Вот тут я позволю сделать себе небольшое отступление и задаться вопросом, чем руководствуются люди, которые прочитали твое письмо, которые не находятся на встрече, но которые игнорируют обращение? Причем самое большое удивление вызывали люди, которые здоровались в ответ на твое приветствие и затем не прекращали отвечать на последующие сообщения.
Мотивация для чего? Чтобы позвонить и не писать? Мотивации тут нет. Это офисный персонал. Если он не занят на проекте, то есть рутина, ему это не надо. А вот консультантам, входящим в моё подразделение, это нужно, так как растёт объём решаемых обращений. Поэтому порядок спускается директивно.
Но в целом вы правы, так как уровень бюрократизации процессов зашкаливает.