Поспишь потом: моя жизнь в роли ивент-менеджера Статьи редакции

Редактор vc.ru о том, чего ждать от профессии, кому она не подойдёт и о навыках выживания в любых условиях.

Меня зовут Эмилия, я редактор vc.ru. Пишу этот текст для тех, кто мечтает о работе в ивент-менеджменте или хочет узнать, как выглядит закулисье больших проектов. Если бы я знала, как всё будет на самом деле, я бы не раздумывая повторила свой опыт, но по пути избавилась бы от розовых очков, чтобы не было так больно.

Важно: я описываю только свой опыт и не претендую на обобщение. Я впечатлительная и чувствительная, если вы не такой (или такая), то многие вещи, которые мне давались сложно, вам даже не покажутся трудностями. И мне стыдно рассказывать о своих трудовых подвигах, которые я тогда считала признаком героизма, но вдруг этот текст убережёт юных ивент-менеджеров от моих ошибок. Поэтому без прикрас.

Я шесть лет работала ивент-менеджером крупных конференций — от 500 человек. В разные периоды в мои обязанности входило всё: от поиска трёх тысяч стульев, которые сочетаются с цветом стен, до деловых переговоров со спонсорами. Я люблю эту работу и свой опыт, но иногда это сводило меня с ума.

Для всех, кто не знает, из чего состоит работа над мероприятием, коротко опишу этапы подготовки.

• Утверждение идеи, даты и места мероприятия.
• Разработка деловой программы и поиск спикеров.
• Организация кейтеринга и навигации на площадке.
• Переговоры со спонсорами и партнёрами, заключение сотрудничества, исполнение обязательств по договору.
• Подготовка техники по ТЗ.
• Промокампания проекта.
• Коммуникация с участниками.
• Монтаж площадки.
• Администрирование процессов на площадке.
• Закрытие проекта: обратная связь с командой, клиентами, подготовка закрывающих документов.

Хороший ивент-менеджер — тот, кто может сделать всё из этого списка. Даже самый хорошо организованный проект иногда даёт сбой: уйдёт ключевой игрок команды, отвалится недорогой кейтеринг, площадка заявит, что в день вашего проекта вдруг будет ремонт дороги рядом и так далее. Нужно быть готовым подключиться и хладнокровно принять на себя удар. Найти нового специалиста, вразумить кейтеринг и площадку. Это непросто, но возможно.

Ивент-менеджмент от любых моих других занятий отличало огромное количество стресса и напряжения. Можно отметить, что в любой работе так, но позвольте я расскажу, а вы сами решите, на какую планку по личной шкале стресса вы отнесёте эту профессию.

Под личной жизнью я подразумеваю всё, что не относится к работе: сон, хобби, время с близкими, хорошее питание и так далее.

За время работы в ивенте я собрала пучок нервных расстройств. Виной тому стал прерывистый сон, работа по выходным и отсутствие времени на личные дела. Ажиотаж начинался за месяц до проекта — это период самой высокой загрузки, когда рабочий день начинается утром и заканчивается за полночь. Часто без выходных. Мой организм выживал за счёт адреналина и предвкушения предстоящего события, которое я всегда готовила с любовью и внимательностью.

В эти периоды я была максимально собрана и сосредоточена, у меня никогда не было бардака в задачах, даже если ежедневная их порция с трудом умещалась на лист А4. Обратная сторона — мама забыла, как звучит мой голос, а с друзьями я переписывалась последний раз несколько недель назад. Мне было сложно выключить сознание и искренне интересоваться жизнью чьей-то собаки, успехами на работе и неприятностями в личной жизни, когда в моём мире каждый день что-то рушилось. Таков ивент.

Хотелось побыстрее перемотать разговоры людей и попросить их говорить ближе к делу — нет времени на праздные разговоры и долгие прелюдии, каждая минута на счету. Родным звонила по вечерам, когда шла домой от метро из офиса — эти 15 минут были только моими. Дома тоже работала, а если было очень поздно, то просто ложилась спать.

Сейчас я понимаю, насколько бедно жила: почти в изоляции от близких, полностью поглощённая работой. Если бы можно было вернуться назад и иначе планировать своё время, я бы так и сделала. Сейчас мне понятно, где не нужно было так гнаться за совершенством и успокоиться на среднем уровне качества. А тогда всё казалось безумно важным. Это с одной стороны помогало выдавать работу на высоком уровне, а с другой — не оставляло мне времени на восстановление.

Часто после завершения проекта мои силы резко заканчивались. Я заболевала и вообще не хотела видеть компьютер. Выровнять ситуацию удалось только на последнем проекте, который я реализовала, прежде чем уйти в журналистику. Тогда у меня получилось заметить за окном золотую осень, звонить маме каждый день, встречаться с друзьями, обниматься с котами на улице и обедать 20 минут супом в кафе вместо булки за монитором.

Всё приходит с опытом. Если хочется работать в ивент-менеджменте вдолгую, нужно беречь себя, иначе есть риск рано сойти с дистанции. Принять, что жизнь будет выглядеть так, и научиться не бежать постоянно, а встраивать размеренные кусочки бытовой жизни в сумасшедший ритм.

Для этого есть много решений: отказаться от работы по выходным в периоды не аврала, нанять себе помощников, заботиться о теле. Нормальный сон, питание и спорт повлияют на результат лучше, чем лишний час работы.

Что ж, сейчас я это понимаю и теперь не убиваю себя на работе.

Сегодня утром у меня есть подрядчик на кейтеринг, с которым я укладываюсь в бюджет. А в обед — уже нет. В ивенте приходится мириться с тем, что часто всё идёт не по плану. Даже в идеально скроенном расписании проекта найдётся брешь. Не всё зависит от меня — с этим мне было сложнее всего смириться. Мрак может ждать на каждом шагу: в зале вдруг не включится свет, что-то случилось с проводкой, спикер попал в пробку из-за чужого ДТП, а он начинает конференцию.

Поэтому у ивент-менеджеров часто есть отличный навык риск-менеджмента и слоновьего спокойствия в любой ситуации. Если у вас есть друг ивент-менеджер, который не психует, когда вы готовы взорваться, знайте — это не значит, что ему всё равно. Во-первых, у него давно сожжены нервы, чтобы так надрываться, а во-вторых, он понимает, что это не тот уровень проблем, из-за которого нужно махать красным флагом.

Одно из самых ярких воспоминаний — накануне проекта менеджер со стороны площадки, где была моя конференция, сообщил, что в главном зале, где должно состояться закрытие форума, будет в это время другое мероприятие.

Значит, нам нужно перенести закрытие в другое место: переместить декорации, придумать новую посадку, разобраться с техникой и прочие тонкости. Мы справились. Труднее всего было сдержаться и не разораться прямо на площадке. Но я постаралась включить голову и подумать над решением этой проблемы.

Другое воспоминание — когда бригада монтажа не смогла заехать на площадку из-за того, что ночью внезапно начался ремонт дороги на подъезде, и долго крыла меня матом по телефону. Мне было сложно сообразить в шесть утра, что вообще происходит и чей это крик в моей трубке. Я быстро собралась и решила ситуацию. Таких историй наберётся много, и ими не удивить ни одного ивент-менеджера.

Меня постоянно бросало — от «боже, я люблю эту работу» до «***** здесь происходит, что я здесь делаю». Почивать на лаврах из-за удачно закрытой задачи долго не приходится. Нужно быстро переключиться и снова приготовиться к худшему. Ты всегда настороже. День может начаться нормально, а потом вылезет нечто неожиданное, все твои прошлые проблемы покажутся детским садом.

Спустя некоторое время я поняла, что ко всему нужно относиться спокойно и по-философски, иначе я сойду с ума. Порадоваться можно, но при этом нужно держать в фокусе остальные задачи. Сильно расстраиваться из-за чего-то — не стоит. В ивенте нужно думать решениями, а не мусолить проблему. Поэтому я научилась справляться с эмоциональными качелями и быстро переключаться от «я в ужасе, я не справлюсь» до «так, что мы с этим можем сделать».

Другой момент — ивенты вызывают зависимость. Такой образ жизни крепко привязывает к себе, с него сложно соскочить. Создаётся иллюзия, что ты в центре событий, всегда на передовой, всегда решаешь самые важные проблемы и всё тебе по плечу. Весь ужас подготовки нивелируется радостью во время и после реализации.

Если во время подготовки меня посещали мысли, мол, это последний проект, с меня хватит, я уже умею это делать, то после реализации накатывала такая благодать и умиротворение от проделанной работы, что хотелось всё повторить. Я всегда находилась в контакте с участниками конференций и видела обратную связь в виде горящих глаз, просьбы продолжать делать эти проекты и искренней благодарности. Это позволяло мне делать эту работу дальше.

Но со временем я поняла, что такая зависимость становится нездоровой — вот сейчас я пострадаю, а потом мне будет хорошо. Можно делать свою работу и не находиться в таком опасном цикле — такое открытие я для себя сделала и решила приостановить работу в ивенте.

Когда я заметила, что совершенно по-идиотски горжусь тем, сколько дней я провела без выходных, мне стало смешно. Я вдруг увидела, какой ерундой я занимаюсь: никому не нужны эти мои «подвиги», а такой трудоголизм — это признак не эффективности, а невероятной глупости. Чтобы работать продуктивно в долгую, нужно беречь силы и аккуратно распределять их на всей дистанции, а не жечь себя так, будто завтра меня не станет.

Есть столько других способ стимулировать свою креативную мышцу и энтузиазм, что мне захотелось испытать и их тоже. Прошло почти два года с тех пор, как я сдала последний большой проект и ушла в журналистику.

Я до сих пор не могу отделаться от постоянной критики на любом мероприятии, где оказываюсь. Но честно стараюсь не лезть со своим мнением, если не спрашивали, и просто наслаждаться происходящим.

В конце концов, я понимаю, сколько дней не спали эти люди и сколько сил было вложено в каждую деталь. Это совершенно не оправдывает плохо организованные проекты, но учит не придираться к мелочам.

По моему мнению, эта профессия не для всех. Трудно всем, но есть те, кому будет сложнее в силу особенностей натуры.

• Тем, кто долго взвешивает решения. В ивенте нужно думать быстро и метко. Решения принимать сразу. Ивент не даёт медлить — у всего есть чёткий срок, и он неминуем и неумолим. Главный срок — это дата реализации мероприятия. От него зависит всё остальное. Поэтому время на всё строго ограничено. И в сложных ситуациях нужно быстро думать с холодной головой.
• Крайне чувствительным. В ивенте грубо, весело и больно. Поэтому мне было сложно. Я чувствительная и ранимая. Но пришлось подстроиться. Разговоры с подрядчиками сильно заземляют. Когда объясняешь грузчикам, как донести инсталляцию по лестнице, чтобы не порвать ей крылья, потому что это важно, то открываешь в себе не просто новый словарь, но и способность меняться вместе с окружающей средой.
• Безответственным балаболам. В ивенте особенно ярко проявляются лодыри и люди, на которых нельзя положиться. С теми, с кем мы делали проекты, я готова идти в разведку и в горы. Это проверенные огнём люди. Остальные не выживают — если человек не выполняет обещания, это сразу видно всей команде. Если все остальные настроены на результат и работают на полную, то от балласта быстро избавляются. Просто перекладывать бумажки и валить ответственность и вину за ошибки на других не получится. Поэтому из ивент-менеджеров затем получаются прекрасные специалисты в разных сферах. У этих людей есть чёткая связь — пообещал, значит, сделаю. Если не смогу — предупрежу, а не сольюсь. И они не замалчивают проблемы.

Я тут рассказала разного о профессии, и чтобы у вас не сложилось впечатление полного мрака и работы до крови из ушей, покажу обратную сторону всех трудностей.

Если я прошла с человеком проект, и мы не возненавидели друг друга, можно считать, что я обрела прекрасного партнёра и напарника на всю жизнь. С такими людьми можно делать дела любого масштаба — они не подведут, сделают обещанное вовремя, скажут правду, если ужасно накосячили, и прикроют спину, если накосячил ты.

Мы с начальницей с прошлой работы остались в отличных отношениях, хотя в процессе было много ситуаций, когда хотелось подраться. Сейчас это близкий друг, которого я видела в разных проявлениях, она меня тоже, и мы сумели сохранить добрые отношения.

В ивенте проживаешь разные стадии чувств к команде за короткое время. С кем-то, может быть, не поговоришь о выставках и книжках за обедом, но это такая ерунда по сравнению с тем, что этот человек подхватит задачу и сделает её в срок.

Я буквально чувствовала, как мы работаем спина к спине — каждый человек был на вес золота. Когда команда сильная и сыгранная, это твои лучшие люди на свете. Не надо никого умолять сделать свою работу, устраивать мотивационные речи или объяснять, почему мы не жертвуем качеством. Уровень важности происходящего у всех одинаковый, это ощущение бесценно. Работать в команде людей, где каждый бьётся за результат и помогает друг другу — хорошо, что я знаю это чувство.

Ивент-менеджмент учит находить выход в любой ситуации и не паниковать. Я искренне не могу больше встревожиться, если что-то пошло не так. Даже если что-то сильно пошло не так.

Десять минут назад я узнала, что пока я была в Петербурге и Стамбуле, мою арендованную квартиру продали без моего ведома и заменили замки на моих дверях. Я не впала в кому и не упала со стула, мои нервы растянуты настолько, что подобные сюрпризы не вызывают у меня шока. Я сразу начинаю думать, что делать и вижу огромное количество новых возможностей.

Ивент-менеджер — это специалист, которого сложно удивить и застать врасплох. Он умеет найти спикера за десять минут, если предыдущий почему-то не смог приехать на площадку. Умеет найти 3000 бесплатных шоколадных батончиков и 5 млн рублей от спонсоров, которые никогда раньше не поддерживали молодёжные конференции. Эта профессия учит думать, простите за банальность, за рамками.

Ещё она учит сопротивляться реальности и менять её под себя. За шесть лет я поняла, что можно мыслить не только в рамках заданных параметров, но и исследовать новые нехоженые территории. Когда я слышу «мы так не делали раньше», мне не страшно. Значит, мы будем первыми. Я поняла, что могу создать в голове любой сценарий конференции и придумать к нему какие угодно декорации, а потом мы всё это найдём, смонтируем и покажем участникам.

Ивент учит проверять гипотезы. Мой самый любимый вопрос: «А что, если?». А если мы сделаем форум не на 500 человек, а на 1000? А что, если у нас у первых будет генеральный партнёр? А что, если вы сможете не просто дать скидку, а мы обменяемся бартером? Таких «если» было много. И каждое из них расширяло границы моих «невозможно» и «так не бывает».

Работа над конференциями учит творить жизнь самостоятельно, создавать её, а не жить по шаблону. Никогда бы не подумала, что этот навык придёт ко мне из таких банальных неромантичных задач, как например, переговоры с партнёрами о бесплатных йогуртах.

Мне мало что страшно. И я не говорю о прогулках в неблагополучных городах по ночам. Мне не страшно взяться за новое, брать на себя большую ответственность и отвечать за свои поступки, переезжать в другие страны, общаться на новых языках и принимать непопулярные решения относительно своей карьеры.

Ивент учит легко принимать сложные решения и уметь нести ответственность за их последствия.

Ивент-менеджмент дал мне понимание своих возможностей и сильную проверку на прочность, друзей на всю жизнь и огромное количество контактов хороших людей в записной книжке.

Он же дал мне понимание, что моё здоровье не стоит адреналиновых горок. И если когда-нибудь моя нога ступит ещё раз на это поле, я хотя бы буду знать, к чему быть готовой.