Культура текста: как писать, чтобы с вами хотели работать

Моя рабочая деятельность уже более пяти лет сводится почти исключительно к письменному общению. Сегодня я поделюсь тем, что понял о нём за это время, и расскажу, как нужно (и как не нужно) писать, а кроме того – как читать то, что написали вам (не удивляйтесь, если знаете, для многих это тайна за семью печатями).

Запорожцы пишут e-mail турецкому султану  Илья Ефимович Репин

I. КАК ПИСАТЬ НЕЗНАКОМЦАМ

Итак, вы предлагаете сотрудничество или партнёрство незнакомому человеку. Разложим процесс по полочкам, здесь нет мелочей.

1. Приветствие

Есть мнение, что здороваться в сети бессмысленно. Возможно, это так для тех, с кем общаешься постоянно, но для тех, кому пишешь впервые, приветствие, скорее всего, послужит показателем вашей общей воспитанности. Для кого-то его отсутствие вполне может служить причиной вообще не читать дальнейший текст (для меня, например, да).

Здравствуйте Фото с Unsplash.com

2. Кто вы и откуда

Представляемся очень коротко, не перечисляя все свои многочисленные регалии. Упомянуть стоит лишь о том, что имеет отношение к делу: кто вы и откуда.

Пример:

«На связи Сергей Иннер, главред издательства Чтиво»

В соцсетях, где ваши имя и фамилия сразу видны, конечно же, их дублировать не нужно.

3. От общего к частному

В первом сообщении/письме никто не хочет видеть больше одного-двух абзацев. Вы сэкономите время собеседника и собственное, если опишете своё предложение максимально обще и только в случае заинтересованности адресата раскроете частности (причём тоже постепенно).

Пример:

«Мы занимаемся изданием современной художественной литературы в новом формате и давно любим Ваш портал. Хотели бы предложить сотрудничество»

Довольно общая картинка Фото с Pixabay.com

4. Адаптация

Иногда я пишу талантливым подросткам-иллюстраторам с предложением работы, иногда – директорам музеев с предложением услуг контент-студии. В обоих случаях я начинаю общение одинаково: с приветствием, на «Вы», коротко, обще. Первые же ответные сообщения дают понять, какой стиль диалога приемлем для собеседника. Это не значит, что если вам отвечают, например, без больших букв и знаков препинания, то вы сразу же должны переключиться в аналогичный режим. Но от некоторых формальностей это вас может избавить, что проще для обеих сторон. Не бойтесь быть на равных с собеседником, не превозносите ни себя ни его – ни то ни другое не сделает общение более комфортным. Если интерес обоюден, то собеседник не прекратит общение из-за того, что вы написали «Вы» с маленькой буквы.

Кадр из прекрасного фильма «Адаптация», режиссёр Спайк Джонз, сценарист Чарли Кауфман

5. Интерес читающего

Чем раньше собеседник поймёт свой интерес, тем выше вероятность, что он дочитает послание до конца и ответит. Чтобы получить, сначала нужно отдать, так что лучше с этим не затягивать (не в ущерб здравому смыслу, конечно).

Пример:

«Мы предлагаем Вам получать 50% чистой прибыли от каждой книги, купленной на нашем сайте пользователями, перешедшими по ссылке с Вашего сайта (сверка по UTM-меткам)»

Памятник трафику Фото с Pixabay.com

6. Побуждение к ответу

Старое как мир, но действенное правило. В конце послания уместно спросить, интересно ли собеседнику то, что вы предлагаете. Если нет, он всё равно, скорее всего, не ответит. Но если он заинтересован и сомневается, то вероятность ответа возрастёт.

Пример:

«Если это может быть Вам интересно, пожалуйста, напишите мне в ответ или на [email protected]»

Нестареющий референс для почти всего Фото с Commons.wikimedia.org

7. Ссылки

Ссылка в первом письме может считаться моветоном, но это зависит от того, как её преподнести. По моему опыту, уместно завершать ей послание – на случай, если собеседнику в общем интересно, но он хочет узнать больше, не утруждая себя вопросами к вам. Если есть возможность, то ссылку всегда лучше встраивать в текст, это красиво и облегчает восприятие.

Пример:

«Узнать больше о нас и ознакомиться с нашими книгами Вы можете на сайте Чтива»

Линки Изображение с Pixabay.com

II. КАК НЕ ПИСАТЬ НЕЗНАКОМЦАМ

Теперь поговорим о том, чего делать не нужно.

1. Много сообщений

Давайте признаем, всех бесит множество сообщений, отправляемых подряд. Уместите весь текст в одно сообщение и только потом нажмите «Отправить», это ведь так просто!

Древний спам Пикча с MGAG

2. Голосовые сообщения

Пожалуй, худшее, что вы можете сделать, обращаясь к незнакомому человеку, – отправить ему голосовое сообщение. Едва ли кто-то оценит такое глубокое вторжение в личное пространство. Это практически то же самое, что подойти к незнакомцу на улице и обнять его. Если только он не держит табличку «Free Hugs». Но он не держит. Придётся поработать пальцами.

Памятник незыблемости текстовых сообщений Фото с Pixabay.com

3. Самореклама

Времена агрессивного маркетинга проходят даже в B-to-C, не говоря уже о B-to-B, где рыбак рыбака знает наверняка. Будьте честными, но не напирайте на то, какие вы крутые. Если это действительно так, то собеседник и без вас разберётся.

Дурной пример:

«Мы сотрудничаем с лучшими авторами современности, непризнанными гениями, пока ещё недооценёнными Достоевскими, Джойсами и Вирджиниями Вулф! Торопитесь! Партнёрских позиций осталось не так много, это Ваш шанс вписать имя своей компании в основание потенциально величайшего издательства современности! Читатели в полном восторге, вот здесь Вы можете ознакомиться с их поистине лестными отзывами!»

Дурной пример рекламы собственного сайта в материале на другую тему

4. Повторы

Если ваше сообщение прочитали и не ответили, значит, скорее всего, оно собеседника не заинтересовало. Если по какой-то причине вы всё же уверены, что оно должно его заинтересовать, то можно деликатно(!) напомнить о себе через какое-то время. Иногда это работает, но да не злоупотребим!

Добрый пример (через неделю):

«Здравствуйте снова! Просто хочу удостовериться, что Вас ничто не отвлекло от чтения моего предыдущего послания. Буду рад ответить на Ваши вопросы. Спасибо!»

Дурной пример (заразителен):

«Здравствуйте снова! Я писал Вам вчера, вижу, что сообщение прочитано, а ответа нет. Ну как так? Неужели Вы считаете, что моё предложение не достойно хотя бы письменного отказа? Я живой человек! Почему Вы все меня ИГНОРИРУЕТЕ???!!!1»

Колесо Сансары Robert Harding

III. КАК ПИСАТЬ КОЛЛЕГАМ

Издательство Чтиво – детище команды, не со всеми участниками которой я встречался лично (мы работаем из разных городов). Однако наша коммуникация не перестаёт радовать, при том, что общаемся мы почти всегда текстом. Будучи перманентной, переписка выходит на другой уровень. Итак, как общаться с коллегами и аутсорсерами.

1. Коротко

Когда вы общаетесь сутками, здороваться, например, действительно уже не так важно – пожелание здоровья как бы есть по умолчанию. Может, раз в неделю, лишним не будет. Краткость становится на первое место в силу ценности общего времени.

Переписка главреда с веб-мастером

2. Обоснованно, точно и тепло

Вместе с тем не стоит жалеть времени, чтобы чётко объяснить свою позицию или выразить отношение. В обратном случае вы рискуете стать в глазах коллег самодуром. Ничего не должно быть просто, потому что «я так хочу». А для поддержания тёплой атмосферы, когда не хватает слов, сил или времени, бесценны стикеры Телеграм.

3. Регулярно

Важно постоянно делиться с командой тем, что вы узнали, что планируете, о чём мыслите. Пока вы ничего не пишете, ничего не происходит, по крайней мере, в глазах коллег. Иногда кажется, что всё действительно застыло на месте, но стоит только начать писать, как вспоминается уйма важных новостей.

Новости в чате Совета Чтива

IV. КАК ЧИТАТЬ

То, как вы читаете входящий текст, не менее важно, чем то, как пишете исходящий. Тем более, что ваш ответ напрямую зависит от того, как вы прочитали сообщение. Текст не имеет эмоции, но, если вы устали или не в духе, то рискуете интерпретировать его неверно. Чтобы оградиться от этого, нужно воспринимать написанное:

1. Буквально

То есть буквально буквально. И ещё раз буквально. От слова «буква». Воспринимайте именно то, что написано, не домысливайте ничего от себя, даже если очень хочется. Если вы не в настроении, лучше не отвечайте, отложите чтение важного письма и тем более ответ на него до лучшего времени, от этого может зависеть всё.

Буквально Фото с Pixabay.com

Сократ говорил: «Никто не желает зла по своей воле». Время от времени я напоминаю себе об этом, чтобы не обмануться в переписке. Сам же нередко ловлюсь на том, что люди почитают мою краткость за грубость. Поэтому, прежде чем начинать совместную работу, я всегда стараюсь хоть раз встретиться лично или хотя бы переговорить по голосовой связи – это даёт понять взаимную расположенность. Когда контакт установлен, никакая краткость не помешает сотрудничеству. Впрочем, бывает, что и это не помогает.

В переписке выше я высказал просьбу соблюсти оговоренный при личной встрече порядок работы. Как видно, собеседник уже решил для себя, что порядок работы будет другим, вопреки устной договорённости. Ответом фотографа был отказ, а я, похоже, остался в его глазах малоприятным кадром. К сожалению, есть классные специалисты, которые считают, что можно сказать слово, а потом не отвечать за него, и для них это совершенно нормально. Есть и те, кто может написать слово и не отвечать за него, что, как по мне, вообще уже ни в какие рамки. Не надо так!

Постарайтесь взглянуть на полученный текст глазами отправителя. Скорее всего, он не хочет насолить вам или прекратить сотрудничество. Люди порой неаккуратно обращаются со словом в силу неопытности или в спешке. Но задача понимающего человека – помочь визави раскрыться перед ним с лучшей стороны. Бывает очень и очень непросто найти в полученном сообщении верный посыл и подобрать нужное словесное комбо для ответа. Но когда это удаётся, результат всегда стоит потраченных усилий.

Желаю успехов в применении материала на практике.

Да, я люблю руки Изображение с Pixabay.com
0
38 комментариев
Написать комментарий...
Bromberg

Человек, который вместо того, чтобы написать "привет" в ответ на чужое приветствие, пишет какую то дичь про экономию времени (ну да, набрать слово привет - это же целых 2 секунды - охренеть какие затраты времени, лучше человека обидеть) учит других общаться... Ну ОК.

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Иннер
Автор

Раз Вы решили это обсудить, то ОК. Тут есть два момента:

1. Обсудив это с коллегой один раз, мы больше никогда к этому не будем возвращаться, экономия времени налицо.
2. То, что человек подробно и обоснованно высказал свою мысль – признак точности и уважительного отношения к собеседнику. Вряд ли тот воспримет это как «какую-то дичь». Хотя Вам это и удалось.

Ответить
Развернуть ветку
Bromberg

Вы там пожар тушите нон-стоп, что у вас нет времени написать "привет" хоть один раз, хоть 100500 раз в течение года? - сама мысль экономить время таким образом - это плод больного менеджерского сознания (я сам менеджер, я знаю как такие мысли в голове возникают). Это секундная экономия, которая себя никак не оправдывает. Ну то есть можно общаться без приветствий, если обе стороны так привыкли, но не ответить на приветствие - это фейл.

И двойной фейл ответить так, как вы своему сотруднику ответили. По факту вы ответили "я с тобой не здороваюсь, Вася, потому что ты для меня не человек, а функция" - дизайнер или кто он там вам. Что Вася на это мог ответить менеджеру? Да, ок, не важно. А про себя Вася подумал: "ну ты и чудило..."

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Иннер
Автор

Повторюсь, мой коллега так это не воспринял. Наверное, потому, что он коллега, а не сотрудник, а я – его коллега, а не менеджер. Последняя часть статьи посвящена тому, как читать выходящий текст буквально и без эмоций. Возможно, Вам стоит акцентировать внимание на ней.

Ответить
Развернуть ветку
Bromberg

Тем удивительнее. Менеджером еще не стали, а профессиональная деформация уже началась ) Как ваш коллега воспринял - он вам не скажет. Люди обычно не озвучивают свои обиды, пока их не станет слишком много. Ну то есть может с этим конкретно коллегой вы пиво пьете после работы и можете с ним в рабочих чатах хоть матом общаться без обид - но для статьи это был плохой пример.

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Иннер
Автор

Напротив, менеджером я уже побыл, мне это неинтересно:) Да, наверное, здесь дело в том, что мы с ним уже давно сработались и понимаем друг друга с полуслова. Собственно, подраздел был как раз об этом. Но, возможно, я показал это недостаточно очевидно.

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Кузнецов

Статья примитивная и абсурдная до ужаса.Здесь нет никаких 7 печатей,это все заложенно даже чисто на интуитивном уровне,как сходить в туалет.
- привествие
- суть дела.
все...
Говорить о какой то буквальности?Люди бывают разные,так же как и голова на плечах у всех своя, со своими мыслями.Кто то не так сказал кто то не так понял,где вытекают двух смыслености.Поэтому здесь больше подошло бы конкретизация , не понял - переспроси уточни,но не проеби ибо сферы общения бывают разные.

В целом статья бесполезнейшая...
Если и описывать деловой этикет и общение то уже брать из разряда утонченное,с отсылками на глубокую психологию(по типу сильных фраз).

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Иннер
Автор

Возможно, я общаюсь с какими-то другими людьми, чем Вы, потому что описанные в материале ошибки наблюдаю сплошь и рядом. Надеюсь в будущем написать статью, которая будет полезна в том числе Вам и Вашему кругу общения. Или прочитать её.

Ответить
Развернуть ветку
Андрей Захарченко

Сергей, а вы принципиально игнорируете пробелы после знаков препинания, сами знаки препинания между частями сложных предложений и дефисы в словах с частицами? У меня эти правила заложены на интуитивном уровне, но, как оказалось, это не для всех одинаково работает...

Ответить
Развернуть ветку
Tatiana Malysheva

огромное объяснение - почему не здороваюсь... можно просто за секунду написать привет и сразу перейти к делу.

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Иннер
Автор

Если Вы про скрин, то просто к слову пришлось. Так, конечно, объяснять действительно было бы дольше)

Ответить
Развернуть ветку
Denis Ka

Холодные письма - сразу в топку.
Но если абонент знаком, то лучший формат:
"Добрый день!
Сергей, по вопросу <описываем контекст> сообщаю, что <описываем проблему>, разрешить предлагаю следующим образом <описываем решение>.
ОК?

С уважением,
Иван Иванов
+7-916-123-45-67

Всё. Чем короче - тем лучше. Все маркетинговое облизывание, долгие вступления и протяжные либретто хороши в художественных романах, а не в деловой переписке.

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Иннер
Автор

Да, у меня написано примерно то же самое, но более развёрнуто. И речь действительно не про рассылку, а про «осознанное» общение со строго определённым адресатом.

Ответить
Развернуть ветку
Ольга Миронова

Хорошая статья.Человек поделился своим опытом.Очень тактичный подход!

Ответить
Развернуть ветку
Arthur Shimko

Открывал статью с мыслью улыбнутся (без злого умысла) от очередного «специалиста-3000», который вчера написал своё пятое письмо, а сегодня пришёл на vc.ru показать как надо, а тут - полезное чтиво, ещё и приятно написано, а ещё и картинки😅
Это, как мне видится, основа основ и во многом - здравый смысл, но как же этих простых правил многим не хватает.
Побольше бы такого качества статей на vc, спасибо автору 🙏🏿

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Иннер
Автор

Получил уведомление о комментарии и открывал его с мыслью, что на VC.ru снова кто-то недоволен, а тут приятные слова. Рад, что Вам по душе.

Ответить
Развернуть ветку
For Nothing

1 и 2 пункты:
"Доброго времени суток, на связи..."

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Иннер
Автор

Первое меня лично не смущает, хотя согласен, довольно заезженный шаблон. Предпочитаю «Здравствуйте», ибо короче. Из этих же соображений «на связи».

Ответить
Развернуть ветку
Антон Кузнецов

Занимаюсь продажей доменов на западном рынке. Нужно написать хорошее кп для рассылки компаниям.

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Иннер
Автор

Good luck with that!

Ответить
Развернуть ветку
Daria Titova

Странный отказ от приветствий. Всё-таки это банальная вежливость, даже в общем чате несложно написать «Всем привет!» и дальше уже продолжить по делу. С людьми, которые даже поздороваться не считают нужным, как-то не очень приятно общение развивать.

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Иннер
Автор

Разумеется, с этим я как раз не спорю! Речь только про случаи, когда общение идёт фактически сутками непрерывно.

Ответить
Развернуть ветку
Alex Antipov

Согласен, но не со всем:
- за приветствие "на связи" хочется сделать человеку больно,
- не нужно размазывать на несколько сообщений то, что можно сказать сразу, поэтому от частного к общему,
- ссылки вниз письма. Всегда.
Как не надо - хороший раздел.

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Иннер
Автор

1. Что не так с «на связи»? Чем бы Вы заменили?
2. Что не нужно размазывать, согласен, у меня в статье про это есть. Но большой текст, полный частностей сразу – это много времени. Вероятность дочитывания снижается.
3. У меня вроде так и написано.

Ответить
Развернуть ветку
Alex Antipov

На какой, нах, связи. Замените на "У аппарата" =)
По следующим пунктам: возможно, что вы имели ввиду именно это, но я прочитал и понял по-своему.

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Иннер
Автор

А если серьёзно? Чем почта или мессенджер не связь? Довольно кратко и просто.

Ответить
Развернуть ветку
Alex Antipov

Мы же о том, как сделать максимально просто/удобно/нейтрально. Вы в разговоре же никогда так не скажете, я надеюсь =) Напишите добрый день или здравствуйте. Все. Получатель вашей рассылки вас не знает. Представьтесь в подписи, если это так важно.

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Иннер
Автор

Если представляться только в подписи, то всё верно. Если представляться в начале сообщения, то «на связи» это как минимум короче, чем «меня зовут», я вот о чём.

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Любимов

"Для кого-то его отсутствие вполне может служить причиной вообще не читать дальнейший текст (для меня, например, да)."

Общее жизненное правило, не тратить время на общение с такими неженками. Это бесполезно, все равно не сразу так чуть погодя попадешь на очередную мину "после этого я не читаю".

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Иннер
Автор

Да, если только такая неженка не нужнее тебе, чем ты ей. Например, если она уникальный специалист или важный заказчик.

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Любимов

Все равно. И даже тем более. Какая разница, насколько он нужен, если он неженка и все равно слетит?

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Иннер
Автор

Если правда нужен, может, Вы найдёте секунду поздороваться, а в остальном он окажется даже и ничего. Никогда не знаешь наперёд.

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Кузнецов

Согласен.И мы с тобой только что увидели как ты сам ее допустил привознеся меня.(Сделав каким то уникальным,выделив персонально),где сам же это и описывал делать нельзя.
Где написать можно было иначе,совершенно. Как так?

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Иннер
Автор

Будет точнее сказать, что Вы увидели. Я лично – нет.

Ответить
Развернуть ветку
Tan Tal

Луйкайте, кого бесит «на связи петя залупкин», всегда такое ощущение, что ты капитан шепард и к тебе обращается очередной рекс по неизведанной космической связи

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Иннер
Автор

Весь день интересуюсь, и ни от кого пока не получил внятного объяснения, чем плохо «на связи». И уж тем более не понимаю, чем плохо быть капитаном Шепардом.

Ответить
Развернуть ветку
Nikita Tanygin

Тем, что это панибратско-псевдонеофициальный стиль, который показывает претензию на оригинальность автора письма (хотя вполне возможно, что у автора изначально такой мысли не было), по факту вызывает блевотные рефлексы и режет глаза.
В частной новостной рассылке блоггера может быть что угодно: "на связи/в эфире/вещает капитан Шепард". В деловом письмо оно тоже имеет право на жизнь, но вроде аудитория в комментах явно дала вам понять, что многих людей такой оборот не устраивает ;)

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Иннер
Автор

Аудитория действительно дала это понять довольно ясно. Мне нравится этот оборот, потому что коротко. И, в отличие от пресловутого «доброго времени суток», к этому я сам пришёл естественным путём, но, как видно, не я один. Хотя мне так никто пока не писал. Может, ещё напишут, а я их теперь с полным правом обматерю.

Ответить
Развернуть ветку
35 комментариев
Раскрывать всегда