5 лайфхаков, которые помогут разобраться с хаосом в Telegram

В текущей реальности большая часть моих корпоративных коммуникаций протекает в Telegram, который совершенно для этого непригоден. Там классно обмениваться мемами, но вести несколько параллельных контекстов и ничего не потерять бывает непросто. Особенно тяжко без тредов.

Давайте знакомиться. Меня зовут Антон Балакирев и я руководитель управления сервисов поиска недвижимости в Метр квадратный. Ежедневно, по рабочим вопросам приходится взаимодействовать с десятками людей и проблема систематизации коммуникаций встала остро.

Со временем мой аккаунт в телеграме быстро превратился в кладбище каналов, чатов, заметок, что привносит хаос и ощущение бесконтрольности ситуации. Инфопоток огромный, а контекст смешанный, что подтолкнуло меня задуматься о “своде правил”, который позволят оставаться продуктивным и не испытывать когнитивных эффектов.

Решение задачи начал с определения топа проблем, с которыми сталкиваюсь ежедневно. За начальную точку берем, что 98% задач не требует немедленного реагирования и могут быть реализованы за “приемлемое” время.

Он действительно большой и слабо регулируемый. Мы можем только частично влиять на объем входящего потока. Например, отписаться от части каналов и чатов, но это не решает глобально проблему объема.

В одном информационном пространстве пытаются ужиться совершенно разные сущности.

• рабочие контакты, личные контакты
  
• рабочие чаты, проектные чаты
• семейные чаты
  
• чаты с днями рождения, travel чаты, pet project чаты
• различные чаты с друзьями средней численности
• чаты оффлайн активностей (тренировки, йога, английский и тд)
• профессиональные чаты и каналы (ProductСamp, ProductSense и тд)
• новостные IT каналы
• боты

Требуется некая приоритизация потоков, тк беспорядочная смена контекста расходует ресурсы внимания.

В переписках проскакивают просьбы, задачи или контекст, который требует действий, зачастую отложенных.

С ходу может быть несколько быстрых решений, с низкой степенью эффективности.

• Записывать на листочке, а позже перепоручать/отвечать/делать
• Переводить сообщения в “Напишите мне письмо или создайте тикет в jira”
• Писать “Напомните мне о "тут что угодно" за ХХ до дедлайна”
• Моментально делегировать без погружения

Ни одно решение не готов рассматривать всерьез. Современный IT мир требует гибкости.

Все, что было в чатах остается в чатах. Информация, когда нужна, требуется оперативно. Время на поиск нужного чата и сам поиск критически важен. Когда это время составляет 1-2 минуты с этим можно жить. Но при росте потока, со временем, “время поиска” будет пропорционально расти. Нам такое не подходит.

Тут сложно что-то комментировать.

• Отсутствует возможность поиск по содержимому

• Нет возможности послушать сообщение в момент получения

Нам повезло, телеграм превратился в комбайн из всего и вся и может гибко подстраиваться под запросы. Это и нужно.

Ловите 5 топовых хаков, которые мне помогли.

Подход пришел из корпоративной почты, но работает и в телеге. Суть его в том, чтобы держать Inbox пустым. Это позволит вам повысить продуктивность и отделять важные сообщения из потока.

Создаем отдельные папку “Inbox” и настраиваем ее так чтобы в нее попадали все непрочитанные личные сообщения, сообщения из чатов численностью до XX человек, исключаем каналы и крупные чаты (на сотни/тысячи человек).

Настраиваем всего 3 папки: Inbox1, Inbox2, Read. Это первый и второй приоритеты в сообщениях.

Первый приоритет: Рабочие и семейные чаты.

Второй приоритет: Остальные тематические чаты. Но не более XX штук. Значение XX у каждого свои.

Остальное: Каналы отправлены в папку Read. Ее смотрим по мере свободного времени. Все каналы убираются сразу в Архив, чтобы не попадались на глаза, дабы не соблазнять нас “интересным чтивом” в продуктивное время.

Разделяем инфопоток. Снижаем объем потока за счет фокусировки на важном.

Про папки в телеграмме

Про метод Zero Inbox

В ходе активных диалогов появляются месседжи, которые нужно либо трансформировать в задачи, либо делегировать, предварительно подумав. Делать это "на лету" = терять топливо. В подавляющем большинстве случаев это можно сделать отложено. Для этого у нас должно появиться место отложенных действий и привычка проверять список в начале и конце дня.

Таким местом станет собственный закрытый канал. Основное преимущество в том, что рабочий процесс ведется на базе телеграма и на пересылке сообщения ты не теряешь времени (энергии) на транзакцию. В закрытый канал в течении дня пересылаю все с чем не нужно разбираться ASAP.

Второе преимущество в том, что записывать в канал свои мысли и идеи удобно и естественно. Мессенджер всегда открыт или под рукой. Отправил сообщение вечером, утром уже сформировал задачу тк привычка очищать лист уже натренирована.

Третье преимущество. При пересылке сообщений в канал всегда легко вернуться в то место, откуда оно было изначально отправлено. Это позволяет отписаться по результату в нужный чат когда все готово.

Четвертое преимущество. Ничего не теряется. Когда твоя нейронка натренирована то схема "переслал - обработал - удалил месседж из канала" работает безотказно. Бонусом имеем всегда актуальный список текущих артефактов.

Создаем отдельный канал. Называем его “Daily List”, далее pin to top. Пересылаем все что требует внимания и разбираем сообщения в канале ежедневно.

Проблему обработки моментальных действий (сообщения из переписок)

Больше подходит для f2f сообщений.

Каждый раз когда становится понятно, что нужно будет вернуться к диалогу позже с данными или решением, помечаем его непрочитанным. Оно автоматом попадает в папку Inbox1. Больше вы не забудете о необходимости сделать нужное и продолжить диалог.

Этот хак отличается от пересылки в канал тем, что действие не откладывается до вечера или утра следующего дня.

Right click на чате в левой панели, “Пометить как непрочитанное”.

Функция "Отправить позже" моя любимая. Она позволяет отправить отложенное сообщение в указанное время.

Использую в двух вариантах:

• Договариваетесь с коллегой / другом / женой списаться в конкретный день. Напомнить о чем то, пингануть по задаче, запросить статус и тд. Пока мы в контексте задачи намного легче сразу написать нужное короткое сообщение и поставить таймер. Затраты минимальные. Это позволяет разгрузить себя от необходимости вспоминать и загружать себя “микро” задачей потом. Упрощенно, мы не крадем у себя время в будущем.

• Когда приходят умные мысли в неподходящее время. Записать сразу и потом вернуться к артефакту бывает долго и дорого. Целых 2 действия, вместо одного простого. Тут важно, что мысль уже осознанная. Пример. Пишу сообщение и ставлю таймер в командный чат на понедельник 11:45, перед общей встречей.

Итого. Избавился от груза “не забыть рассказать команде о новый апдейтах в понедельник”. Сэкономил топливо. При этом не потревожил команду в субботу вечером. В понедельник мы не потеряли контекст. win-win-win.

Приятный бонус в том, что окружающие люди думают, что ты ничего не забываешь и на тебя можно положиться.

• Нажимаем и удерживаем значок в виде самолетика перед отправкой сообщения
• Выбираем "Отправить позже”
• Устанавливаем дату и время отправки

Каждый из нас получал или получает аудио сообщения. Из очевидных минусов аудио - это невозможность поиска по тексту и отсутствие возможности прослушать сообщение при получении.

Обе проблемы решает Voicybot. Пересылаешь аудио - получаешь текст. Удобно.

Плюсы:

• Остается история по всем аудиосообщениям
• Не испытываете проблем с теми кто их отправляет

Добавлю еще несколько базовых приемов “от кэпа”.

• Отключите все нотификации о новых сообщениях на уровне ОС. Нет необходимости реактивно реагировать на все. Это позволит самому управлять фокусом и временем работы. Не позволяйте выдернуть вас из этого состояния в пиковые моменты продуктивности.
• Запретите входящие телеграм звонки. По действительно важному и срочному вам позвонят на личный номер.
• Включите запрет на добавление в новые чаты тем кого нет в контактах. Исключайте из привычек других добавлять вас в чаты по принципу “просто чтобы был”. Если вы реально нужны вам напишут. Это будет хороший момент узнать действительно ли вы там нужны.
• Убирайте в архив все чаты/каналы с которыми не взаимодействуете каждый день. Это визуально очистит "рабочее пространство" и даст возможность не напрягаться о 38 непрочитанных сообщений в канале “Все о садоводстве”.

Данные простые правила обработки входящего потока помогли мне снизить когнитивную нагрузку и значительно уменьшили шансы на выгорание. Надеюсь вам они тоже помогут.

3 книги, которые вдохновили на организацию рабочих процессов и повысили продуктивность. На удаленке это особенно актуально и полезно.

• Джедайские техники. Максим Дорофеев
• Найди время. Как фокусироваться на Главном. Джейк Кнапп, Джон Зерацки
  
• Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Дэвид Аллен
  

See you😎