Self-organized или строгий график: какой режим работы эффективнее?

Иметь свободный график работы и самостоятельно управлять своим временем — это мечта 51% россиян, осуществить которую удается не всем из-за особенностей деятельности. Несмотря на то, что многих привлекает свобода выбора, работа в офисе, согласно исследованию Мегаплана, является более эффективной, так как отсутствуют отвлекающие факторы.

Можно ли эффективно работать в режиме «self-organized» или для плодотворной деятельности обязателен строгий график, рассказали представители разных сфер бизнеса.

С точки зрения психологии, каждому человеку нужен индивидуальный подход при определении оптимальных продуктивных часов для работы, так как результативность разных людей в одно и то же время может кардинально различаться. Эту позицию разделяет генеральный директор и основатель онлайн-сервиса для автоматизации рекрутинга FriendWork Александр Красс.

«Надо понимать, что есть разные типы сотрудников: некоторым нужен учет рабочего времени, он дисциплинирует. Есть же специалисты, которые сами планируют рабочее время и приносят хорошие результаты. Но их нужно контролировать в плане переработок, они могут увлечься и быстро выгореть. Руководитель должен обращать внимание и на такие моменты, иначе может потерять ценные кадры.

Везде необходимо соблюдать баланс, если вам так важно считать количество часов — считайте, но не бросайтесь в крайности: не нужно просить отчитываться подчиненного каждые полчаса. Вам же важен результат, а не процесс. Что касается желания работать в компании: сотрудник более мотивирован, если его премиальная часть зависит не от количества часов, а качества выполняемой работы», — уверен Александр Красс.

В работе маркетплейса скидок promkod.ru сочетаются свобода выбора и необходимость выполнять задачи в конкретное время.

«Наша деятельность подразумевает, в первую очередь, обработку и добавление актуального контента. Чем быстрее мы добавим полученную информацию о скидке, тем с большей вероятностью ей воспользуются наши пользователи. Поэтому в работе мы используем сочетание self-organised и строгого графика. У команд есть время, когда они начинают рабочий процесс с разницей плюс-минус 1 час, и есть 6-часовой временной промежуток, когда все должны быть в рабочем режиме.

Я работал при обоих вариантах, и сейчас мой график ближе к строгому. После прочтения книги «Неотвлекаемые: Как управлять своим вниманием и жизнью» я стал использовать таймбоксинг. Это метод, когда вы всю неделю расписываете деятельность по дням, разделяете ее на составляющие «дом, работа, личное время», а затем раскладываете и расписываете все составляющие по времени. Для меня это отличный метод, который позволяет управлять и решать вопросы, связанные как с бизнесом, так и личной жизнью», — рассказывает сооснователь сервиса promkod Андрей Приображенский.

Гибридного графика придерживаются в компании CoMagic — об этом рассказала директор департамента консалтинга Евгения Балеева. Все сотрудники, которые присоединились к команде менее года назад, работают только в офисе. Удаленка два раза в неделю разрешается сотрудникам, которые трудятся более года.

«Основным инструментом всех руководителей групп/отделов по работе с клиентами и партнерами CoMagic является наша виртуальная АТС, которая позволяет настроить принципы обработки входящего звонка так, как того требуют обстоятельства. Гибко настраиваемые дашборды помогают держать под контролем все важные руководителю показатели, а модуль «рабочее место руководителя» — управлять нагрузкой операторов вплоть до отслеживания статуса каждого специалиста.

Мы активно используем лайфхак Макса Дорофеева из «Джедайских техник» — отключение всплывающих окон при работе с мессенджерами и почтой. Контролировать каналы коммуникаций должен человек, а не сами мессенджеры. Отключение «всплывашек» позволяет не отвлекаться от задачи, на которой сейчас работаем, и не тратить лишнее время на повторное погружение в нее», — отметила Евгения Балеева.

Генеральный директор Центра недвижимости «Квадрат» Павел Антонин рассказал о грейдовой системе мотивации, один из бонусов которой — свободный график.

«Механику мы позаимствовали у крупных корпораций: чем больший вклад сотрудник делает, тем выше его грейд и тем больше преференций. Одна из них — это свободный график. Мы наблюдаем, что у половины сотрудников, которые вышли на свободный график, результаты никак не изменились. Люди ответственно подходят к своей работе, если задача не закрыта, они могут работать и до 23 часов, а могут и устроить себе пару выходных, если позволяет ситуация.

Но если специалист не выполняет квартальный план, он лишается части привилегий и снова вынужден вернуться в офис на полный рабочий день. Поэтому в нашей компании мы используем комбинированный подход к рабочему графику, так как это учитывает качества различных типов сотрудников, чтобы держать их результат на необходимом уровне», - рассказал Павел Антонин.

В международных компаниях, объединяющих людей со всего мира, ввиду разницы часовых поясов строгий рабочий график здесь в принципе невозможен. Поэтому в таких компаниях руководство полагается на самоорганизацию сотрудников и их честность. Так, например, в компании Applause, штаб-квартира которой находится во Фрамингеме, штате Массачусетс, а три других офиса — в Герцлии, Берлине и Лондоне, все сотрудники разделены на команды по зонам ответственности. Каждая команда выполняет поставленные цели, а процесс взаимодействия ведется в онлайн-режиме. При этом работники также проводят встречи с клиентами, осуществляют коммуникацию между собой в мессенджерах и по электронной почте.

«Сотрудники работают в разных часовых поясах, поэтому нам было бы нецелесообразно требовать придерживаться строго графика. В данной ситуации это бы только мешало согласованию и проведению общих онлайн встреч. Для меня свободный график более удобен нежели строгий – он позволяет мне быть более эффективной в течение дня совмещая должностные обязанности с личными делами и встречами, однако людям со слабыми навыками тайм-менеджмента такой формат работы, я бы сказала, противопоказан», — отмечает Дарья Кошелева, UX researcher компании Applause.

На полностью удаленную работу также перешли и некоторые российские компании, работники которых живут в разных городах. Однако такой подход зачастую может быть эффективным только тогда, когда руководитель грамотно выстроил систему работы, собрал команду единомышленников и мотивирует сотрудников эффективно работать. Сотрудники российского HR стартапа TestOnJob работают по технологии Scrum — это двухнедельные спринты с четко обозначенными целями по периодам. Всем поставлены задачи и дедлайны, а способы достижения рабочих целей каждый определяет для себя самостоятельно.

«Если каждый сотрудник в команде грамотно управляет своим временем, то необходимость в строгом рабочем графике отпадет. При этом вы заметите, как осознание человеком того, что он сам способен влиять на ситуацию, приводит к повышению его эффективности, а значит и эффективности бизнеса», — считает основатель стартапа TestOnJob Борис Сысоев.

Эксперт, однозначно выступающий за self-organized, также поделился личными секретами управления временем, которые помогают следовать намеченному плану, все успевать и одновременно поддерживать свое ресурсное состояние.

• Объединять дела в блоки. Допустим, с утра проверяйте почту, в обед проводите все встречи и т.д.
• Не позволять авральным ситуациям менять привычки. Включите рутину в ваш план на день, неделю, год и строго придерживайтесь графика.
• Расставлять приоритеты. Определите для себя, какие задачи действительно важны, а что может подождать.
• Внедрить тайм-менеджмент во все сферы жизни. Планируйте не только работу, но и отдых, общение с друзьями, выполнение домашних дел.
• Уметь отказывать другим. Тактично говорите человеку «нет», если выполнение его просьбы будет влиять на качество или сроки достижения ваших целей.

Многие компании работают в удаленном режиме по системе KPI, с помощью которой оцениваются показатели эффективности сотрудников. Такой способ работы помогает не терять мотивацию и быть самоорганизованным, считает Анна Васютина, директор тренингового центра Estas.Store:

«Сотрудники довольны таким режимом труда и положительно оценивают компанию. Они работают полностью удаленно, но у каждого есть цели и задачи, есть определенный порядок, но в остальном все сами определяют рабочее время. Главное для меня — это эффективность и продуктивность сотрудника. Факт удаленной работы не влияет на эти показатели. Секреты успешной работы просты — это организация труда, собственный тайм-менеджмент с определением главных и второстепенных задач».

По мнению директора международного холдинга Black Horse Владимира Соколова, выбор руководителем режима работы напрямую скажется на подчиненных. Беря пример с нежелающего посещать офис «шефа», сотрудники будут искать причину для командировок, отгулов или перехода на удаленку. Владимир считает, что руководитель должен ответственно подходить к собственному графику, понимая, что не во всех сферах бизнеса возможна самоорганизация.

«К сожалению, иногда происходит несовпадение желаний с необходимостью. Например, предприниматель не привык сидеть в офисе с девяти до шести, но компании нужно работать именно в это время из-за переговоров, продаж, клиентов и т.д. В этом случае очень важно донести до подчиненных, что несмотря на физическое отсутствие, вы — на рабочем месте. Менеджеры должны понимать, как с вами связаться в случае рабочего отъезда или просто отдыха с удочкой. В противном случае ваше отсутствие вполне может парализовать весь офис.

Не всем компаниям подойдет свободный график, как бы его не любил руководитель. Все зависит от специфики бизнеса. Например, множество IT-компаний могут себе позволить отталкиваться исключительно от дедлайнов. Сотрудники могут приходить на работу хоть в десятом часу вечера, беря пример с «шефа». Однако если клиент — госкорпорация, то учитывайте, что в это время они до вас не достучатся. Нужно понимать, что выбор режима работы предпринимателя напрямую скажется на его подчиненных», — подчеркивает Владимир Соколов.

Опрос, проведенный специалистами компании Avaya и исследовательским центром Dynamic Markets, в котором приняли участие более 3500 представителей Великобритании, Германии, Испании, Италии, России и Франции, показал, что гибкий рабочий график помогает работодателям сохранять имеющиеся места, делает людей более счастливыми и эффективными в труде.

И несмотря на то, что свободный график подходит не всем, все же мнения представителей бизнес-сообщества только подтверждают этот факт. Получается, что консервативные взгляды на организацию процессов и строгий график работы сегодня неактуален. Он не гарантирует эффективность работы сотрудника и точно не является мотивирующим фактором для него. Свобода выбора, доверие руководства и возможность самостоятельно определять временные рамки для каждой задачи — вот то, что выбирает большинство.