«Достаточно взглянуть на календарь и понять, куда уходит время»: как планировать дела с помощью метода Calendar Blocking Статьи редакции

Если весь день чем-то занимались, устали, а потом осознали, что ничего из запланированного не успели сделать — метод может помочь. Понадобится только «Google Календарь».

Разработчик Валерий Жила рассказал в Twitter-треде, как планирует дела и соблюдает баланс между жизнью и работой с помощью метода Calendar Blocking. Каждый день он вносит в расписание список дел и задач, которые ему предстоить выполнить. По его словам, такой метод помогает снизить тревожность, лучше концентрироваться на задачах и «разгрузить память».

Автор предупреждает: возможно, он не подойдёт тем, кто любит жить спонтанно и «ловить момент». Он скорее для тех, кому «нравится всё систематизировать, вести Zettelkasten и договариваться о встречах с друзьями не меньше чем, за неделю».

Как это работает

Перед тем, как приступить к составлению расписания, нужно поделить свои ежедневные дела на блоки или категории — например, работа, учёба, блогинг, отдых. Для каждого такого блока стоит создать отдельный календарь и пометить его своим цветом. Жила советует подбирать цвета так, чтобы они ассоциировались с конкретными делами.

  • Календарь для отдыха, встреч с друзьями, рутины, «рамок дня» (время подъёма и отхода ко сну), Жила пометил синим цветом.
  • Для учёбы — зелёным.
  • Работы — оранжевым.
  • Самообразования — розовым.
  • Блогинга — коричневым.

В каждый блок дел можно вносить отдельные задачи. Удобней всего для этих целей использовать «Google Календарь», потому что в нём есть планировщик задач Tasks. Он позволяет «одним кликом добавлять мелкие задания в стиле Todoist прямо на блоки дел»: можно создать в календаре блок, но вместо «Мероприятия» выбрать «Задача».

Например, в блоке «Учёба» автор треда запланировал две задачи:

Таски можно создавать на блоках, это выглядит довольно опрятно.

Подробно расписывать свой день не надо: календарь нужен, прежде всего, чтобы следить за балансом между работой и жизнью, а не для того, чтобы сделать как можно больше за день. «Он должен служить вторым мозгом, а не тюремным надзирателем», пишет разработчик.

Между задачами лучше закладывать время на передышку — от 30 минут. Если в течение дня появляются новые дела, то календарь можно скорректировать.

Как автор выстраивает свой день

Так выглядел мой календарь вчера вечером (в пятницу первого июля), а сегодня я выкинул все мелкие планы для наглядности.
У меня есть "рамка" дня — я встаю в шесть, около часа читаю и занимаюсь всякой утренней рутиной. Около девяти вечера я ложусь, опять около часа читаю и засыпаю. Рамка у всех дней одна и та же — режим наше всё, правда?)
Разумеется, рамка подвижна — тут встал на час позже, потому что вставать не хотелось. В другой день лёг на два часа позже, потому что посиделка с друзьями оказалось неожиданно приятной.
Прямо сейчас я пишу тред (немного шизофренично об этом писать в самом треде), и у меня уйдёт на это дело примерно час сегодня. Добавляем, только не в календаре для досуга и бытовухи, а в Blogging.
Что дальше? На самом деле, помимо шашлыков у меня был ещё план разобраться с финансами, который я выкинул для наглядности. Вернём его на место, а так же две составляющие его таски. Начало месяца, зарплата, стипендия, инвестиции, ещё и за ИП налоги заплатить нужно, все дела.

Про планирование дел заранее

Попробуем немножко запланировать наперед!

Я сегодня хотел до шашлыков немножко позаниматься на Brilliant, прохожу один интересный курс. Докинем его на остаток дня в правильный календарь — в Self-education.

По словам автора, такое планирование со стороны выглядит громоздко, но на самом деле оно занимает не больше пяти минут в день.

Зачем мне такое протоколирование… выходного? Всё просто: отчётность перед кукухой. Я могу очень легко забыть, чем я занимался, и загрустить от того, что за выходной и не сделал ничего и толком не отдохнул.

Это мой вклад в собственное душевное спокойствие!

Жила в течение недели записывал все свои дела в календарь

Итак, воскресенье и понедельник: учебные дни с кучей бытовухи.
Вторник и среда. Как известно, среда — лучшее время кутить, потому что все остальные отрываются по четвергам, чтобы спокойно перейти в выходные (и в пятницу всё равно работа стоит), а мне всегда нужно быть на шаг впереди!
И наконец, четверг и пятница. Работник года просто, но что поделать — давно собирались накупить растений в квартиру. А пока всё пересадишь и семена посадишь…

О результатах эксперимента

Что меня удивило и порадовало за эту неделю?

Во-первых, оказывается, я чёртов Винни-Пух!
Мой главный досуг — ходить в гости, или принимать гостей. Честно говоря, я никогда в жизни об этом не задумывался.

Также оказалось, что за работой он проводил значительно меньше времени, чем ощущалось. Автору часто хотелось, вписать в календарь параллельно с работой те дела, которыми он на самом деле занимался в эти часы — но делать этого нельзя: «ты либо смотри лекцию, либо убирай квартиру, либо работай».

Честно себе признаться в своих же планах, да ещё и сфокусировать своё внимание на деле было очень непросто. Но по итогу я ощутил, сколько ненужного стресса я срезал одним махом. Ты либо смотри лекцию, либо убирай квартиру, либо работай — не старайся усидеть на нескольких стульях.
В-третьих, календарь не потребовал никакого подробного анализа — простой взгляд на цветное полотно даёт отличное понимание, куда я инвестировал своё время.
В-четвёртых, я наконец-то почувствовал, что контролирую своё время. На календаре сразу видно, что уже некуда впихнуть “ещё одну лекцию” или “пару часов поработать” в плотный график без единого окна.
Подведу итоги:

Вы можете жить сколько угодно жизней для других людей. Вы можете номинально работать на трёх фуллтайм работах, учиться в двух университетах, писать диссертацию, заниматься спортом и социализироваться, проводить время с семьей и устраивать марафоны сериалов.
Жестокая реальность такова, что количество часов в каждом дне у нас всех одинаковое. Дурите окружающий мир сколько угодно, это замечательно — но не дурите самого себя, всё равно не получится. Только сточите себя тревожностью и стрессом.
0
54 комментария
Написать комментарий...
Гриша Каир

Отличный календарь безработного человека, что делать если у тебя 3 созвона в день, и рабочий день длится дольше 40 минут в день.

Ну и главное что выделено час на выбор блендера, как будто нужно занять время чтобы занять.

Ответить
Развернуть ветку
Роман Рабочий

Я запилил телеграм бота который по утрам мне сообщает список дел из календаря, правда не только из гугл календаря умеет, но еще из яндекса и apple. Удобно...

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Прозоров

А почему 10:30-11:00 в конце списка, а не в начале?

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Artem Visotsky

твоя маша повсюду, астанавитесь))))
У меня глаз кстати дергается от форматирования на скриншоте

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Степан Евгеньевич Синяков

оставите ссылку?

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Денис Пихаров

А есть календарь до того, как появилась возможность работать 7 часов в неделю, живя в Европе?

Разумеется, рамка подвижна — тут встал на час позже, потому что вставать не хотелось. В другой день лёг на два часа позже, потому что посиделка с друзьями оказалось неожиданно приятной.

В целом, конечно, очень необязательный календарь.
Я и без него примерно так же живу %)

Ответить
Развернуть ветку
Семён Тищенко

Классная тема, правда таски в гугле очень неприятные, нет гибкости. Для себя нашел решение в следующем - базовые блоки в стиле Работа, Обед, Учеба блоком указаны в календаре. А конкретные задачи веду в тудуисте, у которого чудо как хороша интеграция с гугл календарем. Тудуист создает отдельный календарик, отображение которого можно включить или выключить. Любая корректировка по времени (с любой стороны) будет учитываться в обеих системах.

Ответить
Развернуть ветку
Артём Валерьевич

5 задач на неделю думаю не трудно запомнить или в блокнот записать)
Назовите лучше "календарь свободного времени" :)
P. S. Выделить цветом дела в гугл календаре это отличная идея))

Ответить
Развернуть ветку
Роман Рабочий

обмельчала трибуна на VC, обмельчала ))

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Evgeny Frolov

На самом деле мы докрутили подход - можно планировать всю неделю, либо каждый день. Если использовать какой--нибудь трелло как backlog, то задачи можно подгружать от туда и в целом, 1 час максимум уходит запланировать неделю.
Вот собрали mvp по синхронизации гугл календаря с трелло по такому принципу: http://growth-coaching.tilda.ws/tgs
Главное в этом принципе оценивать сколько стоит вам каждая задача и воспринимать рабочее время как конечный ресурс. Тогда время между встречами, например 1 час, нужно использовать максимально эффективно с учетом приоритетов - например, 2 суперважные задачи по полчаса, или 1 важная задача стоимостью 1 час.

Ответить
Развернуть ветку
Роман Рабочий

Евгений, боюсь показаться токсичным но ваш сайт немножечко нуждается в работе над ошибками.
Давайте дам вам обратную связь
1. Нет редиректа на https, из за этого доверие сильно снижается
2. Тильда бесплатная, доверие снова снижается
3. Фавикона на сайте дефолтный от тильды
4. Домена своего нет
5. Валидации введенных данных на форме заказа нет
6. Дизайн, ухххх, набор дефолтных блоков тильды, ну такое...
7. Ваше УТП чрезвычайно размыто, нужно быть лаконичнее
8. Нет ни условий, ни политики, ни оферты

Итого покупать что то на таком сайте ваша ЦА, фаундеры компаний, ну простите ничего не будут. Сорян. Просто даю обратную связь, ничего личного.
Давайте я вам покажу сайт сделанный на тильде который мы сделали всего за неделю, он про работу с календарем, соответствует теме статьи, и как мне кажется выглядит немного посимпатичнее

https://deepvoice.me/ru

Ответить
Развернуть ветку
10 комментариев
Андрей Махорин

Так дело не в напоминаниях и конкретном списке дел, а просто в том, что когда дел много лучше выделять под них конкретные временные слоты. И описанный в статье подход в этом помогает. Иначе один день ты в потоке, а условный мусор стоит тухнет - не до него, другой день - синдром чистого листа и до вечера сидишь прокрастинируешь пытаясь совершить полезную работу. По итогу ты недоволен и думаешь, что мог бы сделать больше. Когда на каждое дело выделен слот - ты успеваешь всё запланированное хотя бы в каком-то объеме, а уж всякие нерезиновые задачи типа "сходить в зал", "погулять с собакой" - точно не пропускаются. Сам пользовался таким календарем и поборол ощущение зря потраченного времени.

Ответить
Развернуть ветку
Вася Барна

Не совсем по теме, но может кто-то знает/помнит

Если не ошибаюсь(!), была как то на VC статья человека, который записывал свое время(прям каждый день) с точки зрения фактических дел - и оказалось, что у него много прокрастинации, а работа занимает мало времени.

Суть статьи - как он менял эту пропорцию и приходил к отсутствию прокрастинации и увеличения времени работы.

Может кто то помнит/видел что то такое? Был бы благодарен

Ответить
Развернуть ветку
Evgeny Frolov

Предположу, что системная прокрастинация скорее связана с выгоранием - а значит, Вам лучше поискать well-being решения. Методы планирования не заставят Вас делать, если Вы не хотите.

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Anton Shkolnikov
Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Сергей Аникин

Тоже пользуюсь техникой time blocking, особенно на работе. В календарь добавляю все свои задачи и оставляю окошки в графике, чтобы коллеги могли именно в них назначать встречи. Если так не делать то мой календарь превращается в кучу встреч по 30-60 минут, которые стоят в хаотичном порядке и между этими встречами ничего осмысленного сделать не получается.

Плохо, что под эту технику тайм менеджмента нет специального софта. Единственное, что мне удалось найти – это специальный модуль в Amazing Marvin.

Google календарь визуально красивый, но в нём нет аналитики и нет связки временных блоков с пулом задач в рамках этого временного блока.

Ответить
Развернуть ветку
Evgeny Frolov

Ну вот мы как раз пытаемся поженить трелло с гуглом для этого. Но вот вопрос - нет аналитики по задачам - а как Вы ее будете использовать? вот вы поняли, что энное количество неповторяемых задач у вас забрало 60% времени - что с этим делать?
или наоборот, видите что митинги компании/команды съедают 30% времени - что с этой аналитикой делать?
Я просто пытаюсь понять юзкейсы, может вы и правы, и аналитика рабочего времени пост-фактум нужна.

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Projecto

Почему же нет софта? Наш продукт как раз подойдет под такие задачи

Ответить
Развернуть ветку
Вера Макарова

И сколько ж времени уходит на его заполнение?

Ответить
Развернуть ветку
Роман Рабочий

Да нисколько, появляется в голове задача, заносите её в календарь.
Это тупо привычка.

Ответить
Развернуть ветку
Evgeny Frolov

Если планировать всю неделю и готов список задач уже - то в пределах часа, а то и до получаса можно сократить. Я бы рекомендовал сразу всю неделю планировать. Утром можно встать не с той ноги и оценка приоритетности задач и сколько времени они вам будут стоить - может быть не та.

Ответить
Развернуть ветку
4 комментария
Nikita A

Скачайте timestripe :-)

Ответить
Развернуть ветку
Роман Рабочий

Да кстати норм тема, юзаю. Там есть страшная тема, горизонт, показывает сколько осталось, отрезвляет)

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Аникин

Ценник то что-то кусачий :(

Ответить
Развернуть ветку
Слишком душно

Пробовал я такой подход, когда прокрастинировал и открывал свое дело))
на меня это очень давило, особенно, когда третий раз подряд просераешь свой же дедлайн и из-за этого не бегаешь по вечерам))
Сейчас фиксирую только важные вещи (встречи, ключевые задачи с дедлайнами). Всю шалупонь, типа — "купить растение" я и так куплю, когда это будет нужно)
еще слышал про правило "одна задача в день", пока до такого не дошел, но звучит интересно)

Ответить
Развернуть ветку
Evgeny Frolov

1 задача в день - типа "заниматься бизнесом" :) или "продать яхту" - кажется, что такой подход уровня Безосов, который принимает 2-3 решения в начале дня и это вся его работа, но приносит компании миллиарды.
Я метод календь блокинга практикую уже пару лет - вел несколько акселерационных проектов, где было от 5 до 10 команд (подо мной трекеры соответственно) - вот только этот подход спасал от перегруза - мозгу не надо тратить время на выбор приоритета в моменте, а что я сейчас должен делать - задача запланирована уже в начале дня, а лучше в начале недели, и я знаю, что я могу потратить на нее не больше часа, и обычно мозг подстраивается". И мелкие вещи также отнимают "удивительно" много времени - порой "отправить письмо" отбирает 1 час ресурса, хотя по вашему подходу в календарь оно не должно входить, потому что задача не то что бы важная.
Поэтому у меня например в начале неделе я знаю какой объем задач и встреч я могу сделать. Прилетает что-то неожиданное - убираю на следующую неделю задачи, которые можно.

Ответить
Развернуть ветку
Павел Катков

А в чём разница с гугл-календарём, который просто ведёшь не для встреч, а для всех дел?

Ответить
Развернуть ветку
Oleg Korzhanov

Жила - гений (и это не сарказм)

Ответить
Развернуть ветку
К М

А чем он занимается? Гений как разработчик?

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Иван Иванов

Считаю, отличной идеей кратко продумать весь день. Эти мелочи отвлекают от основных задач. Хоть раз это необходимо сделать

Ответить
Развернуть ветку
Evgeny Frolov

Вся магия именно в фокусировании - вы принимаете решение заниматься только этой задачей в отведенное для нее время. Остальное уходит в бэклог, либо если это системная проблема, выделяете себе отдельный слот на отсмотр почты итд.

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 54 комментария
null