Как мы учитываем задачи и рабочее время в юридическом сервисе Solver

Юридический сервис Solver основывается на двух основных китах: во-первых, все наши юристы находятся не в Москве, а в нашем региональном офисе; во-вторых, мы стремимся оптимизировать наши внутренние процессы так, чтобы делать нашу работу максимально эффективно — как минимум, эффективнее, чем другие.

Ну и, наконец, еще один важный момент: наше ценообразование, если посмотреть тарифы, в значительной степени построено на часах, а раз так, то учет всех рабочих часов, а также адекватное описание того, на что они потрачены, является ключевым моментом.

Не секрет, что на рынке уже представлено несколько решений для учета задач и времени. Не буду их перечислять – названия на слуху. Основная причина, почему мы их не используем, проста: все эти решения представляются мне достаточно сложными с точки зрения их ежедневного использования – юристу нужно предпринять определенные усилия, чтобы создать клиентскую задачу и зафиксировать время, потраченное по ней. По крайней мере, мне, человеку, воспитанному на решениях, используемых в Эрнст энд Янг, все эти решения показались излишне громоздкими.

Вместе с тем, как раз ключевая задача состоит в том, чтобы фиксировать задачи и время стало максимально просто. Иначе юрист делает это... скажем так, без вдохновения :).

Результатом всех наших метаний стало собственное решение, которое мы постарались сделать простым в той мере, в какой это вообще возможно. И эта простота обеспечивается, в первую очередь, тем, что мы не стали писать собственный код, а воспользовались доступными ресурсами – инструментами всеми любимой корпорации Google. Получилось, конечно, несколько неказисто, но напомню, что мы делаем это для себя, а не на продажу. Я уже не говорю про то, как быстро мы это запустили и как мало нам это стоило.

В основе нашего решения классические гугл шитс. Тем не менее, эти листы (мы их называем модулями) подверглись достаточно глубокой доработке и настройке, в результате чего превратились в единый взаимосвязанный организм.

Всего у нас три основных модуля:

• В Административном модуле создается клиент и задаются его основные параметры. Вообще, это модуль задуман как единый центр управления всеми внутренними функциями, начиная от клиентов, биллинга и заканчивая персоналом. Однако это – в перспективе.
• В Модуле учета задач юристы фиксируют задания, которые поступили от клиентов, а также текущий статус по этим заданиям.
  
• В Модуле учета времени фиксируются трудозатраты в разрезе задач, юристов и т.п.
  

Давайте я расскажу, как это все функционирует на примере нашего нового ключевого клиента – ООО «Ромашка».

Это стартовый модуль. Пока он дает возможность только создавать и редактировать клиента, однако его функционал будет постепенно нарастать.

Сейчас создание клиента осуществляется следующим образом – давайте посмотрим на примере «Ромашки»:

Создавая клиента, я задаю основные параметры ценообразования по нему. Также я указываю, под каким именем этот клиент будет виден в Модуле учета задач: исторически сложилось, что в этом названии также содержится указание на юриста, курирующего этого клиента.

Наконец, создание нового клиента ведет к автоматической генерации трех гугл ссылок: по ним клиент может отслеживать статус выполнения его задач и время, фактически потраченное на них, а также может получить доступ к гугл-папке с документами, которые мы для него генерируем. Обо всем этом подробнее смотрите в конце статьи.

Как только (и после того, как) наша «Ромашка» в Административном модуле, она становится доступной в Модуле учета задач.

В этом модуле работают наши юристы. В нем сразу же после получения задачи они фиксируют суть и тип задачи по клиенту, кто ее инициатор, каков статус исполнения и когда дедлайн. Делается это путем простого заполнения ячеек гугл шита. Никаких выпадающих меню, кнопок «Создать», паролей/логинов и т.п.

Как видите, у нас там еще есть полезный столбец «Внутренние комментарии»: в нём партнеры смогут сделать любые замечания для своих юристов, которые сочтут нужным.

Создать задачу, не заполнив все поля, невозможно. Если дедлайн пропущен, то юрист получает «напоминалку» об этом.

Модуль учета задач – сквозной. В нем можно просмотреть все задачи, которые мы решали для «Ромашки» на разных этапах сотрудничества.

После создания «Ромашки» и появления конкретной задачи по нему, юрист сможет выставлять на нее свое время. Фиксация времени в модуле возможно только по задаче, которая отражена в Модуле учета задач.

Выставление времени тоже делается предельно просто – надо лишь заполнять еще один гугл шит. Работа, на которую ушло более двух часов, естественно, требует более детального обоснования.

Юристы заполняют модуль ежедневно, так что партнеры и клиенты видят, что делали юристы в течение дня и по каким задачам они работали.

Здесь же партнеры могут «модерировать» время в тех случаях, когда количество потраченных часов представляется им завышенным на фоне сложности поставленной задачи, и они не считают правильным выставлять все потраченные часы клиентам. Видите, юрист потратил на работу 8 часов, а нам кажется, что там максимум 0,4 часа - именно это время попадет в отчетность для клиента.

Задача со статусом «Выполнено» в Модуле учета задач исчезает из Модуля учета рабочего времени и становится недоступна для выставления часов.

Если задача достаточно сложная, то по ней накапливается несколько часов двух-трех юристов. При этом клиент будет видеть, что конкретно делалось в рамках этой задачи и кто из юристов это делал. Это особенно удобно при билинге, поскольку наши клиенты ежемесячно получают не только акт/счет, но и приложение с детальной расшифровкой всех трудозатрат юристов за прошедший месяц.

Модуль учета времени не является сквозным. Он создается ежемесячно – как показала практика, такой формат более удобен по многим показателям - и для партнеров, и для клиентов.

Каждому клиенту в онлайн режиме доступно два отчета, которые генерируются из данных, «подтягиваемых» из Модулей учета задач и времени. Как вы помните, ссылки на эти отчеты генерируются автоматически на стадии создания клиента в Административном модуле. Там же эти ссылки всегда можно найти.

Первый отчет – это статус по всем задачам, выполняемым для "Ромашки". Отчет собирает отдельные данные по ней из Модуля учета задач, причем делает это в онлайн режиме – как только юрист зафиксировал ту или иную задачу или внес в нее изменения.

Второй отчет содержит данные о фактических трудозатратах текущего месяца – эти сведения подгружаются из Модуля учета времени. В этом случае менеджменту "Ромашки" доступны сведения о задаче, юристах, работавших по ней, и фактическом времени. Файл обновляется ежемесячно, и он особенно удобен тем клиентам, которые приобретают тарифы с ограничениями по доступным часам в месяц.

Задача на ближайшее время – это доработка Административного модуля. Мы хотим, чтобы он превратился в центр управления всеми внутренними процессами Solver. Параллельно мы работаем над первой версией личного кабинета клиента – в начале следующей недели он в тестовом режиме начнет функционировать на lawsolver.ru – собственно говоря, он уже доступен нашим клиентам, хотя не все об этом еще знают.