Смотреть
30 дней бесплатно
Смотреть
30 дней бесплатно
Условия просмотра: clck.ru/h7Vx2
18+
УЖЕ В ПОДПИСКЕ

Как я перестал быть рабом Телеграма при решении деловых вопросов

В марте этого года непрекращающиеся ни днем ни ночью уведомления довели меня, можно сказать, уже до своего рода психоза, и я полностью удалил свою учётку в Телеграме.

Vintage vector created by freepik - www.freepik.com

Я смотрю по сторонам и вижу, что вокруг меня столько много руководителей не поднимают глаз с телефона, потому что также как и я в свое время, являются рабами Вацапа и Телеги.

Внимание полностью приковано к мессенджеру, ведь все вопросы решаются там.

Все началось с того, что я признался сам себе, что я не вывожу. Я не вывожу постоянно быть на связи со всеми желающими моего внимания.

Дальше я признался сам себе в том, что подолгу не отвечать на сообщения в мессенджер - это не по джентельменски.

Ведь формат мессенджера предполагает мгновенный ответ

У меня потихоньку помаленьку начинали страдать межличностные отношения с людьми, так как со стороны это выглядело странно, когда я мог подолгу гаситься и люди не знали когда от меня ждать ответ.

Дошло до того, что я вообще выключил в системе уведомления от Телеграма и относился к Телеге как к почте: заходил пару-тройку раз в день, всем отвечал разом и пропадал еще на несколько часов.

И все бы ничего, но формат мессенджера предполагает мгновенный (или близко к тому) ответ.

В особенности получался тухляк, когда писали рано утром или поздно вечером и я вообще забывал об этом.

Прикрыл лавочку

Итак, в марте этого года я принимаю волевое решение полностью удалить свой аккаунт в Телеграме, чтобы полностью закрыть эту боль.

Всех ключевых людей я поставил в известность, что отныне меня тут нет - теперь я на старой доброй почте "собака майл точка ру".

Как это выглядело со стороны? Так себе. По-меньшей мере ку-ку. Но меня так все допекли, что я все же почувствовал большое облегчение.

Верни мне мой 2007-ой

Было немного экзотически вернуться в e-mail среду, но мне там было удобно, потому что я привык все вопросы решать не чередой бессвязных сообщений, а одним осмысленным ходом.

С какой сложностью я столкнулся? Люди отвыкли проверять почту и моя команда просто частенько не замечала моих писем.

Что примечательно:

Сложные вопросы стали решаться чуть быстрее. Простые вопросы стали решаться намного дольше

Элементарная процедура передачи кода подтверждения платежа из СМС стала просто 10 минутным квестом в 3 созвона плюсом.

Но я держал оборону, зная, что стоит мне только раскрыть свой новый номер на Вацапе, как очередь из сообщений посыплется туда и мне ее будет не остановить.

Вацап - это святое, он для семьи.

В мае я поехал на Мальдивы и даже выкатил пост о том как же кайфово отдыхается, когда нервная система не находится в постоянной готовности к новому уведомлению.

Да, это было прекрасно. Люди стали больше думать сами, так как подумать своей головой оказывалось частенько быстрее, чем открывать почту, придумывать тему, писать письмо и ждать ответ.

Ведь почта по-умолчанию не предполагает немедленный ответ

Я стал больше развивать нашу базу знаний, регламенты и чек-листы. У меня появилось ощутимо больше свободного времени и я стал работать намного эффективнее.

По сложным вопросам я приучил людей созваниваться по Zoom, предварительно подготовившись к созвону.

Было даже пару недель, когда я людям бросал СМС-ки, но я сам быстро допёр, что это вообще too much.

Ключевым людям я сообщил свой номер телефона, чтобы по срочным вопросам звонили, но возникла заминка с тем, что я в России бываю не часто, а звонить на мой европейский номер людям не комильфо. Также мне было очень дорого звонить людям, которые не в России. Короче редкостная ерунда получилась. Каюсь.

И поверьте мне, я понимаю насколько безумно это все выглядит со стороны.

Осознанный возврат к истокам

Что тут скажешь, простые вопросы по прежнему решались долго. У людей подкипало, да и у меня тоже.

В сентябре этого года я все решился немного пустить мессенджеры в свою жизнь. На этот раз под большим контролем и дозировано.

Я сам от себя был в шоке, но я в итоге выбрал не Телегу, а Вацап. Почему? Потому, что у большинства членов команды, как и меня самого, Вацап стоит только в телефоне.

А это означает, что:

1) у меня не будет раздаваться звон из всех устройств, когда мне все-таки будут писать.

2) Людям просто строчить тирады с компа, а с телефона обычно пишут кратко.

Вацап у меня был на европейском номере, а это значит, что меня не закидывали уведомлениями все рестораны, где у меня есть карта гостя или службы типа DPD.

Но прежде, чем дать свой номер для теста нескольким ключевым сотрудникам, я решил установить некоторые правила коммуникаций, которые замечательно сработали и я с удовольствием их пользую по сей день.

А вот и они.

Наводим порядок в коммуникациях

Кто читает меня не в первый раз, тот уже понял, что я большой любитель наводить порядок в делах, особенно в организационных моментах.

Прежде всего я навел порядок в том кто за что отвечает. Четко разделил все обязанности (кто за что отвечает), донес их до исполнителей и обеспечил их необходимой информацией и полномочиями для самостоятельного решения рядовых ситуаций. В этом мне помог X-mind (рисовать схемы), а также Notion (база знаний, регламенты, чек-листы).

Соответственно, со мной свои вопросы решают только старшие менеджеры, все остальные люди решают все свои вопросы только со своим менеджером.

Если член команды не находит ответа на свою проблему, то он/она ставит Тикет в Trello. Я сразу всех предупредил, что разбираю тикеты по Вторникам и Четвергам после обеда.

Если у члена команды вопрос не терпит отложения, либо требуется срочное согласование, то он/она маякует мне на Вацап, что на доске есть тикет, требующий внимания.

Чаще всего я не кидаюсь прям сразу решать вопрос, но так как таких вопросов очень мало, то я их без труда держу в памяти, скажем полчасика, и при удобном случае решаю вопрос. Благодаря такой схеме, вопросы не теряются, так как даже если я не отвечу на Вацапе, то вопрос в любом случае ждет меня на доске.

Ключевая мысль в том, что я запретил людям даже пытаться решать со мной какие-либо вопросы на Вацапе

На Вацапе меня можно только поставить в известность, либо максимум получить ответ Да/Нет, либо СМС-код подтверждения и т.п.

Голосовые в основном под запретом, только в исключительных случаях.

Если человек хочет со мной посовещаться, то он молча идет на мою страницу Calendly и берёт "талончик". Фишка в том, что ему не нужно спрашивать когда мне удобно, так как Calendly показывает только свободные места в моем календаре, когда человек забирает время Calendly автоматом создает Google Meet или Zoom комнату, кидает инвайт сотруднику и кидает мне push, мол, назначено новое мероприятие.

Главное удобство в том, что не нужно согласовывать время, дату, генерить ссылки на конфу и высылать - все происходит в пару кликов.

Ну вот собственно и всё, если члену команды требуется посовещаться, он готовится к совещанию, мы выходим на Zoom и за 15 минут решаем его/ее сложный вопрос.

Вот таким тернистым путем я пришел к адекватной форме коммуникаций внутри команды. Сейчас я чувствую себя ощутимо лучше, вот даже имею время писать посты на VC.

Не судите меня строго, так как возможно вы еще где-то в середине этого пути и сами к этому придёте потом, так пусть мой опыт вам немного поможет.

Материал посвящается всем тем, кто терпеливо не отрывает взгляд от экрана, выполняя функцию "live chat оператора" для своей команды 24/7.

👉 Если вам откликается мой ход мыслей, то подписывайтесь на эту колонку, мою инсту или мою телегу (в контексте темы материала забавно, правда?).

Также не забудьте заглянуть в Библиотеку гайдов Счастливого Босса, где вы сможете найти разные пошаговые карты моего опыта.

0
27 комментариев
Написать комментарий...
Anna Petrova

А я перешла полностью на бумажные письма.
Подписывайтесь на мой тг.

Ответить
Развернуть ветку
Clif

Какой индекс? Сейчас на почту схожу - отправлю вам телеграмму :)

Ответить
Развернуть ветку
vasiliy vasiliyev

Телеграмма без яндекса. Тьфу ты, без индекса:))

Ответить
Развернуть ветку
Martin Prestone

только что удалил свой телеграм!!! подписывайтесь на мой тг канал

Ответить
Развернуть ветку
Денис Котовский

Может я что то не понял, удалился из тг подпишись на мой тг🙄🤔

Ответить
Развернуть ветку
Канацкий Пограмист
звонить на мой европейский номер людям не комильфо.
Также мне было очень дорого звонить людям, которые не в России

Все что вам нужно знать об этом эффективном менагере.
Чувак не смог решить даже эту элементарную проблему.
Все остальные метания телеграмм-почта-вассап только подчеркивают это неумение.

Ответить
Развернуть ветку
JayK

и еще пачка каких то малопонятных сервисов

Ответить
Развернуть ветку
Счастливый босс
Автор

Всем комментаторам отвечу разом. В зависит от:
а) либо вас устраивает весь день втыкать в экран мессенджера, выполняя функцию оператора поддержки для своей команды 24/7;
б) либо под вашим руководством не работает такого количества людей.
Если не А и не Б, то поделитесь вашими вариантами, пост то не для меня, а для тех, у кого есть такая боль.

Ответить
Развернуть ветку
JayK

1. Никакой лички. Рабочие чаты, с настраиваемыми правами
2. Один чат - один проект.
3. Каждому типу вопросов - отдельный чат, транспорт, гарантийка, техподдержка и тд
3. Списки видимости, настройка уведомлений.
4. Тэги, вы видели в вацапе теги?

Самый большой минус телеграма в данном случае - возможность с концами удалить сообщение. Как это победить правами доступа я еще не понял. Поэтому прикрутил гуглдоки. И еще майкрософт проджект, для тикетов требующих более чем два-три действия. Слыхали про майкрософт проджект? Умные дяди давно все решили за нас.

Это, а вы про существование таких людей как скретар\ша референт\ша или "личный помощник" слышали когда нибудь? Это специяльный такой человек для ПРЕМОДЕРАЦИИ входящих и рассовыванию их в нужные папки и \или в трэшбокс. Вашу проблему решили еще в древнем античном риме)

Ответить
Развернуть ветку
Канацкий Пограмист
Это, а вы про существование таких людей как скретар\ша референт\ша или "личный помощник" слышали когда нибудь?

Это мамкин манагер. Про делегирование в школе не рассказывали еще, про древний Рим слушал невнимательно. А про обязанности секретарши в подростковом возрасте несколько другие представления :)

Ответить
Развернуть ветку
JayK

человек умудрился заработать денег и платит их подчиненным - значит что то умеет

не, ну никто не запрещает совмещать, однако не в ущерб рабочей эффективности, что как правило невозможно на практике. Делегирование это хорошо, но после второго уровня делегирования оно начинает работать совсем плохо, современное айти как раз позволяет всячески сократить уровни делегирования, но для этого надо использовать чуть чуть емного более сложные продукты чем вацап)))

Ответить
Развернуть ветку
Счастливый босс
Автор

На самом деле я эту историю про кучу софта и CRM прошел года 3 назад. На текущий момент мне откликается иметь на Вацапе контакт с 5 ключевыми людьми, которые меня закидывают задачами, а в режиме да-нет-удели внимание. И помощница у меня была (а-ля секретарша) и мудрёные CRM имели.

Ответить
Развернуть ветку
Добровольный ГОСТ

Slack же есть, зачем телегу насиловать?

Ответить
Развернуть ветку
Счастливый босс
Автор

Конструктивная обратная связь, жму руку!
Майкрософтовские продукты мне как-то не заходят, со скайпом только отношения поддерживаю и то из-за учителя из Англии😉

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Yy Kk

Такое ощущение, что текст писал какой-то самодур...

Ответить
Развернуть ветку
Albert B

Я думаю главная проблема у автора в его понимании мессенджеров, что на сообщения нужно отвечать быстро, а то он не чувствует себя джентльменом. Я понимаю суть месенджера немного иначе и сплю и работаю совершенно спокойно. Не втыкаю в него когда не нужно и втыкаю когда нужно. Просто нужно разделять бизнес и личное пространство. У вас бизнес через телеграм или ватцап это прям зашквар какой-то.

Ответить
Развернуть ветку
Счастливый босс
Автор

У меня бизнес через Трелло и Календли, невнимательно читали👋

Ответить
Развернуть ветку
Владимир Шестаков

Жаль, конечно, хороший ведь мессенджер

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Курбатов

Бедненький. Надо было просто сделать настройку уведомлений, а в телеграмме так просто выключить звук.

Ответить
Развернуть ветку
Dex Mx

Ох уж это классное выражение "если вам откликается")

Ответить
Развернуть ветку
Юрий

Кликните и да откликнется вам :)

Ответить
Развернуть ветку
Василий Иванов

Мда, знатный п.здунец. И швец, и жнец, и на дуде игрец. А инста и телега недоступны 😂

Ответить
Развернуть ветку
Nick Malev

Какой востребованный субъект.. я радуюсь, если мне хоть одно сообщение в тг напишут:)

Ответить
Развернуть ветку
Евгений Клочков

Телеграм - отличный канал для коммуникации внутри команды. Для систематизации задач используем WEEEK, по цене дешевле, а функционала хватает за глаза

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Кульшан

Автор, невероятно крут. Дай тебя я обниму

Ответить
Развернуть ветку
Антон Фурсенко

ААААА Спасибо!!! Искал 3 дня эту статью! Мне ее гугл случайно выдал, я начал читать и заснул а история не сохранилась. Статья сама по себе заинтересовала подходом в оптимизации работы - мне надо что бы бизнес на полуручном управлении еще больше заавтоматить методами максимально отказоустойчивыми, но что бы врубался даже запареный водитель такси)

А тут статья про перелеты, ткнул в профиль и повезло найти эту стетейку)))

Ответить
Развернуть ветку
Счастливый босс
Автор

Это судьба

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 27 комментариев
null