«Я посчитал, что за год потратил на совещания 516 часов» – история одного маркетолога об оптимизации встреч

Привет, я Алексей Шеин. Руковожу маркетингом в «Мастерской цифровых решений». Как глава отдела много времени провожу на встречах, особенно, по понятным причинам, в онлайне. Недавно я всерьез заинтересовался оптимизацией времени, которое тратится на совещания.

С уходом на удаленку мы адаптировались к онлайну. Не могу сказать, что это был легкий процесс. Бывали «дни-совещания», когда времени не оставалось даже на обед. Планерки, обсуждения, созвоны — они стали съедать много времени. Я не говорю уже про решение задач вне встреч: из-за вереницы созвонов просто не успевал их качественно обрабатывать. В этой статье я расскажу, что сделал для улучшения процесса переговоров.

Как-то раз я решил посчитать, сколько часов уходит на встречи. Хотелось осознать масштаб проблемы. Формула грубовата, но среднее количество из нее можно вывести.

Совещания я ставлю в календарь, поэтому собрать статистику и просуммировать продолжительность рабочих встреч за месяц не составило труда. Результат умножил на 12 и получил цифру за год.

У встреч был разброс в продолжительности: были и получасовые совещания, и «тяжеловесы» на 4 часа.

После подсчета часов вышло, что за последний месяц я провел 43 созвона с длительностью ~54 минуты. Округлим до часа и умножим на 12.

43 х 12 = 516

516 / 8 = 64,5

P.S.: если кто-то из вас тоже считал количество часов, проведенных на совещаниях, делитесь в комментариях, как вы это делали.

То есть 64,5 рабочих дня уходят просто на совещания. Это ~3 месяца при 5-дневной рабочей неделе. При этом я буду лукавить, если скажу, что все встречи были эффективными.

Первое, что пришло в голову: «Надо срочно остановить это безумие!» И возник вопрос: а так ли нужны все эти совещания и встречи? Не слишком ли часто проводятся, достигаются ли результаты? Поразмыслив, я пришел к выводу, что все же бОльшая часть нужна. Просто не хватает оптимизации.

Я не мог взять и отсечь бОльшую часть совещаний, сказав: «Ребята, сори, тут без меня». Иногда так можно делать, но в большинстве случаев я был нужен, особенно на удаленке, к которой мы притерлись не сразу. Сотрудникам было важно видеть включенность и доступность руководителя отдела. Но и пускать все на самотек не хотелось, поэтому задумался над оптимизацией времени.

Я стал пробовать разные инструменты, приемы и подходы. Ниже привожу мой топ инструментов и приемов, которые помогают экономить время:

#1. Целевая картина совещания

Если указана расплывчатая тема собрания либо непонятны цели, то вы уже знаете, к чему это ведет. Через полчаса после начала встречи все начинают залипать в экраны смартфонов, разбирать почту и слушать вполуха. Из-за этого теряется динамика встречи, и она выходит за рамки тайминга. Представьте, сколько времени было загублено таким образом.

Выработать привычку готовиться ко встречам у себя и сотрудников помогает целевая картина совещания. Как ее подготовить:

• прописать цель совещания;
• определить состав участников;
• составить повестку и список вопросов, разослать участникам;
• определить тайминг совещания и выступлений.

Что надо сделать после совещания:

• свериться с повесткой: все обсудили? ничего не забыли?
• прописать, какие решения были приняты по итогам;
• установить договоренности по контролю задач: кто вносит их в план, какие дедлайны, кто следит за исполнением.

Звучит просто, но попробуйте делать это перед и после каждой встречи. И не за 5 минут до начала, а хотя бы за несколько часов. Тут-то и кроется ловушка регулярности. Речь об игнорировании базовых подходов. Человеку свойственно так делать: например, нам с детства говорят мыть руки, когда приходишь домой. Но люди все равно не делали этого регулярно. Только острая необходимость в виде пандемии поменяла подход. Нечто похожее происходит и в совещаниях: мы знаем, что нужно уделить время подготовке, но применяем «авось-подход».

#2. Устроить голосование по вопросам

Для решения некоторых вопросов проще сделать голосование и увидеть цифры, чем выслушивать мнение каждой стороны в отдельности. Например, можно использовать голосования в чатах в Telegram, а во время встречи посмотреть на результаты, выслушать пару замечаний и принять решение.

#3. Назначить куратора или секретаря собрания

Это практика из Agile, я думаю, тут многие о ней знают.

Хорошо, когда вам помогает куратор или секретарь собрания. Он ведет запись основных договоренностей, помогает держать русло беседы, рассылает участникам репорты со встреч. Еще лучше, когда куратор — это сотрудник, не принимающий активного участия в беседе. Плохо, когда человек и следит за встречей, и пытается закрывать свои задачи с помощью звонка.

#4. Ограничить количество участников

На встрече не должно быть много участников, иначе все превращается в балаган. Так происходит, потому что люди чувствуют себя невовлеченными. Вот представьте: вас 7 человек и каждый должен участвовать в обсуждении. Людям от такого некомфортно: кто-то начинает нервно ерзать, стараясь вклиниться в разговор и показать, что он не зря тут тратит рабочее время, а кто-то переключается на другие дела и выпадает из повестки. В итоге время идет, а работа буксует. Чтобы свести к минимуму этот риск, нужно стараться уменьшить количество участников — до 3-5 человек.

#5. Ввести практику индивидуальных встреч

Это экономит время сотрудникам. Ребята подключаются по очереди на планерку, и им не приходится слушать про задачи коллег.

Проблема неэффективных совещаний в том, что в России нет культуры переписки. Про свежий формат аудио- и видеовстреч даже говорить не стоит — с переходом в онлайн обнажились все проблемные места в организации встреч.

Вот ситуация: как-то раз я организовывал рабочую встречу с итальянцем. Мы выбрали дату и время. Утром в день встречи я написал ему: «Всё ли в силе?», на что получил удивленный и строгий ответ: «Если бы что-то изменилось, я бы уже сообщил». Тогда я понял, в чем различие российского опыта и зарубежного — мы необязательные и можем забыть о встрече, сообщить об изменениях в последний момент.

Цифровизация скоро дойдет и до совещаний и не в виде полумер, а в виде качественных решений. Нам не хватает инструмента, где без дополнительных кликов и движений можно набросать задачи, прикрутить их ответственным и поставить сроки. То есть да, есть Google Календарь, EASY TASK и другие инструменты. Но постоянно перелинковывать их между собой — долго. Материалы совещаний хранятся в большом количестве источников. И это боль.

Не претендую на то, что этот список исчерпывающий. Он основан на моем собственном изучении и понимании проблемы:

• Автопротоколирование. Перспективный инструмент: система переводит аудиопоток созвона в текстовый с разбивкой на фразы участников. Или в аудиозаписи проставляются таймкоды с номерами поручений.
• Автоматизация расчета времени, потраченного на совещания в специализированном ПО.
• Интеграция с мессенджерами — чтобы, подключив бота к разговору, можно было вести встречу как в аудио, так и в текстовом варианте. Существующие варианты пока далеки от совершенства: чат в Zoom нельзя сохранить, а видеосвязь в том же Telegram пока что хромает по качеству соединения.
• Голосовая постановка задач — если вспомнить Алису от Яндекса или Салют от Сбера, то там можно совершить действие просто сказав фразу, например, «Алиса поставь будильник на завтра на 7 утра» или «Салют, переведи 7000 рублей Ивану Федорову».

Сейчас я трачу на совещания столько же времени, сколько и раньше. Но при этом качественно изменилась их структура. Например, раньше 10 часов в неделю уходило на совещания с 3 людьми. Сегодня на этих 3 человек уходит ~3 часа, еще 5 — на совещания в индивидуальном формате. Мои сотрудники стали меньше времени проводить на встречах, а значит, уменьшилась и средняя стоимость совещания в компании.

#совещания #планирование_встреч #zoom #google_meet #skype #agenda #повестка_встречи #протокол_совещания #оптимизация_встреч