«На новую систему потратили не более 1 млн рублей»: баттл предпринимателей о том, какая модель управления бизнесом лучше

Владельцы «Перилаглавснаб», Gartel, Compleader и «Архитектуры благополучия» — о том, почему модные «бирюзовые организации» не для всех, как выдержать трёхкратный рост бизнеса и не работать по 14 часов в день.

Из жизни клуба

Привет! На связи Михаил Воронин, основатель бизнес-клуба «Атланты». Это сообщество предпринимателей, в котором обсуждаются личные и бизнес-проблемы. Недавно в нашем чате с резидентами разгорелась дискуссия о том, какая система управления эффективнее. Мнения сильно разделились — и за этим было интересно наблюдать.

Мы в клубе решили исследовать эту тему и поговорили с тремя предпринимателями, которые попали в яму организационного хаоса и смогли выплыть.

Разочаровался в бирюзовой организации и внедрил иерархическую структуру

Владелец компании «Перилаглавснаб» и резидент «Атлантов» Сергей Янкович производит перила и лестничные ограждения. Первые восемь лет прибыль компании каждый год удваивалась, а потом произошла стагнация. Штат резко увеличился и несколько руководителей захлёбывались, пытаясь управлять коллективом более 120 человек.

В компании была иерархия, но инициативы не хватало. Топ-менеджеры не брали на себя ответственность, и приходилось их менять.

Все ключевые решения были на мне. Сотрудники боялись принять решение и во всём советовались со мной. Я работал по 14 часов в сутки, нужно было что-то менять. Тогда я узнал о холакратии — управлении без иерархий и менеджеров, и взял несколько курсов обучения Scrum для компаний.

Сергей Янкович, основатель компании «Перилаглавснаб»

Когда ушёл один из руководителей, Сергею было некем его заменить, и он пошёл по пути холакратии: раздробил функцию руководителя на 20 более мелких и поручил их вести 10 сотрудникам. Они так хорошо справились с задачами, что Сергей решил вообще не нанимать руководителя.

Около двух лет в компании разрушали вертикаль: перестраивали систему управления, снимали текучку с руководителей и учили сотрудников самостоятельно принимать решения.

За то время, пока Сергей вводил ежедневный отчёт о сделанной работе и планах, из компании ушла почти половина команды — 40%. Оказалось, что 30% сотрудников не приносили пользы компании. А ещё 10% очень хороших специалистов были не готовы подводить итоги дня и выступать на стендапах.

Сергей съездил в США и посмотрел, как принципы холакратии реализуются в местных компаниях. Он выяснил, что в чистом виде эту модель никто не использует, менеджерская вертикаль всё равно присутствует.

Этот вывод стал одной из причин, по которым компания пришла к оргсхеме Высоцкого. Но внедрила не все инструменты: оставила принцип кросс-функциональных команд внутри подразделений. Схема Высоцкого дала чёткий набор функций, который не был на первом месте у руководителей.

После трёхлетнего кризиса и стагнации компания стала расти на 35% в прибыли год к году. А после тотального внедрения культуры — на 47% при росте расходов на 25%.

Сергей поделился основными инструментами и механиками, которые помогли компании выплыть. Небольшой дисклеймер: Сергей считает, что его опыт и айтишный подход в производственном бизнесе подходит для компаний до 150 человек и с небольшой прибылью. Такой бизнес не может позволить себе нанимать сотрудников на зарплату 250 тысяч рублей в месяц, а оргструктура помогает Сергею выжать профит от недорогих специалистов.

Инструменты управления Сергея

1. Обучение сотрудников «медленному мышлению»

Это термин нобелевского лауреата, психолога Даниэля Канемана, который разделил мышление человека на два режима: быстрое и медленное. Первое срабатывает автоматически и отвечает за решение простых задач, второе способно решать сложные задачи и реже ошибается.

«Медленному мышлению» сотрудники Сергея обучаются через SCRUM — на регулярных встречах по определённым правилам. Эти встречи помогают даже слабым сотрудникам достигать хороших результатов и быстро становиться инициативными.

Главный лайфхак — осознание реальной ценности своей работы через отчёты.

Сергей Янкович

При найме сотрудника HR-специалист в компании Сергея отфильтровывает 99% кандидатов. Компания выбирает «системных» людей, которые способны быстро развить «медленное мышление».

Есть категория людей, которые неспособны делать одну и ту же работу одинаково, не получают удовольствия от улучшений на 1-2% в неделю. Им или в два раза выше или никак. Такие люди нам не подходят.

Они скорее органичны в стартапе, а нам нужны те, кто последовательно и целенаправленно бьёт в одну точку. Это как искусство каллиграфии: в Японии люди годами шлифуют технику и вырисовывают иероглифы. Нам нужны именно такие сотрудники. С ними очень многого можно добиться, гораздо больше, чем с дорогим специалистом. Компания оптимизирована по максимуму, по 1% роста на каждого даёт десятки процентов в сумме.

Сергей Янкович

Сейчас Сергей работает над тем, чтобы снижать фильтры при найме сотрудников и лучше распознавать кандидатов, которые способны к «медленному мышлению».

2. Ежедневные онлайн-планёрки и модераторы встреч

Раньше команде было тяжело собираться на планёрку, часть людей всегда отсутствовала: кто-то болел, другие выходили покурить или были заняты другими делами. Онлайн-встречи и инструменты планирования помогли дисциплинировать коллектив.

На встречах присутствуют координаторы, которые модерируют планёрку и фиксируют все договорённости.

Через слух люди воспринимают не больше 20% информации, поэтому, проговорив задачи, мы часто упускаем очень важные вещи. Письменный отчёт «сделано-планирую» и модерация координаторов помогли нам решить эту проблему.

Сергей Янкович

3. Постановка задач коллегами, а не руководителями

Сергей считает, что сотрудники охотнее работают ради поощрения коллег, чем приказов руководителя. Поэтому он построил систему, в которой сотрудники сами ставят друг другу задачи, решают их по приоритетам и не загружают текучкой руководителей.

Моя задача как руководителя поддерживать культуру и не мешать работать. У наших специалистов достаточно полномочий, чтобы решать на своём уровне все важные вопросы. Эту идеалогию мы переняли из холакратии и до сих пор используем.

Сергей Янкович

4. Демо — демонстрация того, что команда сделала за спринт

Демо — один из артефактов SCRUM. Сначала сотрудники Сергея проводили такие встречи каждую неделю. По мере развития культуры и стратегического видения перешли на встречи раз в две, три или четыре недели в зависимости от осознанности команды.

Необходимое условие демо — приглашение заказчиков из других отделов.

5. All-hands meetings

Это ещё один артефакт SCRUM — встреча всей компании в конце месяца, на которой выступают руководители подразделений. Каждый сотрудник рассказывает о достижениях команды за это время и задаёт направления развития. Благодаря этому инструменту сотрудники «Перилаглавснаб» узнали, чем занимаются их коллеги, научились уважать их труд и перестали открещиваться от смежных проблем.

Внедряя новые инструменты, которые помогли компании выйти из кризиса, Сергей потратил не более миллиона рублей.

«Дом Атлантов», в котором предприниматели встречаются и обмениваются опытом, делятся инструментами и опытом ошибок

Оргструктура избавила от незаменимых сотрудников

Владелец оператора связи GARTEL и резидент бизнес-клуба «Атланты» Дмитрий Сметанин не задумывался об оргструктуре, пока не почувствовал, что компания начинает его «перерастать».

Быстро расширился штат, и предприниматель не понимал, как им управлять. В итоге бизнес погрузился в «организационный хаос»: сотрудники не знали, за что на самом деле отвечают, эффективность работы упала.

Это произошло в 2012 году, когда компании было 9 лет.

Дмитрию не хватало знаний не только в теме оргструктур, но и в управлении людьми в целом. Он прошёл семинар и курс по управлению и вынес для себя несколько полезных моментов — и это помогло предпринимателю избавиться от балласта.

Например, он узнал, что существует три типа сотрудников:

  • «Игроки» — те, кто что-то производят и делают больше, чем требует работодатель. В среднем в компании всего 20% таких сотрудников.
  • «Зрители» — те, кто работают, но не прилагают сверхусилий. Например, если большинство сотрудников уходит с работы раньше, «зрители» тоже будут так поступать. Их в компании большинство — 60%.
  • «Жертвы» — сотрудники, у которых ничего не получается, а виноватыми оказываются все остальные. Любую задачу «жертвы» превращают в проблему и втягивают в решение руководителей.

Как правило, получив задачу, специалист начинает задавать вопросы, чтобы понять, как её решить. «Жертвы» не задумываются над решением, они стараются показать руководителю, что задача нерешаема. Этот тип сотрудников встречается в 20% случаев.

После семинара Дмитрий сразу уволил 25 сотрудников, которые тянули компанию вниз.

Раньше я вообще не фокусировался на благодарности сотрудникам, воспринимал это как само собой разумеющееся. Мы же платим деньги, зачем ещё говорить «спасибо». Наши собрания часто превращались в публичную «порку»: обсуждение невыполненных задач и наказания тех, кто был к этому как-то причастен.

Я понял, что это неправильно, и стал выделять достижения сотрудников при любой возможности. 80% внимания владелец должен уделять постановке задач, 15% — подтверждению выполненных задач и 5% — обсуждению невыполненных. Это соотношение очень важно. После того, как я начал его придерживаться, достижений и выполненных задач стало больше.

Дмитрий Сметанин, владелец компании GARTE

Затем Дмитрий перестал спускать задачи директивно. Когда руководитель ставит задачу, но не спрашивает решения у сотрудников, это воспитывает в них безответственность и безынициативность, считает предприниматель.

Теперь он рассказывает подчинённому о проблеме и уточняет, какое решение тот может предложить. Когда сотрудникам разрешают проявлять инициативу, они охотнее берутся за работу.

Если у сотрудника что-то не получилось, есть две причины: недостаточное количество действий или недостаточно навыков. Я всегда спрашиваю сотрудника, какая у него причина. Это хороший способ мотивировать к обучению.Тогда как некомпетентный руководитель загоняет всех на корпоративные тренинги и никто не понимает, зачем это нужно.

Дмитрий Сметанин

Освоив навыки управления людьми, Дмитрий приступил к налаживанию оргструктуры по модели Высоцкого. Он считает: если руководитель не умеет управлять людьми, то не сможет грамотно использовать оргструктуру. Как и любой инструмент может принести пользу, а может навредить, если дать его некомпетентному человеку.

Благодаря оргструктуре в компании не остаётся незаменимых сотрудников и возрастает продолжительность жизни специалиста внутри компании. Если кто-то уходит, ущерб не огромный, мы сразу понимаем, сколько нужно времени, чтобы заменить любую боевую единицу.

Дмитрий Сметанин

Модель Высоцкого, по мнению Дмитрия, подходит под любой бизнес. Это описанная последовательность действий с естественными для любой организации функциями: продажи, бухгалтерия, производство, отдел качества.

Дмитрий считает — если какой-то функции в компании нет, это значит, что на самом деле она есть, но её никто не выполняет.

Матричная структура управления позволила открыть стартап внутри основного бизнеса

Компания Андрея Смурыгова — performance & creative агентство Compleader, придерживается матричной структуры управления.

В самом начале, когда партнёры только запустили агентство, об оргструктуре не думали. Все делали всё. Если что-то падало или начинало гореть, пожары тушил первый, кто их замечал. Эта стадия длилась год или полтора.

Это славное время, когда понимание, доверие и отдача в коллективе максимальны. Кажется, что всё просто и вместе мы горы свернём. Но такого запала хватает ненадолго. Первыми уходят те, кто не готов к испытаниям. Нагрузка на оставшихся сотрудников повышается, а новички редко соответствуют ожиданиям.

Андрей Смурыгов, основатель performance & creative агентства Compleader

Постепенно количество проблем и нагрузка на основателей росла, начался период хаоса и проверок на выносливость. Только на этом этапе становится понятно, на кого можно положиться, а на кого — нет, считает предприниматель.

Спустя несколько месяцев ситуация стабилизировалась. За каждым из руководителей закрепились зоны ответственности, за которые он отвечает, когда всё идёт по плану. Но в нештатных ситуациях снова начинался аврал.

Затем между основателями и сотрудниками возник первый уровень «‎управленческой прослойки», и начался «испорченный телефон». Кто-то из новых руководителей не так понял задачу, поставил её подчинённому, и результат получился не таким, как требовалось.

Андрей начал разбираться с такими ситуациями, менять управленцев.

Этап «вживления» новых руководителей растянулся на несколько лет, в течение которых основателям постоянно приходилось прыгать между своей работой и подстраховкой или заменой нового руководителя, который не справился.

Мне кажется, это и есть классическая первая проблема роста большинства развивающихся компаний. И здесь по-настоящему важным становится инструмент орг-штата и чёткое описание ролей. Но с первого раза получается редко. Обычно процесс появления первой оргсхемы выглядит так: директор просит сотрудника описать, чем он занимается, отдаёт эту бумажку HR, и затем подбивается общая кривая и хромая оргструктура.

Андрей Смурыгов

Через несколько итераций по оптимизации оргструктуры наступает этап затишья, замечает Андрей. Компания приводит всё в порядок: смотрит, не дублируются ли функции, не пересекаются ли зоны ответственности. Описывает роли, должностные инструкции, KPI, системы мотивации, контроля, стандартизации.

Cуперпорядок в оргструктуре не даёт пропорционального прироста в эффективности, развитии и скорости масштабирования бизнеса. Оргструктура не может изменить человека. Сначала нужно понять, какие у вас люди, что они умеют, какой у них опыт, какая мотивация. И только во вторую очередь важно, какие инструменты управления ты им дашь. В том числе, какая оргструктура будет оптимальна именно для этого коллектива.

Андрей Смурыгов

Основатели Compleader выбрали, какую ценность будут давать клиентам затем, как построят работу, чтобы отличаться от конкурентов и давать эту ценность. И потом корректировали инструменты управления с поправкой на то, каких людей удалось привлечь. Решили использовать матричный проектный подход: когда в одну команду собираются сотрудники из разных отделов.

Например, в одной команде работают аккаунт-менеджер, аналитик, контекстник, таргетолог, SEO-специалист. Каждая проектная команда ведёт одного-двух клиентов. А за качество работы сотрудников одновременно отвечает и руководитель команды, и функциональный руководитель каждого сотрудника.

В компании есть общая платформа служб: бухгалтерия, финансисты, HR, IT, юристы. А от этого ствола в разные стороны растут ветви бизнес-направлений и проектных команд. Они независимы, но когда требуется помощь, допустим, юристов, бизнес-юнит берёт из «ствола» нужные ресурсы.

Такой отдельной бизнес-единицей в рамках группы компаний Compleader стал стартап AdSensor, который мониторит качество настройки интернет-рекламы.

В случае классической структуры мне бы пришлось нанимать ещё одних финансистов, бухгалтеров, юристов, если бы запускал стартап автономно от Compleader. Но это неразумно, гораздо эффективнее делиться имеющимися ресурсами. Однако следует помнить, что первый приоритет всегда остаётся за основным бизнесом и это иногда вызывает простои в новом.

Андрей Смурыгов

Матричная структура применяется во всех проектах Андрея. Это позволило повысить качество работы, скорость принятия правильных решений и сократить ошибки. Раньше клиентами агентства был средний бизнес с бюджетом не более миллиона рублей в месяц, а сейчас — крупные компании с бюджетом в десятки миллионов рублей. Например, «Аскона», Gett, HeadHunter.

Андрей считает, что это стало возможным не только из-за удачного выбора инструментов, но и из-за привлечения хороших специалистов в команду.

Пока матричная форма проектного управления кажется Андрею Смурыгову оптимальной, но он не исключает, что со временем что-то изменится. На разных этапах компания может менять формат управления от холакратии до вертикально интегрированной структуры, считает Андрей. Причём холакратия более оптимальна в период бурного роста, а к вертикали с системой единолично принимаемых решений переходят в острые моменты кризисов.

Он уверен, что оргструктура — не столько инструмент, сколько следствие того, какие в компании люди и как у них принято взаимодействовать друг с другом. При комбинации одних личностных характеристик, культуры, системы ценностей можно вводить концепцию самоуправления Рикардо Семплера. А когда главный постулат сотрудников «на работе ты не гость, укради хотя бы гвоздь», нужны совсем другие механизмы управления.

Рикардо Семплер — основатель бразильской компании Semco Group, производящей нефтяные насосы. Пропагандирует концепцию, согласно которой людьми не нужно управлять. Они способны к самоуправлению, если разделяют цели компании и если к ним относятся, как к зрелым личностям, считает Семплер.

Кроме команды, есть ещё один фактор — финансовый результат.

Если у бизнеса этап бурного роста, мало конкурентов и он быстро растёт, ты долго не запариваешься о том, как выглядит оргштат, насколько не дублируются зоны ответственности, насколько они хорошо разделены. И наоборот, если бизнес не умеет зарабатывать, то как бы ты не внедрял новую оргсхему, финрезультата не добьёшься.

Андрей Смурыгов
Одна из встреч клуба

Модель Хаббарда помогла сохранить трёхкратный рост

Владелец группы компаний «Архитектура Благополучия» и резидент бизнес-клуба «Атланты» Андрей Полетаев тоже считает, что оргструктура не влияет на культуру, отношения людей между собой, отношение к работе, к жизни.

Какую структуру ни рисуй, культура отношений правит всем. Поэтому руководителю нужно создать такие отношения внутри команды, которые, накладываясь на оргструктуру, дадут нужный результат.

Андрей Полетаев, владелец группы компаний «Архитектура Благополучия»

У Андрея был период, когда объём производства резко вырос в 3 раза, но никто не был к этому готов. Масштабирование бизнеса потребовало создания другой структуры, зон ответственности, дополнительных участков. Слаженный коллектив, который давно работает в компании, оказался в стрессовом состоянии.

Бизнесу потребовалось больше аналитики, оперативной самостоятельности для каждого члена коллектива. Поэтому пришлось создать отдельные новые рабочие места, которых раньше не было, и новые виды деятельности для отслеживания всех процессов.

«Архитектура Благополучия» наняла руководителей направлений, исполнительного директора. Следующим шагом уточнила процесс прохождения информации через всю оргструктуру и определила зоны ответственности.

На этом фоне мы начали внедрять цифровизацию компании. Поскольку мы производственно-инжиниринговая компания, в первую очередь оцифровали учёт материалов, их расход, продажу, списание. Раньше это содержалось максимум на Excel. Сейчас мы внедряем CRM-управление предприятием и разрабатываем автоматическую загрузку готовой продукции на будущий сайт интернет-магазина.

Андрей Полетаев

Последние 2 года компания Андрея меняет оргструктуру — строит модель, близкую к Хаббарду.

Организующая схема Рона Хаббарда состоит из 7 отделений:

  1. Управление.
  2. Кадры и коммуникации.
  3. Продвижение товаров или услуг.
  4. Финансы.
  5. Производство товаров/услуг.
  6. Контроль качества продукции/квалификации сотрудников.
  7. Связи с общественностью/захват новых рынков.

В каждом отделении выделяется 21 функция, которая должна выполняться, чтобы бизнес стабильно расширялся.

У «Архитектуры Благополучия» нет абсолютно всех строгих подразделений, которые свойственны этой модели, хотя идеологически структура близка Хаббарду. Результат — компания не уронила трёхкратный рост, увеличила команду в полтора раза, но при этом смогла выдержать все процессы.

Также на производстве вырос уровень контроля за каждой деталью. Руководитель из любой точки мира может видеть, на каком этапе находится объект, кто за него отвечает, кто её кому передал, какие есть проблемы.

У нас нет потерявшихся на несколько дней задач, которые не решаются. Благодаря внедрению структуры и стандартов отчётности мы видим мельчайшие изменения от проектирования до монтажа. И быстро реагируем.

Андрей Полетаев

Главные бизнес-хаки предпринимателей

  • Нанимайте сотрудников с преобладающим «медленным мышлением». Быстрое мышление формирует впечатления и чувства, а медленное выделяет внимание для сознательных умственных усилий, сложных вычислений. Оно более энергозатратно, но допускает гораздо меньше ошибок и искажений, чем быстрое.
  • Приглашайте на планёрки координаторов, которые модерируют встречу и фиксируют все договорённости. Через слух люди воспринимают не более 20% информации, поэтому, проговорив задачи, мы часто упускаем очень важные вещи. Координаторы помогают решить эту проблему.
  • Фокусируйтесь на благодарности сотрудникам и не превращайте рабочие собрания в публичную «порку» тех, кто не выполнил свои задачи. Оставьте на обсуждение косяков всего 5-10% времени, а остальное посвятите благодарностям. Достижений и выполненных задач в команде станет больше.
  • Если у сотрудника что-то не получилось, на это есть две причины: недостаточное количество действий или недостаточно навыков. Спросите сотрудника, какая из них — его причина. Это помогает мотивировать к обучению.
  • Оргструктура не может изменить сотрудника. Поэтому при разных комбинациях личностных характеристик, культуры, системы ценностей в команде можно вводить разные модели управления.
  • Проанализируйте, какие у вас работают люди, что они умеют, какой у них опыт, мотивация. И только потом вводите новую модель управления. Оргструктура — не столько инструмент, сколько следствие того, какие в компании люди.

Расскажите, как у вас дела с оргструктурой — что получается, что — нет? А если вам нужен совет или личный опыт предпринимателей, приходите к нам в «Атланты». Мы проводим более 140 мероприятий в год, на которых разбираем проблемы бизнеса и личного развития собственников.

0
79 комментариев
Написать комментарий...
Фадееы

Всегда прикалывали названия компаний типа «Перилаглавснаб» 🙈

Интересно, когда дают такое название компании, на построение какого бренда расчитывают в будущем? 🙃

Ответить
Развернуть ветку
Кирилл Тихонов

А в Европе, например, очень любят в качестве названия компании использовать собственное имя. Вообще не парятся. Charalambidis&Sons к примеру. И хз чем они занимаются и чем отличаются от сотни других Хараламбидисов (разумеется, достойных людей) 

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
76 комментариев
Раскрывать всегда