Как я перестал быть рабом Телеграма при решении деловых вопросов

В марте этого года непрекращающиеся ни днем ни ночью уведомления довели меня, можно сказать, уже до своего рода психоза, и я полностью удалил свою учётку в Телеграме.

Я смотрю по сторонам и вижу, что вокруг меня столько много руководителей не поднимают глаз с телефона, потому что также как и я в свое время, являются рабами Вацапа и Телеги.

Внимание полностью приковано к мессенджеру, ведь все вопросы решаются там.

Все началось с того, что я признался сам себе, что я не вывожу. Я не вывожу постоянно быть на связи со всеми желающими моего внимания.

Дальше я признался сам себе в том, что подолгу не отвечать на сообщения в мессенджер - это не по джентельменски.

У меня потихоньку помаленьку начинали страдать межличностные отношения с людьми, так как со стороны это выглядело странно, когда я мог подолгу гаситься и люди не знали когда от меня ждать ответ.

Дошло до того, что я вообще выключил в системе уведомления от Телеграма и относился к Телеге как к почте: заходил пару-тройку раз в день, всем отвечал разом и пропадал еще на несколько часов.

И все бы ничего, но формат мессенджера предполагает мгновенный (или близко к тому) ответ.

В особенности получался тухляк, когда писали рано утром или поздно вечером и я вообще забывал об этом.

Итак, в марте этого года я принимаю волевое решение полностью удалить свой аккаунт в Телеграме, чтобы полностью закрыть эту боль.

Всех ключевых людей я поставил в известность, что отныне меня тут нет - теперь я на старой доброй почте "собака майл точка ру".

Как это выглядело со стороны? Так себе. По-меньшей мере ку-ку. Но меня так все допекли, что я все же почувствовал большое облегчение.

Было немного экзотически вернуться в e-mail среду, но мне там было удобно, потому что я привык все вопросы решать не чередой бессвязных сообщений, а одним осмысленным ходом.

С какой сложностью я столкнулся? Люди отвыкли проверять почту и моя команда просто частенько не замечала моих писем.

Что примечательно:

Элементарная процедура передачи кода подтверждения платежа из СМС стала просто 10 минутным квестом в 3 созвона плюсом.

Но я держал оборону, зная, что стоит мне только раскрыть свой новый номер на Вацапе, как очередь из сообщений посыплется туда и мне ее будет не остановить.

Вацап - это святое, он для семьи.

В мае я поехал на Мальдивы и даже выкатил пост о том как же кайфово отдыхается, когда нервная система не находится в постоянной готовности к новому уведомлению.

Да, это было прекрасно. Люди стали больше думать сами, так как подумать своей головой оказывалось частенько быстрее, чем открывать почту, придумывать тему, писать письмо и ждать ответ.

Я стал больше развивать нашу базу знаний, регламенты и чек-листы. У меня появилось ощутимо больше свободного времени и я стал работать намного эффективнее.

По сложным вопросам я приучил людей созваниваться по Zoom, предварительно подготовившись к созвону.

Было даже пару недель, когда я людям бросал СМС-ки, но я сам быстро допёр, что это вообще too much.

Ключевым людям я сообщил свой номер телефона, чтобы по срочным вопросам звонили, но возникла заминка с тем, что я в России бываю не часто, а звонить на мой европейский номер людям не комильфо. Также мне было очень дорого звонить людям, которые не в России. Короче редкостная ерунда получилась. Каюсь.

И поверьте мне, я понимаю насколько безумно это все выглядит со стороны.

Что тут скажешь, простые вопросы по прежнему решались долго. У людей подкипало, да и у меня тоже.

В сентябре этого года я все решился немного пустить мессенджеры в свою жизнь. На этот раз под большим контролем и дозировано.

Я сам от себя был в шоке, но я в итоге выбрал не Телегу, а Вацап. Почему? Потому, что у большинства членов команды, как и меня самого, Вацап стоит только в телефоне.

А это означает, что:

1) у меня не будет раздаваться звон из всех устройств, когда мне все-таки будут писать.

2) Людям просто строчить тирады с компа, а с телефона обычно пишут кратко.

Вацап у меня был на европейском номере, а это значит, что меня не закидывали уведомлениями все рестораны, где у меня есть карта гостя или службы типа DPD.

Но прежде, чем дать свой номер для теста нескольким ключевым сотрудникам, я решил установить некоторые правила коммуникаций, которые замечательно сработали и я с удовольствием их пользую по сей день.

А вот и они.

Кто читает меня не в первый раз, тот уже понял, что я большой любитель наводить порядок в делах, особенно в организационных моментах.

Прежде всего я навел порядок в том кто за что отвечает. Четко разделил все обязанности (кто за что отвечает), донес их до исполнителей и обеспечил их необходимой информацией и полномочиями для самостоятельного решения рядовых ситуаций. В этом мне помог X-mind (рисовать схемы), а также Notion (база знаний, регламенты, чек-листы).

Соответственно, со мной свои вопросы решают только старшие менеджеры, все остальные люди решают все свои вопросы только со своим менеджером.

Если член команды не находит ответа на свою проблему, то он/она ставит Тикет в Trello. Я сразу всех предупредил, что разбираю тикеты по Вторникам и Четвергам после обеда.

Если у члена команды вопрос не терпит отложения, либо требуется срочное согласование, то он/она маякует мне на Вацап, что на доске есть тикет, требующий внимания.

Чаще всего я не кидаюсь прям сразу решать вопрос, но так как таких вопросов очень мало, то я их без труда держу в памяти, скажем полчасика, и при удобном случае решаю вопрос. Благодаря такой схеме, вопросы не теряются, так как даже если я не отвечу на Вацапе, то вопрос в любом случае ждет меня на доске.

На Вацапе меня можно только поставить в известность, либо максимум получить ответ Да/Нет, либо СМС-код подтверждения и т.п.

Голосовые в основном под запретом, только в исключительных случаях.

Если человек хочет со мной посовещаться, то он молча идет на мою страницу Calendly и берёт "талончик". Фишка в том, что ему не нужно спрашивать когда мне удобно, так как Calendly показывает только свободные места в моем календаре, когда человек забирает время Calendly автоматом создает Google Meet или Zoom комнату, кидает инвайт сотруднику и кидает мне push, мол, назначено новое мероприятие.

Главное удобство в том, что не нужно согласовывать время, дату, генерить ссылки на конфу и высылать - все происходит в пару кликов.

Ну вот собственно и всё, если члену команды требуется посовещаться, он готовится к совещанию, мы выходим на Zoom и за 15 минут решаем его/ее сложный вопрос.

Вот таким тернистым путем я пришел к адекватной форме коммуникаций внутри команды. Сейчас я чувствую себя ощутимо лучше, вот даже имею время писать посты на VC.

Не судите меня строго, так как возможно вы еще где-то в середине этого пути и сами к этому придёте потом, так пусть мой опыт вам немного поможет.

Материал посвящается всем тем, кто терпеливо не отрывает взгляд от экрана, выполняя функцию "live chat оператора" для своей команды 24/7.

👉 Если вам откликается мой ход мыслей, то подписывайтесь на эту колонку, мою инсту или мою телегу (в контексте темы материала забавно, правда?).

Также не забудьте заглянуть в Библиотеку гайдов Счастливого Босса, где вы сможете найти разные пошаговые карты моего опыта.