Стать продуктивнее благодаря простому учёту и анализу времени

Бесплатный Docs-шаблон от Александра Неведовского.

Сразу минутка философии: время — единственный ресурс, который мы не можем возобновить, но почему-то очень невнимательно к нему относимся.

Но всё бы ладно, если бы не наше стремление стать лучше. Обычно, чтобы стать продуктивнее и больше успевать, мы стараемся что-то добавлять (полезные привычки, тренажёрный зал, йога и так далее). А ведь на деле это то же самое, что и добавление фичи в продукт, не взглянув на аналитику.

Почему бы не оценить сначала, на что мы вообще это время-то и тратим? Ведь так можно понять, какие действия мы хотели бы минимизировать либо заменить чем-то более полезным. Ответить на вопрос о прокрастинации.

Подумать так легко, а вот с исполнением начинаются сложности.

Историческая справка

Первым про учёт времени я узнал (да и не только я) из книги Даниила Гранина «Эта прекрасная жизнь», где описывалась биография советского академика Любищева. Он вёл дневник учёта времени всю сознательную жизнь (более 60 лет), успев при этом сделать много важной работы.

Подробнее о ней (и не только) я уже писал раньше.

Любищев избирательно записывал всё в свои дневники, тратя иногда до 20 часов, чтобы количественно оценить происходящее за год. Можно учитывать время от руки и сейчас, но зачем, если можно делать это проще?

Непосредственно шаблон

Удобных профильных инструментов для учёта времени на рынке реально нет. Кто их будет делать, если мало кто заботится о времени? К счастью, у нас всегда есть любимые таблицы, где можно всё организовать.

По ссылке вы увидите шаблон примерно 10 итерации того Google-дока, где я веду свой учёт времени. Делайте себе копию и видоизменяйте на здоровье.

На всё про всё (заполнение) у меня уходит от трёх до пяти минут в день. Я поставил себе утреннюю задачу «Заполнить журнал» и по памяти восстанавливаю действия предыдущего дня. Довольно удобно, если память позволяет это делать.

В конце недели я провожу анализ, определяя какие-то моменты, на которые я хотел бы сделать упор уже с понедельника, и намечаю себе задачи для этого.

Я не делаю это постоянно. Главная цель анализа — не сам анализ, а понимание того, на что и куда уходит твоё время, можешь ли ты как-то улучшить его затраты. Поэтому если вы поняли, что всё ок — вернитесь к шаблону попозже, когда снова появится желание что-то поменять.

А теперь гайд по нему

1. Навигация довольно проста. По умолчанию колонка — один день. В шаблоне их 30, и это октябрь. Я понял, что мне удобно просто продолжать расширять документ, автоматически добавляя новые месяца. Если вдруг чудом вы продолжите заполнять таблицу больше года — всегда можно настроить формат отображения, чтобы был виден и год.

2. Сверху размещён список привычек. Я не буду расписывать, почему это важно, как их определять и выполнять (уже описал свой опыт здесь). Просто хочется иметь возможность трекать их выполнение в едином интерфейсе.

Новая фича Spreadsheets с галочками подходит для этого идеально.

Советую выделить свои три-пять привычек и трекать их каждый день.

3. Дальше идут списки действий вместе со временем, которое на них затрачено. Какая логика сортировки? Категории действий. В документе применен conditional color scaling (покраска ячеек).

  • Зелёный — основная работа или какие-то действия.
  • Жёлтый — время с собой и своими близкими.
  • Красный — обучение любого вида.
  • Зелёный — что-то связанное со спортом.
  • Голубой — затраты времени, не всегда нужные.
  • Фиолетовый — один ряд, только со сном.
  • Оранжевый — всё остальное, то есть потерянное время.

4. Снизу ряд с общим временем на введённые действия. Разница между ним и 24 часами в сутках и идёт в «Потерянное время», которое нужно снижать.

5. Выходные выделены серым, чтобы навигация была удобнее.

6. Действия можно выделять эмодзи, чтобы их было легче отыскать в списке.

7. Обычно я прохожусь по действиям сверху вниз, заполняя затраченное время. Необязательно делать так же — я подстроил шаблон под себя.

8. Обязательно меняйте действия, привычки, категории (то есть conditional formatting) — важно сделать так, как будет удобно заполнять самому.

9. Заполненное в шаблоне время — не моё ¯\_(ツ)_/¯.

Буду надеяться, что я не один такой сумасшедший и кому-то пригодится. Обязательно пишите в комментариях, если у вас был похожий опыт :)

0
82 комментария
Написать комментарий...
Сергей Семенов

У большинства людей - уходит до хера времени на чтение всякой мотивационной хуйни и составление разного рода таких вот шаблонов, инструментов, расписаний, режимов дня, скачивания тайм менеджеров, но дальше подготовки к прекрасной жизни будущего с завтрашнего дня дело не идет. Меньше подготовительных работ. Просто удались сука из соцсетей и перестань читать новости.

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Nevedovsky
Автор

Интересно, зачем вы тогда вообще зашли прочитать этот материал?

Слишком банально писать такие комментарии под статьями о личной эффективности.

Для невнимательных: упор не на подготовительные работы, а на анализ.

Ответить
Развернуть ветку
6 комментариев
Денис Комаров

Все верно сказано, вот только я бы пропустил этот важный комментарий если бы не зашел почитать новости и более того не смог бы на него ответить если удалился из соц. сетей, а у твоего комментария не было бы аудитории поступи я так. В любом случае он не хило мотивирует...

Ответить
Развернуть ветку
R.R.

самый сука правильный комментарий )

Ответить
Развернуть ветку
Анна Антонец

👍

Ответить
Развернуть ветку
Бомбер Бомберович

Спорный момент, из моих знакомых те кто не читают новости - находятся в информационном вакууме и не видят дальше своего носа, когда заходит разговор об общественно политической обстановке - у них «все нормально», а очевидные проблемы вроде цензуры телеграмма, новых законов или изменений налогов остаются незамеченными

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Боголюбов

Согласен на 100%…Уверен достигшие успеха люди не занимались такой фигней.

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Dmitriy Lobkanov

Об этом же подумал, как только увидел заголовок)))

Ответить
Развернуть ветку
Игорь Кудрявцев

Именно так. Делать, а не планировать

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Doktor Streyndzhlav

Сначала ячейку в коричневый покрасьте.

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Alexander Nevedovsky
Автор

Запишите это в online media =) If you know what I mean

Ответить
Развернуть ветку
Danila Danilaa

Автор, ты псих ненормальный :) Надо жить себе в удовольствие и тратить на чтение, лежание, потягушки ровно столько, сколько хочется, а не 0:45. Достаточно правильно расставить приоритеты. В итоге ты забросишь это занятие, потому что сам учет времени - утомительная штука.

Меня одного бесит американизм во всем? Референсы, митинги, скайпколл, оффер... На работе коллега пишет письма только на английском. Перестал отвечать ему. Придурок :)

Ответить
Развернуть ветку
Maxim Syabro

Анализ не подразумевает за собой отказ от благ и переход на подножный корм, несмотря на то что куча народу думает так.

Твой последний комментарий:

Читать статью с декстопа сплошное мучение
Ответить
Развернуть ветку
Kate Swan

Лучше, чем Asana для продуктивности, я ещё не встречала. Спланировала неделю, месяц, квартал, раскидала крупные задачи на кучу подзадач с дедлайнами и радуюсь жизни. В конце каждого периода делаю анализ, что было сделано, а что нет и почему. Если потеряла фокус и задача просрочена, значит нах закрываю ее и забываю про неё с выводами, что задача просто никому не нужна))

Ответить
Развернуть ветку
Yuri Gamzin

"Если потеряла фокус и задача просрочена, значит нах закрываю ее и забываю про неё с выводами, что задача просто никому не нужна))"

Меня так с работы уволили))

Ответить
Развернуть ветку
Ivan

Мы для учёта событий за день психанули и сделали целый сервис: https://logtime.ru
Визуализация в виде календаря, на котором можно добавлять прошлые события, категоризировать их, группировать, смотреть отчёты... такой, инструмент личной ретроспективы получился. Но не просто записи о сделанном, но и учёт личных целей и задач на будущие....

Ответить
Развернуть ветку
Eugene Cumulation

3 дня на онбординг — слишком мало, чтобы пользователь привык и продолжил пользоваться, а не плюнул и удалил. Посмотрите, как это делают те же Todoist, например. И это тем более верно для русскоязычных пользователей, которые на подписки смотрят очень косо. И стоимость 200 рублей – не очень хорошо для нашей аудитории.

Ответить
Развернуть ветку
5 комментариев
Максим Лобанов

То, что нужно 😲 👍

Ответить
Развернуть ветку
Anna Glazyrani

надо научиться вести хотя бы минимальный подсчет времени. Это как финансах - можно сосредоточиться на зарабатывании, но выигрывают те, кто умеет их анализировать и считать. Спасибо за таблицу - она также поможет разобраться в конце недели молодец я все-таки или нет. А то вечно тонешь в "надо", "надо", а что так много уже сделано - никто не считает.

Ответить
Развернуть ветку
Illia Martyn

Такие вещи делают не для себя, а чтобы всех вокруг порадовались какой ты продуктивный и серьезный мальчик. Это как разновидность наркотической зависимости или планирование самоубийства раз в месяц, чтобы тебя все отговаривали и обратили на твою никчемную жизнь внимание.
В общем начало неплохо, а дальше мы все знаем: 52 книги в год, и пробежать марафон (в идеале ironman)

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Nevedovsky
Автор

Круто, что вы меня раскусили! Возьмите пирожок

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Pavel Ivanov

Какой чудесный ад себе автор устроил уже при жизни :-)

Ответить
Развернуть ветку
Ghiyd jddf

OneNote от MS. Там есть все, что нужно. Сам Билл Гейст юзает!

Ответить
Развернуть ветку
Анатолий Б.

Он запарный. Как по мне, то не логично построены вкладки и задачи. Сколько ни пытался так и не заставил себя перейти на него с Evernote.

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Vasilevsky

Интересный факт, у нас раньше тоже был похожий шаблон и вот что из этого вышло —

https://vc.ru/tribuna/47942-kak-my-potratili-tri-mesyaca-i-40-tysyach-na-sozdanie-sobstvennogo-taym-trekera-i-pochemu-sovetuem-eto-vsem

Недавно написали целую статью про это

Ответить
Развернуть ветку
Pavel Guzhikov

Хорошее дело. Главное не забывать и про целеполагание. Важно научиться уделять время именно важному - я бы выделял top goals в таблице вторым уровнем после привычек :)

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Nevedovsky
Автор

Хорошая мысль, попробую!

Цели трекаю пока отдельно (месяц, год), но можно совместить те, что на месяц.

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Alexandra Shtromberg

Использую приложение Toggl как таймер для затрат времени по проектам

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Alexander Nevedovsky
Автор

Даже интересно, чем вам не угодила медитация =)

Ответить
Развернуть ветку
17 комментариев
Alexander Narozhny

Но перед этим дал свой комментарий.

Ответить
Развернуть ветку
Даня

Удобный док, только для старта можно обойтись без такого подробного разбиения. На старте, кмк, надо выработать привычку обращаться и следовать своей таблице, а излишняя дискретизация может этому только помешать
В общем, я тоже как-то пробовал - https://medium.com/@zkid18/как-я-пробовал-в-тайм-менеджмент-или-сколько-времени-вы-на-самом-деле-работаете-418da3e173b4

Ответить
Развернуть ветку
Doco4ka

Понравилось оформление)

Ответить
Развернуть ветку
X_X

Нде... досталось автору.

Хэйтят те, кто не пытается хоть как-то улучшить свою жизнь. Каждый кто ищет, пропускает через себя.

У кого-то склад ума требует усложнений, ему нужны планировщики, таблицы и т.д.

А кто-то просто делает, у него не получается он делает по-другому или другое дело, без всякого планирования и анализа.

И получается и у тех и у других (или не получается). Смысл во всём этом найти то, что подходит именно тебе.

Сам перепробовал кучу всего, пока остановился на Evernote+GTD (для долгосрочного) и Habitica (для краткосрочного, ежедневного и привычек), как раз очень подходит Ваша таблица. Но в Habitica не учет времени, а мотивация на выполнение правильных привычек и действий.

Ответить
Развернуть ветку
fingertipsads

херасе ты в среду дрых

Ответить
Развернуть ветку
Денис Якорев

Я себе бота для телеги написал для учёта времени. Удобно записывать время сразу после дела, не надо запоминвть, чтобы потом в таблицу перенести. Кому интересно - @trackway_bot

Ответить
Развернуть ветку
Rasul Kishov

Вспомнилась вот такая софтина
https://toggl.com/
Но это учет времени только за компьютером, конечно. Тяжелее всего не лениться этим пользоваться, хотя и расходов по времени на нее минут 10 в день.

Ответить
Развернуть ветку
Ramil Urazmanov

Крутой документ, благодарю!

Ответить
Развернуть ветку
Николай Шевчик

Всегда думал, что «просто» – это когда не нужно запариваться. А тут всё намешано, так ещё и интерфейс из нулевых.

P.S. А в таблице нужно выделять час-два на заполнение самой таблицы?

Ответить
Развернуть ветку
Voin Mraka

Саша, ты в плену иллюзий ;]

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Nevedovsky
Автор

Почитал бы развернутый комментарий.

Ответить
Развернуть ветку
Nick Manson

Гуглу не доверяю. Поставлю задачу в My Life Organized перенести структуру этого файла.
Но только после того, как найду правильный таск менеджер, который меня устроит во всем.
Ну и последний сезон Better Call Saul надо сначала посмотреть.

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Efremov

Ну и так, для ремарочки: template читается как [ˈtemplɪt], так что пусть уж лучше шаблон :)

Ответить
Развернуть ветку
Анастасия Сергеева

Только не бейте. Зачем так мучиться с таблицей, если все давно продумано за вас в приложениях на айфоне, коих с такими колонками и прочим - десятки, только с приятным интерфейсом, разделением на разные категории и и д?

Ответить
Развернуть ветку
Laisan Shafikova

Александр, а вы в течении дня ведете какие-то записи?
Я на следующий день не вспомню, что я делала что-то 10 минут :)

Ответить
Развернуть ветку
portgsm .

Да ладно, чего вы накинулись.
Мне тоже эти планировщики через неделю бесят и летят в мусорку.
Но человек бесплатно делится, уже респект!

Ответить
Развернуть ветку
Константин Суворов

Несколько месяцов назад наткнулся в Google Play на приложение "Мои дела - Планировщик дел".

Выглядит как студенческая работа, но невероятно простое и понятное. Очень круто буквально за пару минут можно все раскидать по дням.

Никаких сложных систем, никакой траты времени на планирование. Прям то что нужно, пока другие создают огромные приложения, которые только забирают время.

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Nikitin

Меня немного пугают люди, которые так педантично, кропотливо и скрупулёзно подходят к тайм-менеджменту, а точнее к его анализу. И мне кажется, или такую таблицу реально удобно вести только с десктопной версии? Я лично не могу нормально обращаться с такими массивами с телефона. А этот девайс ой как пригодится, если у вас высокая загрузка.

Ответить
Развернуть ветку
Кристина Сатико

Вы не не один такой сумасшедший :)
Я начала трекать потраченое время осенью 2013 года, когда испытала острую потребность в организации своего распорядка дня. О системе Любищева узнала спустя год, но книгу Гранина так и не удосужилась прочесть, ограничившись статьями из интернетов.
Первые 2 года трекала только рабочее время, чтобы правильно определять свой почасовый рейт. Последние 3 года трекаю все свои действия за компьютером, имеющие отношение к работе и учебе (самообразование); трекаю потраченое время на собственные проекты и на достижение определенных целей, растянутых во времени. Было несколько перерывов длиною в 2 месяца, когда я отдыхала от учета времени, но привычка брала своё и я снова возвращалась к Toggl и к своим эксель табличкам.

Ответить
Развернуть ветку
Надя

А как вы анализируете совмещённые занятия?
К примеру, когда одновременно: грибы собирать/аудиокнигу слушать, уборка/телефонный разговор, пробежка/видеоролик посмотреть.

Ответить
Развернуть ветку
Владимир Попрыгин

Несколь лет пользуюсь Rescue Time на компьютере. Сделал ряд важных открытий для себя. Ведь программа учитывает абсолютно каждую секунду потраченную за компом. Сколько игр, сколько соцсетей, сколько работы... Пробуйте.

Ответить
Развернуть ветку
Damir Makhmudov

Да, весьма занимательно. Круто, что люди самостоятельно разрабатывают подобные решения в обход готовым системам. Оригинально что была выбрана именно Google таблица. Сделали в офисе на ней же систему учета рабочего времени, идея пришлась ко двору и спустя пару месяцев система превратилась в полноценную crm. Без скриптов не обошлось но все же. Респект автору за идею

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Перова

Спасибо за шаблон!

Ответить
Развернуть ветку
Paul B

А это разве не вольная интепритация книги Яны Франк «Муза и Чудовище»

Ответить
Развернуть ветку
Ника Бойе

Не проще ли воспользоваться каким-либо готовым продуктом? А не гугл-таблицей, где все намешано. В идеале, где присылаются уведомления и система сама подсказывает, как организовать день.

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Nevedovsky
Автор

Подскажите мне такой, и я попробую 😉

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Павел Сайк

Про учет, про тайменеджмент, про управление. Просто напомню сказку https://moi-skazki.ru/russkie-skazki/skazka-pro-schastlivogo-muravya

Ответить
Развернуть ветку
79 комментариев
Раскрывать всегда