Что мешает предпринимателям избавиться от рутины, освободить до 4 часов в день и думать головой

Когда собственник начинает свое дело, он движим благородными мечтами — дать миру то, чего раньше не было, заработать на этом и развивать бизнес до межпланетных масштабов. Далее происходит волшебство — из идеи возникает компания с клиентами, сотрудниками, товаром.

А потом, происходит примерно следующее: компания развивается, приходят новые сотрудники, клиенты, собственник работает над бизнесом по 40, 60, 80 часов в неделю, но бизнес дальше не растет. Время в сутках закончилось. Круглые сутки владелец впахивает, не поднимая головы: «Некогда думать! Работать надо!» Он тратит на бизнес все своё время, а в результате получает всё меньше и меньше. Бывает так, что владелец проработал больше всех, а весь доход раздал на зарплаты и долги, оставшись без зарплаты. Так и в депрессию можно впасть!

Давайте разберемся, почему владелец компании вместо развития бизнеса, семьи и себя занят поддержанием бизнеса на плаву, отдавая при этом все своё время.

Обычно, в таких ситуациях обвиняют:

• экономическую ситуацию,
• воровство сотрудников,
• неспособность людей выполнять простейшие задания.

Но ведь основатель все придумал, основал бизнес, нашел сотрудников, был причиной всех причин, а стал жертвой обстоятельств. Так же быть не может? Впрочем решение на поверхности:

• наведи порядок в учете,
• систематизируй работу сотрудников,
• автоматизируй ключевые участки,
• и займись уже РАЗВИТИЕМ бизнеса!

Когда начинаешь объяснять, что такое «наведи порядок в учете» или «систематизируй работу сотрудников», часто оказывается, что есть тысяча и одна причина, из-за которой: «сейчас этого не сделать, но как только, так я бла-бла-бла, так сразу наведу порядок».

Я консультирую по наведению порядка в процессах и автоматизации с 2003 года. Часто причины торможения бизнеса не в компаниях, не в государстве, а в голове собственника. Это самые настоящие страхи, которые помогают ему найти причину «не делать» или «сделаю потом». Решить все проблемы можно, только если собственник готов победить свои страхи. Остальные проблемы решаются организационно-техническими средствами.

Этот страх мешает заниматься стратегическим развитием бизнеса.

Когда основатель начинал бизнес, он все делал сам, за всем можно уследить. Закупить товар, постоять на кассе, найти и нанять сотрудников, считать финансы, выдавать зарплаты. А каждая ошибка — даёт ценный опыт, помогает улучшить бизнес, процессы и товар. Каждый раз, решая задачу собственник не формализовал критерии:

• Качества товара для контроля,
• Скрипта для разговора с потенциальным покупателем,
• Личных и профессиональных скилов будущего работника и так далее.

Когда бизнес подрос, пришлось делегировать. Как следствие удлинилась рука контроля. Что происходит на приемке товара узнаешь со слов или с отчета сотрудника, часто спустя несколько дней. Задач больше много, за всеми не уследить.

Собственник наняв профессионалов, ждёт от них работы «как надо», а объяснить «как надо» не может. А сотрудник делает как ему сказали: «Делай как для себя!», «Сделай от души!». Потом критика: «ну что ты заказал у поставщика», «я бы 100 раз продал во время этого разговора». Результат предсказуем.

Недавно работал с директором, который нанял дизайнера — обновить сайт. Во время переговоров, звучали такие термины: «ламповый дизайн», «дружественный интерфейс». В результате директор потратил ещё 10 часов личного времени на эту задачу и внесение правок. А зачем?

Если вы нашли у себя нечто похожее, я рекомендую «отпустить ситуацию». По-другому никак, вам придется расставить приоритеты ценностей, что для вас важнее: сэкономить собственное время и принять результат исполнителя, который работает или потерять личное время и сделать «так как надо». Для любой задачи необходимо описать желаемый результат, доносить свои хотелки и ожидаемый результат исполнителям. Не грех объяснить, почему нужно «именно так».

Некоторые собственники живут с девизом: «Хочешь сделать хорошо, сделай это сам». У них сотрудники каждый день косячат, делают ерунду, постоянно пьют кофе и работают по 3 часа в день, за ними нужен глаз да глаз.

У этого страха, кроме очевидного последствия кражи времени, есть другой, более серьёзный, собственник не может найти сотрудников и делегировать какие-то задачи. Постоянно жить с ощущением, что все вокруг бездари и полностью некомпетентны — страшно.

Некоторые собственники стоят «за спиной» сотрудников, настраивают видеонаблюдение, включают слежку на компьютерах и контролируют каждый клик, надеясь, что сотрудники будут работать и приносить пользу — это иллюзия, как только такой собственник отвернется, все откроют пасьянсы, соцсети и займутся своими делами.

Деятельные сотрудники не любят отношения к себе как к малым детям. Они пришли в компанию, чтобы развивать себя, решать интересные задачи, развивать бизнес. Именно в таком порядке. Пошаговый контроль, недоверие — демотивирует. Следствие такого режима: порча толковых сотрудников, апатия, прокрастинация, сброс ответственности, уход талантливых сотрудников из компании (для сотрудников, последний вариант самый лучший).

Я встречал собственников, которые тратили по четыре часа в день на сотрудников, чтобы проговорить задачу и принять отчет. А ведь это время можно было посвятить себе, стратегическому планированию. Если контролируете задачи сотрудников — автоматизируйте процесс, сократите время на рутину, а сменив подход к контролю и доверив сотрудникам самостоятельный поиск решения, вы получите толковых сотрудников и выполнение задач.

Когда основателю предстоит доверить управление продажами, финансами, производством, логистикой и тому подобное наемным менеджерам, его сковывает страх обесценивания. Ведь эти менеджеры заменят родные принципы управления собственника чужими, профессиональными. Собственник не согласен с тем, что делают менеджеры не потому, что они неправильные, а потому, что боится остаться не у дел! У Адизеса такая ситуация называется «Ловушка основателя».

В этот момент собственником руководит страх «невостребованности». Раньше каждый вопрос требовал его решения, а теперь непонятно в чем себя проявить.

Люди часто начинают бизнес в той сфере, в которой разбираются. В остальных сферах ему приходится постоянно учиться и трудиться, пока компания маленькая. Как правило, такая работа не мотивирует, не радует. Работа, которая не приносит удовольствия, но необходима — считается рутиной.

Лучшее место собственника там, где он наиболее компетентен. Всё остальное нужно делегировать менеджерам и выстроить систему контроля. Я называю это «уволить себя из компании», в какой-то момент это придется сделать каждому предпринимателю, заняться стратегическим управлением и нанять вместо себя операционного директора. Так в свое время сделали Билл Гейтс и Стив Джобс и не прогадали.

Это отчасти обоснованный страх. Корнями он прорастает в беспорядок в управленческом учете и плохо организованные процессы. Без автоматизированного контроля персонал — филонит, тащит домой все, что плохо лежит. Встречаются случаи, когда менеджеры уводили из компании клиентскую базу или стратегических поставщиков. Такой страх отбирает доверие к сотрудникам, приводит к тотальным проверкам, контролю, инвентаризации, а значит и к потере времени. Плохо, если улетает в трубу время владельца. Еще хуже, в компании возникает культура недоверия. Все враги друг другу, никакой командной работы.

Директор в одной компании установил камеры для слежки за рабочими местами, а в туалет поставил автоматический выключатель света. Через пять минут в туалете выключался свет. И что вы думаете? Получил текучку 80% кадров, кражи ТМЦ, отвратительную репутацию. Было потрачено куча времени владельца на разбирательства, вместо того, чтобы заниматься делом.

Доверять сотрудникам сложно, для этого придется вкладываться в построение команды, личных связей и тому подобное. Поверить, что наемные работники не загубят дело вашей жизни — тяжело. Лучше превратить недоверие предпринимателя в задачу «выстроить систему учёта». Учет не должен напрягать персонал, он должен быть нормальной частью жизни. Ведь злоумышленников пугает не тяжесть наказания, а его неотвратимость. Добросовестные сотрудники чувствуют себя комфортно, если за их спиной нет надзирателя с плеткой, контроль выстроен и упорядочен. Руководители отвечают за показатели отделов, а собственник за суммарные показатели.

Если вдруг вас посетила мысль, что вы завалены работой, а бизнес не приносит былого азарта, значит пришло время спасать компанию и себя. Рекомендации одинаково простые и действенные:

• наведите порядок в процессах и ролях,
• разберитесь как клиент получает ценность и как ваши бизнес-процессы влияет на это,
• напишите должностные инструкции,
• наведите порядок в учете ТМЦ, финансов, продаж и так далее.

Разберитесь, по каким показателям вы измеряете хороший результат. Какими активами вы владеете, где они хранятся, как превращаются в прибыль.

Назначьте руководителей подразделений и материально ответственных лиц.

Автоматизируйте учет и бизнес-процессы, так к руководителю попадают неискаженные данные, сокращаются трудозатраты, бизнес становится точнее и быстрее.

После выполнения этих действий сотрудники понимают свою роль и ценность для компании. Не придется стоять за спиной с плеткой, и сотрудник знает, какую функцию выполняет сам.

Время собственника — самый дорогой ресурс компании! Берегите себя.