Кейс Callibri: как собирать обратную связь от клиентов и что с ней делать дальше

Клиентский сервис то, клиентский сервис сё. Измочаленная, как игла мужского одобрения, тема. Но тренд есть тренд, поэтому я тоже решил измерить, так ли он (ну, сервис) хорош в моей компании.

Я был уверен, что у нас-то он прекрасен. Ох и удивительным (количеством нежданчиков и внезапных поворотов) это плавание оказалось. Потому не смог удержаться и собрал все путёвые заметки в эту статью: как начали собирать данные, как боролись с репрезентативностью, какое количество людей готовы давать обратную связь, как не быть токсичным, оставаясь настойчивым, сколько денег это стоит и что приносит.

Выбираем способ диагностики

Способ один — спросить у клиента, понравилось ли ему. А подхода два:

  1. Делать это в ручном режиме. Как, например, в автосалонах: «Драсьте, вы вчера были на ТО, готовы ответить на пять вопросов?».
  2. Опрашивать в автоматическом режиме.

Первый вариант хорош тем, что в человеческой беседе можно выведать гораздо больше полезного. А плох тем, что, во-первых, сильно зависим от интервьюера (менеджера, который обзванивать будет: вежливому отвечать будут охотнее, чем хаму), а во-вторых, способ этот чертовски дорогой.

Насколько дорогой? Специально заточенный оператор колл-центра вывозит около 150 звонков в день. Многим этого будет за глаза. Но! Нельзя просто взять и нанять одного сотрудника колл-центра. Где он будет сидеть? В какой системе работать? Кому подчиняться? Кем управляться? Что делать, когда заболеет?

Нельзя развивать новую для компании компетенцию одним сотрудником. Это вообще к любой компетенции относится. Есть вариант отдать обзвон на аутсорс в колл-центр. Подобные услуги стоят от 50 тысяч рублей в месяц, плюс затраты на контроль и систематизацию полученной информации. То есть можно в 100 тысяч рублей уложиться. Стоит ли оно того? Я считаю, что да, почему — расскажу ниже.

Но второй подход гораздо проще, дешевле и достовернее, потому что может быть автоматизирован на 100%. А результат тот же. Поэтому я выбрал его, о нём и поговорим.

Что нужно сделать до старта опроса

Определиться, как именно всё будет работать. У меня получился такой чек-лист:

  1. Решить, как часто можно дёргать клиента (спойлер: не чаще раза в неделю).
  2. Придумать не отвратные для клиента тексты опросов.
  3. Придумать органичные реакции на опросы. Нужно показать, что нам не пофиг. Иначе в следующий раз клиент свою оценку не даст.
  4. Наладить бизнес-процессы: что необходимо предпринять после каждой оценки. Иначе ради чего всё это.
  5. Построить систему, которая будет опрашивать клиента тем же способом, которым он обращался.

Как может работать система

Мы построили всё с нуля по чек-листу выше. Система (мы назвали её «Око») оценивает звонки через SMS, а обратные звонки, чаты на сайте, в соцсетях и мессенджерах — непосредственно в самом чате.

В процессе теста я понял, что к списку выше стоит добавить ещё одну настройку: длительность диалога, чтобы отсечь тех, кто ошибся, баловался и фродил. Иначе эти ребята будут тратить время ответственных и деньги компании.

Вот так система работает на практике:

После каждого обращения «Око» анализирует, пришло ли время опросить клиента. Если да — задаёт ему вопрос.

Клиент ставит оценку от одного до пяти, система благодарит клиента, сохраняет ответ и уведомляет ответственных.

Как следить за оценками

Всё задумывалось ради контроля. Система должна моментально отправлять уведомление о полученной оценке руководителю отдела продаж. Вообще, у нас три независимых менеджерских отдела, и все руководители получают уведомления, но в повествовании я буду упрощать до «отдела продаж».

Этого достаточно, чтобы вовремя отрабатывать негатив, замечать ошибки и успехи менеджеров. Но KPI на этом не построить.

Иногда оценки приходят в нестандартном формате. У нас пятибалльная шкала, но были такие варианты ответов: «Збс, спасибо», «7», «100500!».

В ряде случаев оценки не соответствуют действительности:

  • когда низкую оценку ставят за проблемы в продукте, а не за работу менеджера,
  • клиент ошибся,
  • попался спамер.

Поэтому все оценки до попадания в KPI должны модерироваться. В нашем случае они стекаются в «Единый журнал лидов» — это большая таблица, в которой хранятся все данные об обращениях: записи диалогов, UTM-метки, оценки и так далее. В ЕЖЛ руководитель может редактировать эту переменную.

Мы организовали процесс так:

  • Каждая оценка автоматически отправляется на почту руководителя отдела и в корпоративный Slack.
  • В случае негативной оценки следует моментальная реакция.
  • Сотрудник комментирует ситуацию, руководитель проверяет и предпринимает действия. В большинстве случаев это созвон с клиентом с целью решения проблемы.
  • В конце рабочего дня руководитель проверяет все оценки на адекватность, исправляет ошибки, удаляет недействительные оценки.

Кроме того, руководители начали группировать все оценённые диалоги — так они определяют, что именно нравится и не нравится клиентам.

Результаты оценки качества за месяц

Вы ещё помните, что изначальная цель — понять, так ли хорош клиентский сервис в моей компании? В этом блоке я покажу, какие данные мы собрали и как делали выводы на их основе. Ну и сколько это стоило.

Сколько это в цифрах

На графике данные за январь 2019 года:

Конверсиями можно управлять. Количество запросов — это следствие уровня токсичности. Соответственно, чем чаще будете запрашивать, тем конверсия в запрос будет выше. А вот конверсия в оценку снизится. Мы запрашиваем оценку не чаще раза в неделю и только для обращений, в которых коммуникация длилась дольше трёх минут.

Конверсия из запроса в ответ определяется двумя вещами:

  • Каналом связи.
  • Текстом самого запроса. Тут надо экспериментировать и искать подходы к своей аудитории по содержанию, тональности и визуалу. О своих экспериментах расскажу ниже.

В январе 16,6% наших запросов увенчались успехом. Так мы узнали, что в одних каналах люди готовы давать обратную связь охотнее, чем в других:

  • 55,00% — соцсети;
  • 43,42% — мессенджеры;
  • 20,04% — звонки;
  • 18,52% — обратные звонки;
  • 9,69% — веб-чат.

Но реакции есть везде, поэтому нужно использовать все каналы.

Сколько это в людях

Сначала мы собрали табличку, в которой вывели все ключевые показатели:

Интерфейс ОКО by Callibri

Стало очевидно, что данные есть, они полезны. Но затем я вспомнил, что в разных каналах коммуникация строится по-разному. Посмотрел выгрузки отдельно по чатам и по звонкам, и — сюрприз! — данные кардинально изменились. Оказалось, что те, кто круто общается по телефону, так себе чатятся, и наоборот. Поэтому мы добавили в интерфейс деление на три блока:

  • все обращения;
  • только звонки;
  • только чаты.

Нашли закономерности и перераспределили типы обращений между менеджерами.

Я подумал ещё и вспомнил, что не все обращения одинаково полезны. Даже условие про длительность разговора не всегда спасает от спамеров. Поэтому добавили фильтры по классам обращений, отфильтровали таблицы по классам «Лид», «Лид-партнёр» и «Допродажа». Итоги опять перестроились.

Я подумал ещё, и в итоге мы сделали систему фильтрации, которая позволяет настроить:

  1. Период. Тут стандартно, обычный календарный пикер.
  2. Классы обращений. У себя мы по умолчанию отключаем классы «Спам» и «Нецелевой».
  3. Менеджеров.Тут можно выбрать тех, по кому строится выборка. Это позволяет сравнивать сотрудников внутри отдела, если менеджерских отделов несколько, как у нас.

Где-то в этом месте стало очевидно, что таблица — это хорошо, но хочется быстро видеть, кто молодец и почему. Для этого построили несколько пузырьковых диаграмм.

На каждой из них размер пузырька соответствует средней оценке, а расположение вдоль осей одной из четырёх характеристик:

  • количество закрытых обращений;
  • процент полученных оценок от числа обращений, обработанных менеджером;
  • скорость ответа на обращение клиента (первое сообщение в чате или звонок);
  • время диалога (от начала до конца).

Менеджер, показавший лучший результат в любой из этих дисциплин, получает соответствующую ачивку:

  • 🗣️ — самый общительный (больше всего обращений).
  • 🏅 — самый вовлекающий (максимальный процент отклика).
  • 🏎️ — самый быстрый (минимальное время реакции).
  • 🐇 — самый расторопный (минимальное время диалога).

А тот, кто получил наивысшую оценку за месяц (выделен жёлтым кругом на диаграммах), получает главную ачивку «Лучший сервис» 🏆 .

Фишка: У нас каждая ачивка даёт денежный бонус к ЗП. Причём мы рассматриваем ачивки отдельно по чатам и отдельно по звонкам. Более того, с учётом полученной информации мы перераспределили обращения по менеджерам — кто-то лучше работает в чате, а кто-то по телефону.

Чтобы хитрецы и халявщики (отработал один день, закрыл собственные чаты с высшей оценкой и получил все призы) не ломали статистику, мы ввели ограничение, призванное повысить репрезентативность.

В соревновании не участвуют менеджеры, средний балл которых меньше, чем 60% от медианного среднего балла. А также те, кто обработал обращений меньше, чем 60% от медианного среднего количества обращений.

Такие результаты называются выбросами и на графиках по умолчанию не отображаются.

Сколько это в смыслах

Благодаря изучению отрицательных оценок мы:

  • Устранили ошибку в указанной на баннере цене. Клиент негодовал и влепил единицу за то, что ожидания, созданные баннером в РСЯ, не оправдались.
  • Поняли, что не все клиенты любят гифки ¯\_(ツ)_/¯
  • Перераспределили нагрузку в отделе продаж, так как были жалобы на скорость ответов в чате.
  • Предотвратили уход шести клиентов и одного партнёра из-за обычного недопонимания.

Изучив положительные отзывы, внесли несколько изменений в работу менеджеров. В основном они касаются формулировок ответов и техник общения. За результатами сейчас следим, эффективность этих решений покажет время.

Благодаря отчёту:

  1. Нашли правильные KPI, которые стимулируют менеджеров отвечать клиентам быстро, чётко, вежливо и так, чтобы клиент остался доволен.
  2. Перераспределили обращения между менеджерами в соответствии с тем, какой тип коммуникации им даётся лучше.
  3. Геймификация, ачивки, соревнования, урааа!

Сколько это в деньгах

Мы использовали для оценки свой же сервис — Callibri — и собирали данные о чатах и звонках в нём же. Поэтому заплатили мы только за отправку SMS. В нашем случае 577 отправленных сообщений обошлись в 1500 рублей.

Сколько это стоит сделать силами стороннего сервиса — я не знаю. Нашего (если с точки зрения клиентов) — от 2500 рублей, также траты на SMS в месяц.

Что нужно учесть в автоматическом опросе: советы бывалых

Если не включать мозги, оценка качества обслуживания может ухудшить это самое качество. Не учитесь на своих ошибках, учитесь на наших. Вот девять советов, как не ухудшить качество обслуживания, оценивая его:

  1. Диагностируйте качество клиентского сервиса сразу, по факту обращения клиента. Та-дам, ваш кэп.
  2. Не звоните лишний раз! Уже решили, что звонить вручную дорого и неточно, а автоматические звонки клиентов бесят. Поэтому используйте мессенджеры или SMS.
  3. Не забудьте объяснить клиенту, кто вы вообще такой. Если запрос уходит с неизвестного клиенту номера, первым сообщением должно быть приветствие: «Мы такие-то!», а только потом вопрос: «Ну чо, как?».
  4. Определите частотность опросов. Если клиент позвонит вам десять раз за день, а вы десять раз попытаетесь узнать, как ему понравилось, оценки будут снижаться от «Неплохо» до «Горите в аду».
  5. Опрашивайте человека, а не аккаунт или телефонный номер. Объединяйте обращения от одного пользователя в единую хронологию и учитывайте их все — это сейчас легко делается в любой продвинутой CRM.
  6. Опрашивайте там, где общались. Если во «ВКонтакте», то во «ВКонтакте». Если по телефону, то по телефону.
  7. Не задавайте открытых вопросов. Результаты обработать автоматически не получится.
  8. Не переусердствуйте с креативом. Раньше мы запрашивали оценки-эмодзики 💩👎👌👍♥️ и получали необъективные данные. Причины (со слов клиентов):
    — Какашка такая веселая. Как не тыкнуть?
    — Ну, всё же хорошо было, потому «ок».
    — Я вас не люблю, какие сердечки.
  9. Показывайте оценку менеджерам, как только вы её получили. И не забудьте указать оценённого сотрудника — это стимулирует соревновательный дух и не даёт расслабить булки.

Мораль

Мы, тупо следуя моде на «клиентский сервис», начали собирать данные. И так увлеклись, что создали инструмент, который без человеческого вмешательства позволяет:

  1. Получать уникальные, не подделываемые KPI для отдела продаж.
  2. Максимально быстро диагностировать и решать факапы в собственной работе.
  3. Повысить лояльность клиентов.
  4. И в итоге не только повысить качество обслуживания, но и всего продукта, что очень круто.

Поэтому не любая модная тенденция бесполезна :)

P. S. Если аудитории интересен наш опыт сбора оценок самого продукта — дайте знать. Там тоже есть всякие интересные и неочевидные штуки.

Жму руку.

0
12 комментариев
Написать комментарий...
33_rublya

Идеальная статья. Молодцы! 👍

Ответить
Развернуть ветку
Евгений

Молодцы!
Че по чем для народа и где «полистать» ваше творение?

Ответить
Развернуть ветку
Георгий Власов

Евгений, добрый день!
Здесь всё зависит от того, оценки по каким типам обращений вы хотите получить:
1) если только по звонкам, то минимальная стоимость услуг 1 000 рублей в месяц + пакеты СМС;
2) если только по чатам, обратным звонкам и соцсетям, то здесь уже, максимальная (!) стоимость будет 2000 рублей в месяц, можно и дешевле, если оплачивать заранее больший период;
3) если нужно оценивать все типы обращений с сайта, то здесь минимальная стоимость от 2 500 рублей + пакеты СМС
Вот здесь можно подробно прочитать про ОКО, задать вопросы нашим менеджерам и оценить качество их работы ^_^: https://blog.callibri.ru/klientskiy-servis-i-kpi-otdela-prodazh

Ответить
Развернуть ветку
Коммунист

тоже в 2017 году захотели получать обратную связь от клиентов и объективную оценку.
у нас магазин запчастей, все клиенты которые купили бонусную карту (а это почти все реальные клиенты), на следующий день после покупки получают СМС с просьбой поставить оценку. правда, я изначально намеревался замерять NPS и поэтому у нас 10-балльная шкала.
долго искал возможность не просто отправлять СМС, а ещё и принимать.
решение оказалось простым, и немного колхозным: есть приложения для Android, которые рассылают СМС с сим-карты и туда же принимают ответы. мобильную связь мы давно не используем, но сим-карта мегафона, которую мы использовали до этого около 5 лет для связи с клиентами, осталась, так что купили дешевенький смартфон и запустили автоматический опрос.
клиентов просим поставить оценку, далее скрипт удаляет из смс всё, кроме цифр, и если итоговая оценка в пределах от 0 до 10, то оценка сразу принимается, но бывает что пишут "всё супер", или "10/10", тогда в CRM у нас появляется сообщение о том что получена некорректная оценка, нужно обработать вручную. если оценка ниже 8 - то клиенту обязательно звонит менеджер, но не тот который оформлял продажу, и спрашивает, что не понравилось.
кстати, интересно что некоторые клиенты ставят "пятёрку", а когда мы им звоним чтобы узнать что не понравилось, оказывается что они поставили "пятёрку" по пятибалльной шкале.
СМС отправляем на следующий день, потому что в этот же день бывают возвраты (запчасть не подошла, или просто не понадобилась, или оказались нужны ещё запчасти), и мы хотели получать оценку и за процедуру возврата тоже.
правда, у нас напрямую на зарплату эти оценки не влияют, но идея с призом тому, у кого самый высокий балл, хорошая, наверное тоже воспользуемся, спасибо.
в целом оправдались ожидания по самым "хорошим" и "плохим" сотрудникам - я, конечно, не знал, какие точно будут цифры, но был уверен, что менеджер Иван получит оценку выше чем Пётр.
сейчас запускаем чат-бота в Вконтакте (не то чтобы была необходимость, просто так вроде бы модно), планируем и там тоже собирать оценки. интересно, будет ли разница между СМС-опросом и чат-ботом.

о пользе опросов: выявили 3 основных причины недовольства, которые потом постепенно устранили, точнее сократили до минимума. но бывает что причины странные, надуманные и даже смешные - обжёгся бесплатным кофе, например.
также бывает, что клиенты ставят "10", и кажется что всё супер. но если как следует докопаться до клиента, и предложить какой-то приз за любую критику, то начинают всплывать мелочи, которые оказывается действительно не нравятся клиентам, но они всё равно ставят "10".

и вдобавок, по поводу каналов СМС или звонки: у звонков, конечно, конверсия выше, но при этом они сильнее раздражают. звонок может поступить клиенту пока он за рулём, или спит, или работает. в то же время СМС не требует немедленного реагирования: доедет/проснётся/доработает - прочитает, и ответит. с другой стороны, когда клиентам звонит их менеджер (а не оператор КЦ с лёгким акцентом или вообще робот), они воспринимают это как знак внимания.
но я всё равно считаю, что замер NPS по телефону - это зло.

Ответить
Развернуть ветку
Ivan Shkirya
Автор

Класс! 10 балльную пробовали, но она совсем не зашла. от 6 до 10 это все очень хорошо и работать с такими данными не вышло. Ну про опыт с веселыми смайликами написал.

Для внутренних целей андроид или усб модем с возможностью отправлять принимать смс - отличное и простое решение. Ну, для тех компаний где есть свободный технический ресурс

Ответить
Развернуть ветку
Денис Мамаев

интересен опыт сбора оценок самого продукта — даю знать

Ответить
Развернуть ветку
Ivan Shkirya
Автор

Оформим :)

Ответить
Развернуть ветку
Gleb Hards

А кто опрос проводил? Те же люди, кто общаются с клиентами?

Ответить
Развернуть ветку
Ivan Shkirya
Автор

В том-то и дело, что опрос никто не проводил. Ручные опросы - это дорого, не точно и временно. А мы собираем оценки автоматически в постоянном режиме. Для клиента это выглядит как-то так:

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Мордвин

А нет такого, что клиенты не хотят тратиться на ответное SMS?

Ответить
Развернуть ветку
Ivan Shkirya
Автор

Точно сказать, о чем думают клиенты, невозможно. Цифры говорят следующее (данные за январь+февраль):
- 18% дают ответ в СМС
- 13% в веб чате
- 48% в мессенджерах

Очевидно, что что-то мешает клиентам оценивать звонки через СМС. Может быть и цена, но мне кажется, что сейчас во всех мобильных тарифах есть пакеты СМС, которые никто не успевает использовать. Подозреваю, что люди боятся мошенничества и поэтому осторожничают с СМС.

Ответить
Развернуть ветку
Александра Гуляева

Молодцы, что подробно все расписали! Но про колл-центр не совсем согласна, например у нас можно оплатить максимальную подписку - это 160 часов работы ассистента в месяц, контролит его менеджер, вы получаете результат в удобном для вас виде. Конечно, по началу придется уделить какое-то время на старт, обучение, но дальше уже можно не беспокоится о том, что сотрудник заболеет или уволится - обучение на нас.

Ответить
Развернуть ветку
9 комментариев
Раскрывать всегда