Как экономить время и управлять вниманием: 7 лайфхаков

Своими способами контролировать хаос уведомлений и не откладывать важные дела на потом делится Scrum-мастер Райффайзенбанка Артём Кротов.

За наше внимание идёт борьба. Начиная с рекламы по телевизору, придорожных баннеров, push-сообщений в смартфоне и заканчивая звонками с незнакомых номеров, нам все время хотят что-то предложить, продать или в чем-то убедить. Но, отвлекаясь на такие раздражители, мы теряем драгоценные ресурсы: наше время и нашу мыслительную энергию, нужные нам для действительно важных дел.

Я собрал 7 лайфхаков, которые, при разумном подходе, помогут экономить эти ресурсы. Поехали!;)

Лайфхак №0. Асинхронная обработка входящих

Речь коллеги по соседству, уведомления в телефоне, текст на экране компьютера, входящие в почте – всё это информационные потоки. Часто они поступают к нам единовременно, и мы моментально реагируем на них. В итоге мы теряем время и энергию на переключение с одного дела на другое, а главную задачу либо не успеваем завершить, либо делаем кое-как.

Работать лучше и быстрее можно, если распределять информационные потоки и стараться обрабатывать наименьшее количество запросов одновременно. Я попробовал разные способы, и в следующих разделах расскажу, какие мне помогли.

Лайфхак №1. Организовать время в соцсетях

У меня есть аккаунты в 2-3 соцсетях, и раньше мне приходила целая лавина уведомлений о новых "лайках”, предложениях о дружбе и других важных — с точки зрения этих сетей — событиях. Лишь открыв одно такое сообщение, через 15 минут я обнаруживал себя посреди бесконечной ленты пушистых котиков или фото друзей из отпуска в Таиланде. А на скучной встрече или в метро рука автоматически тянулась за смартфоном, чтобы проверить, вдруг я что-то пропустил.

Я задумался: можно ли уменьшить нерациональные траты времени в соцсетях? Конечно, есть радикальный способ: удалить свой аккаунт ;) Мне этого не хотелось, потому что соцсети для меня – не только развлечение, но и средство общения с родственниками и друзьями в других городах и странах. Помог простой шаг – я удалил приложение со своего смартфона. Есть ещё менее радикальный способ – выходить из учетной записи каждый раз после окончании сессии. Теперь я больше не отвлекаюсь на уведомления во время рабочего дня, а все новости проверяю за раз: например, вечером после ужина.

Лайфхак №2. Управлять нотификациями в смартфоне

Стоит отложить смартфон на час, и экран заполняют сообщения из чата родителей группы "Ягодка" детского сада, уведомления о просмотрах и комментариях к недавно опубликованному видео, "пуши" о последних событиях в приложениях или обновлениях. Этим хаосом легче управлять, если оставить лишь самые важные нотификации и заблокировать остальные. Например, я нашёл такие инструкции для Android и iOS.

Чтобы проверить все события, которые накопились за день, как и для соцсетей, я выделяю определенное время — по 15 минут утром, в обед и вечером. Сначала немного переживал, что могу пропустить срочные сообщения, но потом понял, что в действительно важных случаях мне, скорее всего, позвонят или обратятся лично.

Лайфхак №3. Настроить правила сообщений в Outlook

Мне всегда казалось, что создавать правила для входящих в Outlook умеют все, и что это легко. Но потом я стал замечать у коллег большой объем непрочитанных писем (может, и у вас так?), в которых трудно найти действительно важные. На мой вопрос: "Ты же знаешь, что можно настроить правила и обработать бóльшую часть входящих автоматически?" — они, как правило, отвечали: "Знаю, но мне некогда это делать".

В первый раз настройка правил займет минут 10-15, но потом они сэкономят вам гораздо больше времени. Лично у меня выходит до 1-2 часов еженедельно. Для настройки можно воспользоваться помощью на сайте Microsoft или поискать другие инструкции.

Лайфхак №4. Вести плоские списки рабочих/личных дел

Глядя на список дел, мы обычно беремся не за самые важные задачи, а самые понятные. Например, когда нужно "Написать диплом" или "Подготовиться к сессии", мы подсознательно откладываем их на потом и выбираем другие дела, попроще. А потом садимся за работу в последнюю ночь, обещая себе, что в следующий раз точно начнём заранее. Можете ли вы припомнить за собой такое поведение? Я так поступал постоянно.

В больших задачах нас пугает неизвестность. Уменьшить её можно, сформулировав маленькие шаги, каждый из которых выполним за 20-30 минут. Они понятны, и браться за них уже не страшно. Например, эту статью я писал, следуя коротким пунктам: "Набросать план", "Описать настройку правил сообщений в Outlook" и т. д. Действительно помогает ;)

Сделав пару небольших задач в рамках большого и сложного проекта, вы снизите неопределенность в широком смысле, и у вас в голове возникнут идеи следующих задач. Так вы постепенно будете открывать карту местности (как в компьютерных стратегиях).

Чем меньше списков дел (личных/семейных/рабочих) и мест их хранения (блокноты/ приложения/крестики на руке), тем проще определить приоритеты и ничего не забыть. Я пользуюсь сервисом Todoist, но можно выбрать любой понравившийся лично вам – вот неплохой список. В использовании блокнота я тоже не вижу ничего плохого, главное, чтобы он был всегда под рукой.

Лайфхак №5. Применять метод "помидора"

Мне нравится техника концентрации, которая называется методом "помидора". Eго суть – фокусировка на одной задачей в течение фиксированного промежутка времени.

  1. Определитесь с задачей, которую будете выполнять.
  2. Поставьте "помидор" (таймер) на 25 минут.
  3. Работайте, ни на что не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит. Если на ум пришла отвлекающая мысль, запишите её и немедленно возвращайтесь к работе.
  4. Сделайте короткий перерыв (3-5 минут).
  5. После каждого четвёртого "помидора" сделайте длинный перерыв (15-30 минут).

Подробнее о технике можно узнать из этой статьи.

Лайфхак №6. Использовать чек-листы

Меня часто отвлекают блуждающие мысли, вроде: "А я выключил дома утюг?" или "Все ли мы подготовили к отпуску?". Но думать об утюге на работе бессмысленно, а готовность к отпуску вряд ли проверишь по дороге домой. Чтобы эти мысли не всплывали в моей голове в ненужный момент, я собираю их в чек-листы и храню там, где их было бы полезнее всего увидеть при подготовке. Например, комплекс упражнений – в спортивной сумке, а список для подготовки к командировке – в папке "Travel" в облачном хранилище. На сайте 365done.ru можно найти примеры чеклистов на разные случаи.

Так же я оформляю в чеклисты списки книг/фильмов/идей на будущее. Их удобнее хранить не в общем списке дел, а в отдельном месте в блокноте, проекте в планировщике или папке в облаке.

Лайфхак №7. Общий календарь (личные/рабочие дела)

Лучше сосредоточиться на делах помогает общий календарь для личных и рабочих планов. Можно завести несколько, но постоянно синхронизировать их между собой.

Я добавляю в рабочий календарь все личные события, которые могут повлиять на рабочий график, т.е. в период с 8 до 19 в рабочий день. Так мои коллеги всегда знают, где меня найти, и не теряют, если я вдруг забуду предупредить их, например, о визите к врачу. И вообще, планировать важные события из разных сфер жизни удобнее, когда все они находятся в одном списке.

Заключение

Эти лайфхаки – не исчерпывающее руководство по личной эффективности. И, к сожалению, они не универсальны. Будут ли вам удобны данные инструменты, можно проверить только на практике. Только так вы сможете подобрать для себя идеальные рецепты, и может быть, это произойдёт не с первой и не со второй попытки. Поэтому дерзайте, пусть эти лайфхаки помогут вам сделать первые шаги. А изменения, которые вы почувствуете, наверняка вдохновят работать над эффективностью дальше. Поехали? ;)

0
8 комментариев
Написать комментарий...
Sandy Bell

Максим Дорофеев придэ...
Порядок наведэ...!

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Korovin

спасибо, бро, всегда интересно понять чужой опыт в этом деле. подчерпнул пару интересных идей.
хейтерам - умный человек всегда найдет чему научится.

Ответить
Развернуть ветку
Семен Смирнов

В Райффайзене со Скрамом явно не все хорошо, если их мастера не стесняются писать такую банальщину

Ответить
Развернуть ветку
Max Politov

Ох эти хейтеры под постами))

Ответить
Развернуть ветку
timmson
Автор

Семен, проверить все ли хорошо у нас со Скрамом можно на интервью. Готовы?) https://hh.ru/vacancy/28271663

Ответить
Развернуть ветку
Nick Manson

Единственный и самый важный лайфхак. Не благодарите.

Ответить
Развернуть ветку
Малазийский Боинг

Сейчас бы аутлук в 2018-ом 🤷‍♂️

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Korovin

увы, у очень многих в корпоративной структуре он на подкорке(

Ответить
Развернуть ветку
5 комментариев
Раскрывать всегда