Как организовать летний корпоратив в кемпинге с палатками: опыт digital-агентства IBRUSH

Вот уже четыре года подряд мы всей командой IBRUSH гоняем на Волгу на три дня и считаем, что это один из самых крутых челленджей, который многое говорит о компании. Хотим поделиться своим опытом в части организации, чтобы граблей было меньше, а палаточных тусовок больше.

Многие компании, которые ценят сотрудников и чтут корпоративную культуру, каждое лето мучаются вопросом «что делать?». Лето ассоциируется с природой и отдыхом, поэтому рестораны, лофты и прочие «комнатные» истории становятся неинтересны.

У нас распределенная команда из разных городов России. И выезд – этот тот самый прекрасный повод встретиться всем лично в максимально расслабленном офлайне. Мы всячески поддерживаем, чтобы с сотрудниками ехали их семьи. Так их самые близкие люди понимают, где работает их половинка, кто ее окружает и как строится коммуникация внутри. Тут очень в тему пословица, что ночная кукушка дневную перекукует. Плюс это отличная возможность провести несколько дней со своей семьей на природе. В общем, одни плюсы, как показывает наша практика. Нет, мы не боимся, что коллеги не смогут расслабиться в компании своих спутников. Получается совсем наоборот, потому что они могут нарасслабляться от души, зная, что о них позаботятся, и они сто процентов проснуться в своей палатке, а не где-то еще.

Поведение человека в условиях палаточного лагеря и организации его жизнедеятельности очень сильно коррелируется с его подходом к работе. Чем больше человек включен в этот процесс, предлагает решения, выстраивает процессы, реагирует на проблемы, тем выше шанс, что именно так же он подойдет к своей работе в компании.

Когда мы собираемся с друзьями на природу, то, как правило, каждый несет ответственность не только за себя, но и почти за все этапы организации процесса. Но корпоратив подразумевает, что все это на себя берут несколько ответственных человек в компании, а остальные помогают по желанию/возможности. Поэтому нужно быть готовыми, что все вопросы «куда я еду? зачем я еду? я забыл запасные вещи и голову?» и тому подобное будут адресованы тем самым ответственным людям и у них всегда должен быть на все ответ. Как правило, у нас едут 30-40 человек, а за организацию отвечают трое-четверо. Среди них обязательно есть тот, кто имеет опыт проживания в палатке и знает всю подноготную этого мероприятия. То есть некий прошаренный консультант, который координирует процесс подготовки и самого выезда.

Помимо этого у нас самое активное участие принимают HR и офис-менеджер.

HR отвечает за выяснение:

• кто едет;
• с кем едет;
  
• откуда едет;
  
• как едет (машина/самолет/автобус);
  
• что у человека есть из снаряжения;
  
• предпочтения в еде/напитках;
  
• активности, мерч;
  
• сбор команд приготовления еды (об этом чуть ниже подробнее расскажем).

Офис-менеджер:

• подсчитывает количество продуктов;

• заказывает продукты;

• арендует снаряжение и проверяет его на пригодность;
• организует логистику (покупает билеты, отправляет всем информацию о логистике и тайминге).

Никак. По нашему опыту может быть все. Организовывать мероприятие нужно сильно заранее, поэтому предугадать погоду невозможно. Тут надеемся на удачу и берем с собой дождевики с резиновыми сапогами.

Четыре года мы отдыхаем в кемпинге в Тверской области. Там есть колодцы с питьевой водой, туалеты и вывоз мусора. Это важно, так как это не матерые походники, а сотрудники компании и стоит ехать в облагороженное место. Выбирайте лучше сосновый лес, так как он светлее, удобнее для палаточного лагеря, да и вообще сосновый воздух несет массу полезностей для организма. Еще один важный плюс этого места – Волга с пологим песчаным входом. А значит это: купание, лодка и рыбалка – дополнительные развлечения и плюшки.

Чек-лист по выбору места:

• наличие удобств в виде питьевой воды и туалетов;
• удобство заезда для машин и микроавтобусов;
  
• разреженный лес для установки палаточного лагеря;
  
• водоем как большой плюс.

Еще одно преимущество нашего места – достопримечательность затопленная колокольня, которая выглядит вечером с воды просто невероятно.

Важный лайфхак!

Место надо бронировать заранее. Если вы приедете в пт утром, то скорее всего лагерь на 40 человек разбить уже не получится. Поэтому у нас есть пара-тройка Робинзонов, которые приезжают в четверг, занимают место с помощью сигнальной ленты и ждут всех.

У нас есть коллеги из разных городов России, поэтому логистикой нужно заниматься и продумывать.

Что мы делаем:

1. Находим точку, откуда все вместе будем добираться до места. В нашем случае это Ярославский вокзал, откуда едет электричка до Сергиева Посада. Так мы экономим час, а то и два на дороге без пробок, как если бы ехали из Москвы.
2. С вокзала Сергиева-Посада заказываем заранее микро-автобус, который везет нас непосредственно до точки лагеря.
   
3. Планируем дорогу удаленных сотрудников так, чтобы они оказались в Москве примерно в одно и то же время и добрались до электрички. То есть заказываем билеты на самолет или на поезд в зависимости от пожеланий коллег.
   

Обратная дорога выглядит так же. В определенное время за нами приезжает тот же автобус и везет на вокзал Сергиева-Посада.

У каждого человека должны быть обязательно:

• палатка;
• пенка;
• матрас;
• спальный мешок;
• стул;
• фонарик;
• дождевик.

Тем, у кого нет своего снаряжения, мы все арендуем. Благо таких прокатных компаний очень много. Берем двуспальные палатки и стулья с подлокотниками и спинками. Остальное в принципе стандартно.

Важно при приеме арендованного снаряжения проверить все матрасы и фонарики. Потому что, как правило, процентов 10-20% матрасов могут спускать, а фонарики быть с севшими батарейками.

Мы за то, чтобы спать на матрасах, так как погода – штука непредсказуемая, а отправлять потом половину команды на больничный желания нет никакого.

Что должно быть в лагере:

• Тент-палатка для кухни. Туда складываем продукты, чтобы они не валялись по всему лагерю.
• Столы. Желательно штуки 2-3.
  
• Посуда, включая большие сковороды, казаны и котелки, чтобы можно было в них приготовить еду на всех сразу.
  
• Газовая горелка/плитка с запасом газовых баллонов, чтобы не мучаться утром с разведением костра, а быстро приготовить на плитке омлет или тому подобное.
  
• Насос для матрасов.
  
• Моющие средства для посуды.
  
• Аптечка.
• Дрова (найти в лесу их не всегда возможно, так как сухостоя в округе может не оказаться).
  
• Чайник для костра или самовар (он сильно добавляет антуража).

Мы считаем примерное число приемов пищи и придумываем, что будем готовить.

Примерно так:

Завтрак: омлет, сосиски, бутерброды

Обед: гречка с тушенкой, уха, макароны по-флотски

Ужин: шашлык и овощи на мангале

Помимо этого чипсы, семечки (идут на ура), орешки, соусы, напитки (вода в 5-литровых бутылках, соки, кола).

В соответствии с меню мы формируем список заказа продуктов в каком-нибудь сервисе доставки.

Шашлык/мясо/курицу и скоропортящиеся продукты покупаем по дороге к месту. Кладем их в термосумки и до следующего вечера они сохраняют достаточную свежесть, чтобы их съесть.

Уха – это либо везение, либо кто-то едет в ближайший магазин покупать свежую рыбу. В этом году нам удалось поймать сома, что называется, на зорьке, благодаря нескольким сотрудникам, решившим искупаться в 4 утра. А те, кто их сторожил на берегу и следил, чтобы вернулось из реки столько же человек, сколько туда отправилось, пытались спасти купальщиков от крючков закинутых удочек и резво вытащили сома. Так что берите на заметку, как поймать рыбу для ухи.

Про алкоголь…он был )) тут советовать – дело неблагодарное, поэтому просто ориентируйтесь на свои предпочтения и опыт распития.

Касательно приготовления еды мы нашли отличный вариант. Чтобы не получалось так, что кто-то постоянно «у плиты», а кто-то отдыхает, каждый прием пищи у нас заранее закреплен за группой людей. И они ответственны за то, чтобы мы не остались голодными и вовремя поели. В итоге получается очень честно и всех устраивает.

У нас нет обязательных мероприятий. Мы выбрали ненапряжный формат без обязаловки. Кому-то это нравится, кто-то хотел бы более организованных активностей. Может, в следующем году мы это изменим.

Из игр у нас отлично заходят покер, «Свинтус», «Контакт», «Шпион», «Буква П» (в прошлом году в нее играли 12 часов подряд!) и, конечно, песни у костра.

А еще мы делали переводные татухи в качестве мерча. Они трогательные и очень внутренние. Например, «Леха, дай краба!» имеет скрытый смысл. Потому что у нашего Лехи дома живет синий краб!

Андрей, lead-дизайнер:

«Очень понравилось общаться с теми, с кем успел, очень не понравилось, что не успел со многими. Само собой, надо в следующий раз на полноценное количество дней, чтобы прочувствовать атмосферу.

Про еду/организацию/логистику не пишу, потому что все было идеально.

Не хватает на территории душа, самого простого, но если он будет – будет супер.

Катя, офис-менеджер:

«Очень классное место. Я не ожидала, что там будет так красиво. Понравилось, как мы ходили смотреть оленей и кормить белок арахисом. Понравилось, как мы играли в свинтус, даже когда уже поджимало время))

Было также здорово познакомиться с близкими людьми наших коллег, все оказались очень приятными и интересными людьми.

Единственный минус - время пролетело, но это, наверное, пить надо меньше)

п.с. я безумно рада, что все везде успели (почти), всем хватило еды, инвентаря и все такое, потому что мы с Дашей очень старались все предусмотреть».

Катя, дизайнер:

«Мне всё понравилось, особенно первый вечер, на второй как-то было видно, что подустали все. Чуть не хватило общего интерактива (посвящения, например). Место супер, с погодой повезло, люди прелестные)».

Даша, HR:

«Мне все оч понравилось, в последний день хотелось остаться на еще одну смену ))

А еще хочется теперь работать в офисе и общаться вживую, а так же видеться с удаленщиками хотя бы раз в месяц.

Место сказочное, олени топ, гитара и самовар, поездка на лодке и игры в свинтуса и контакт — просто огонь))

Из минусов: я пожелаю себе в следующий раз переживать меньше за готовку, логистику и развлечения и расслабиться. Хотя я просто пожелаю себе побольше пить, и тогда все решится само собой».

Карина, проджект-менеджер:

«Место в этом году лучше. Хорошо, что взяли самовар. Очень здорово, что в этом году намного больше народа играет на гитаре. Отлично, что не было холодно (кто думает, что было - вы ошибаетесь). Хорошо, что разбили готовку на группы вновь. Плохо, что убили сома!»

Попробуйте выезд с коллегами, и вы не пожалеете. А хотите попробовать с нами, приходите к нам работать и пишите об этом Даше на [email protected]

А еще у нас есть стикерпак для Telegram по мотивам выезда на Волгу.