Вот уже многие годы средний и крупный бизнес проводит отбор поставщиков товаров и услуг путём проведения внешнего или внутреннего отбора. Является ли эта процедура действительно эффективной и, если нет, как ее оптимизировать?
Я занимаюсь государственными и коммерческими закупками уже более 10 лет, находился по разные стороны баррикад (как на стороне Заказчика, так и не стороне Исполнителя), являюсь сертифицированным экспертом закупочной деятельности, да и просто участником рынка, поэтому на личном опыте точно знаю, как проводятся закупки сегодня и почему выбор в большинстве случаев не эффективен для инициатора.
В качестве примера для конкретизации дальнейшего повествования представим, что вам необходимо разработать интернет-сайт. Какие цели хочет достичь компания, когда устраивает тендер:
1. Исполнить требования положения о закупках, ведь люди старались, разрабатывали, наверняка даже поставили какие-то KPI по его эффективности.
2. Получить лучшее качество по самой низкой цене (и вроде все помнят, что скупой платит дважды, но нет, все равно каждый раз наступают на эти вилы)
3. Минимизировать сроки исполнения работ. Это вообще самый смешной пункт. Любая профессиональная компания сразу говорит вам реальный срок. Выполнить проект в заданном качестве в срок, короче хотя бы на четверть от оцененного несколькими компаниями, в 90 процентах случаях просто невозможно из-за технологических ограничений.
4. Привлечь внимание к своей компании и помочь выполнить KPI смежному PR департаменту.
5. Просто проверить, сколько вообще стоит на сегодняшний день услуга, чтобы заложить правильный бюджет на следующий год.
Как принято проводить тендер? Очень просто. Администратору проекта или секретарю (лично мною очень уважаемые роли, но не имеют никакого представления о предметной области) дают задачу найти 3 популярных рейтинга разработчиков сайта. Взять оттуда топ 5-10-50 компаний (тут вообще никакой логики нет, некоторые берут вообще все компании из рейтинга) и сделать рассылку с приглашением участия в тендере и запросом стоимости. Важный момент. Абсолютное большинство заказчиков не имеет технической экспертизы, чтобы разработать качественное техническое задание, поэтому рассылают вообще все документы, которые у них есть в наличии (стратегии, схемы бизнес-процессов, презентации).
Далее в ответ получают ворох ответов с абсолютно разной ценой исполнения, при этом различным можем быть даже порядок стоимости. И вот если на этом момент вмешивается менеджмент, который действительно заинтересован получить осязаемые блага от нового сайта, то ситуация выравнивается путём проведения дополнительных запросов, оценки качества проработки коммерческого предложения и дополнительных материалов, подготовленных исполнителем. Если же тендер идёт по пути выполнения всех целей, которые я указал выше, то выбирается просто самая низкая цена и самый низкий срок исполнения. Краем глаза компанию-потенциального партнера может посмотреть служба безопасности. На этом все. Через год сайт нужно переделывать.
Ни о какой реальной эффективности тут не может идти и речи. А что же тогда делать? Работать. Выбор подрядчика — это тоже серьезная работа, к которой надо относиться со всей ответственностью и профессионализмом. Есть 2 варианта, которые, на мой взгляд наиболее рациональные, но прежде всего нужно разработать нормальное техническое задание (технические требования), которое будет однозначно восприниматься всеми участниками рынка. Для этой цели нужно задействовать различные департаменты в рамках своей деятельности, но более всего ИТ-службу и службу маркетинга. После того, как все согласуют ТЗ, покажите его первому лицу, наверняка, у него будут свои дополнения. Теперь переходим к выбору исполнителя.
Вариант 1. У вашей компании уже есть исполнитель, который вас устраивает по смежным работам, но хочется посмотреть и другие варианты. В таком случае, попросите его сделать коммерческое предложение, а после этого проделайте эту же процедуру у 3-5 компаний из рейтинга, но не любых, а выполненные работы которых вам визуально нравятся (компании-разработчики почти всегда выкладывают свои работы, а ещё можно посмотреть победителей актуальных премий и конкурсов).
В случае, если полученная от этих компаний стоимость услуг выше, чем предложил уже работающий с вами подрядчик, считайте, что вам повезло и смело заключайте с ним контракт. В случае, если стоимость внешних исполнителей ниже на 10-20 процентов- считайте это погрешностью и также заключайте договор с компанией, с которой у вас уже есть положительный опыт работы. Вы также можете попробовать получить небольшую скидку. Успехов.
Вариант 2. У вас нет исполнителя. Тогда вы проводите все те же действия, что и по первому варианту, но за ориентир цены берёте среднюю, полученную от 3-5 компаний. Далее нужно выбрать ту, которая лучше проработала коммерческое предложение.
Часто задаваемые вопросы:
1. А что, если присутствует коррупционная составляющая? Ответ. Вы не сможете этого избежать никак. Следите за тем, чтобы цена была рыночная и проект был выполнен в заданном качестве.
2. Я сделал все как вы писали, но мы получили плохой результат, который не соответствует техническому заданию. Ответ. Вы должны регулировать это договором/контрактом.
3. У нас в компании нет никого, кто мог бы сделать техническое задание и выбрать подходящие компании вручную. Ответ. Наймите специалиста по ГПХ. Для этого есть биржи фрилансеров. Он сделает для вас всю необходимую подготовительную документацию и работу, только следите за тем, чтобы у него был подтверждённый опыт подобных услуг.
Искренне надеюсь, что, прочитав мой личный опыт, вы вынесли для себя основное- не стоит воевать с ветряными мельницами и придумывать то, что уже давно придумано.
PS. Вся представленная выше информация, конечно, не может быть актуальной в случае, если компания должна проводить свои закупочные процедуры в соответствии с федеральными законами.