60 дней фильмов
и сериалов
18+
Условия подписки Плюс
Мульти: clck.ru/YMaCq
VC60
Забрать
Личный опыт
Михаил Ган

От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду

Меня зовут Ган Михаил, на данный момент я занимаюсь развитием дизайн-студии Beach с полностью удаленной командой численностью более 30 человек.

Эта статья - полезная инструкция с лайфхаками для предпринимателей и фрилансеров, которая поможет построить слаженно работающую удаленную команду за счет внедрения 6 сервисов.

Этап 1 : Хаос

Когда я только начинал, я каждый раз сталкивался с большим количеством проблем в работе со своими подрядчиками по проектам.

  • Я не знал, что сейчас делают мои сотрудники и сколько времени они тратят на задачи.
  • Не понимал на сколько хорошо они себя чувствуют и стоит ли им дать лишний выходной.
  • Не ориентировался в проектах, все файлы лежали непонятно где по перепискам которые терялись и забывались.

Таким образом, очень много ресурсов тратилось на разведывание всех этих вопросов, но я понимал, что эта проблема решаема и автоматизировать все эти процессы можно.

Но как?

Поиск и бесшовное внедрение постепенно разработанной экосистемы заняло у меня год! В этой статье я раскрою вам все карты за 5 минут)

Этап 2: Поиск решения

Для начала я распределил для себя, какие показатели я хочу видеть:

  • Иметь доступ ко всем накопленным знаниям, проектам и архивам
  • Не терять переписки, держать их в рабочей среде
  • Какие задачи есть у каждого сотрудника
  • Знать как дела у сотрудников каждый день и как они себя чувствуют
  • Какие задачи в процессе
  • Какие результаты нужно согласовать
  • Сколько времени потрачено на каждую задачу

Важно было автоматизировать каждый этот пункт, чтобы я зашел, посмотрел, предпринял действия. Никого не тревожил и не отрывал от дел.

Этап 3: Решение

Notion - это очень гибкая база знаний, по сути приложение похоже на обычные заметки, но только на первый взгляд.

В Notion можно:

  • Создавать бесконечное количество страниц
  • Делать таблицы
  • Создавать чек-листы
  • Вести календари
  • Прикреплять файлы
  • Редактировать дизайн
  • И т.д.

Каждый сотрудник сохраняет в свой Notion референсы, ссылки и прочие материалы которые могут понадобиться ему в будущем. Также тут мы храним материалы по всем проектам, что позволяет нам найти, например, запись видео созвона, который был 6 лет назад.

Slack решил вопрос общения в команде.

Важно разделять пространства отдыха и работы, в привычном телеграме у людей много спамерских групп и чаще всего отключены уведомления. Поэтому использовать корпоративный мессенджер критически важно.

У нас принято правило выставлять статус касательно того, чем ты сейчас занят и можно ли тебе писать. Также указывается период твоей занятости. Эти мелочи позволяют работать более эффективно.

Slack позволяет интегрировать в себя другие сервисы. Например, если мне оставляют какие-то комменты в фигме - мне приходит уведомление, и также если в Trello мне ставят задачу - мне приходит уведомление. Таким образом из одного мессенджера я вижу, что происходит в команде.

Standuply - еще одна интеграция в Slack. Этот сервис позволяет нам каждый день делать ревью эффективности и состояния сотрудников.

Каждый день в 6 часов вечера каждому члену команды, в зависимости от его часового пояса, приходят по очереди вопросы:

  • Что было сделано сегодня?
  • Что сделаю завтра?
  • Что сделаю завтра лучше чем сегодня?
  • Инсайт дня
  • Эмоциональное состояние от 1 до 10

Обязательный обряд в конце рабочего дня позволяет рефлексировать над собой, понимать красавчик ты или нет и предпринимать шаги завтра.

Я при этом понимаю, кого стоит наградить, а кому дать отдохнуть.

Trello - трекинг задач. Очень удобный и простой инструмент с понятной механикой. 4 столбика:

  • Все задачи
  • В процессе
  • Согласование
  • Готово

У каждого сотрудника своя доска - все имеют доступ ко всем и могут между собой ставить задачи и узнавать статус выполнения без многочисленных распросов.

Для удобства повествования я сделал импровизированную карточку задачи:

Как видите, есть сама задача, можно добавлять участников, статус задачи и дедлайны
Также можно прикреплять вложения
И чек-листы хода выполнения задач, все это внутри каждой карточки

Toggle - интеграция в Trello, которая позволяет трекать время выполнения задачи. Для чего это нужно? Если сотрудник выполнял задачу слишком долго, можно дать ему фидбэк, обсудить и понять причины возникших трудностей, чтобы в будущем он качественнее работал.

Выглядит это как-то так, открываешь карточку в Trello, запускаешь таймер и за работу.

Для кого-то это может показаться тотальной слежкой, но если преподнести это как помощь, а не контроль, то восприятие меняется.

Этап 4: Автоматизация автоматизации

Мы нашли и объединили кучу сервисов и сделали их удобными для использования. НО!

Встал вопрос того, что делать, когда приходят новые сотрудники. Объяснять и показывать каждому, как пользоваться всеми этими сервисами, было бы крайне не эффективно.

Можно нанять отдельного ассистента для этой задачи. Можно просить других членов команды объяснять новичкам.

Но зачем тогда все это было делать, если мы все равно упираемся в потерю эффективности и отсутствие автоматизации?

Поэтому было решено автоматизировать процесс обучения тоже.

Для решения этой задачи мы сделали телеграм бота, через которого новичок получает всю базу знаний, он просматривает каждую тему по очереди, читает текст и получает видео, где все подробно описано.

Мы нашли подходящее помещение с достаточно белым фоном и записали видео-обучения

Этап 5: Раскайфовка

Теперь все вопросы оказались решенными. Появилось понимание процессов в компании и куча свободного времени для более приоритетных задач.

Берите себе на вооружение и делитесь в комментариях своим мнением)

Операционный директор ©Beach studio
!function(e){var o={};function t(n){if(o[n])return o[n].exports;var r=o[n]={i:n,l:!1,exports:{}};return e[n].call(r.exports,r,r.exports,t),r.l=!0,r.exports}t.m=e,t.c=o,t.d=function(e,o,n){t.o(e,o)||Object.defineProperty(e,o,{enumerable:!0,get:n})},t.r=function(e){"undefined"!=typeof Symbol&&Symbol.toStringTag&&Object.defineProperty(e,Symbol.toStringTag,{value:"Module"}),Object.defineProperty(e,"__esModule",{value:!0})},t.t=function(e,o){if(1&o&&(e=t(e)),8&o)return e;if(4&o&&"object"==typeof e&&e&&e.__esModule)return e;var n=Object.create(null);if(t.r(n),Object.defineProperty(n,"default",{enumerable:!0,value:e}),2&o&&"string"!=typeof e)for(var r in e)t.d(n,r,function(o){return e[o]}.bind(null,r));return n},t.n=function(e){var o=e&&e.__esModule?function(){return e.default}:function(){return e};return t.d(o,"a",o),o},t.o=function(e,o){return Object.prototype.hasOwnProperty.call(e,o)},t.p="",t(t.s=0)}([function(e,o,t){"use strict";t.r(o);const n=e=>{if("object"==typeof Air){Air.import("module.ajaxify").one("Before page changed",()=>{e&&e()})}};((e="teaser",o=[],t="vc")=>{const r={root:e,index:e+"--index",entry:e+"--entry",loaded:e+"--loaded",location:e+"--%location%",sitename:`${e}--${window.__codename||t}`},a=document.querySelector("."+r.root),i=document.querySelector('[air-module="module.feed"]');if(a){a.classList.add(r.sitename),-1===r.location.indexOf("location")&&a.classList.add(r.location),i?a.classList.add(r.index):a.classList.add(r.entry);const e=()=>{a.classList.add(r.loaded)};return new Promise(t=>{var i;(i=o,Promise.all(i.map((function(e){return new Promise((function(o){var t=document.createElement("img");t.onload=()=>{o(t)},t.onerror=o,t.src=e}))})))).then(()=>{t({showBanner:e,oneBeforePageChange:n,rootHTML:a,css:r,siteName:window.__codename})})})}})("kpsk-footer",["https://leonardo.osnova.io/db4d29e8-6b05-57c9-a668-8be251b5999f/","https://leonardo.osnova.io/4bc540c7-94c3-523d-a568-289bb3048c90/","https://leonardo.osnova.io/f9b0fdc7-0122-5954-86d2-a9c7b69464e5/","https://leonardo.osnova.io/b955990b-dbc0-5bf5-b6b4-d580e1ae8174/"]).then(e=>{e.showBanner()})}]);
0
19 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...

Великолепная статья!! Надеюсь, следующая будет о том, как ты купил теслу

3

Тесла на подходе

1
Легендарный рубин

Спасибо за пост! Прям очень к месту пришлось. Подчерпнул пару идей и уже отдал тз разработчику - буду у себя внедрять.

2

Пожалуйста) Очень приятно видеть такие комментарии🤝

1

Интересно. Но почему Trello а не Jiira?

1

Потому, что Trello более популярный сервис и мне хотелось именно связать все сервисы в экосистему. Тагл итегрируется с трелло а трелло со слаком.

1

Так же он интегрируется и с Jira, так как экосистема у них одна - Atlasian. Slack, кстати тоже их.

1

Класс! Спасибо за статью, очень интересно было узнать про вашу внутреннюю кухню.

Я с командой использую Asana, очень удобный инструмент.

А по поводу корпоративного мессенджера – тут уже зависит все от самого человека мне кажется. Сложно ограничиваться корпоративными мессенджерами типа Slack когда работаешь с другими компаниями.

Для маркетинга лучше телеги все равно ничего не работает. Нужно просто раскидать все по папкам (или как сделал я – завел отдельный рабочий телеграм, просто переключаюсь между аккаунтами).

1

Спасибо) Да, мы тоже рассматривали Asana.
И да слак не всегда универсален и некоторые проекты приходятся вести в пространствах заказчика, но что поделать)

1

Название вашей студии придумал гений

1

Очень полезно🔥

1

Когда можно было просто внедрить Битрикс24

1

Господи, какой ужас. То есть вместо работы все занимаются микроменеджментом и анальным контролем всех показателей?

1

А рассматривали ли готовые экосистемы?Например workspace, teams или от яндекса 360.

0

Отяндекса 360 у нас корпоративная почта, но все эти решения и сирээмки типа битрикса являются не полноценными и не устраивают нас своим оформлением (мы же дизайнеры😄😄😄)

2

А какое тут мнение может быть? :)
Интересный и жизненный кейс. Мне, правда, не понравился зоопарк приложений - но, как я понимаю, иначе никак было.

0

еще бы ретро проводить

0

Жесть какая, зоопарк сервисов, приложений. Все смешалось, кони, люди. Я думал в 21 году все стремятся к интеграции всех инструментов в одно окно. Но вон оно что, есть еще любители зоопарков. Вашим конкурентам повезло, видимо визжат от счастья.

А еще вам нужно очень сильно благодарить вашего руководителя , год платить вам зарплату что бы получить это зоопарк? Это очень терпеливый и щедрый человек. Мой бы меня за такой результат уже бы через месяц распял. или даже расшесть.

0

Самое прикольное (как бы я его не ненавидел) Битрикс, но он все это делает за 5000 рублей в месяц же и тебе трекинг времени и тебе задачки и мессенджер (печальный конечно) и апи есть)))

0
Читать все 19 комментариев
Опыт возврата денег за обучение дизайну у Yakovlevv.com. Тварь я дрожащая или право имею?

В данной статье приведен мой личный опыт покупки данных курсов, мои оценочные суждения, а также сухие факты, в виде скриншотов и аудиозаписей из моей личной переписки с владельцем этих самых курсов, на тот момент исполняющего услуги как ИП Яковлев Виталий Борисович ( ОГРНИП: 319784700156839 ), сейчас же, работающего от лица ФОП Торб'як Тетяна…

Бизнес — как ребенок: как мамы совмещают свое дело с заботой о детях

Как совмещать бизнес и семью? Ко Дню матери своими историями поделились бизнесвумен, которые работают c ЮKassa и занимаются детьми. Читайте, как им удается сохранять жизненный баланс и добиваться успеха.

Завод по производству идей. Как работают акселераторы, зачем они нужны стартапам и куда идти с идеей прямо сейчас

По данным Startup Genome, 9 из 10 стартапов терпят неудачу. Возможных причин «смерти» много: недостаточно протестированная гипотеза, неподтвержденная юнит-экономика, неверная стратегия или просто неудача в подходе к продажам.

Как мы с двумя кошками из Москвы в Прагу летели

Данная статья будет полезна тем, кто собирается лететь из России в Чехию со своими пушистым в салоне самолета. Почему пишу именно такой маршрут? Потому что условия для всех стран очень разные.

Что Tele2 предлагает клиентам в «черную пятницу»

На главной распродаже года клиентов компании ждут сразу несколько интересных предложений: скидки на смартфоны, пакеты SMS и безлимитный трафик на YouTube, Яндекс.Карты, Яндекс.Навигатор.

Мы сделали бот, который печатает и отправляет ваши фото маме. В 2 клика
Катя со свежими фотками для родителей

Мы запустили Kind Bot — доброго бота, которому в 2 клика можно скинуть свои фотки. Он их напечатает и отправит по почте вашей маме. Или другому близкому человеку.

Из науки в IT: как создать свой стартап и стать преподавателем

Как перейти в IT из другой сферы? Как разработать курс, которому нет аналогов? Как студенту получить максимум пользы от занятий? Рассказывает преподаватель OTUS Сергей Окатов, руководитель курсов «Kotlin Backend Developer» и «Kotlin Developer. Basic».

Как у меня украли 600 тысяч с карты, а Тинькофф нарушает федеральный закон

Спойлер: я НЕ вводил никуда код, НЕ переходил по ссылкам и НЕ сообщал данные карты.

Я всегда считал себя финансово грамотным человеком, сам когда-то работал в банке, соблюдал цифровую гигиену, держал деньги на нескольких счетах, не привязывал основную карту в непонятных сервисах, в 90% оплат пользовался Google Pay. Когда родственники присылали…

Наследник Рокфеллера, сын Софи Лорен, боксёр и продюсер: история француза, обманувшего Рурка, Ван Дамма и других звёзд Статьи редакции

СМИ прозвали Кристофера Роканкура звёздным мошенником: его жертвами были голливудские знаменитости и американские предприниматели. Точная сумма ущерба от действий француза неизвестна, но сам он утверждает, что за свою жизнь «заработал» $40 млн.

Кристофер Роканкур и Наоми Кэмпбелл francetvinfo
Хочу кухню как у подруги: зачем в Циан сделали поиск квартир по фото

Рассказывает Юлия Зыкова, руководитель команды «Аудитория» в Циан.

Возник по просьбе бразильских банкиров и стал любимым напитком солдат во время Второй мировой: история Nescafe Статьи редакции

В 2021 году Nescafe — крупнейшее подразделение Nestle и бренд, который оценивается больше чем в $20 млрд. По собственным данным компании, в мире каждую секунду выпивают более 5000 чашек напитка.

Дегустация Nescafe National Museum
null