Кейс: как использовать Гугл-таблицы для учета командировок или как их использовать в бизнесе.

Я не аналитик и не программист. В настоящий момент я руководитель проектов в промышленной компании, бывший предприниматель и человек, который считает: большинство бизнес-задач можно решить за 2 часа в Google Таблицах — а не за 2 месяца внедрения сложных систем, без усложенения и того сложных действующих CRM-систем.

Прелесть гугл-таблиц в том, что они абсолютно универсальны для любых задач, бизнеса или специалиста - бесплатно/бюджетно. На примере конкретных кейсов буду показывать полезные инструменты, которые можно использовать для своих задач и что самое главное - если грамотно объяснить это все ИИ-ассистенту, то уже каждый может реализовать свою идею.
Моя текущая деятельность тесно связана с командировками, которые бывают до 3ех раз в месяц и в один прекрасный момент от рук-ва наступила задача - оценить качество командировок послеждних 10 командировок.
Нетривиальная задача поскольку непонятно - какие метрики оценки поездки должны быть, как этим удобно и понятно будут пользоваться мои коллеги, а самое главное, чтобы было достаточно быстро и удобно проверять.
Важно при создании гугл-таблиц - решить задачу в общем виде, не иначе. Их плюс в их гибкости может быть реализован только в этом случае.
Начнем с того, что целей на поездку не может быть безграничное количество, так или иначе это в любом случае: презентация компании, поиск "болей" клиента и каждого его сотрудника, сбор сведений для предложения, определение критериев выбора поставщика, выяснение процедуры принятия решения о покупки, идентификация ЛПР и тд. Поэтому для начала формируем список целей в общем виде, которые подходят под любую поездку:

Универсальные цели командировки, которые могут подойти для любого типа поездки.

Единственное, что они могут меняться в зависимости от самого типа клиента: конечный, OEM-партнер, проектная организация, цели визита: едем знакомиться, технические или коммерческие переговоры и САМОЕ ГЛАВНОЕ: какой визит идет уже по счету.

В крупных организациях регламент один для всех филиалов, поэтому достаточно провести качесвтенную "разведку" в одной организации, чтобы получить информацию по всем филиалам.
В результате ставим: тип клиента, статус сделки до поездки, результат поездки, статус сделки на текущий момент. Поскольку одна из задач - упростить им выполнение данной процедуры, выбирается самый примтивный маркер: флажок (вставка - флажок), к значению которого можно привязать все остальные формулы в значении ИСТИНА-ЛОЖЬ (галочка стоит на флажке или там пусто).

Все формулы КПД завязаны на обычном "ФЛАЖКЕ",с учетом того, что некоторые не могли быть поставлены в план, но выполнены в том числе

При заполнении сотрудниками плановых целей - появляется понимание как и руководству: зачем едет сотрудник, так и сам сотрудник - контролирует процесс выполнения, поскольку не все специалисты, с которыми назначена встреча, могут обладать необходимой инфомрацией.

Такой примитивный инструмент по итогу, сокращает время подготовки к самой командирвоки, так и потом отслеживание ее результатов.

Одна из первых итераций таблицы, которая была успешно интегрирована в работу.

P.S. В следущем посте скину универсальную таблицу для личного финансового учета, которая позволяет контролировать лимиты для выполнения поставленных целей.