От Москвы до Красноярска: Как мы сделали iSpring Days знаковым событием для корпоративного обучения

Идея проводить конференцию по корпоративному обучению iSpring Days возникла в 2016 году, когда мы поняли, что нам не хватает живого общения с клиентами. Рассказываем, как нам удалось сделать iSpring Days знаковой конференцией для всех, кто обучает взрослых людей.

Большинство крупных компаний в работе со своими клиентами используют такие форматы, как семинары, круглые столы и конференции: это позволяет найти новые точки роста для развития бизнеса обеих сторон. Одна из топ-10 EdTech компаний России — iSpring — решила выделить организацию образовательных мероприятий в отдельное направление, влияющее на лояльность клиентов и продажи основного продукта. О том, как это получилось и в чем секрет успешной конференции, рассказывает Елена Антипина, заместитель директора по маркетингу iSpring.

Идея проводить конференцию по корпоративному обучению iSpring Days возникла в 2016 году, когда мы поняли, что нам не хватает живого общения с клиентами: штаб-квартира нашей компании находится в Йошкар-Оле, а не в Москве. Решили организовать её самостоятельно — без привлечения event-агентства. С одной стороны, для нас это был своего рода вызов. С другой, хотелось сделать действительно живую профессиональную площадку, а не типовое мероприятие.

Проводя первые iSpring Days, мы совершили все ошибки, которые только могут совершить новички, однако это не повлияло на отношение аудитории. Продукт оказался очень востребованным. С каждым годом наш профессионализм как организаторов рос, а вызовы становились всё более значительными.

Сегодня мы с улыбкой вспоминаем, как на своей первой конференции столкнулись с такой проблемой, как отсутствие в зале стульев — на фоне других организационных проблем в тот раз я совсем забыла заказать их. Организация конференции прошлого года, в период пандемии впервые проходившей онлайн, заставила нас решать задачу совсем другого порядка: как сделать так, чтобы онлайн-конференция по накалу страстей и интеллектуальному драйву ничем не отличалась от очного формата. И, судя по отзывам участников, у нас это получилось. Пожалуй, самое трогательное сообщение мы получили из Владивостока, где в силу разницы во времени участники смотрели выступления спикеров до двух ночи, а затем, немного поспав, отправлялись на работу.

За пять лет мы успели провести семь общероссийских конференций и четыре региональных офлайн, а также одну онлайн. Если первые две были бесплатны, то в дальнейшем мы продавали билеты, выйдя на самоокупаемость. В 2019 году iSpring Days вошёл в подборку РБК Тренды как одно из самых значимых событий в сфере образования. Здесь мы делимся нашим опытом: что надо и не надо делать, чтобы превратить конференцию в знаковое событие отрасли.

Формируя программу конференции, избегайте рекламы продуктов своей компании. Если в конференции преобладает «прицел» на продажи — аудитория это быстро считает и сразу же потеряет лояльность.

Подчините конференцию единой цели, поставьте контентные задачи. О чём все ваши доклады? Какую пользу они несут слушателям? Насколько гармонично вплетаются в общую концепцию? Помните, что контент, который вы транслируете, должен быть максимально интересен всем собравшимся. А если аудитория неоднородна, потоки лучше разделить по уровням сложности: отдельно доклады и мастер-классы для новичков и отдельно — для опытных специалистов. В 2018 году мы разделили участников на три большие группы.

Готовясь к выездным бизнес-конференциям, учитывайте разницу между столичной и региональной аудиторией. Для этого нужно избавиться от «референсов» в голове и делать упор на обратную связь — как во время подготовки, так и в рамках самой конференции. Наш опыт говорит о том, что людям прежде всего интересны местные компании. Отчасти это вызвано тем, что компании из регионов имеют другие проблемы и бюджеты. Представителю небольшой ритейловой сети в реальной жизни вряд ли поможет выступление спикера из госкорпорации о запуске курса, посвящённого искусственному интеллекту.

Программа конференции должна отличаться от «типовых» мероприятий. Очень часто на отраслевых конференциях выступают одни и те же люди, причём с одними и теми же докладами. В итоге человек, покупая билет на очередное мероприятие с целью узнать что-то новое, порой получает знакомый контент. Поэтому мы с самого начала приглашали тех, кто ещё нигде не выступал, и искали компании, которые ещё не делились опытом.

Качественно подготовленный доклад клиента может стать гораздо полезнее для участников, чем презентация титулованного спикера, и в этом мы убедились на практике. На первую конференцию, посвящённую внедрению онлайн-обучения в крупных компаниях, в качестве хедлайнера мы пригласили известного зарубежного специалиста по eLearning. Подключили его к мероприятию через вебинарную площадку и ждали ошеломительного эффекта, однако аудитория осталась разочарованной. Как выяснилось, спикер решил, что в России про eLearning ничего не известно, и подготовил соответствующее выступление.

Для того чтобы доклады отвечали ожиданиям аудитории, возьмите контроль над содержанием выступлений спикеров и оформлением всех презентаций. Репетируйте вместе с ними доклады, оттачивайте содержание, подгоняйте тайминг.

Работа со спикерами в iSpring начинается задолго до начала мероприятия. Сначала мы обсуждаем тему и тезисы, затем набрасываем «рыбу» выступления; сделав некоторую паузу, связываемся снова — чтобы внести улучшения. У спикеров, особенно статусных, обычно нет времени для того, чтобы шлифовать презентации, подбирать к ним эффектный визуал и тестировать в разных форматах. Поэтому мы получаем только скелет презентации и корпоративные шаблоны — остальное делаем сами.

Бывают и исключения. Например, в онлайн-конференции 2020 года принимал участие известный консультант Максим Ильяхов, у которого не было времени на репетиции, зато была своя видеостудия и огромный опыт дистанционных выступлений. В итоге с ним мы созванивались только для того, чтобы обсудить организационные моменты — как строится программа, в какой момент он выйдет в эфир, как будет выглядеть взаимодействие с аудиторией и ведущим и другие технические нюансы.

Но это ещё не всё. Спикеры — живые люди, у которых в последний момент могут возникнуть какие-то обстоятельства. Поэтому мы формируем «скамейку запасных»: это мегалояльные к нашей компании эксперты, которые согласны принимать участие в подготовке, несмотря на статус запасных. Такие люди обязательно должны получить свой бонус, поэтому мы всегда находим площадку, где они смогут выступить — внешние отраслевые конференции или наши вебинары. Хороший контент не должен пропадать.

Хорошая площадка — это половина успеха, поэтому, выбирая место для проведения конференции, никогда не ограничивайтесь видеороликами, фотографиями или отзывами коллег. Необходимо пройти весь путь пользователя самостоятельно, чтобы убедиться, подходит ли помещение под ваши задачи. Это применимо не только для офлайн-, но также для онлайн-конференции.

При организации онлайн-конференции в 2020 году мы сразу отказались от идеи вести трансляцию из нашего офиса и подключать спикеров из домашних офисов. Это самый распространённый, бюджетный, но зачастую некачественный вариант, в чём во время пандемии могли убедиться участники многих онлайн-мероприятий. Обычно, если спикер выступает из дома, на качество картинки, интернета, света и звука надеяться не приходится, не говоря уже о таких непредсказуемых факторах, как дрель за стенкой. Мы хотели сохранить уровень наших офлайн-конференций, а потому отправились в Москву искать локацию, соответствующую прежде всего техническим требованиям. В дальнейшем оттуда работала вся наша выездная команда и выступали 12 спикеров.

После долгих поисков мы сняли большую площадку (один основной зал и несколько дополнительных) на три дня: один на подготовку, два — на конференцию. Конечно, стоимость аренды была точно такой же, как если бы в залах сидели зрители, однако пространство мы использовали по полной — для смены локаций, позволяющих разнообразить «картинку», и размещения техники, которая во время онлайн-конференции заняла половину зала, рассчитанного на 150 человек.

Сценарий нужно прописывать до мелочей, учитывая логистику и специфику каждого мероприятии. Нюансов возникает великое множество. К примеру, на обычной конференции, заканчивая выступление, спикер остаётся в зале и отвечает на вопросы, однако если его оставить одного на сцене во время онлайн-конференции, это будет грустное зрелище. Чтобы избежать такой ситуации, мы запланировали несколько локаций. Для общения с участниками спикер перемещался в уютную зону с круглыми столиками, как в кафе. Там, за чашкой чая и в режиме непринужденного разговора с ведущим, он отвечал на вопросы, поступающие из чата. Все моменты переходов и перемещений мы отыграли интерактивными заставками — согласно сценарию, отрепетированному с командой.

По сути у нас получился конвейер: в определённой зоне спикеры готовились к выступлению, затем переходили в основной зал, потом — в зону вопросов-ответов. При этом в момент выступления в зале должна была стоять гробовая тишина, даже громко дышать запрещалось, как в обычной звукозаписывающей студии.

Хорошую конференцию делают детали, поэтому не стоит полагаться на свою память — формируйте и постоянно пополняйте чек-листы. У меня их несколько — как для iSpring Days, так и других мероприятий, куда мы встраиваемся как партнёры. Кроме этого, соберите полный контактный лист — номера телефонов всех, кто задействован в подготовке и проведении мероприятия: представителей площадки, подрядчиков, партнёров, спикеров и сотрудников. Со всеми подрядчиками проверяйте оформление документов и напомните ещё раз о мероприятии и ваших договорённостях за 2-3 дня.

Чтобы избежать неувязок на площадке, отправляйте организаторам со стороны площадки не только детальное техзадание, но также описание всей работы конференции: когда вы заезжаете, что именно происходит на мероприятии, сколько у вас человек, какие вам нужны зоны и на какое время. Не верьте на слово, фиксируйте договорённости в письменном виде и неоднократно сами всё проверяйте накануне.

Ещё на этапе подготовки мероприятия нужно думать о том, что будет после. В договоре с клиентами мы всегда прописываем, на какие материалы они смогут рассчитывать по окончании конференции. Обратную связь с участниками организуем во время конференции, а после — рассылаем анкету с просьбой ответить на вопросы по содержанию и организации. В этом же письме отправляем все презентации, видеозаписи отдаём клиентам по мере их готовности — обычно через две недели.

Ещё одно важное правило: необходимо выполнять всё, что было обещано во время конференции. Если кто-нибудь из спикеров сказал, что определённый кейс подробно разберёт в следующий раз, необходимо это зафиксировать и вернуться к этой теме на ближайшем вебинаре. Если он пообещал поделиться какими-то документами, их нужно получить и расшарить среди участников.

Конференция — всегда большие затраты, которые сложно окупить с первого раза. К этому нужно быть готовым. Выйти «в ноль» нам удалось только в 2018 году, а в 2019 случилась маленькая победа — нам удалось получить небольшой «плюс».

Чтобы удержать планку iSpring Days при организации онлайн-конференции, мы не экономили. С учётом повышенных затрат на техническую часть, бюджет даже превысил цифры 2019-го. А поскольку билеты на онлайн-мероприятия стоят дешевле, наши расходы немного превысили доходы — на 50 тыс. рублей. Помогло привлечение большего количества участников (350 вместо 250 участников офлайн-конференций), а компенсировать недополученную сумму удалось за счёт продажи записи конференции — в течение двух месяцев.

Опыт первой конференции показал нам, что для организации масштабного мероприятия одного отдела маркетинга недостаточно. Необходимо выделить рабочую группу, участники которой готовы с головой погрузиться в процесс.

Помните, что успех любого мероприятия определяют люди — способные придумать хороший концепт, коммуницировать, готовые подстраховать и понимающие друг друга с полуслова. Иными словами, главное — это команда. С каждым годом она будет работать всё более слаженно. Вы сможете в этом сами убедиться, если рискнёте начать проводить свои конференции.

В этом году мы распродали все 200 билетов за месяц после запуска лендинга. Тем, кто не успел, предложили записаться в резерв и получить запись всех докладов и мастер-классов iSpring Days 2021. Не успели подвести итоги этой конференции, как уже планируем, что нового покажем в 2022 году. В программе, помимо выступлений спикеров, будут мастер-классы, где покажем, как собрать онлайн-курс в рекордно короткие сроки, используя принципы педагогического дизайна и применяя интерактивные элементы.

iSpring Days не ограничится Москвой, будет турне от Калининграда до Владивостока. Плюс планируем расширить географию конференции на СНГ и Европу. Так что, если вы ещё не с нами — мы едем к вам :)