Как мы побеждали хаос из задач в инхаус маркетинговой команде

12 человек. Сотни висящих ежедневного пополняемых и «очень приоритетных» задач.

Бизнес — дистанционное образование: профессиональная переподготовка и повышение квалификации дистанционно. Очные семинары, онлайн вебинары, обучение на портале. Кому интересно изучить подробнее — «Академия СНТА».

Материал разделен на части:

  • Как все начиналось (предыстория)
  • Промежуточные попытки систематизировать хаос
  • Что еще пробовали?
  • Итоговая версия нашего решения (на начало 2019)
  • Как расставляются приоритеты к задачам

Как все начиналось

3 человека, 2 сайта. пару сотен заявок. 1 реально рабочий канал — контекстная реклама.

В команде 3 человека: руководитель, директолог, интернет-маркетолог.

Никто не верил в интернет-маркетинг, который может выстрелить. Все считали это сливом бюджета, кроме маркетологов и ректора академии СНТА — Клишина Антона Алексеевича.

Задач было не много, хватало Outlook с его папками и задачами, Excel и каких-то отчетов. Блокнот на рабочем столе также был высокоэффективным инструментом. Особенно актуальным был листок бумаги который лежал уже на реальном столе и впитывал в себя текущие задачи.

Когда вас всего трое, вы регулярно делаете план, растете, компания не большая, вас особенно не нагружают «особо важными поручениями» — описанных инструментов может быть достаточно.

В какой-то момент рук стало не хватать, появились фрилансеры, которых мы вели в Excel-табличках и Google Sheets.

Ниша у нас была низкоконкурентной в выдаче, потому мы росли очень быстро просто добавляя бюджетов. Уже через пару месяцев пришлось брать дополнительных людей в команду.

В команде 5 человек

Как только нас стало пятеро, причем трое в одном офисе, двое в другом — мы поняли, что нужно какое-то решение по организации рабочего процесса. Мы установили себе «Битрикс24», так как уже был скромный опыт работы с ним и требования наши были невысоки.

Битрикс позволял создавать задачи, ставить дедлайны, ответственных, комментировать, вкладывать файлы, делать отдельные проекты.

Мы радостно пользовались чатами, гифками, лайками и прочей «мишурой» «Битрикса». Задачи выполнялись, понятно кто что выполняет, план выполнялся, мы росли, и этого было достаточно, пока мы не выросли еще и нас стало уже восемь.

В команде 8 человек

На данном этапе задачи исчислялись сотнями. Уже были дизайнер-верстальщик, программист, SEO-специалист, руководитель проектов, интернет-маркетолог, директолог, email-маркетолог, редактор.

У «стареньких» сотрудников открытые задачи исчислялись десятками. В табличном виде пользоваться было невозможно.Тут мы нашли интересную функцию «Мой план» в «Битриксе». В нем можно было делать карточки и двигать их по колонкам (не путать со стадиями в Канбане).Счастью не было предела: теперь 50 карточек можно было разместить на одном экране, сделать себе 1-2 реально рабочих столбца и работать в них.

Промежуточные попытки систематизировать хаос

Привет, доски

Я начал составлять свою доску. Прочитал пару книг по организации работы, по продуктивному использованию времени, эффективному планированию, изучил опыт, который уже был где-то опубликован на vc.ru и других отраслевых ресурсах. «Мой план» принял следующий вид:

«Мой план» в «Битрикс-24» Константин Васин

Такого моего плана хватило ненадолго.
«Сегодня» и «завтра» очень быстро стали длинными, прокручивать их бесполезно. Понадобился новый способ.

Добавил новые столбцы по «свежевычитанной» матрице Эйзенхауера: «Важно Срочно»; «Важно не срочно»; «Не важно срочно»; «Не важно Не срочно».

Обновленные столбцы по матрице Эйзенхауера Константин Васин

Мои 2 столбца сегодня и завтра просто поделились. Создалась иллюзия продуктивности, но это было не так.

И ладно я, страдали и остальные сотрудники, так как рано или поздно у всех начинался завал.

В команде 11 человек

Очень быстрый рост — за год выросли в 3 раза, инфраструктура не поспевает за ростом доходов и необходимыми бизнес-процессами.
На ходу делаются инструкции, мануалы, регламенты.

10+ — это уже много сотрудников, которых нужно регулировать.
К каждому непрерывно в работу влезть невозможно, а контролировать приоритетность задач, сроки, статусы нужно.

В срочном порядке были прочтены все статьи про переход на agile, которые выдал поиск на первой странице. Про Scrum. Нашел новые публикации опыта работы маркетологов, разработчиков.

Взахлеб прочел Канбан Андерсена, Scrum Сазерленда, agile-маркетинг. Посмотрел статьи о переходе на agile, опыт компаний, статьи, методички. Понял, что это слишком радикальные изменения — не все они нам подходят, но явно пора что-то менять. Сама идея очень вдохновила.

Первый Канбан:

Мы выявили у себя типовые процессы. Один из которых был генерация текстов на наши сайты. Коротко процесс выглядит так:

  • Составление ТЗ от SEO-специалиста,
  • Составление ТЗ для копирайтеров с учетом пожеланий SEO-специалиста,
  • Приемка текстов редактором и их исправление,
  • Приемка SEO-специалистом,
  • Выкладка на сайт,
  • Проверка.

К этому моменту у нас было уже 16 доменов. Всего карточек услуг на одном сайте более 1500, также мы развивали блог, так что тексты — это был полноценный конвейер. Для такого конвейера мы взяли способ работы Toyota: «Барабан-буфер-канат», Канбан.

Канбан «Тексты на сайт» Константин Васин

Мы разбили процесс на части, настроили стадии. Настроили роботов на смену ответственных и уведомления. Здесь участвовали редактор, SEO-специалист, контент-менеджер, а тексты писали внешние копирайтеры.
Втроем они работали над конвейером и выдавали до 1 млн знаков на сайты, помимо прочей работы.

Аналогично сделали с запуском очных семинаров. Процесс запуска маркетинговой части семинаров примерно одинаковый. Мы его описали и сделали еще одну доску.

Канбан «Доска» для процесса «Семинары» Константин Васин

Пытались применять для других процессов, но остановились, так как много досок — это тоже проблема. Сотрудник, который участвует везде, не знает в какой ему заходить. У текущих досок были выделенные, ответственные за свой процесс сотрудники.

Фриланс

В какой-то момент получилось так, что у нас оказалось два таргетолога, три SMM-менеджера, два дизайнера на фрилансе. Проблема текущей организации работы заключалась в невозможности выдачи доступа к нашим проектам в «Битрикс24» нештатным сотрудникам.

Мы сделали аналоги в Trello. Он быстрый, очень похож на Канбан «Битрикс24». Описали регламент работ внутри Trello —метки, правила перетаскивания, стикеры и так далее. Запустили.

Фрилансеры легко восприняли такой способ. Все это давало высокую прозрачность. Если кто-то из компании интересуется, а запущена ли реклама по такому-то семинару, можно просто зайти и посмотреть что там с карточкой. Аналогично с задачами в «Битрикс24».

Пример части доски по таргету из Trello Константин Васин

Полная прозрачность работы и текущих задач без дополнительных переписок и звонков

ScrumBun?

Когда я сделал и описал, как мы будем работать в новом интерфейсе и по новым правилам, думал, что совместил Scrum и Канбан — назвал ScrumBun и был уверен, что такого нет. Спустя какое-то время я увидел аналогичную разработку от «Сибирикс» (не реклама), которую продают как готовое решение. Мы рассматриваем их решение в данный момент, как возможный апгрейд, но еще не решились.

Что еще пробовали

  • Jira — 2 раза пробовал изучить. Интерфейс оказался не очень дружелюбным. Легко перенести туда работу и начать в нем работу не получилось. Хотя в нем есть больше отчетов, аналитики по работе.
  • «Яндекс. Трекер» — интересное решение, которые подходит «для всего», по словам Яндекса. Они используют его везде. Есть спринты, задачи, ответственные и многое другое для ведения задач. Интерфейс простой. Дважды пробовал в нем организовать наш процесс, но нам не подошло, так как переезд на другой проект — это сложно, а функционала, который был бы нам нужен, новый, я там не нашел.
  • Wrike — есть решение для маркетинговых команд. Также два раза погружался и пытался внедрить наши процессы. Игрался с настройками. Очень удобный Гант, панели, уведомления на почту. Основное отличие — папки для всего. Проекты, задачи, все в папках. Плюс, можно легко скопировать любое настроенное дерево папок / Ганта. Хорошо подходит для процесса «Семинары», но мы не стали его туда переносить.
Пример разбиения по папкам задач у Wrike Константин Васин

Резюмирую, что нахожу Wrike идеальным для проведения вебинаров, семинаров, т.к. тут важна не приоритетность задач, а соблюдение дедлайнов по каждой из них. Легко посмотреть текущую нагрузку на каждого сотрудника, понять, где не хватает рук. Обычные задачи оказалось удобнее выполнять в нашем привычном «Битрикс24». Возможно мы слишком привыкли.

Итоговая версия нашего ScrumBun

Сейчас у нас:

  • Одна общая доска в «Битрикс24»
  • Две доски для выделенных процессов в »Битрикс24»
  • Три доски для работы с фрилансом (по направлениям работ)

Как устроена общая доска ScrumBun

Цели доски:

  • Прозрачность для команды и других отделов текущих работ и следующих работ
  • Повышение скорости работы (за счет ограничения одновременно выполняемых задач)
  • Повышение эффективности работы за счет правильной расстановки приоритетов и выполнения в нужной последовательности)
  • Контроль забытых задач / историй. Например, когда программисту нужно было что-то согласовать, а задача повисла на 3 месяца, так как уведомление о запросе где-то потерялось в общем списке и забылось)
  • Функционал записной книжки (листка бумаги под рукой)

Стадии на доске у всех строго одинаковые: «Не оценено», «Очередь», «frogs», «Решено», «Выполняется», «нужна информация», «Готово», «Проекты». Ниже скрин, как выглядят стадии (подписано в какой колонке сколько задач, выбран один из сотрудников в фильтре)

Скрин стадий из Проекта ScrumBun «Битрикс24» Константин Васин

Как пользуемся стадиями:

Стадия «Не оценено»
Сюда валятся все задачи, которые были созданы не в «Очереди» и не были оценены. Т.е. задача нужна, но ее не успели описать, задокументировать.

Стадия «Очередь»

Задачи, расставленные по очереди их выполнения, по приоритету. Задачи вытягиваются из очереди, когда текущая работа «выполняется», пуста/имеет меньше двух задач.

Пример колонки «Очередь» в ScrumBun Константин Васин

Стадия «frogs»

Тот самый листок бумаги или записная книжка. Мелкие задачи, которые не нужно документировать. Например, у вас звонок, просят что-то кому-то отправить. На ходу записываете, что, и кому, во frogs-колонку, так как если кто-то вас отвлечет — вы, вероятно, забудете про эту мелкую задачу.

Пример колонки frogs в ScrumBun Константин Васин

Стадия «Решено!»

Сюда попадают задачи, по которым возникли проблемы/ вопросы и они были решены, т.е. задачу можно продолжить выполнять. Колонка размещена после «очереди». Задачи из «решено» – выше по приоритету выполнения, чем сама очередь, чтобы не оставлять «забытые» задачи, которые когда-то требовали доп. информации и не плодить открытые задачи.

В решено перекладывает карточку тот, кто решил вашу проблему (ответил на вопрос). Ответственный по задаче получит уведомление об этом.

Переход карточки с в решенным вопросом в колонку «Решено» Константин Васин

Стадия «Выполняется»

Колонка, в которой находятся карточки, которые в данный момент в работе. Рекомендуется не более двух карточек «в работе». Все в пределах здравого смысла. Иногда необходимо превысить этот лимит.
Лимит нужен для ограничения кол-ва открытых задач и переключения между ними, что убивает производительность, особенно у разработчиков.

Задача, попавшая в «Выполняется», оповещает автоматически руководителя и постановщика о том, что она перешла в статус «в работе» уведомлением.

Пример колонки выполняется в ScrumBun Константин Васин

Стадия «Нужна информация»

Сюда карточка попадает, чтобы сигнализировать постановщику о том, что нужна какая-то информация или возникла проблема с выполнением. Нужно согласовать что-то, возможно. В таком случае постановщик получает уведомление. У вас разгружается «выполняется», пока ждете ответ – выполняете другую задачу.

Если информация нужна не от постановщика (вы об этом заранее знаете) — ставим в наблюдатели того, от кого нужна информация, призываем его в комментарий. Пишем, какая информация нужна.

Пример колонки "Нужна информация" Константин Васин

Стадия «Выполнено»

Стадия для завершенных задач. Выполнили – отправили в «выполнено». Задачи в «Выполнено» закрывает ваш руководитель. Так он визуально просматривает – что было завершено. Это позволяет не задавать вопросы и не искать задачу (сделана она или нет).

Закрытие руководителем позволяет не составлять ежедневный отчет и «держать руку на пульсе».

Пример колонки «Готово» в ScrumBun Константин Васин

Стадия «Проекты»

Сюда записываются карточки, а в них создаются подзадачи, если карточка очень объемная по работам. Например разработка сайта (пишем его название) и делаем подзадачи для очереди. Так легко найти задачи по нужному проекту.

Можно пользоваться тегами к задачам, но мы уже привыкли делать так. Скрин не прикладываю, так как придется всё замазать.

Как расставляются приоритеты к задачам

В начале названия каждой задачи мы пишем ее приоритет.
Сортировка в очереди зависит от расставленных приоритетов и дедлайнов.

Мы пересмотрели значение дедлайнов, которые были повсюду. Дедлайн у карточки задачи ставится, только если это реально deadline. То есть мы несем издержки финансовые или репутационные, если не выполним задачу в срок.

Задачи делятся на три типа по срочности:

  • Нет дедлайна – задача имеет только приоритет, нет рамок по датам.


  • Есть дедлайн (обусловлен, например, началом семинара или другой датой, просрочив которую мы несем издержки) – задача отмечается датой в битриксе автоматически.

  • Блокер – отмечается огоньком. Ультрасрочная задача, которая делается вне зависимости от того, что сейчас выполняется. Должна быть выполнена немедленно. Примеры блокеров: лег сайт — нужно найти причину и поднять, поехала верстка на главной странице сайта — нужно срочно найти ошибку и поправить.

Порядок выполнения задач

  • Сначала выполняются блокеры
  • Затем выполняются задачи с дедлайнами
  • Выполняются задачи по рейтингу приоритетов (без дедлайнов)

Расстановка рейтинга приоритетов

Здесь мы воспользовались условной оценкой примерного объема и ценности задачи.
Формула расчета рейтинга: R = S/V*K, где R — рейтинг задачи, S — ценность задачи, V — объем задачи, K — повышающий коэффициент.
V — объем задачи, оцениваем в цифрах: 1 — 2 часа, 2 — 4 часа, 3 — 8 часов (день).

S — ценность выполнения задачи: 1 — 30 тысяч рублей, 2 — 50 тысяч рублей, 3 — 100 тысяч рублей.

K — повышающий коэффициент, в зависимости от источника задачи. Ректор (генеральный директор в образовательных учреждениях) — x4, остальной топ-менеджмент — x2. Если очень просят другие департаменты, например, уже в третий раз — x1,5. Иногда задачу просто нужно сделать, несмотря на отсутствие явного выхлопа для KPI нашего отдела.

Пример расчета рейтинга задачи:

  • Рассылка со спец. предложением для врачей (e-mail маркетологу)
  • Потенциальная маржа — 300 тысяч (S = 9).
  • Примерные затраты времени — 2 часа (V = 1)
  • Задача от комдира — x1.5
  • R = 9/1*1.5 = 13.5. Итого, рейтинг задачи —13,5

Таким образом достигается выполнение максимально маржинальных задач, с поправкой на необходимые задачи для других департаментов вне наших KPI. Есть задачи, которые не приносят маржу, но экономят время. Например автоматизация рассылки новостного дайджеста.

Тогда за S мы возьмем примерное расчетное сэкономленное время за полгода. Пример карточек расставленных в очереди:

Пример очереди по приоритетам Константин Васин

Так выглядит доска ScrumBun. Есть задачи, распределенные не по регламенту, скрин — в реальном рабочем режиме.

Скрин доски с фильтром по одному из разработчиков Константин Васин

А как работаете вы? Какой софт и методы работы используете? Как вам наша организация работы? Пишите в комментарии!

0
17 комментариев
Написать комментарий...
Viktor Mann

Как вы справляетесь с этим?

Ответить
Развернуть ветку
Константин Васин
Автор

У нас коробка - забыл написать

Ответить
Развернуть ветку
Mark Rapida Gromov

с чем-то интересным?

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Richard Daniel

если для 10 человек вы уже так заморачивайтесь, то или бизнес процессы не настроены и не отлажены или еще где-то проблема в отсутствии вертикали ддя управления. Но что-то не то точно...

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Константин Васин
Автор

Интересно, посмотрю, спасибо.

Ответить
Развернуть ветку
Смарт Вэй

А как вы считатете рейтинги? Вручную, для каждой из сотни задач?
А сколько всего проектов? Всего один проект с этими стадиями?
Стадии понятны, а как работают роботы? Как понимаете что это удобнее? Если сотни задач, это же будет простыня из табличек.
Сибирикс в статье имели ввиду - приложение из битрикс24? Оно уже лет 5 не обновляется и когда много задач просто замораживает комп.

Ответить
Развернуть ветку
Константин Васин
Автор

Вручную.
Сотни висящих, но сотни в день не создаются.
Оценка задачи примерная, это быстро.

Зачастую можно сделать относительную оценку (относительно других задач)
С этими стадиями - 1. На весь отдел.
Там есть фильтры

Удобно смотреть - что сделано за вчера.
По отдельным сотрудникам, по просроченным и т.д.

Т.е. на всю доску со всеми задачами почти никто не смотрит - это не нужно.

Роботы - автоматические смены ответственных, уведомления, письма, срабатывающие по триггеры. Там довольно широкие настройки.

Простыни нет - т.к. все под фильтром.
("Мои" задачи, например. или фильтр "поручил")
Весь хвост задач копится внизу очереди.

Перед глазами самое основное.

Ответить
Развернуть ветку
Константин Васин
Автор

у нас коробка. Т.е. допиливается автоматическая расстановка по приоритету и прочие мелкие фичи (простановка объема работа, автоматический подсчет времени выполнения задач). Не стал про это писать тоже, т.к. не реализовано еще.

Ответить
Развернуть ветку
Смарт Вэй

Теперь понятно. Штатного функционала нам тоже не хватает, так и приходится допиливать все что можно.
Но за идею спасибо, надо больше со стадиями работать.

Ответить
Развернуть ветку
Семен Смирнов

Сколько страниц освоения скрама и канбана ;)

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Vadim

https://worksection.com/ + Жмеринский золотой водопад.

Ответить
Развернуть ветку
Slava Tsyrulnik

Отличный пост!

1.

В какой-то момент получилось так, что у нас оказалось два таргетолога, три SMM-менеджера, два дизайнера на фрилансе. Проблема текущей организации работы заключалась в невозможности выдачи доступа к нашим проектам в «Битрикс24» нештатным сотрудникам.

Почему же это проблема организации работы?

Это проблема инструмента, как и у трелло так и у других "канбан-досок", они почему-то дают на одном экране видеть только одну доску.

В Кайтене это достаточно просто решено, можно размещать на одном рабочем пространстве сколько угодно досок:

https://demo-ru.kaiten.io/space/2563

То есть вы можете видеть все доски фрилансеров на одном рабочем пространстве, а каждый фрилансер имеет доступ только к своей.

2.

Колонка "нужна информация" это анти-паттерн, особенно если вы планируете использовать какую-либо из вариаций канбана (Scrumban или Kanban в чистом виде). Проблем в том, что как только карточка перемещается в такую стадию, сразу теряется визуальная информация о том, как далека была карточка от финала. Объясню на примере: есть два блокера, один прошел 1 шаг по вашей доске, второй - почти был на финальной прямой. Обе карточки помещаются в эту колонку, по какой задаче нужно получить дополнительную информацию в первую очередь? Конечно же по той, которая была уже близка к финалу. Колонка съедает эту информацию.

Правильнее ставить блокировку прямо там, где карточка находится. Не знаю умеет ли так делать битрикс, но любой современный канбан-инструмент - умеет (канбан-инструмент это именно поддерживающий канбан-метод, описанный Андерсом, книгу которого вы упомянули).

Пример с блокировкой к этому посту приложил - это как правило красная область прямо на фасаде карточки с объяснением какая есть проблема по этой задаче, мешающая ей продвигаться дальше по этапам.

3.

Если мы говорим про Канбан или его вариации, то надо понять инструмент сам метод поддерживает или нет:

- Можно ли добавлять к доскам дорожки и разбивать колонки на подколонки, чтобы получить лучшую визуализацию?
- Можно ли ставить ограничения на одновременное кол-во выполняемой работы на этапах, чтобы управлять скоростью прохождения задач по этапам и фокусировать команду на доделывании?
- Есть ли отчеты, которые помогают работать с рисками по срокам (как успеть сделать задачи к дедлайну и т.д.)?

Если все это делать не получится, а вы захотите апгрейда и избавиться от болячек вида "а другим людям надо жить в трелло", то лучше сразу задумайтесь о профессиональном канбан-инструменте.

Например к нам приходите, покажем как все это организоваться.

Все-таки "визуализация" это только часть пути к зрелым процессам, реальные проблемы она только показывает, а не решает. Как только кол-во человек у вас умножиться на 2, на визуализации одной тяжело будет поставить системное управление рабочими процессами.

Ответить
Развернуть ветку
Ware Wow

Константин, а не перебор ли это, в плане, что так много интернет маркетинга?
У вас же 90% это юр. лица? Может эти усилия, b2c каналы особо и не окупаются?

Ответить
Развернуть ветку
Константин Васин
Автор

У нас внедрена сквозная аналитика и мы точно знаем, что окупается, а что нет

Маркетинговые каналы у нас в несколько раз окупаются

По задачам - задачи приведены для примера
Взяты специально так, чтобы показать максимально ничего не значащую информацию.

Конкуренты тоже читают vc, хоть мы их и не боимся)

Ответить
Развернуть ветку
14 комментариев
Раскрывать всегда