Идеальная пара: методика GTD и таск-менеджер Omnifocus 3

Привет. Я думаю, что каждый хотя бы размыто, но знаком с системой Getting Things Done. Если нет, то лучше начните с основ, таких как "сбор входящих". В этой же статье я расскажу о том, как я упростил стандартную GTD-цепочку, начал получать от таск-менеджмента больше удовольствия и той самой полу мифической продуктивности.

Основная философия Дэвида Аллена — это сбор, обработка и организация мыслей, которые подходят под определение "задача", т.е то, что нужно (можно) сделать. Эти три этапа мы и будем максимально упрощать, используя для этого Omnifocus 3.

Важный момент. Omnifocus — это эксклюзив macOS и iOS, но подходы, которые я применяю можно достаточно легко адаптировать под практически любой популярный "задачник". Делитесь в комментариях своими инсайтами и "воркфлоу", которые придут в голову после прочтения.

Один из самых сложных моментов в GTD — это приучить себя максимально автоматизировано выгружать любые мысли с приставкой "надо" и "хочу" в специальный буфер. Это позволяет снизить нагрузку на мозг и освободить достаточно большие ресурсы: думать становится проще, снижается тревожность и ясность ума.

И тут проявляется первое из преимуществ именно OF3 — количество способов наполнение "Входящих". Их действительно много:

Стандартный интерфейс программы. Через "плюсик", шорткат CMD+N или по нажатию на клавишу "Ввод".

Мобильное приложение. Про него в идеале стоит рассказать отдельно, но если коротко — функции точно такие же как на десктопе, добавление задач происходит через основной интерфейс или виджет. Есть отдельные версии для iPhone и для iPad.

Контекстное меню Finder. Службы —> Отправить в Omnifocus 3. Удобно отправлять файлы.

Глобальный шорткат (сочетание горячих клавиш). Выбирается в настройках, через него можно добавить задачу из любой точки MacOS.

Zapier или Ifttt. Эти штуки позволяют создавать задачи в автоматическом режиме, например из писем, которые приходят вам на Gmail. У Zapier более ста интеграций.

Специальный Email. Выглядит таким образом — [email protected]

Расширение для Chrome. Отличный инструмент, если приходится работать за Windows.

Alfred 3. Сам не пользуюсь, но знаю много фанатов.

Apple Watch. Отдельное, адаптированное приложение.

Сири. Нативно умеет выполнять четыре команды, новые добавляются через Siri Shortcuts.

Можно быть уверенным — если мысль пришла в голову, то вы сможете ее отправить в омнифокус. Причем во всех случаях вы можете не только добавить сам факт задачи, но и сразу же указать дополнительные параметры: теги, проект, текстовый или аудио комментарий, дедалйн и так далее.

Дополнение на основе комментариев. Адепты программы Things утверждают, что в OF3 задачи добавлять целое приключение. Поэтому я записал сравнительную гифку, которая это опровергает.

В OF3 добавление задач во "Входящие" через основной интерфейс возможно по нажатию клавиши "Ввод", что максимально просто и интуитивно. В Things только "пробел" или шорткат CMD+N, который так же есть и в Омнифокусе.

Упрощение процессе "инбоксирования" я внес только одно — не добавлять ни одного из вышеописанных параметров. Задача всегда отправляется в "Инбокс" в виде одной строчки текста и необходимых вложений (фото\аудио\ссылки). Только потом, при обработке я уделяю этому внимание.

Исключением являются срочные и актуальные прямо сейчас задачи, которым стоит задавать все поля с самого начала, дабы она сразу же попала в "Прогноз". Об этом позже.

Из интересных моментов, облегчающих формирование привычки "инбоксировать" могу выделить один момент — закидывайте в "входящие" абсолютно всё. Мысли, идеи, заметки, ссылки, списки покупок, новые имена, номера телефонов, фотографии чеков из магазина и т.д.

Теперь давайте перейдем к следующему звену в нашей цепочке продуктивности.

Самый главный момент, который стоит для себя определить — столько раз в день разгребать эти авгиевы конюшни. Моя философия тут проста: актуальные на сегодня задачи я просто не помещаю в "Инбокс", остальные сортирую один раз, в конце дня.

Изначально, если это что-то актуальное, то при добавлении в "Омни" я присваиваю ей тег, что автоматически исключает задачу из буфера "Входящих". Для этого используется специальная настройка.

И так как это актуальная задача, то чаще всего ей назначается все остальные уточняющие параметры — дедлайн, примерное время выполнения, комментарий.

На примере выше можно увидеть, что строка "Проект" не заполнена. Часто с задачами, которые вклиниваются в рабочей день внезапно и без предупреждения указывать проект просто не имеет смысла. Ты просто делаешь ее, отмечаешь завершенной и забываешь о ее существовании.

Если же вы перфекционист и любите, чтобы все желало по полочкам, то нет никаких проблем. Главное тут другое — упрощение взаимодействия с задачами. Теперь же давайте поговорим о том потоке, который вы сохраняете на перспективу.

Одна из вещей, которая пугает как новичков, так и опытных адептов продуктивности — оптимальное использование инструментов "проекты" и "теги". Моё изобретение — использование только трех тегов, которые регламентируют отношение к задаче:

Сейчас или никогда. Те самые, активные проекты и задачи, которые нужно сделать или взять в работу на этой неделе или в течении дня.

Важно, но позже. Приостановленные проекты и задачи, которые актуальны, но не в ближайшее время. Их судьба будете решена во время еженедельного обзора.

Мусор. Все задачи\идеи, которые потеряли ценность в моих глаза. Этот тег используется очень редко, в основном для тех единиц информации, которые жалко удалять. Обычно провисев в этом статусе примерно месяц, я окончательно удаляю задачу, так как вижу ее абсолютную бесполезность.

Для меня теги — это установка приоритета для задачи, возможность отделять самое важное от того, что в целом есть в моем поле зрения и будет важно уже на следующей неделе. Для работы с приоритетами и ключевыми задачами я использую методологию Agile Rusults вкупе с сервисом Notion.so, но об этом я расскажу в следующей статье, ибо тема еще обширнее чем GTD + OF3.

Сейчас же давайте закончим тему обработки задач, рассмотрев один из главных инструментов — проекты.

Мой подход в отношении этого инструмента все такой же и в отношении тегов — минимализм. Все проекты я храню двух папках: бизнес (работа) и жизнь (все остальное).

Плюс еще один проект типа "отдельные дела", который программа генерирует автоматически. Это технический проект, в который попадают либо мелкие дела, либо те, где затраты на придумывание называния отдельного проекта не стоят свеч.

Для примера я создал еще одну папку, на которой я проиллюстрирую для вас как силу самой программы, так мой подход подойдет далеко не всем. Начнем с названия папки — "Большая область жизни". Почему именно так?

Мне нравится концепция "сфер жизни человека" (упер ее из Agile Results), но я упростил ее еще больше, сведя лишь к двум знаменателям. Для меня это удобно, но я заметил, что большинству из моего окружения намного удобнее 8 стандартных папок из "колеса жизни", по которым можно более изысканно раскидывать свои дела. Поэтому будем использовать именно этот подход.

Т.е первая важная сущность в нашем таск-менеджемнте — папка. Это сфера жизни или группа областей, в которых вы варитесь ежедневно. Внутри папок могут быть подобласти. Например, если мы остановимся на том, что наша папка — это Здоровье, то внутри можно оформить подпапки тело (походы к стоматологу), разум (психотерапевт), спорт (утренние пробежки) и т.д. Все зависит от ваших проектов, которые эти области будут наполнять.

Проекты — это второй неоспоримый плюс именно Omnifocus 3, так как и в нем существует целых три типа, под разные сценарии.

Параллельные проекты. Самый распространенный тип, когда в рамках проекта имеется список задач, которые можно выполнять в любой последовательности и по завершению всего списка проект можно считать завершенным (для этого есть отдельная галочка).

Параллельные проекты хороши тем, что практически ничем вас не ограничивают. Вы можете создавать в их рамках как жесткие GTD-проекты (у которых должно быть явная стартовая точка "А" и финальная точка "Б"), так и что-то, где концы затерялись во времени и пространстве. Вас ничем не ограничивают.

Последовательные проекты. То же самое, что и параллельный проект, но с жесткой последовательностью дел — пока не завершишь предыдущий шаг, следующий не будет доступен для отметки.

Благодаря жесткой и однообразной структуре, данный тип задач очень часто делают повторяющимся. Т.е созданный проект можно зациклить, чтобы после завершения он автоматически дублировался на следующий день\неделю, в точно таком же виде. И так до бесконечности или до установленного лично вами дедлайна, это тоже можно настроить. Как и оповещения, но это уже такая банальность, о которой я не буду распыляться — все стандартно.

Список отдельных дел. Данная сущность — это и не совсем проекты. Они даже на уровне идеологии называются "списки". По сути, это разновидность папок, в которые вы можете складывать тематические задачи, мало связанные друг с другом.

Часто это что-то, у чего нет явного "финала", той задача после которой проект можно считать оконченным. Это просто дела, объединенные местом, целью или чем-то еще. У меня, например, есть список дел "утро", в который я закидываю всякую мелочь уровня "купить булку хлеба".

Со временем у вас формируется набор нужных папок, списков дел и повторяющихся проектов. Остается только наполнять их создавать новые, по мере поступления задач\идей. Где-то на этом месте начитает проклевываться вторая волна продуктивности (первая была после внедрения "входящих" и очистки головы) — вы намного четче начинаете понимать, из чего состоит ваша жизнь.

Теперь мы перейдем давайте поговорим о том, как работать с задачами и проектами в рамках дня, недели и целого месяца.

Третьем ключевым преимуществом OF3 является вкладка "Прогноз", в которой можно очень удобно распланировать целую неделю или даже месяц, причем сделать это максимально понятно с визуальной точки зрения.

Для меня тут два самых важных момента — возможность указать дедлайн и примерное время на выполнение задачи, а также выставление приоритетов с помощью "флажков". В плане приоритетов я сторонник правила "3х3", которое является частью все той же Agile Results. Почитайте по ссылке о том, что это если не в курсе или ждите мою статью про AR, в которой я расскажу о ней в контексте моей глобальной системы продуктивности.

Кроме этого, в эту вкладку можно интегрировать ваш Apple или Google-календарь. Я таким не пользуюсь, но подсветка праздников и дней рождения из контакт-листа (он синхронизируется с календарем) — это очень удобно.

Финальный инструмент, без которого сложно представить как GTD, так и Agile Results — это "Проверка". Если в рамках последней — это ежедневная, вечерняя проверка, то в рамках GTD и Omni — это еженедельны обзор или пятничная проверка.

Эта та штука, которую многие туду-приложения игнорируют, а ведь это один из ключевых инструментов, позволяющих избегать неприятных неожиданностей, забытых обещаний и постоянного откладывания на потом чего-то, что вы запланировали пару недель назад, отчего эта задача или проект уже успела покрыться слоем из новых, более актуальных вещей.

Суть этого мероприятия — пройтись по всем проектам, вспомнить что-то из отложенного, оценить прошедшую неделю и расставить приоритеты на следующие 7 дней.

Основная работа состоит в том, чтобы расставить статусы, теги, даты и дедлайны. Занимает это от 30 минут до одного часа, если неделя была насыщенная и напряженная.

Для "пятнички" у меня имеется отдельный чек-лист, который вы могли видеть на предыдущем скриншоте. Выглядит он следующим образом:

1. Все ли источники входящих обработаны?
2. Все ли задачи в списке задач все еще надо сделать?
3. Просмотрите свой список активных проектов. Есть ли задачи, которые стоит занести в свой список задач для дальнейшего продвижения проектов вперед?
4. Все ли проекты в вашем списке проектов все еще активны? Может быть, вы уже какой-то из этих проектов завершили?
5. Просмотрите задачи, завершенные на прошлой неделе. Надо ли (можно ли) еще что-то сделать?
6. Запланировали ли вы те задачи, которые вам обязательно нужно выполнить на этой неделе?
7. Запланировали ли вы те задачи, которые вам обязательно нужно выполнить на этой неделе?
8. Просмотрите календарь на неделю/две вперед. Надо ли что-то сделать в связи с увиденным?

Его я использую в те моменты, когда мозг совсем не хочет варить и есть шанс что-то упустить. Пользуйтесь, если для вас такая процедура непривычна, чек-листы — это сила.

Это статья рассчитана на тех, кто только присматривается к GTD или хочет упростить свой таск-менеджер на его основе. Именно поэтому тут не упоминания "Перспектив", других подходов к тегам или проектам. Это "Zen GTD", в котором только самое важное для ежедневной работы и жизни.

Я не могу сказать, что этот подход идеально подойдет для Todoist, Things или любого другого популярного таск-менеджера, но отдельные его части абсолютно универсальны. Поэтому расскажите в комментариях, какие у вас впечатления от статьи, что из этого вы уже используете и что планируете интегрировать в свою систему в основе который лежит не Omnifocus 3.

И конечно же, если было полезно, то ставьте статье плюсец и подписывайтесь на мой телеграм-канал или группу ВК, где я стараюсь выпускать такой полезный контент на регулярной основе.

Спасибо за внимание!