Как правильно работать с самозанятыми и избежать проблем с налоговой

Предпринимателям хочется спать спокойно, и особенно после первых вызовов в налоговую возникает нестерпимое желание «обелиться», если ранее что-то было не так. Скажем, вы работаете в сфере IT и прибегаете к услугам подрядчиков. Вероятно, раньше вы переводили оплату на карту исполнителю и не задумывались, самозанятый он или нет. А ведь такой тип финансовых взаимоотношений должен быть как-то оформлен. Если сумма небольшая, да и проект недлительный — то тут, наверное, всё окей. А если нет?

К вопросу о переводах на карту: да, они должны быть обоснованы. Недавно знакомый рассказывал, как он летом решил продавать пиломатериалы и принимал все оплаты на карту. Его в итоге вызвали в налоговую, спросили, что это. Он сказал, что на свадьбу дарили деньги:) В итоге ему на все поступления и рассчитали налоги...

Так вот, вернемся к самозанятым. Собственно, это и для предпринимателя спокойнее, и для исполнителя — когда он самозанят. Ну и налогов, естественно, меньше платить, чем за оформленного человека в штате. Да и отчетности нет. Я ни в коем случае не призываю как-то избегать уплаты налогов — просто есть моменты, которые лучше знать заранее и таким образом избежать лишнего стресса в виде вызова в органы. Но какие тут подводные камни? Перечислю те, которые могут вызвать подозрения (из собственного опыта общения с налоговой — а при регулярном взаимодействии с самозанятыми вопросы точно будут):

• Если проект длительный и вы производите оплату регулярно, то лучше исключить регулярность, особенно оплаты 2 раза в месяц. Крайне желательно, чтобы суммы оплат были разные в разные периоды. Услуги самозанятого должны предоставляться в каких-то единицах, т. е. в договоре (да — договор необходим!) надо прописать стоимость за 1 ед. услуги, например: 1 обработанная заявка или 1 составленный отчет с определенной суммой за эту услугу. Т. е. 1 заявка — 500 руб. в конце месяца, самозанятый, выставляем вам счет: обработка заявок, количество 20 шт., итого 10 000 руб.
• Если проект длительный, то необходимо делать перерывы в оплатах хотя бы 1 месяц, пропускать раз в 3 месяца.
  
• Надо осознавать и предупредить человека, с которым работаете, что ваши взаимоотношения — это не работа с 10 до 18 каждый день, это именно оказание определенного объема услуг.
  
• Самозанятый должен принимать оплаты не только от вас, но и от других контрагентов.
  
• Вам тоже желательно проводить иногда какие-то единичные платежи другим самозанятым, то есть не тому пулу, с которым часто работаете. Допустим, это может быть бухгалтерская консультация за 2000 руб., установка какого-то софта и прочее.
  
• Нельзя платить человеку одновременно часть ЗП по трудовому договору, а часть — как самозанятому.
  
• Безусловно, самозанятый не должен сидеть у вас в офисе и вы не должны предоставлять ему ни в каком виде рабочее место, то есть ноутбук, принтер и прочее, даже если он работает удаленно.
  
• Не стоит сотрудников переводить в самозанятых.
  
• Желательно, чтобы у вас были и оформленные сотрудники, а в идеале — их должно быть больше.

Конечно, это достаточно тонкие моменты. Возможно, какие-то из них совсем банальные — но в теории с вашим исполнителем могут связаться из налоговой и опросить его. Вас могут вызвать — и придется давать пояснения. Какие-то отдельные пункты могут и не вызвать подозрения — но в совокупности вызовут. Следовательно, лучше все вышеперечисленные вопросы учесть.

И, кстати, если есть сайт, то его обязательно проверят: есть ли там фото сотрудников, видео из офиса, какие ФИО там указаны. Так что лучше все перепроверьте, просто так выставлять ничего лишнего на сайт не надо. Удачного вам ведения бизнеса!

Если остались вопросы, пишите в комменты, постараюсь ответить на них. Также я веду свой телеграм-канал про предпринимательство, если интересна тема, подписывайтесь.