Ошибка планирования: как твой мозг срывает дедлайны и что с этим делать

Привет! Меня зовут Марина, я копирайтер. Давайте сразу объясню, почему моя статья выходит в блоге SingularityApp, а не в моем собственном. Этот материал и несколько следующих статей — результат моих поисков удобного решения для планирования. Я изучала разные подходы и приложения, в том числе и Сингулярити. Я несколько раз общалась с техподдержкой, затем познакомилась с разработчиками, рассказала о своих поисках идеального решения и ребята предложили мне написать несколько материалов для блога.

Я много пишу для своих заказчиков, у меня в работе всегда несколько проектов с разными дедлайнами, параллельно я стараюсь получать новые знания и обязательно чему-то учусь. А еще семья, друзья, встречи, домашние заботы…

Я, как и многие, часто сталкиваюсь с проблемами в планировании.

Например, частенько ошибаюсь со сроками. Кажется, задачу можно решить за час-полтора, но по факту оказывается, что на нее уходит часа четыре. Это приводит к срыву дедлайнов, ощущениям непродуктивной работы и фрустрации. Я решила разобраться, в чем проблема и почему мы переоцениваем скорость своей работы.

Оказывается, ещё в 1979 году психологи-исследователи Канеман и Тверски вычислили ошибку планирования. Суть ее в том, что люди склонны преуменьшать количество времени, которое необходимо для решения задачи.

Неточный прогноз по срокам запускает механизм откладывания. Зачем делать неделями то, с чем можно справиться за два дня? Мозг экономит силы и расставляет приоритеты, занимая тебя в это время другими задачами, ведь до дедлайна еще так далеко, а делать там вроде всего ничего.

При этом прошлый опыт никак не помогает. Даже если месяц назад похожая задача отняла у тебя в три раза больше времени, теперь-то кажется, что всё будет по-другому.

Вспоминая, как ты выполнял дела в прошлом, ты упускаешь из вида наиболее сложные участки этого пути, концентрируясь на результате. К дедлайну ты все-таки успел, а значит, прошлый подход вполне себе работает. Тебе почему-то кажется, что в этот-то раз ты сделаешь все быстрее и никакие препятствия не помешают.

В итоге ошибка планирования приводит к просроченным дедлайнам и нехватке времени — приходится наспех заканчивать работу в последнюю ночь или несколько раз переносить сроки. Как видишь, не везде «позитивная» оценка себя оказывается полезной.

Зачастую по завершению проекта я получаю новый опыт, который позволит мне действовать быстрее в следующий раз. Частично это действительно так, ведь я набиваю руку. Но на скорости это сказывается не так драматично, как мне может показаться.

Наверное, мы склонны оценивать себя будущего лучше, чем прошлого и настоящего, вне зависимости от того хорошо это или плохо. «Я из будущего» — это настоящий «сын маминой подруги», которому не нужны сроки с запасом и прочие подстраховки, ведь он щелкает задачи одной левой и не глядя.

Мне кажется, реалистичная оценка скорости своей работы — настоящая супер-способность. Редко можно встретить человека, которому она доступна. Я не исключение. А вот в ловушку планирования попадают почти все. Раньше я думала, что это особенность только неорганизованных людей с «творческим беспорядком» в голове и жизни, хотя на деле ей подвержены даже очень ответственные специалисты.

Очень хочется решить, что “так у всех”, и смириться с реальностью. Зачем париться? Только сравнить себя с другими и продолжить винить прокрастинацию и собственную лень — слишком простой выход. Лучшее, что я могу сделать — попробовать обойти ловушку планирования и помочь вам своим опытом.

Изучая ошибку планированию и советы тех, кто с ней уже сталкивался, я сформулировала несколько шагов для борьбы с ней. И попробовала реализовать их с использованием нескольких приложений для планирования задач. Вот мои шаги:

1. Необходимо делить проект на маленькие отрезки и оценивать именно их, а не всю картину целиком. По умному это называется декомпозицией. Разделив задачу на этапы, начинаешь понимать, что она не может уместиться в нереалистично короткий срок из-за своей многосоставности.

Для примера я набросала в планировщике Singularity мой список задач для того, чтобы закончить эту статью:

Такой внушительный чек-лист лично у меня напрочь отбивает желание думать, что получится сделать это все за день или в последнюю ночь.

2. Оптимизировать будущий процесс выполнения задач. Подробно расписывать задачи удобно в отдельных карточках, например, как в Trello (пока он еще работает в России). К ним можно прикреплять файлы, расписать подзадачи в виде чек-листа, пометить приоритет и тд. Это позволяет хранить всю необходимую информацию для выполнения задачи в одном месте и не тратить время на поиски.

3. Найти способ измерить результат. После того, как мы разбили задачу на отрезки, все еще может оставаться искушение не реалистично оценить длительность каждого этапа. Например, может казаться, что подзадачу можно закончить за полчаса или час, ведь она кажется совсем небольшой.

Мне помогло измерение готового результата и деление его на то время, которое я прогнозирую.

Допустим, мне кажется, что статью я смогу написать за день. Чтобы проверить оценку, мне надо посчитать, сколько примерно страниц в ней должно быть, а потом прикинуть, какой объем текста я способна выдать за час/сутки. Такой способ помогает выявить неверные прогнозы на ранних стадиях.

4. Вести учет затрат времени. Отличный способ трезво оценивать свою работоспособность в будущем — включать таймер во время выполнения текущих типичных задач. Здесь можно использовать как обычный таймер на телефоне, так и специальное приложение с дополнительными функциями. Мне понравился встроенный таймер Сингулярити. Мало того, что он уже внутри приложения, так в нем еще и реализована специальная техника управления временем — «метод Помодоро». Подобные таймеры бывают и в виде отдельных сервисов, как, например, этот. Кухонный таймер-помидорка тоже отлично подходит.

После того, как я измерила и записала результат несколько раз, мне стало проще прикидывать эти цифры и без дополнительных замеров. Главное — не думать, что в этот раз каким-то магическим образом получится сделать все быстрее. Опора на прошлые данные и вера только цифрам, а не собственным ощущениям — залог рационально спланированного времени.

5. Добавлять искусственно по 20-30% времени к сроку. У многих это может вызвать почти физическое сопротивление — «зачем мне увеличивать срок, если я точно уверен, что сделаю все именно за столько»? С таким подходом проигравших нет: не уложусь в заранее спланированные рамки — получу запас времени. А если уложусь — то приятно удивлю руководство или просто отдохну в оставшийся до дедлайна отрезок.

Пользоваться этим приемом стоит не только для самостоятельной оценки сроков, но и если уже есть четкий дедлайн и нужно распределить время, чтобы в него уложиться. Если кажется, что получится выполнить задачу за три дня, добавляй для страховки еще один день и начинай заранее.

6. Попросить других оценить задачу. Порой я совсем не доверяю себе, потому что слишком много раз становилась жертвой ошибки планирования. В связи с этим, иногда начала просить об оценке коллег. Проще всего это сделать, добавив участников к рабочему пространству. Тогда они смогут отрегулировать время задачи и оценить процесс моей работы, наблюдая за этапами выполнения задачи. Со стороны в данном случае действительно виднее. Только, как оказалось, не стоит просить об оценке руководителя — он явно захочет получить результат побыстрее. :)

7. Посмотреть на задачу с трех позиций. Часто я, да и наверняка многие из вас, смотрят на задачу под одним углом, но объективнее оценить ее поможет взгляд с нескольких сторон – реалиста, оптимиста и пессимиста.

— Сначала я всегда использовала позитивный подход, но именно в нем обычно и кроется ошибка планирования. Предположим, мне нужно оценить, сколько времени уйдет на задачу в лучшем случае. К примеру, мой внутренний оптимист подсказывает, что уйдет всего два дня.

— Потом я обращаюсь к пессимисту — сколько придется работать, если все пойдет не так и максимально затянется? Предположим, 10 дней.

— Дальше смотрю на все реалистично, с упором на данные и цифры. План — примерно 5 дней.

Складываем эти три показателя и берем за основу среднее: если округлить, то получим 6 дней. С таким сроком уже можно работать.

Подводя итог, я могу лишь сказать, что взломать свою систему планирования и научиться грамотно расставлять задачи по времени не так уж и сложно, как может показаться. Для этого просто нужно понимать, какие шаги стоит предпринять и что может упростить их выполнение (сторонняя оценка, использование специального приложения и т.д.).

Так получилось, что на момент моего эксперимента в мире все было спокойно, и я была уверена, что предлагаю читателям разные варианты приложений для планирования времени. Но, возможно, что часть упомянутых сервисов может перестать работать на территории России, например, Trello и ToDoIst.