Хочу всё успеть. Делаем рабочий день более продуктивным

У меня есть 8 простых правил, помогающих сделать мой рабочий день более продуктивным. Благодаря им я успеваю решить большее число задач, а для меня, как для руководителя собственной студии, это очень важно. Эти правила могут оказаться полезны и для тебя.

1. Планируй. И планируй правильно

Банально, но факт. Без чёткого плана даже хорошая игра всего лишь импровизация. Планировать следует в несколько этапов, от общего к частному. Начни с глобальных жизненных целей и написания инструкций по их достижению. Затем переходи к долгосрочному плану, рассчитанному на 3-4 года. Потом начинай составлять краткосрочный план, в котором фигурируют задачи на ближайшие месяцы. И лишь после формируй ежедневные планы сроком не дольше недели.

Для планирования подойдут самые разнообразные инструменты. К примеру, распределение и отслеживание своих рабочих задач мы ведём в коммуникаторе Basecamp, а для краткосрочного плана подходят электронный календарь и заметки. Свои ежедневные планы я фиксирую с помощью обычной бумаги. Для удобства мы сделали для себя такую табличку, которая всегда выручает. Скачайте наш файл и распечатайте на обычном принтере.

2. Съешь лягушку

Первым делом с утра нужно съесть противную зелёную лягушку. Фигуральное название для самых неприятных дел. Избавляешься от них и с хорошим настроением делаешь всё остальное. Иначе, если откладывать до последнего, придётся делать всё в спешке, а это не очень хорошо.

3. Делай сначала важное, затем срочное

Не самый лёгкий выбор, но он точно нужен. В течение дня прилетают тысячи задач разной срочности. Но их срочность - не повод не делать важного. Иначе можно так закопаться с текучкой, что на остальное попросту не останется времени.

4. Приучи себя к порядку

Приберись на столе, распредели файлы по нужным папкам, относись бережно к документам. Порядок в делах, порядок в мыслях, порядок в действиях. К тому же, для меня это просто удобно. Не нужно тратить много времени на поиск.

5. Отключи все уведомления

Очень крутая фишка, которую я практикую уже более года. В почтах и мессенджерах я отключил все уведомления. Предпросмотр, звуковые сигналы, значки на иконках приложений. Таким образом я проверяю новые сообщения тогда, когда мне удобно и когда я не занят более важными делами. Сперва неуютно и непривычно, но теперь я не представляю, как жить иначе.

6. Не теряй времени зря

Я много путешествую по Азии и часто работаю удалённо. В разных часовых поясах, при нестабильном wifi и в частых переездах на решение задач остаётся совсем мало времени. Действовать нужно уверенно и быстро, иначе ты ничего не успеешь. Не говоря уже о том, что порой приходится работать не в самых комфортных условиях.

7. Упрощай

Или не усложняй. Ни в делах, ни в словах, ни в мыслях. Говори по делу и кратко, ходи прямо и ровно, делай просто и правильно. Звучит банально, но это очень хорошее и нужное правило.

8. Меньше слов, больше дела.

Это правило вытекает из предыдущего. Но я упомяну его в контексте клиентского сервиса и коммуникации в целом. Я регулярно сталкиваюсь с тем, что люди затягивают переписку, проводят бесполезные встречи, делают многочисленные звонки вместо одного толкового письма. Меньше слов, больше дела.

-

Делитесь в комментариях своим опытом планирования дня 😉

0
48 комментариев
Написать комментарий...
Kirill Pankin

9. Берегись радикулита и простатита.
Не сиди на полу, на проходе, спиной к голой стене. Даже если пол тёплый, может и протянуть, и застудить.

;-)

Ответить
Развернуть ветку
NLP SPACE

А держать ноутбук у причинного места тем более не рекомендуется...

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Курить вредно, пить противно, а умирать здоровым жалко

Ответить
Развернуть ветку
NLP SPACE

Организуемся и будем жить вечно ;-)

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Слишком долго ждать )))))

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Да, ночи уже зябкие, можно и застудить ))

Ответить
Развернуть ветку
Steve Evets

Охх... Всё это стотыщпятьсот раз расписано в каждой статье по ТМ. Лучше бы приложениями и сервисами какими поделился, которые помогают в этом деле

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

В том и проблема, что я таковых не знаю. Я указал на basecamp, потому что мы его в работе реально уже несколько лет активно используем. А все другие планировщики, календари и прочее... я не нашел для себя ни одного удобного. Потому всю свою работу выстраиваю исключительно за счет перечисленных выше правил. Может быть, вы своими сервисами поделитесь?

Ответить
Развернуть ветку
Максим Софронов

Поделюсь своим небольшим сервисом ведения личных дел https://mahoweek.com, делал в основном под себя. Нравится сочетание списка дел и календаря на одном экране, нигде похожего подхода не встречал, у всех обычно, аля Гугл-календарь. Ах, да, план дел краткосрочный, на одну-две недели. Ну чтобы не затягивать :-) Для больших проектов без Трелло не обхожусь.

Ответить
Развернуть ветку
Steve Evets

... или опытом, как руководить студией, "много путешествуя по Азии", например. Если конечно эта студия состоит больше чем из одного человека

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Такая статья у меня лежит в черновиках, но она еще очень сырая. В этом месяц обязательно допишу и опубликую.

Ответить
Развернуть ветку
Надежда Лимонникова

У меня не работает про "съешь лягушку". Если я начну делать противные дела, то погрязну в них. С утра у меня творческие дела, вроде "написать статью" )
А ещё такое ощущение, что "съешь лягушку" и "сделай сначала важное, а потом срочное" друг другу противоречат. "Лягушки" обычно срочные, поэтому они и лягушки.

Ответить
Развернуть ветку
Angel Vivaldi

Не то слово, если с утра сделал что-то, что не хотелось делать, потом вообще все желание работать на весь остаток дня пропадает. Практикую иную схему, сдела что-то важдое, потом спланировал сделать что-то интересное, но для начала заставляю себя сделать "лягушку", тем самым она и делается после "разогрева" быстрей и после нее что-то интересное делаешь и не тухнешь (:

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Мне кажется, это наглядная иллюстрация того, насколько разные люди и насколько по-разному они относятся к тем или иным вещам. А то кто-то писал в каментах, мол, не актуально. Каждому своё

Ответить
Развернуть ветку
Angel Vivaldi

Ну если честно, тут почти все уже на 200 раз зажевано пережевано было, но кому-то обязательно пригодится. Но по поводу индивидуальности, тут все верно, каждому свое. Вы вот пишите что бейскамп крутой, а мы им попользовались и бросили, и самый удобный для нас вариант оказался Трелло+Слак, плюс к этому на срочные дела я и лично везде леплю стикеры разноцветные, что бы точно не забыть.

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Как минимум 15 человек добавило в закладки ))))) А вообще просто накануне обсуждали в фейсбуке эту тему, и в итоге набралось на эту небольшую заметку )))) А про приложения тоже согласен. Мы слак, правда, в итоге заменили на чаты в телеграме, но у нас и команда не 50 человек. А бейс удобен нам для ведения больших проектов, например, при создании сайта, когда и инфы много, и этапов, и участников.

Ответить
Развернуть ветку
Angel Vivaldi

Мы заводим отдельные чаты в которых хранится только нужная инфа без флуда. В телеге ооооочень кривой поиск (: поэтому увы и ах, он только для личного общения. Мы когда делали сервис IP телефонии, все смогли уместить в трелло, на все места хватило. Файлы крепить туда ни кто не мешает (: тем более хорошо видно, когда и к чему прикреплен тестовый файл, сразу понимаешь что там все не просто и морално уже готов к работе над этим пунктом

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Видимо, вопрос привычки. Хотя не знаю. Надо попробовать, может со второго раза зайдет ))))

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Надежда, про противоречие полностью согласен. Но я намеренно обозначил именно эти пункты и именно в такой форме. Хотел показать, что нет идеальных решений, чёрного и белого, да или нет. Приходится балансировать и включать голову )))))))) А про лягушку интересное мнение. Каюсь, тоже не всегда получается, но для меня это больше исключения, чем правило. Это может быть тяжелый день или плохое настроение, когда всё двигаю на конец. В другие дни хватаюсь жрать жаб первым делом 😀

Ответить
Развернуть ветку
Надежда Лимонникова

Алекс, да, каждый по-своему свой день планирует. Некоторые вон даже не про день речь ведут, а про неделю. Например, в понедельник пишут письма, во вторник общаются, в среду отдыхают, чтобы в четверг сделать самое важное и сложное. Ну и так далее.

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Не, ну тут уж как кому удобнее. Люди многие информацию, временные рамки и прочие другие факторы по-разному воспринимают, поэтому наивно было бы хотеть придумать 10 правил для всех ))))))

Ответить
Развернуть ветку
Nickolai Vasiliev

Ни разу не вспомнили Тони Роббинса...

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Если честно, не понял шутки с Тони Роббинсом. Ну да ладно

Ответить
Развернуть ветку
Nickolai Vasiliev

Виноват - чуть выше вспомнили :).

Да это чувак один, недавно День знаний провёл для части россиян за их же 1 миллион долларов.

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Да не, кто он я примерно представляю. Я так понимаю фраза "Тони Роббинс статью писал" - это типа тупой шлак для дураков? Или наоборот, меня даже похвалили? ))))

Ответить
Развернуть ветку
Nickolai Vasiliev

Лично я его помянул к вашей переписке:
10 Одевайся теплее, мой руки перед едой,
11 На зеленый свет - иди, на красный - стой.
Уважайте труд уборщиц

Что имел в виду автор предыдущего комментария, очевидно, сможет пояснить только он :).

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Всё, теперь разобрался )))))

Ответить
Развернуть ветку
Семен Смирнов
Таким образом я проверяю новые сообщения тогда, когда мне удобно

То есть вы не руководитель любого уровня с минимальной ответственностью только за себя, и можете себе это позволить. Советы нужны для того, чтобы справляться с прокрастинацией и ленью, то есть своими собственными проблемами.

По статье никак не понятно, чем это все делает продуктивнее, в каких метриках выражается.

А все же есть еще такие должности, где задач просто дохрена, они разного типа, приоритета, сроков. И мессенджеры являются частью этой работы, иногда несколько. И тут советы Трейси и иже, увы, не помогают.

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Я могу лишь за себя говорить, а не за всех остальных. Ну а что касается чужого опыта, пока на себя не примеришь, можно сколь угодно долго гадать, сработает и нет. Всё оч индивидуально. Я написал в раздел Личный опыт о своем личном опыте. А вы просите универсальную таблетку, чтобы съел и всё понял. Так не бывает

Ответить
Развернуть ветку
Георгий Панков

Благодарю за простые и правильные советы!

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Пожалуйста. Надеюсь, всё на пользу 😉

Ответить
Развернуть ветку
Сослан Сакшин

Совет №7 классный, правда

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

🙃🤘

Ответить
Развернуть ветку
Aleks B

10 Одевайся теплее, мой руки перед едой,
11 На зеленый свет - иди, на красный - стой.

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Уважайте труд уборщиц

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Федоров

Планируй - не планируй, один хрен все не успеешь...

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Тоже соглашусь. Но если отказаться от планирования, то дело не сделается. В моем случае точно

Ответить
Развернуть ветку
Анастасия Субботина

Кэп, а если это не работает?

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Тут либо правда не работает, либо вы не стараетесь ))))) Но по себе могу сказать, что в моем случае не работает целая куча умных статей, написанных в умных книгах умными людьми. Потому каждый ищет свой путь, я лишь поделился своим индивидуальным опытом.

Ответить
Развернуть ветку
Nickolai Vasiliev

Да, хочется найти волшебную таблетку. Но в результате получается своя собственной рецептуры :)

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Это прям как к вопросу о том, чего бы ещё такого съесть, чтобы похудеть. У каждого своя диета )))))

Ответить
Развернуть ветку
Илья Щербаков

Тони Роббинс статью писал

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

А кто это?

Ответить
Развернуть ветку
Konstantin Smirnov

Грустный Тимати пишет ответ Нурмагомедову

Ответить
Развернуть ветку
Wasted Tequila

Brilliant!

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Скоро можно будет вести про количество людей с этой шуткой по поводам и без

Ответить
Развернуть ветку
Wasted Tequila

Вести что?

Ответить
Развернуть ветку
Alex Dolzhikov
Автор

Статистику. Прошу прощения, опечатался

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
45 комментариев
Раскрывать всегда