Кнопка
Кнопка Лигал Кнопка Кнопка Кнопка Лигал

Попытки наладить оценку стоимости проекта: опыт аутсорсинговой компании Magora

Для начала уточню, что под аутсорсом я подразумеваю разработку на заказчика, который находится за пределами компании. Это добавляет свои особенности: заказчик не всегда является владельцем, а владелец — не обязательно эксперт в разработке. Из-за этого особая чувствительность к срокам и изменениям стоимости.

Что сделали

Сейчас у нашей компании два полноценных офиса в Новосибирске и в Питере и небольшое представительство в Лондоне. Всего же у нас работает 120 человек.

Вопрос оценки стал колючим, когда мы доросли до 30 сотрудников. Тогда задачи по оценке размазывались между проектными менеджерами и разработчиками, а подписывал процесс самый заинтересованный — менеджер по продажам.

Логично, что такое отношение приводило к ситуациям, когда никто не понимал, что мы продали и почему это столько стоит.

Решили, что что-то пора менять, когда надоело факапить «со старта» из-за неправильных оценок. Да и хаотичность самого процесса оценки стала отнимать слишком много сил.

Для начала ввели отдельную боевую единицу «аналитик». Постепенно от проекта к проекту аналитик разросся до целого отдела бизнес-аналитики и забрал на себя всю предварительную оценку.

Улучшения итеративные и очень похожи на ремонт — только закончим старый, пора начинать новый. Поэтому даже к моменту публикации этой статьи, скорее всего, что-то поменяется. В любом случае, глупо не поделиться нашими наработками. Что мы сделали.

Завели базу знаний

Мы переработали и структурировали данные по всем проектам, которые делали или хотя бы оценивали.

Для каждого выполненного или поступившего на оценку проекта заполняется анкета:

  • дата поступления проекта и из какой страны;
  • менеджер по продажам и бизнес-аналитик;
  • технологии;
  • объём часов на разработку;
  • «рисковые» часы;
  • тип работы;
  • описание.
Анкета оценки. Обязательно ставим теги, которые помогают найти похожие оценки

Анкета проектов чуть больше:

База знаний помогает и менеджерам по продажам, и аналитикам. Первым — самостоятельно очень грубо прикинуть стоимость проекта ещё на стадии знакомства с клиентом, вторым — учесть нюансы при составлении сметы.

Сама смета, достаточно стандартная для нашей сферы и очень похожая на ту, что уже опубликовали на vc.ru.

Разработали чек-лист

Чек-лист заполняет менеджер по продажам перед отправкой запроса на оценку. Без этого процесс даже не стартует. Так мы снизили количество запросов, которые аналитик не может пустить в работу из-за нехватки первичных данных.

Состав чек-листа

Ожидаемое время получения оценки от аналитика, ожидаемый бюджет клиента (количество часов), тип оценки:

  • full estimation: фичи + часы;
  • только feature map: только фичи;
  • оценка фазы проектирования: аналитика, прототипирование, часы на PM и коммуникации;
  • range estimation, например 1000–1500 часов.

Запросы на привлечение специалистов для дополнительных работ:

  • чья инициатива: менеджера или клиента?
  • видение архитектуры от аналитика;
  • видение архитектуры от разработчика;
  • дизайн-концепт;
  • анализ конкурентов;
  • code review;
  • аудит дизайна;
  • аналитическая записка;
  • календарный план работ;
  • созвон с заказчиком: дополнительно указать повестку, список участников и роль каждого участника на созвоне;
  • встреча внутри компании: дополнительно указать повестку, список участников и роль каждого на митинге;
  • деловое предложение: указать цель;
  • протоптип ПО.

Для каждого запроса обязательно заполняется информация:

  • чья инициатива: менеджера или клиента?
  • какая цель: познакомиться, подтвердить нашу экспертизу, согласовать условия работы, выявить требования заказчика.

И ожидаемый результат:

  • бизнес-цель приложения или сайта;
  • проблема, которую решает приложение или система;
  • целевая аудитория;
  • предполагаемые роли в системы;
  • какие части системы нужно оценить, например, бэкенд, мобилку и админку;
  • что уже есть у заказчика: фронденд, бэкенд, аналитика, дизайн?
  • входная информация от заказчика;
  • аналоги;
  • предполагаемое количество пользователей.

Стали анализировать пресейл

Мы стали анализировать анкеты ранее поступивших запросов. Это помогает прогнозировать, чем закончится новый, кому его отдать на оценку и стоит ли выделять дополнительные ресурсы и инвестировать дополнительное время.

Ограничили время на оценку

Сегодня мы обрабатываем примерно 50 запросов на оценку в месяц. Это уже те, которые прошли сито адекватности — без «сделайте нам Facebook за $1000». И это те оценки, которые совершенно бесплатные для потенциальных заказчиков.

Я специально уточнил, что они бесплатные именно для заказчика, ведь для нас они платные — мы тратим на них время, а значит и деньги. Чтобы не расходовать дорогое время, выставили максимальный срок оценки — четыре часа. К этому показателю, конечно, пришли не сразу. Но теперь это стандарт.

Если мы считаем, что заявка перспективная, то можем инвестировать дополнительное время — в среднем, до двух рабочих дней. Когда не укладываемся, даём только грубую оценку и поясняем, что проект сложный и даже на оценку требуется оплаченное кем-то время.

Бывают и исключения. Когда к нам приходят очень большие проекты, например, заказ от компаний из тройки лучших аудиторов, авиакомпаний или крупных российских ритейлеров — мы подходим к пресейлу по-другому, выделяя на него дополнительное время и ресурсы. По сути, мы инвестируем в эти проекты.

Ввели новые роли

Presale Account

Теперь все запросы на оценку проходят через опытного аналитика, который хорошо знает и процессы разработки, и бизнес-процессы компании. Он распределяет запросы по направлениям, подсвечивает белые пятна входящих запросов и управляет ресурсами — свободными аналитиками.

Задачи Discovery PM

  • изучить запрос и либо взять в работу, либо отправить обратно;
  • выделить фичи;
  • понять, «что сделать, чтобы его взять»: созвониться, показать экспертизу, провести демонстрацию кейсов или даже нарисовать варфреймы;
  • дать конечную оценку: провести оценку по фичам или же указав range «от и до»;
  • выявить цель оценки и для чего её заказывают;
  • заполнить анкету по оценке.

Задачи ruPM

Запросы по российским проектам выделили отдельно, так как, во-первых, их меньше, чем запросов со всех остальных стран, а во-вторых, они немного отличаются по принципу работы. Но в целом менеджер выполняет почти те же самые задачи, что и для международных заказов.

Задачи TechPM
На Tech PM-а уходят те запросы, которые он сам может оценить, без верификации с разработчиками.

Что получили

Такие действия привели к тому, что мы не добились той точности, на которую рассчитывали. Оценка по-прежнему могла сильно отличаться от конечной стоимости. Многие проекты невозможно оценить быстро, а сама оценка — большой блок работ, который кто-то должен оплатить.

Слова «быстро», «точно» и «бесплатно» в одном предложении по-прежнему, утопия.

Но мы пришли к тому, что всем большим проектам обязательно должен предшествовать этап платной оценки проекта. Её результат — набор артефактов, который меняется от целей заказчика и позволяет предложить либо дальнейшие шаги, либо конкретное решение. И конечно же, стоимость работ, если всё это будем делать мы.

Не будем приукрашивать: менеджеры по продажам такое решение оценили не сразу. Пришлось дождаться осознания, что больше не приходится продавать проект со словами: «Вы же понимаете, это примерная оценка и она может измениться на 100500%».

Да и положительная реакция заказчиков на подробную документацию, которая заточена под их задачи и позволяет перейти к разработке хоть у нас, хоть в любой другой компании, дала понять, что мы на правильном пути.

В следующей статье я опишу сам этап оценки: как всё проходит, те самые артефакты и их состав, который меняется от целей заказчика.

0
7 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
Андрей Новоселов

Класс! Всем бы компаниям так делать. Может бы и рынок заказной разработки стал более предсказуемым! И не было бы: "А вот друг подруги телки брата мне тоже самое за 50к рублей сделает"

Ответить
5
Развернуть ветку
Дмитрий Малахов

Заголовок вообще не связан с содержимым.
Статья про то, как вы построили механизм оценки проекта. Статья толковая и интересная.

Заказчику ваш внутренний механизм интересен постольку-поскольку.

Ответить
2
Развернуть ветку
Sergey Kolomenkin

Согласен, что статья не для заказчиков.

Написал, чтобы поделиться опытом с компаниями, которые дошли до той же стадии, которую мы уже прошли, и показать, как можно не «упарываться» на бесплатной оценке.

Ответить
0
Развернуть ветку
Александр Зайцев

Приятно видеть, что система, которую ты создавал, работает :)

Ответить
1
Развернуть ветку
Ольга Маньшина

Думаю, что оценка стоимости проекта (как услуга) всегда должна быть платной. Исключения: из входной информации понятно, что бюджет недостаточный для задачи; вы делаете полностью типовые продукты; у вас богатый опыт разных проектов и все оценки практически есть (список можно развить). Другое дело, что цена на такую услугу, как и любая другая цена, определяется не только себестоимостью, но и многими другими факторами. И может =0.

Ответить
1
Развернуть ветку
Ипполит Волжский

название как то не бьется с содержимым, не так ли?

Ответить
0
Развернуть ветку
Alexey Poimtsev

Интересно как настроили процессы взаимодействия между российским и британским офисом

Ответить
0
Развернуть ветку
Читать все 7 комментариев
Как оценивать дизайн: Метод 3К, ч. 1

Раскладываем процесс оценки разрабатываемого дизайна на систему вопросов.

Я запарился перебирать онлайн-кинотеатры и создал агрегатор «Кино.Вино»

Есть такая проблема в век официальных/модных/современных (нужное подчеркнуть) онлайн-кинотеатров — их стало много, а выбрать где смотреть, да ещё и по более выгодной цене когда контент платный, занятие утомляющее.

Agile. Неочевидные и вероятные кейсы применения

Agile — понятие, которое уже давно вышло за пределы IT. Сейчас так модно работать, жить, чистить зубы и даже спать. Однако немало компаний до сих пор отрицают agile в областях, отличных от разработки ПО. Давайте разберёмся в причинах и поймём, можно ли применить его где-то ещё или правда за консерваторами?

Ozon запустил сервис Ozon Profit — в нём можно заработать на выполнении простых задач для маркетплейса Статьи редакции

За 4-6 часов работы в день — около 20 тысяч рублей в месяц.

Apple отчиталась о рекордной выручке в $123,9 млрд за квартал Статьи редакции

Больше половины принесли продажи iPhone.

Озон больше месяца не публикует негативный отзыв
Московский акселератор – короткий путь к мечте!

У нас отличная новость: стартовала постакселерационная программа для участников треков AI Factory, T&M, Digital health, ArchTech. И он отличается от тех постакселераторов, какие были до этого. Чем? Сейчас расскажем.

ЦБ выступил против предложений Минфина о регулировании криптовалют Статьи редакции

Подход Минфина угрожает появлением «параллельной финансовой системы», считает регулятор.

Как снизить стоимость за установку приложения с помощью тестирования креатива: кейс Joom и Aitarget Tech

Может ли цвет креатива или расположение цены влиять на стоимость установки приложения? Эти и другие гипотезы платформа Aitarget Tech позволяет тестировать для Joom, одного из крупнейших маркетплейсов в Европе и Азии. Делимся результатами тестирования гипотез и рассказываем о подходе, который позволяет автоматизировать процесс.

Кейс: запустить шрифт для дислексиков и увеличить количество скачиваний приложения на 70%

Зачем — рассказывают дизайнер, логопед и агентство.

Почему отключение SWIFT не разрушит российскую банковскую систему, и чего действительно стоит бояться

С 2014 года мы слышим о возможном отключении России от системы SWIFT. В последние недели эти разговоры все чаще звучат в медиа и серьезно влияют на настроения в банковской среде. CBDO Банка 131 Анна Кузьмина рассказала, почему блокировка SWIFT в России не смертельный сценарий, и какие санкции против банков на самом деле вызывают беспокойство.

null