Как я держу инбокс пустым

Есть два типа людей. От первых слышишь: «упс, не вернул письму непрочитанный статус, и оно затерялось в потоке общих писем». Вторые используют пустой инбокс.

Для начала похвастаюсь. Обычно мой почтовый клиент выглядит так:

Инбокс пуст

Суть

Договоритесь сами с собой, что будете держать инбокс пустым. Настройте почтовую программу так, чтобы входящие сообщения было удобно архивировать. Разработайте правила архивации. Выделите для разбора входящих определённое время и за это время разбирайте все сообщения так, чтобы инбокс оставался пустым.

Профит

Входящие сообщения не теряются, на них сложнее забить, скорость ответа возрастает, хаоса в жизни становится меньше.

Технология

«Пустой инбокс» — клёво звучит, но чтобы его по-настоящему внедрить в свою жизнь, придётся постараться.

Первым делом, нужно настроить почтовую программу. В популярных программах с этим нет никаких проблем, кнопка архивации или уже есть или её не сложно добавить. Обязательно добавьте хоткей, чтобы работать эффективно. У меня мак, поэтому я добавил сочетание Команд+Шифт+A прямо в систему:

Хоткей для архивации

Но, конечно, одной кнопки «Архивировать» недостаточно, чтобы инбокс стал пустым. Самое главное — это правила архивации входящих сообщений. Правила должны быть такими, чтобы можно было быстро принимать решения по входящим разного типа. Все правила подчиняются главному: если вы открыли и прочитали письмо, вы должны сразу его обработать и заархивировать.

Ниже правила, которые придумал для себя я:

Просто ответ. Если письмо простое, то и проблем нет. Коллега попросил файл?

→ Отправить файл и тут же заархивировали переписку.

Нужен контроль. Иногда переписку не хочется потерять. Скажем, дизайнер прислал макет, ты написал замечаний и ждёшь следующую версию. Но дизайн нужен тебе самому, потому что передавать его разработчикам тебе, а не дизайнеру. Поэтому хочется оставить письмо в инбоксе на случай, если дизайнер завозится. Если так поступать, инбокс очень быстро засрётся. Моё решение основано на том, что я стараюсь работать со взрослыми людьми и доверять им. Дизайнер прислал макеты?

→ Написать замечания и тут же заархивировали переписку. Когда дизайнер пришлёт следующую версию, переписка всплывёт.

Нельзя потерять или задача. Бывает, что задачу из письма ни в коем случае нельзя потерять. Например, мы накосячили с клиентом и поручили менеджеру разрулить. Но если менеджер не сделает это вовремя — катастрофа. Поэтому надо в заданное время прийти и проверить, разрулил он или нет.

Или разработчики должны получить к утру среды текст. Поэтому во вторник нам надо его написать.

Эти ситуации очень похожи. Надо что-то сделать в определённое время?

→ Запланировать себе задачу в календаре. Если нужно, ответить, что взял задачу. Тут же заархивировали переписку.

В этом сценарии задача планируется «в календаре», потому что я использую приложение «Календарь» для всех своих задач: «Как я ослабил прокрастинацию с помощью приложения „Календарь“».

Большое письмо. Если вопрос в письме требует развёрнутого ответа, то это просто задача. Редакция интересуется инновационными подходами к управлению проектами?

→ Запланировать время на написание ответа. Ответить, когда пришлёшь ответ. Тут же заархивировали переписку.

Несрочное. Очень похоже на предыдущий вариант, но если дело несрочное, иногда лень или даже непонятно, что с ним делать. Например, надо заплатить за хостинг, но ещё три месяца есть. Сейчас платить? А куда спешить? А когда, если не сейчас?

→ Запланировать себе задачу в календаре на более позднее время, например, через месяц. Тут же заархивировали переписку.

Не мне. Бывает, прилетает письмо с задачей, которую могут решить другие ребята или кто-то из помощников. Надо наколбасить банеров под другие форматы на основе существующих?

→ Делегировать задачу. Если надо, ответить, кому и как делегировал. Тут же заархивировали переписку.

Баг. Разновидность предыдущего. Но баг обычно требует срочного исправления, делегировать надо быстро. Поэтому нужно организовать «отдел» поддержки проекта, которому можно было бы переправлять сообщения о багах. Написали о баге, и есть отдел поддержки?

→ Переправить сообщение в поддержку, они разберутся. Тут же заархивировали переписку.

Слишком сложно. Иногда вопрос полезный и именно ты им должен был бы заняться, но понимаешь, что не сможешь или не успеешь. Тогда надо честно и быстро отказаться. Предлагают новый проект?

→ Ответить, что сорри — нет, не смогу сейчас взяться. Тут же заархивировали переписку.

Дело по проекту. Если пришёл совет или комментарий о какой-то конкретной штуке в каком-то проекте и это не баг, надо оставить след — создать задачу в менеджере задач проекта, сделать черновой слайд в презентации, добавить тезисы в текст доклада. След надо оставить так, чтобы я его увидел, когда буду работать над проектом в обычное время. Читатель прислал классную историю для книги?

→ Скопипастить историю в черновик рукописи книги, чтобы позже заняться. Поблагодарить читателя. Тут же заархивировали переписку.

Правила у каждого свои, конечно.

Хитрости

Отправить и заархивировать. В почтовом клиенте «Спарк» раньше была кнопка «Отправить и заархивировать», которая делала ровно то, что описано в статье. Я не пользуюсь «Спарком», но, возможно, вам подойдёт.

Снуз. В современных почтовых клиентах встречается функция «снуза», которая убирает письмо из инбокса с тем, чтобы прислать его повторно спустя какое-то время. Мне кажется, что эта функция вредна — решение не принимается, а откладывается, а поток входящих возрастает, теперь туда приходят и новые и старые сообщения.

Как разгрести завалы. Если вас уже завалило входящими сообщениями, просто так пустой инбокс не включишь, надо что-то сделать с завалами. Пока в ящике 53 996 писем — как было у меня, когда я начинал — систему не изменить. Первым делом нужно разгрести завалы:

1. Выделите все «старые» входящие (Команд+A) и уберите с глаз долой в папку «Долгий ящик». Инбокс стал пустым, поздравляю!

2. Настройте работу с инбоксом так, чтобы он каждый день становился пустым.

3. Каждый день перед всеми делами разгребайте сообщения из долгого ящика, пока не разгребёте все. Подробнее об этом читайте в описании подхода «Текущая инициатива».

Не только почта. Метод пустого инбокса работает не только для почты. Он годится для любых систем, где есть сообщения, которые собираются в какое-то место и которые надо обрабатывать.

Как-то я с ребятами из DRIVE2.RU запускал сервис отзывов о компаниях: «Как мы в DRIVE2 создали площадку для отзывов об автобизнесах и почему она лучше всех остальных». Поток отзывов оказался больше, чем мы могли промодерировать.

Мы взяли нового модератора специально для отзывов. Когда он пришёл, завалы были огромные. Примитивное решение, которое подсказывала интуиция,— посадить модератора разбирать поток отзывов, начиная с самых старых. Но это было бы плохое решение.

Мы воспользовались подходом пустого инбокса. Убрали все старые отзывы в «ящик». Добились, чтобы модератор научился разбирать 100% отзывов за день. Когда он вышел на необходимую мощность, разгребли отзывы в ящике, подключив несколько человек. Дальше модератор стал работать сам и справлялся с потоком.

Недостатки

Не обнаружены.

Не работает, только если не обрабатывать сообщения. Если сообщения всё равно скапливаются, обычно проблема в том, что не хватает правила обработки каких-то сообщений или на обработку не выделено конкретное время в рабочем дне.

P. S.

Пустой инбокс отлично сочетается с подходом «Сделать завтра» и планированием дел в календаре.

0
55 комментариев
Написать комментарий...
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Эван Макгрегор

Я, наверное, жутко консервативный, но когда перекидывают тз через вк,воцап,Вайбер и мессенджер, - блин бесит. Есть негласный стандарт - эл.почта . Хватит уже через тамтамы бизнес вести. И, да, синхронизация планировщиков тодулист,трелло с ней уже давно есть.

Ответить
Развернуть ветку
Просто Сергей

ИМХО: как раз в мессенджерах часто теряются задачи, переписки, необходимость ответить при большом потоке сообщений.

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Денис Демидов

Стремно зависеть от одной компании.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Alkothrone

Не хочу обидеть автора статьи, но в статье слишком много текста для такой незначительной инфы 🤷🏻‍♂️🤷🏻‍♂️

Ответить
Развернуть ветку
Эван Макгрегор

Что в духе современного SEO

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Yevseev

Заархивировал эту бесполезную статью

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Кузнецов

Главное остановиться до того как начнёте бросаться на людей с криками: "Инбокс пустой? Пустой? Пустой?! Пустой?!!".

Ответить
Развернуть ветку
Konstantin Mednikov

В наше время необходимо пользоваться двумя почтами. Основная для важных вещей и регистраций на важных сайтах, и вторая - для спама. Имея одну, охуеешь от количества спама и рассылок.
На основной у меня всегда пустой инбокс, я отписываюсь от ненужных рассылок и там за крайне редким исключением нет ничего, что мне не нужно. А если нужно зарегистрироваться на один раз - есть фейковая почта.

Ответить
Развернуть ветку
Yury Molodtsov

Еще можно иногда отписываться от рассылок и нажимать кнопку «Спам». Gmail очень хорошо удаляет спам.

Ответить
Развернуть ветку
Кроко

Достаточно одного гмейла. Если кто не знал, то письма на [email protected] и [email protected] приходят в один и тот же ящик, где успешно могут быть отсортированы по строке whateveruwant в адресе получателя. Ну и address можно еще бить точкой(точками) как угодно. [email protected] то же самое что и [email protected], например

Ответить
Развернуть ветку
Александр Полозов

И основной gmail, а фейковый mail.ru , столь много там рекламы.

Ответить
Развернуть ветку
4 комментария
какой-то иван

какой в этом смысл, если существует кнопка "непрочитанные"?
и даже если возразить про:

упс, не вернул письму непрочитанный статус, и оно затерялось в потоке общих писем

кнопка "важные" для кого?

какая-то философия на пустом месте и изобретение велосипеда.

Ответить
Развернуть ветку
Dmitry Porkhaev

У этого есть смысл, в Джедайских Техниках Максима Дорофеева это описано

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Олег Волков

Вы открываете почтовый клиент и видите все письма (прочитанные, непрочитанные, необработанные, исполненные, с файлами и просто рассылка ерунды). Мозг автоматически на это реагирует.

Уже потом, вы открываете "непрочитанные", но стоит вам ошибиться и забыть сделать действие с письмом (принять решение), оно падает в общую свалку прочитанных автоматически... и вам надо там копаться и депрессовать от копания и разбора, ничего ли я не забыл прочитав старые письма.

Как-то так.

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Евгений Томпсон

Так мы и до эффективного менеджмента скоро дойдем)

Ответить
Развернуть ветку
Andre

Если есть необходимость держать именно инбокс пустым, то лучше не архивировать переписку, а создать папки/теги/что-то со схожим функционалом и перетаскивать письма туда. На письма с таймером можно сделать функцию отправки на свой же адрес.
Тогда в инбоксе будет либо что-то важное и/или срочное, либо только не разобранное.

Ответить
Развернуть ветку
toverovskiy
Автор

Сам по себе пустой инбокс — это только символ. Главное, чтобы входящие были обработаны. А если они не обработаны, но разложены по папкам, смысла не очень много

Ответить
Развернуть ветку
toverovskiy
Автор

С месенджерами всё тоже самое в плане подхода, а вот в плане техники — хз, потому что архивацию там ещё не придумали, насколько я знаю

Ответить
Развернуть ветку
Bucky Bucks

Чищу инбокс раз в пару лет. Остальное время просто отмечаю как прочитанное. Можно кстати в mail.app смотреть только не прочитанные письма и для этого не надо ничего делать. Первая подсказка если нажать на поисковую строку. Не понимаю смысла лишних движений

Ответить
Развернуть ветку
Макс Мухарёв

Это отличная идеология, которая сильно упрощает жизнь. Хотя в каких-то случаях я все же теряю контроль. Например, если в почте лежит оплаченный счет. Или билет в кино, на самолет. Пока не получил заказ, я могу обращаться к нему несколько раз. Его нельзя отложить. Архивировать тоже как-то не совсем правильно, так как придется лезть в архив. Отдельные папки не хочется, так как там будет хлам. Пока не выработал хорошую стратегию.

Какое-то время назад эту идеологию перенес в браузер. Перестал держать миллион открытых вкладок. Стало гораздо проще )

Ответить
Развернуть ветку
Artem Korsunov

Я билеты (обычно все они в PDF) переношу в Saved Messages в телеграме, когда билет использован — сообщение можно удалить.
Таким образом, все билеты хранятся под рукой в одном месте, они загружены в кеш (на случай плохого интернета) и к ним есть быстрый доступ.
Альтернативой телеграма может служить апп с заметками.

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Аида Керимова

Мой инбокс всегда чистый) не архивирую, а раскладываю по папкам.

Ответить
Развернуть ветку
Bsetty Bssyetts

Это самая правильная реализации. Inbox (Входящие) содержит только ту почту, которая ещё не обработана, т.е. требует внимания на чтение, ответ, согласование или прочие действия. После того как письмо было прочитано, на него либо сразу даётся ответ и тогда оригинал письма попадает в папку Обработанные либо перемещается в другие папки, например, На согласование, Добавить в проект, Ответить позже, Сделать тикет, Длительные задачи и т.д. Уже много лет использую такую логику работы с почтой и ничего нигде не теряется. Всегда можно легко найти любое письмо за несколько лет и проследить всю цепочку работы с ним. В общем, чистый inbox и нормальная сортировка писем - это наше всё!

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Yuri Parfentcov
Ответить
Развернуть ветку
Yury Molodtsov

Ну вот на третьей странице будет что-то важное по тегам, и вы это не увидите.

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Andrey Vladimirsky

лучше делать как типичный менеджер - просто никогда не читать почту и не отвечать на звонки

Ответить
Развернуть ветку
Yury Molodtsov

Для полноценного Inbox Zero нужен почтовый клиент, который позволяет влегкую ставить snooze или reminders о тредах.

Это не откладывает решение, это если дизайнер в указанном примере так и не ответит.

Ответить
Развернуть ветку
Anton Ilabanau

лол тупо из инбокса плодить кучу тасков и дедлайнов в календаре.
очешуеть решение.

Ответить
Развернуть ветку
toverovskiy
Автор

Почему тупо? Я предлагаю включать голову

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Максим М

Как я держу инбокс пустым? - Да никак!

Ответить
Развернуть ветку
Eugene Vasilev

Хм, или нанять человека, который будет сортировать письма и доносить важный до сведения владельца почтового ящика - в распечатанном виде, "Вам письмо пришло, сэр..."

Ответить
Развернуть ветку
Анатолий Ветринцев

В оутлуке настроил отмену автоматической отметки письма как прочитанного при просмотре и все.

Ответить
Развернуть ветку
Stanislav K

Всегда держу инбокс пустым, в ватсапе тоже чищу диалоги. Так как то проще жить..

Ответить
Развернуть ветку
Роман Травников

Я просто не подключаю почту

Ответить
Развернуть ветку
dss

Статья о том. как сделать слона из мухи

Ответить
Развернуть ветку
Vladimir Marchenko

Прочёл статью, но так и не понял, зачем пустой инбокс.
Прочитал письмо или даже просто тему письма и в зависимости от содержимого:
1) либо сразу удаляю его,
2) либо сразу что-то делаю / принимаю к сведению,
3) либо заношу задачу в список задач.
Иногда совмещаю #2 и #3.
В редких случаях, когда после или во время прочтения вывод такой, что чтение надо отложить, письмо просто отмечаю непрочитанным до следующего планового подхода к почте.
Чем пустой инбокс лучше, что под него надо заводить дополнительно какие-то хоткеи и прочие правила?

Ответить
Развернуть ветку
Просто Сергей

Я бы дополнил статью методиками вроде "Джедайской техники пустого инбокса". "Просто заархивировать" - с моей точки зрения не единственный верный вариант.
Многие рекомендуют папки "сделать", "справочно", "контроль" (чтобы проконтролировать того же дизайнера с делегированной задачей ближе к дедлайну, например).

Ответить
Развернуть ветку
Кроко

Слишком усложнено. Технология значительно проще. Есть только три вида писем: требующие действий (немедленных или отложенных - преобразуются в задачи с датой или без или сразу выполняются), полезно-информационные (инфа складывается в приложение заметок, вики и прочие, более подходящие, чем куча папок в почте, места) и бесполезно-информационные (можно читая или не читая отправить хоть в архив, хоть в удаленные, основные признаки - вы в цц или в бцц, отправитель - сервис, где был оставлен емейл и т.п.). Отсюда два вида действий перед сожжением письма: 1) создать задачу (или сразу выполнить ее не создавая) и 2) сложить информацию из письма в другое приложение, где ее удобно будет найти (искать в почте будет неудобно, даже не пытайтесь там что-то хранить).

Заметка на полях: оставляйте дату-время и отправителя письма в важных задачах или информации, чтобы было понятно "откуда ноги растут", если что-то пойдет не так или работаете со специфичными типчиками. Из этих же соображений можно еще и архивировать письма в общую кучу, а не удалять. По этой причине правила плохо подойдут при работе с мессенджерами (сослаться на сообщение потерянное в автоудаляемой хистори почти невозможно), но всегда можно самостоятельно продублировать или попросить письмом переслать просьбу, а то и попросить завести задачу в предназначенном для этого инструменте.

Если вы столкнулись с ситуацией когда неясно что делать с письмом, то подумайте, какого приложения вам не хватает или какое нужно заменить или расширить функционал, удержитесь от искушения сложить письмо в "специальную папочку на потом", если только это не deleted items. Папочки годятся только для случая, когда вы точно не будете в них ничего искать, для душевного комфорта, не более. Кто искал в них за пару лет при десятках писем в день - поймет.

Итого. Перед удалением/архивированием всегда только два действия по любому письму. Все переносится или в удаленные или в специальные приложения. Вот, например, всего 4 приложения (окей, 4 типа приложений) для содержания инбокса пустым: https://qz.com/work/1095665/email-sanity-how-to-achieve-inbox-zero-using-four-apps/

Ответить
Развернуть ветку
Михаил Романов

До сих пор не привыкну, что люди не особо "заморачиваются" по поводу своей речь - как говорят, так и пишут.

Ответить
Развернуть ветку
52 комментария
Раскрывать всегда