Кнопка
Кнопка Лигал Кнопка Кнопка Кнопка Лигал
Личный опыт
WEEEK

Как команде расставить приоритеты, когда всё кажется важным

Мы в WEEEK часто ошибались с приоритетами — брались не за те задачи, постоянно всё пересматривали, путались и т. д. Отчасти из-за этого хаоса мы работали в реактивном режиме — действовали «по обстановке», а не «по плану». Это довольно обычное дело для стартапа, но наша-то цель — помогать людям и командам приводить свои дела в порядок. Поэтому мы взяли себя в руки и научились правильно приоритизировать задачи. В этой статье я расскажу о логике, которую мы для себя нащупали и которой следуем уже несколько лет.

Почему нельзя просто взять и сделать все задачи

В самом начале любого проекта есть такое волнующее чувство, когда ты предвкушаешь успех; веришь, что команда добьётся крутых результатов и т. д. и т. п. А потом (не факт, но так бывает слишком часто) всё это сталкивается с реальностью, и оказывается, что вы что-то не сделали, клиентов расстроили, себя деморализовали и вообще непонятно куда дели весь тот запал.

У нас так частенько бывало. Вместо того чтобы делать задачи, которые помогли бы показать ценность нашего продукта, мы увлекались новыми фичами, крутыми и классными, как нам казалось. Например, мы потратили целых 3 недели, чтобы сделать чат внутри таск-менеджера, который получился очень «сырым» — на нормальный чат, который мог бы заменить командам Telegram или Slack потребуется уйма времени.

Одна из самых распространённых причин, почему так происходит — неправильная расстановка приоритетов. Приоритизация — дело непростое, ведь слишком много всего нужно учесть, да и вообще «у нас все задачи — важные». Возникает соблазн вообще никакие приоритеты не ставить. Из-за этого, следуя склонности нашего мозга лениться, мы делаем в первую очередь самые простые задачи (мозгу хочется халявной дозы дофамина), забивая на действительно важные. В результате страдает бизнес.

Расстановка приоритетов помогает:

  • увеличить производительность команды,
  • оставаться на верном пути,
  • эффективнее распоряжаться временем и другими ресурсами,
  • укладываться в сроки.

Так давайте посмотрим, что нужно делать, чтобы эффективно расставлять приоритеты задачам в команде.

С чего начать, если всё кажется важным

В основе почти всех методов приоритизации задач лежат три параметра: важность, срочность и сложность. Важность — это ценность задачи для бизнеса, степень влияния на его успех. Срочность — необходимость немедленно реагировать. Сложность — то, насколько трудозатратно будет реализовать задачу.

Именно в определении этих трёх параметров и выборе, что в каком порядке делать, и состоит приоритизация.

Но начать нужно не с этого.

1. Соберите все задачи в один список

Сначала самое главное — создайте список, куда свалите все задачи, которые должна будет делать команда (в разработке такой список называют бэклогом). Сложные задачи не забудьте декомпозировать, чтобы потом было проще установить зависимости задач друг от друга.

Можно составить список задач, собравшись всей командой в переговорке и налепив стикеры на доску, а можно собрать всё в какой-нибудь системе управления проектами и задачами.

2. Обозначьте сроки

Затем нужно указать сроки задачам, от результата которых зависит не только ваша команда, но и кто-то ещё. Скажем, если вы делаете клиентский проект, от сроков его выполнения будет зависеть много процессов на стороне клиента, а значит отложить такие задачи будет очень-очень сложно.

Дедлайны — вообще очень важная штука. Уже одни только они могут помочь команде расставить приоритеты.

Для других задач тоже хорошо бы указать сроки, но тут всё будет зависеть от их важности для бизнеса. Поэтому…

3. Оцените важность задач

Вы с командой, наверняка, хотите, чтобы работа, которую вы делаете, двигала бизнес вперёд. Именно поэтому вам нужно внимательно посмотреть на каждую задачу и задаться несколькими вопросами:

  • Зачем вообще это делать?
  • Какой результат это даст?
  • На что в бизнесе повлияет?
  • Можно ли на этом заработать?
  • Нужно ли это пользователям/клиентам?

Ответы на эти вопросы помогут распределить задачи в несколько групп, согласно матричному методу приоритизации, который также называют матрицей Эйзенхауэра:

  • Срочные и важные – это приоритетные задачи, которые нужно двигать в начало списка.
  • Не срочные, но важные – это основной пул задач, которые нужно сделать.
  • Не важные, но срочные – это задачи, которыми можно будет заниматься на фоне кому-то, кто не занят на важных задачах.
  • Не срочные и не важные – это задачи, от которых можно вообще отказаться, чтобы не тратить время команды.

Круто, теперь у нас задачи разбиты на 4 группы, и даже вроде бы уже понятно, в каком направлении двигаться. Но вот вопрос: в каком порядке делать задачи внутри каждой из групп? Если у задач есть дедлайны, всё упрощается в разы — просто делаем в первую очередь те задачи, у которых дедлайн ближе. Но что делать, если несколько задач кажутся одинаково срочными и одинаково важными? Потребуется оценить их сложность.

4. Упорядочьте задачи с учётом сложности

Сложность оценить сложнее всего, потому что здесь всё слишком субъективно. Есть три варианта, как её оценить:

  • Получить оценку сверху — руководитель или какой-то эксперт говорит, насколько задача сложная, и вы с этим соглашаетесь.
  • Посчитать наиболее вероятную оценку — прикинуть оптимистичную, реалистичную и пессимистичную оценки и посчитать вероятную оценку по формуле:
  • Использовать Planning Poker — технику оценки, которая обычно используется в гибких методологиях разработки.

Для приоритизация не обязательно оценивать сложность в часах — достаточно дать какую-то абстрактную оценку, скажем, от 1 до 10.

С учётом сложности будет куда проще отсортировать задачи внутри каждой из групп (получается что-то вроде ICE-оценки).

Когда будут появляться новые задачи, потребуется прогнать их по тем же шагам — оценить сроки, важность и сложность, — а затем решить, в какой момент что делать.

Работать по приоритетам = работать продуктивно

Правильно и чётко расставленные приоритеты помогают качественнее управлять временем, укладываться в дедлайны и повышать продуктивность команды. Чаще обсуждайте с командой планы, своевременно управляйте приоритетами и используйте инструменты для командного управления задачами, например WEEEK, чтобы всё было в одном месте.

0
4 комментария
Популярные
По порядку
Иван Иван

хорошая статья, но кажется что проще было эту картинку вставить, и немного про оценку рассказать)
краткость сестра таланта.

Ответить
9
Развернуть ветку

Комментарий удален

Развернуть ветку
Sasha Step

Как сложно то, и по ИМХО не эффективно.
Вы пробовали организовать работу по Скрам? Куча ненужных телодвижений, сразу отпадает.
В Вашей системе, на 1 шаге чистый Скрам, а дальше начинается какое то садо-мазо.

2 пункт ,в 99% случаев, и ломает всю систему. Киньте в меня камень, кто ни разу не срывал срок задачи? И чаще всего не потому что лень, или тупой, а потому что глядя на задачу, ни фига реально не оценить строк. Так на хрена тогда использовать технологии древних гадалок?

Динамические сроки по исполнителю в скрам, закрывают это вопрос раз и на всегда.

Инсайт если хотите. Традиционно у нас разработка среднего сайта (экранов на 50), занимала 3 месяца. При этом мы делаем сайты больше 15 лет, и сделали их уже пипец как дофига, уже меряем не в десятках, регламенты, дорожные карты за эти годы, и на стольких проектах, вылизаны как у котики кандилябры. 3 месяца, и все равно срыв сроков, то по нашей вине, то по вине клиента, через проект в лучшем случае.

В начали этого года рискнули перевести все клиентские проекты по сайтам на скрам, и вуаля - сроки упали до 1 месяца. В 3 раза Карл! А сроки сорвать хоть по нашей вине, хоть по вине клиента практически не возможно. Ну по крайне мере у нас пока не получилось.

Искренне советую ребята попробуйте. Сможете работать а не ставить задачи и угадывать приоритеты. Если надо обращайтесь, помогу с консультацией.

Ответить
2
Развернуть ветку
Данил Соколов

Работаю в другом отделе, но при этом крайне зависим от разработки
В итоге текст получается крайне полезным. Спасибо большое!

Ответить
1
Развернуть ветку
Михаил Грозовский

Если эта статья не наберёт 1000 просмотров, напишите мне в ДМ.

Ответить
–2
Развернуть ветку
Читать все 4 комментария
Смерти, миллиардные штрафы и поддельное банкротство: история детской присыпки Johnson & Johnson Статьи редакции

Компания годами скрывала, что в продукте есть асбест, который увеличивает риск развития рака. А для того, чтобы не платить миллиардные компенсации пострадавшим, создала «дочку» и объявила её банкротом.

Упаковка присыпки Johnson & Johnson. Источник: wikimedia.org
Дизайн-джем #47: концептуальная фотография, шоурил Radugadesign, шоты Geex Arts, бытовая живопись и правила композиции

Креативно выходим из январской спячки с дизайн-командой red_mad_robot.

Самые популярные направления доставки в 2021 году

Мы подвели первые итоги 2021 года и рассказываем, куда россияне чаще всего отправляли и откуда получали посылки и письма в ушедшем году.

Как оценивать дизайн: Метод 3К, ч. 1

Раскладываем процесс оценки разрабатываемого дизайна на систему вопросов.

Я почистил снег перед зданием Центробанка в костюме жабы

Чтобы доказать серьезность своих намерений, я сделал тест-драйв: почистил от снега часть тротуара перед зданием ЦБ, на Неглинной, 12.

Доходы Yota от роуминга выросли в 1,6 раз

Ковидные ограничения стали испытанием для мобильных операторов, которые недополучили доход от роуминга в 2020 году. В Yota в 2020 году выручка от роуминга сократилась в два раза по сравнению с 2019 годом.

Что посмотреть про ИТ в TikTok? Рассказываем, как снимаются шутки про работу айтишников

Делимся кейсом: как найти свою аудиторию в TikTok и зачем это нужно крупной ИТ-компании.

Увеличение выручки для малого и среднего бизнеса без «танцев с бубном» и чёрной магии

Я распечатаю эту статью и съем в прямом эфире, а потом буду драить вашу сантехнику своей зубной щёткой, если вы не увеличите выручку минимум на 17,7%, применив эти элементарные инструменты

hh.ru усилил продуктовое направление новым составом топ-менеджеров

В hh.ru провели реорганизацию продуктового направления. В начале 2022 года на ведущие роли в продуктовый блок hh.ru вышли опытные российские менеджеры с богатой продуктовой экспертизой российских и зарубежных технологических компаний, а в ближайший год компания планирует нанять свыше 100 сотрудников разного уровня в продуктовое развитие и…

null