этого хватит, чтобы еще х5 сделать. Не усложняйте заранее.

0

Круто! 

0

спасибо за комментарий :)

0

Спасибо;) очень ценный кейс! Попробую реализовать у себя

0

обязательно! проще, чем всякие СРМ) и все под контролем

0

Молодцы, успехов вам! 

Подскажите, сколько времени заняло вот эти все процессы? Собирать все в таблички, формулы делать, настраивать интеграции?  

Пошла подписываться на ваш канал :DDD

0

По времени - пару дней на интеграцию API и около недели на формулы. Так долго - потому что я придумывала все с нуля, что хочу видеть и как это реализовать (какой вид таблиц). Ну и гуглила формулы. У меня там миллион ЕСЛИ в формулах :) Прописала все возможные события) Сейчас но новую таблицу при наличии всех данных уходит гораздо меньше. 
Я, например, добавила еще % выкупа, заказы со склада WB, план/факт по каждому товару (по заказам и позициям).

0

Очень круто! Мощь!

0

Спасибо!)

0

Очень круто, мы в данный момент делаем тоже самое)

0

Крутое решение)

0

Спасибо что поделились. Сначала не поняла, как вы считаете прибыль с заказов, потом увидела что в одежде вы предлагаете решить это процентом выкупа. Но в одежде эта величина не постоянная и на мой взгляд некорректно от заказов будет считать. Но это можно решить такой же таблицей по выкупам) обязательно обращусь к вам в Инстаграм))

0

Очень круто! спасибо за ценный опыт)

0

Мы для решения такой же задачи использовали Grafana, данные получаем по api, писал про это в facebook  ред.

0

Реферальные ссылки запрещены правилами, уберите.

https://vc.ru/about/rules
2.1.8.

0

убрала

0

Очень интересная статья и отличное решение для малого бизнеса! 
Обращусь к вам в Инстаграм за таблицей)

0

Не плохо, очень даже не плохо. Молодец

0

спасибо)

0
Читать все 24 комментария
Sports.ru снял документальный фильм про «Зенит»-2008

В центре внимания — «золотое поколение» футбольного клуба, завоевавшее Кубок и Суперкубок УЕФА в 2008 году.

Трейлер фильма «Зенит-2008. Победная песня»
Собрали $2,5 млн за шесть секунд: российская криптоплатформа взорвала рынок NFT-игр

Приветствуем всех. На этой неделе созданная нами платформа Crypto Gaming United (CGU) продала токены на $2,5 млн всего за 6 секунд. И мы хотим поделиться с вами кейсом стартапа, ради которого инвесторы встали пораньше, чтоб успеть вложить свои деньги. Надеемся, что наш проект изменит правила на рынке компьютерных игр и сможет принести доход…

Курс биткоина впервые превысил $65 тысяч в ходе торгов Статьи редакции

В середине октября криптовалюта второй раз за год преодолела отметку в $60 тысяч.

Делал дизайн, пока говорил по телефону: история Пола Рэнда, который создал логотипы для IBM и Стива Джобса Статьи редакции

Рисовал антифашистский журнал, работал арт-директором в Esquire и делал рекламу на азбуке Морзе.

Пол Рэнд   monitorbox
Как я получил $500 000 от Involta после статьи на VC

21 сентября 2021 была заключена сделка с Involta по инвестированию 500 тысяч долларов в мой проект Bidvol.
А началось всё вот с этой статьи на vc.ru.

Сделай сам: умная камера для наблюдения за питомцами

Обучаем нейросеть на котиках.

Путин объявил «нерабочими» дни с 30 октября по 7 ноября с сохранением зарплаты Статьи редакции

Регионы могут сами установить сроки — начать уже с 23 октября.

М.Видео-Эльдорадо получила две награды престижной HR-премии «Хрустальная пирамида»
Разбор: «Яндекс» действительно притворяется системным сообщением iOS на iPhone

Чтобы убедиться, так ли это, я решил открыть сайт одиозной компании «Яндекс» на компьютере в браузере Safari, включив режим отладки и используя «юзер-агент» iPhone. И проверить, действительно ли это системное сообщение или «Яндекс» имитирует системное сообщение iOS, используя фишинговый методы?

Арт-экология. Уличные тренды и успешные городские проекты

Работы уличных художников, кроме эстетической роли, способны приносить пользу экологии за счет использования современных технологий. На стенах жилых домов уже появляются граффити с поглощающим смог эффектом, а на стволах деревьев – заживляющие рисунки.

Ленд-арт объект "Рогатка желаний" на фестивале ленд-арт в Муслюмово фото: организаторы фестиваля
null